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E-PR-PLA-016

PROCEDIMIENTO
Versión: 6

Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrado - SGI

1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificación y realización de


las auditorías internas al Sistema de Gestión integrado - SGI de la Superintendencia
Financiera de Colombia – SFC, con el fin de proveer evaluaciones objetivas acerca de la
capacidad del SGI, para cumplir con lo planeado y con los requisitos establecidos (tantos los
internos como los legales y los de la norma auditada), buscando siempre su mejora
continua.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia a partir de la definición del Programa de Auditorías y finaliza con el
Cierre de Hallazgos de la auditoría y la evaluación de los auditores.

Aplica para todos los componentes y/o procesos del Sistema de Gestión Integrado.

3. DEFINICIONES

3.1 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
No Conformidad detectada u otra situación no deseable; se toma para evitar que algo vuelva
a ocurrir.

3.2 Acción Preventiva:Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
No Conformidad potencial u otra situación potencia no deseable; se toma para prevenir que
algo suceda

3.3 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Incluye una descripción
de las áreas, las actividades y los procesos así como el periodo de tiempo cubierto.

3.4 Auditado: Organización, sistema, proceso o área de la organización, que es auditada.

3.5 Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y la competencia para llevar
a cabo una auditoría.

3.6 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias


de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoría.

3.7 Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría

3.8 Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados.

3.9 Conclusiones de la auditoría:Resultado de una auditoría tras considerar los objetivos


de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
3.10 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
3.11 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría.

3.12 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si
es necesario, de expertos técnicos.

3.13 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra


información que es pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables.

3.14 Expertos técnicos: Persona que aporta conocimientos o experiencia específica al


equipo auditor. No actúa como auditor.

3.15 Fortaleza: Es el registro de una buena práctica evidenciada en desarrollo de la


auditoría.

3.16 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría


recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de auditoría pueden ser:
fortalezas, oportunidades de mejora, producto y/o servicio no conforme o no conformidades.

3.17 No conformidad: Incumplimiento de un requisito (legal, de la norma auditada y/o los


establecidos por la SFC en la documentación) evidenciado en desarrollo de la Auditoría. Su
tratamiento se debe realizar a través de una corrección o de una acción correctiva.

3.18 Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no audita.

3.19 Oportunidad de mejora: Planeamiento formulado por el auditor, que pudiera


aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño del proceso o de
la SFC. Su tratamiento se debe realizar a través de una acción de mejora.

3.20 Papeles de Trabajo: Soporte documental del informe de auditoría. Los papeles de
trabajo constituyen documentos que contienen las evidencias obtenidas por los evaluadores
a través de los procedimientos de evaluación.

3.21 Plan de acción: Es un conjunto de acciones propuestas por el auditado para subsanar
los hallazgos encontrados en la auditoría.

3.22 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.

3.23 Producto no conforme: Incumplimiento de los requisitos una vez finalizado el


producto y/o servicio. Aplica para los procesos misionales. Su tratamiento se debe
realizar a través de una corrección o de una acción correctiva.

3.24 Programa de la auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más


auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico.

3.25 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

3.26 Riesgo: Efecto de la incertidumbre en cumplimiento de los objetivos del programa de


auditoría.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Principios de la auditoría

 Integridad: Los auditores y las personas que gestionan el programa de auditoría


deben desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia, responsabilidad y poseer las
competencias requeridas.

 Presentación imparcial: El informe de auditoría debe reflejar con veracidad y


exactitud las actividades de auditoría.

 Debido cuidado profesional: Los auditores deben proceder con el debido cuidado
de acuerdo con la importancia de la tarea que desempañan y la confianza depositada
en ellos por el cliente de la auditoría.

 Confidencialidad: Los auditores deben proceder con discreción en el uso y la


protección de la información recopilada en el desarrollo de su actividad.

 Independencia: Los auditores internos deben ser independientes de la actividad y/o


área que audita, a fin de mantener la objetividad para asegurarse que los hallazgos
de la auditoría están basados únicamente en evidencias.

