CARACTERIZACIÓN

PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO

Administración, distribución y control de los recursos físicos y de consumo necesarios para apoyar los procesos de funcionamiento y logística que aplica para todas las dependencias de la
COORDINADOR GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS Y ADQUISICIONES
Superintendencia, dando cumplimiento a los principios eficiencia, eficacia y efectividad.

ALCANCE Inicia con la identificación de necesidades de bienes y servicios, así como con la entrada, salida, administración y baja a los bienes de la Entidad, hasta la liquidación final de los contratos.

ENTRADAS SALIDAS
CICLO ACTIVIDADES PRINCIPALES
PROVEEDOR ENTRADA SALIDA CLIENTE

Min defensa,
Departamento Administrativo de
la Función Pública,
Planeación Nacional, Lineamientos normativos, Identificar las necesidades de presupuesto del proceso, analizar los lineamientos y directrices del Proceso de direccionamiento
Min tic, presupuestales directrices, mismo y elaborar los Planes relacionados con el plan estratégico institucional (plan de acción estratégico
Procuraduría, P Planes institucionales
leyes, planes, programas, anual, plan anual de adquisiciones, plan de mejoramiento, plan anticorrupción y atención al Proceso de evaluación y mejora
Secretaria de Transparencia, informes auditorías ciudadano)
Proceso de Direccionamiento
estratégico
Proceso de Evaluación y Mejora

Función Pública
Análisis del entorno de la Proceso de direccionamiento
Proceso de direccionamiento Matriz de riesgo
entidad, lineamientos y P Identificar los riesgos, establecer acciones para mitigarlos y formular Indicadores. estratégico
estratégico Ficha técnica del indicador
directrices Proceso de evaluación y mejora
Proceso de evaluación y mejora

Proceso de Direccionamiento Matriz de aspectos e impactos Matriz de aspectos e impactos Proceso de direccionamiento
Estratégico ambientales P Participar en la planeación de las actividades a desarrollar en el Sistema Integrado de Gestión ambientales estratégico
Gestión del Talento Humano Matriz de peligros Matriz de peligros Recursos Humanos

Proceso de direccionamiento Participar en las modificaciones y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones estableciendo la
Plan anual de adquisiciones P Plan anual de adquisiciones ajustado Todos los procesos
estratégico modalidad de selección para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la entidad

Proceso de Direccionamiento Contrato legalizado Informes de supervisión y respectivos

H Realizar la supervisión de los contratos correspondientes al Proceso de Gestión Administrativa Todos los procesos
Estratégico Designación de supervisor anexos con visto bueno

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código:FOR-SIG-121-012
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: CAR-GAD-350-001
Aprobación: 16/07/2018
Versión: 01

Funcionarios SVSP
Recursos físicos y adquisiciones
Oficina de Sistemas o a quien
corresponda
Secretaria general
a) Necesidades de combustible
Auxiliares para apoyo
(con funciones de conducción)
mantenimiento correctivo y/o
Proceso de direccionamiento
estratégico
Proceso de gestión del talento
humano
a) Informe final de actividades y
Supervisor recursos físicos
Proceso direccionamiento
estratégico
Proceso de gestión de evaluación
y mejora
Grupo recursos físicos y
adquisiciones,
Proceso de direccionamiento Informes de Gestión, Auditorias
estratégico
Proceso de gestión de evaluación
y mejora
SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
Código:FOR-SIG-121-012
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07
Código: CAR-GAD-350-001
Aprobación: 16/07/2018
Versión: 01
Formato solicitud de
necesidades
a) Registro de elementos para
dar de baja
b) Concepto técnico de baja
Resolucion Caja Menor
b) Necesidades de
preventivo
Metodología Establecida
anexos
b) Soportes financieros de los
pagos efectuados
Indicadores, riesgos, planes,
programas y proyectos del
Proceso
Informe de auditorias
Actas de Reunión
CARACTERIZACIÓN
PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA
H Suplir las necesidades requeridas por los funcionarios para el desarrollo de sus actividades Formato elementos entregados. Todos los procesos
Identificar los bienes para dar de baja, apoyado en un concepto técnico según corresponda, para
H Acto administrativo de baja de bienes Todos los procesos
solicitar autorización.
Legalización en SIIF
H Identificar, justificar y suplir necesidades urgentes, para adquirir bienes y servicios. Áreas de competencia
Factura de compra.
Documento equivalente a factura, para
Autorizar las necesidades de suministro de combustible y mantenimiento preventivo y correctivo
H cargue de combustible y para Funcionario designado /Entidad
del parque automotor de la entidad.
mantenimiento.
Proceso de direccionamiento
Ejecutar las actividades definidas para el proceso de acuerdo con lo establecido dentro del Sistema
H Registro avances plataforma estratégico
Integrado de Gestión
Gestión del talento humano
H Elaborar acta de liquidación del contrato. Acta de liquidación firmada por las parte Proceso contractual
Reporte en la plataforma del
Realizar análisis, medición y seguimiento (Tener en cuenta el Instructivo de Informes) a los seguimiento a indicadores, riesgos y
V procedimientos, indicadores de gestión, riesgos, planes, programas y proyectos que soportan el planes relacionados con el proceso Direccionamiento estratégico
proceso. Memorando
Formato informe de gestión
Proceso de direccionamiento
Establecer acciones de mejoras teniendo en cuenta los informes de gestión y de auditorias estratégico
A Planes de mejoramiento
realizadas al proceso Proceso de gestión de
evaluación y mejora
 CARACTERIZACIÓN
PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA

NORMATIVIDAD DOCUMENTOS
Ver normograma Ver listado maestro de documentos en la Suite Visión Empresarial

INDICADORES RIESGOS
Ver mapa de riesgos
Ver fichas de indicadores
Matriz de peligros

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código:FOR-SIG-121-012
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: CAR-GAD-350-001
Aprobación: 16/07/2018
Versión: 01