 Enfoque basado en la evidencia: Las evidencias de la auditoría deben ser


verificables y se basarán en muestreo; los hallazgos evidenciados en el muestreo se
entienden evidenciados en general en el proceso.

4.2. Programación de las auditorias

 La programación de auditorías debe ser elaborada teniendo en cuenta uno o más de


los siguientes elementos: el estado y la importancia del proceso, los resultados de
auditorías previas, los requerimientos del Comité de Calidad, las revisiones realizadas
por la dirección, el comportamiento de los indicadores, las materializaciones de
riesgos, las no conformidades reportadas, más los elementos que se consideren
necesarios para garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión
Integrado.

 El Programa de Auditorías (E-PG-PLA-001) debe contener, el alcance y objetivo del


programa además de los recursos con los que se dispone, los riesgos que puedan
afectar el cumplimiento del objetivo del programa y cómo se pudieran controlar
dichos riesgos; se realiza para un año.

 La coordinación de la realización del programa de auditorías es realizada por la Oficina


Asesora de Planeación.

 El programa de auditoría podrá ser revisado y ajustado cuando sea necesario, por el
Comité de Calidad.

 El Plan General de Auditoria debe ser elaborado por el Auditor Líder Principal. En caso
de no haberse designado, lo elaborará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o
quien él designe.

4.3. Designación de los auditores internos


 El nombramiento de los auditores internos lo realiza el Superintendente Financiero,
con base en la relación de auditores que le presente el Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación y/o el Representante de la Dirección. Para conformar esta relación, se
tiene en cuenta la competencia requerida para alcanzar los objetivos de la auditoría
respectiva. Copia de la comunicación de designación de auditor, se remitirá a la hoja
de vida respectiva, una vez esté confirmada la participación del funcionario en la
auditoría.

 De acuerdo con el alcance de la auditoria, se designará un Auditor Líder Principal y los


auditores Líderes que se requieran.

 En el evento que, por caso fortuito o fuerza mayor, un funcionario designado no


pueda desempeñar la actividad de auditor, el superior inmediato debe remitir correo
electrónico al Representante de la Dirección con copia al SGI, informando las razones
que le impiden al funcionario cumplir con tal designación.

 Si el funcionario que no puede cumplir la designación es el Auditor Líder Principal, y


no es posible designar un nuevo Auditor Líder Principal, será el jefe de la Oficina
Asesora de Planeación o quien él designe, el que desempeñe este rol.

 El auditor Líder principal es evaluado por el Jefe Oficina Asesora de Planeación, los
Auditores Líderes por el Auditor Líder Principal y los Auditores Internos por el Auditor
Líder de cada proceso.

 Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación mantener actualizado el


Registro de Auditores del Sistema de Gestión Integrado E-PI-PLA-059,
contemplando como mínimo la siguiente información por cada uno de los auditores:
Nombres completos, proceso(s) en el (los) que participa, dependencia en la que
trabaja, fecha de certificación, tipo de certificación, cursos de actualización realizados,
auditorías en la que ha participado, rol desempeñado en la auditoría, evaluación
obtenida y observaciones que hubiere registrado el evaluador.

 En el evento en que un Auditor sea evaluado con una calificación total inferior a 3.5 o
que en alguno de los ítems evaluado obtenga una nota inferior a 3, el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y/o el Representante de la Dirección realizarán una
revisión de las evaluaciones anteriores, a fin de identificar los temas en los cuales es
necesario realizar alguna actividad de refuerzo de conocimientos, que permita
mejorar el desempeño en futuras auditorías.

En el evento que un Auditor Líder tenga alguna duda o inquietud en cualquier


momento de la auditoría, solicita el apoyo y colaboración del Auditor Líder Principal.

4.4 Competencias y responsabilidades de los auditores internos

 Competencias del equipo auditor


o Ser funcionario y/o particular que ejerza funciones públicas.

o Certificado de asistencia y aprobación curso como auditor interno de la normas


objeto de la auditoría.

o Buena disposición para dirigir entrevistas y/o interactuar con los auditados.
o Comprender la estrategia y operación de la Superintendencia Financiera.

o Manejo de la documentación del Sistema de Gestión Integrado.

o Disposición para trabajo en equipo y habilidades de negociación.

o Puntualidad en el cumplimiento de compromisos.

 Responsabilidades de los auditores internos


o Asistir a las reuniones preparatorias de las auditorías.

o Revisar en el aplicativo del SGI la documentación del proceso a auditar.

o Preparar los documentos necesarios para realización de las auditorías.

o Desarrollar en el tiempo presupuestado la auditoría asignada.

o Apoyar al Auditor Líder en la elaboración del Plan de Auditoría y del informe de


auditoría, entre otros.

o Entregar al Auditor Líder, la documentación y soportes recolectados durante el


desarrollo de la auditoría.

 Responsabilidades de los auditores líderes


o Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la Oficina Asesora de
Planeación, el cliente de la auditoría y el Líder del proceso auditado.

o Liderar la elaboración del Plan de la Auditoría asignada y comunicarlo al Líder


del proceso y a los Jefes de las dependencias que van a ser auditadas.

o Realizar la reunión de apertura y cierre de la auditoría del respectivo proceso.

o Organizar, dirigir y asignar tareas al equipo auditor.

o Orientar al equipo de auditores en la preparación de la documentación


necesaria para la realización de la auditoría y revisarla previamente a su
aplicación.

o Realizar reuniones con el equipo auditor para precisar y clasificar hallazgos.

o Apoyarse en el criterio y conocimiento de expertos técnicos en los eventos y


situaciones que así lo requieran.

o Realizar el cierre de hallazgos detectados en la auditoria según.

o Orientar, apoyar y dirigir a los auditores en formación.

o Liderar la elaboración del informe de la auditoría y presentarlo a la Oficina


Asesora de Planeación.

o Realizar la evaluación de los auditores a cargo.

o Recibir y revisar los documentos que le entreguen los Auditores Líderes.


o Entregar en la Oficina Asesora de Planeación los documentos relacionados con
la auditoría.

4.5. Auditorías

Las auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado de la Superintendencia Financiera de


Colombia, contemplan tres (3) fases. Las tres (3) fases se incluyen en el Plan de Auditoría a
saber:

4.5.1. Primera Fase - Preparación de la auditoria

 Las auditorías deben ser comunicadas mediante correo electrónico a los Líderes de
proceso, con copia a los jefes de área que participan en el proceso y al Auditor Líder
principal, por lo menos tres (3) días hábiles antes de su inicio, adjuntando el Plan de
Auditoria (E-PI-PLA-054) específico para el proceso auditado.

 El Plan de Auditoría, se elaborará teniendo en cuenta el Programa de Auditoría


aprobado por el Comité de Calidad y debe contener:

o Objetivo, alcance, tiempo de ejecución de la auditoría, documentos de


referencia.

o Reunión de apertura

o Auditoría al líder del proceso después de haber auditado a los demás


funcionarios del proceso y una vez clasificados los hallazgos evidenciados.

o Reunión de cierre con el líder de proceso, inmediatamente haya sido auditado.

 En el evento en que en un mismo ciclo, se programe auditoría a más de un proceso


por Líder, puede coordinarse entre los Auditores Líderes respectivos, una sola Reunión
de apertura por Líder de proceso

 El Equipo auditor revisa la información del SGI y del proceso asignado en el Aplicativo
del SGI, los informes de auditorías anteriores y, de ser posible, en los aplicativos que
soportan el proceso respectivo y elabora Listas de Chequeo por rol a auditar.

 En desarrollo de esta Fase, el Auditor Líder puede solicitar información al Líder del
proceso y/o a los Jefes de las dependencias objeto de auditoría. Para lo anterior, solo
es necesario que se hubiere divulgado el Plan General de Auditoría.

 Los hallazgos evidenciados en esta etapa, se incluyen en la Lista de Chequeo y se


revisarán en la auditoría que se realice al Líder del proceso.

 Los entregables de esta primera fase son:

o Plan de auditoría específico (E-PI-PLA-054),

o Correo emitiendo plan

o Listas de Chequeo (E-PI-PLA-057) preparadas y revisadas por el Auditor Líder


Principal.

4.5.2. Segunda Fase - Desarrollo de la auditoria

 Se realiza Reunión de apertura.

 Los auditados son responsables de entregar la información requerida por los auditores
y de cumplir con el plan de auditorías.

 La información y/o registros deben ser consultados por parte del auditor en los
sistemas de información con que cuenta la SFC o en el sitio de la auditoría; las copias
de la misma en caso de requerirse, deben ser solicitadas por correo y su entrega se
realizará también por medio electrónico.

 En las Listas de chequeo se registra el resultado de la auditoría realizada a cada uno


de los funcionarios auditados y debe firmarse tanto por el auditado como por el
auditor. En el evento de encontrarse un posible hallazgo, se registra allí la evidencia
que respalda el hallazgo.

NOTA: Las Listas de chequeo una vez son firmadas por el Auditor y el
Auditado, no puede ser conocida sino por el Auditor Líder y sobre la
información allí registrada se tendrá toda la discreción aplicada a los
documentos identificados como clasificados, incluidos en el Índice de
Información Clasificada y reservada.

 En el evento que el auditado no firme la lista de chequeo, se deja registro de la


situación en la Lista de Chequeo y firma el Auditor.

 El equipo de auditoría debe reunirse con la frecuencia que sea necesaria para revisar
los hallazgos de auditoría, a intervalos adecuados durante la auditoría.

 Los hallazgos de la auditoría interna pueden clasificarse en fortalezas, oportunidades


de mejora, no conformidades y/o productos no conformes.

 Los hallazgos evidenciados en la auditoría deben ser presentados a consideración del


Auditor Líder Principal, si hubiere sido designado, con por lo menos ocho (8) horas
hábiles de antelación a la realización de la Auditoría al Líder del proceso.

 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de la clasificación de los


hallazgos, entre el Auditor Líder y otro miembro del Equipo Auditor, se presenta a
consideración del Auditor Líder Principal, si estuviera designado, o de otro Auditor
Líder asignado por el Jefe de la Oficina de Planeación, quien emitirá un concepto; si
aún se mantiene la diferencia, quedará a consideración del Representante de la
Dirección la decisión. Los Auditores designados para dirimir alguna diferencia, no
podrán ser funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación.

 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de los hallazgos de la


auditoría, entre el Auditor Líder y el Auditor Líder Principal, quedará a consideración
del Representante de la Dirección la decisión.

 Previo a la auditoría del Líder del proceso, ya se deben tener identificados y


clasificados los hallazgos evidenciados, hasta ese momento, en desarrollo de la
auditoría del proceso.
 En la reunión de cierre, la cual debe quedar documentada en la proforma Acta de
reunión (E-PI-PLA-006), el auditor líder presenta al Líder del proceso los hallazgos y
aclara las inquietudes sobre los hallazgos y evidencias encontradas:

o Fortalezas encontradas en desarrollo de la auditoría y que sería importante


que el proceso conservara.

o Oportunidades de Mejora para aumentar la capacidad y optimizar el


desempeño del proceso.

o No Conformidades y/o Productos No Conformes encontradas, junto con


las evidencias que soportan dichos hallazgos; deben ser subsanados a través
de correcciones y/o acciones correctivas.

 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de los hallazgos, entre el


Líder del proceso y el Auditor Líder, se presentará al Representante de la Dirección y
de continuar con la diferencia se dejará registro de tal situación en el Informe de
Auditoría respectivo.

 En el evento que el Líder del proceso no pueda recibir la auditoría y estar presente en
la reunión de cierre, designará un funcionario que lo reemplace. Esta situación debe
ser informada previamente, por correo electrónico, al Auditor Líder Principal, con
copia al Representante de la Dirección

 Se entiende que, el funcionario designado, es un representante del Líder del proceso


y, por tanto, con él se realizan las actividades programadas.

 En el evento en que el Líder del proceso no designe funcionario y no pueda recibir al


Auditor, se entenderán aceptados los hallazgos evidenciados.

 Finalizada la reunión de cierre con el Líder del proceso, el Auditor Líder remite al
Auditor Líder Principal, por correo electrónico resumen de hallazgos.

 El Auditor Líder Principal, realiza reunión general de cierre con Líderes y facilitadores
de proceso y Equipo Auditor.

 Culminada esta Fase, se entenderán aceptados los hallazgos.

 Los entregables de esta segunda fase son:

o Acta de reunión y/o Control de asistencia de la reunión de apertura de la


auditoría del proceso.

o Listas de Chequeo (E-PI-PLA-057) firmadas por auditores y auditados.

o Acta de reunión de cierre firmada por el Auditor Líder y Líder de proceso con
los hallazgos encontrados en las auditorías.

o Papeles de trabajo.

o Lista asistencia a reunión general de cierre y documento resumen.

4.5.3. Tercera Fase – Informe de auditoría y cierre de hallazgos


 Una vez realizada la reunión general de cierre y si no existieran diferencias, el Equipo
Auditor cuenta con dos (2) días hábiles para preparar el Informe de Auditoría
Interna por proceso (E-PI-PLA-060), debe ser remitido por correo electrónico por el
Auditor Líder al Auditor Líder Principal y/o al Jefe Oficina Asesora de Planeación y
enviado en forma física firmado por el Auditor Líder.

 Con base en los informes de auditoría interna por proceso se elabora el Informe de
Auditoría Interna (E-PI-PLA-055).

 Los informes de auditoría deben estar soportados por evidencias competentes y


debidamente documentadas y referenciadas en los papeles de trabajo.

 Después de registrarse en el aplicativo del SGI los hallazgos de la auditoría


(Oportunidades de mejora y No conformidades), el proceso contará con cinco (5)
días hábiles para registrar en el aplicativo del SGI, las actividades que se
desarrollarán para atender los hallazgos registrados a cada proceso.

 Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al registro de las actividades en el
aplicativo del SGI, el Auditor Líder respectivo, ingresa al aplicativo del SGI, consulta
Módulo de Mejoramiento y, con base en la información allí registrada, diligencia la
proforma Hallazgos de Auditoría Interna (E-PI-PLA-053) y una vez firmada, la entrega
en la Oficina Asesora de Planeación.

 El cumplimiento de las actividades definidas para atender los hallazgos de la


auditoría, y la evaluación de la eficacia de las acciones implementadas por los
procesos, se hará según lo establecido en los procedimientos E-PR-PLA-002 Acciones
de Mejora, E-PR-PLA-014 No conformidades, producto y/o servicios no conformes,
acciones correctivas y preventivas.

 Los entregables de esta tercera fase son:

o Informes de Auditoría por proceso y del SGI (E-PI-PLA-060 y E-PI-PLA-055).

o Cierre de Hallazgos de Auditoría Interna (E-PI-PLA-053)

o Evaluación de Auditores del SGI (E-PI-PLA-056).

4.6. Cumplimiento Política de Gestión Documental

Atendiendo la Política de Gestión Documental de la SFC, todos los documentos relacionados


con las Auditorías deben ser radicados. Esta actividad estará a cargo de la Oficina Asesora de
Planeación

5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Política
E-PG-PLA-1
Elaboran el programa de auditoría con
Representante de la Auditorías del
base en los elementos definidos para
1 Dirección / Jefe Oficina Sistema de
ello en las condiciones generales de
Asesora de Planeación Gestión
este procedimiento.
Integrado
2 Presenta el Programa de Auditorías Representante de la
para aprobación del Comité de Dirección y/o Jefe
Oficina Asesora de
Calidad.
Planeación.
Revisa y aprueba Programa de
3 Comité de Calidad.
Auditoría.
Representante de la
Comunica el programa de Auditoría a
4 Dirección / Jefe Oficina
todos los funcionarios de la SFC.
Asesora de Planeación.
Revisa el Registro de Auditores del
Sistema de Gestión Integrado de la
SFC y con base en Programa de
Representante de la E-PI-PLA-59
auditoría, selecciona el posible grupo
5 Dirección / Jefe Oficina Registro de
de auditores que participarán en la
Asesora de Planeación. Auditores del SGI
auditoría y los presenta a
consideración del Superintendente
Financiero.
Envía comunicación designando a los
auditores e informado a los jefes
inmediatos, que deberán coordinar lo Superintendente
6
necesario para permitir su Financiero.
participación en la realización de las
auditorías.
Elabora plan general de auditoría y lo
Auditor Líder Principal / E-PI-PLA-54 Plan
presenta a consideración del Jefe de la
7 Jefe de la Oficina de auditoria
Oficina Asesora de Planeación /
Asesora de Planeación. interna -SGI
Representante de la Dirección.
Auditor Líder Principal / E-PI-PLA-39
Realiza reunión con Auditores Internos
8 Jefe de la Oficina Control de
designados.
Asesora de Planeación. asistencia
E-PI-PLA-54 Plan
Jefe Oficina Asesora de
9 Divulga Plan de Auditoría. de auditoria
Planeación.
interna -SGI
Primera Fase: Preparación de la
auditoría
10 Equipo Auditor
Revisa información del SGI y del
proceso asignado.
11 Asigna tareas al equipo auditor. Auditor Líder.
E-PI-PLA-57 Lista
de chequeo
Elabora el Plan de Auditoría, específico auditoria interna-
Auditor Líder / Equipo
12 para el proceso asignado, y las Listas SGI
auditor.
de Chequeo. E-PI-PLA-54 Plan
de auditoria
interna -SGI
Remite listas de chequeo al Auditor
Líder Principal y/o al coordinador del
13 Auditor Líder.
proceso en la Oficina Asesora de
Planeación.
Auditor Líder Principal
Informa al auditor Líder ajustes si y/o coordinador del
14
aplica. proceso en la Oficina
Asesora de Planeación.
Envía Plan de Auditoría al Líder del
E-PI-PLA-54 Plan
respectivo proceso con copia a los
15 Auditor Líder. de auditoria
jefes de las dependencias auditadas y
interna -SGI
al Auditor Líder Principal.
Realiza reunión general de apertura,
presentación del equipo auditor a los
Representante de la E-PI-PLA-39
Líderes de los procesos; informa
16 Dirección / Jefe Oficina Control de
objetivo de la auditoría, confirma los
Asesora de Planeación. asistencia
canales de comunicación y realiza
aclaraciones con los auditados.
Segunda Fase - Desarrollo de la
auditoria E-PI-PLA-6 Acta
de Reunión
Auditor Líder.
17 Realiza reunión de apertura, con Líder E-PI-PLA-39
de proceso; informa objetivo de la Control de
auditoría, confirma los canales de asistencia
comunicación.
E-PI-PLA-57 Lista
Realiza auditoria; diligencia y firma Auditor Líder / Equipo de chequeo
18
listas de chequeo. auditor. auditoria interna-
SGI
Analiza con el equipo auditor los
resultados de la auditoría para precisar E-PI-PLA-53
Auditor Líder / Equipo
19 y clasificar hallazgos. Hallazgos de
auditor.
Presenta hallazgos a consideración del Auditoría Interna
Auditor Líder Principal.
Revisa hallazgos de auditoría y, de E-PI-PLA-53
20 considerarlo pertinente, presenta Auditor Líder Principal. Hallazgos de
observaciones. Auditoría Interna
Realiza auditoria y reunión de cierre
E-PI-PLA-6 Acta
con el Líder del proceso para presentar
de Reunión
los hallazgos.
21 Auditor Líder. E-PI-PLA-53
Registra en el acta de reunión las
Hallazgos de
conclusiones respecto de los
Auditoría Interna
hallazgos.
Auditor Líder Principal /
E-PI-PLA-39
Equipo de auditores /
22 Realiza reunión general de cierre. Control de
Líderes y Facilitadores
asistencia
de proceso.
23 Tercera Fase – Informe de Auditor Líder. E-PI-PLA-60
auditoría y cierre de hallazgos Informe de
Auditoría Interna
Elabora Informe de Auditoría Interna a Proceso
por proceso y lo remite (por correo y
en físico) a Auditor Líder Principal y/o
Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Consolida informe de auditoría y
E-PI-PLA-55
organiza el anexo por proceso/sistema
24 Auditor Líder Principal. Informe auditoría
y lo remite al Jefe Oficina Asesora de
interna
Planeación.
Publica y divulga Informe de Oficina Asesora de
25
Auditoría. Planeación.
Registra en el aplicativo de SGI Módulo
Oficina Asesora de
26 de Mejoramiento, los hallazgos de
Planeación.
auditoría.
Registra las actividades en el Modulo Líder de
27 de Mejoramiento del aplicativo del SGI, proceso/Facilitador del
según la clasificación del hallazgo. proceso.
Valora la pertinencia de las acciones
definidas por los procesos, para atener
Representante de la
28 los hallazgos de la auditoría; de
Dirección.
requerirse, solicita ajuste a los Líderes
de proceso.
Presenta a Comité resultado de la Representante de la
29 auditoría y simultáneamente realiza la dirección / Jefe Oficina
revisión por la dirección, si s el caso. Asesora de Planeación.
E-PI-PLA-56
Realiza evaluación de auditores y la
30 Auditores Líderes. Evaluación de
remite para firma.
Auditores- SGI
Registra hallazgos en la proforma y de
acuerdo a las actividades definidas por E-PI-PLA-53
31 cada proceso en el módulo de Auditor Líder. Hallazgos de
mejoramiento del aplicativo del SGI Auditoría Interna
realiza el cierre de Hallazgos.
Organiza ENTREGABLES de cada una
32 de las Fases y los pasa al Auditor Líder Auditor Líder. Entregables de
Principal. las tres (3) fases.
Evalúa a los Auditores Líderes y hace
entrega en la Oficina Asesora de
33 Auditor Líder Principal. Entregables de
Planeación de todos los documentos
las tres (3) fases.
que soportan la auditoría.
Evalúa al auditor Líder Principal y envía
la evaluación de auditores, por correo
E-PI-PLA-56
electrónico a los respectivos jefes Jefe Oficina Asesora de
34 Evaluación de
inmediatos, para que se tenga en Planeación.
Auditores- SGI
cuenta en la evaluación del desempeño
del funcionario.
35 FIN.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. HISTORIAL DE CAMBIOS
. Se ajusta la redacción de la última condición general e incluyendo en
la misma que se realiza la Revisión por la Dirección en el comité de
Calidad en el que se presenta el informe de la auditoría interna.
1 13/Oct/2015 . Se cambia el orden del paso 22 por el paso 23 y se aclara su
redacción.
. En el paso 24 se incluye en el Comité de Calidad que se presenta el
informe de la auditoría, la Revisión por la dirección.
Se ha modificado la condición general referente al nombramiento del
2 06/Nov/2015 auditor Líder principal, el cual puede ser designado por el Líder del
proceso de Planeación y/o Representante de la Dirección.
3 11/Abr/2017 Se ajusta todo el procedimiento
Se ajusta la evaluación de los auditores lideres (realizada por el auditor
líder principal) para después de realizado el cierre de hallazgos por los
4 20/Jun/2017 auditores líderes.
Se especifica el código de la proforma del Informe de Auditoría Interna
por proceso
Se incluye la realización de la Reunión general de cierre.
Se reorganiza la presentación del informe al Comité de Calidad
5 12/Jul/2017
Se incluye la actividad de valoración de las actividades definidas por l
proceso para atender hallazgos de auditoría.

Elaboró Revisó Aprobó


Nombre: Carolina Vargas López Jose Gabriel Sanchez Jose Gabriel Sanchez
Nombre: Nombre:
Auxiliar Administrativo Sousa Sousa
Cargo:
4044-09 Jefe de Oficina 0137- Cargo: Jefe de Oficina 0137-18
Cargo:
Fecha: 12/Jul/2017 18 Fecha: 12/Jul/2017
Fecha: 12/Jul/2017

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente
reposa en el aplicativo del SGI.