Código Fecha de aprobación

Proceso GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEJORA GSM-FOR05 23 de junio de 2017

Versión Hoja 1 de 1
Formato Caracterización de procesos
02

OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO POLÍTICA DE CALIDAD

En la CRA trabajamos para integrar a todos los agentes interesados (usuarios, operadores, autoridades sectoriales, entes de
Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento sobre las acciones correctivas, preventivas y control) en el proceso de toma de decisiones regulatorias, prestando un servicio calificado y oportuno, orientado a satisfacer
Jefe de la Oficina Asesora de
oportunidades de mejora que formulan las oficinas para la optimización de los procesos que hacen las necesidades sectoriales acorde con la normatividad del sector; a través de la adopción continua de opciones de mejora en
Planeación y TIC
parte del Modelo de Gestión de la CRA el Sistema Integrado de Gestión y Control, la administración de los riesgos del Modelo de Operación por Procesos y la
construcción de una Cultura Organizacional orientada a la excelencia.

INICIA Diligenciamiento del formato reporte acciones correctivas, preventivas y de mejora

Cierre de las acciones preventivas, correctivas y/o de mejora propuestas en los formatos de MEJ-FOR02 Formato de Seguimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora publicado en la carpeta
ALCANCE DEL PROCESO TERMINA
del Sistema de Gestión de Calidad

APLICABILIDAD Aplica para todas las dependencias de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA

PROVEEDORES INSUMOS SALIDAS CLIENTE - PROCESO

Proveedor Externo - ¿De
quién?
*Ministerio de Vivienda, Ciudad
y Territorio
*Contraloría General de la
Nación
*Corporación Transparencia
por Colombia
*Departamento Administrativo
de la Función Pública
*Ministerio de Tecnologías de
Información y Comunicaciones
*Entes certificadores de
sistemas de gestión
*Entes de control y vigilancia
CICLO ACTIVIDADES/
Proveedor Interno - ¿De PHVA ¿Qué hacer? Producto y/o Servicio -
Entrada - ¿Qué? Interno - ¿A quién? Externo - ¿A quién?
quién? ¿Qué?
*Informes de Auditorías de la *Consolidar en el plan de * Formato seguimiento *Comité Institucional de Desarrollo
Contraloría. mejoramiento los formatos de acciones correctivas, Administrativo
*Informe de Estado de Gobierno en acciones correctivas, preventivas y de mejora
Línea preventivas y de mejora que
*Informe de Auditoría del Sistema de sean producto de las
Gestión de Calidad auditorías realizadas en la
entidad y que remitan los jefes
de oficina a la dependencia de
la Oficina Asesora de
Planeación y TIC.
*Brindar apoyo a todos los
procesos para la elaboración

*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Informe de Auditorías Internas de
Gestión
P de los planes de mejoramiento

*Regulación general *Informe de auditorías internas de

*Gestión regulatoria
*Gestión jurídica
*Gestión de talento humano
*Gestión de bienes y servicios
*Gestión de tecnologías de
información
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Servicio al ciudadano
calidad
*Informes de auditorías externas de
calidad
*Informe de Evaluación del MECI
*Informe de Auditoría de Sistema de
Control Interno Contable

*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Regulación general
*Gestión regulatoria
*Gestión jurídica
*Gestión de talento humano
*Gestión de bienes y servicios
*Gestión de tecnologías de
información
*Plan de mejoramiento *Realizar el seguimientoa las
acciones propuestas en el plan
de mejoramiento que se
consolida con base en los
formatos de reportes de
acciones correctivas y de
mejora que remiten a la
Oficina Asesora de Planeación
y TIC, las demás
*Formato seguimiento
acciones correctivas y de
mejora.
*Informes de seguimiento a las
acciones de mejoramiento
*Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo
*Líderes de proceso
*Director ejecutivo

H
*Gestión contable y financiera dependencias de la entidad.
*Gestión documental
*Servicio al ciudadano *Solicitar a los líderes de
proceso el diligenciamiento de
los avances realizados en el
formato de seguimiento a las
acciones documentadas en los
planes de mejoramiento de la
entidad

*Organismos de Control y *Informes de Auditoría de los *Verificar los hallazgos *Análisis de causas de los *Organismos Certificadores
Vigilancia Órganos de Control y Vigilancia evidenciados en las auditorias hallazgos
*Entes Certificadores de *Informes de Auditoría al Sistema de realizadas al proceso
Sistemas de Gestión de Gestión de Calidad
Calidad
*Plan de Acción del proceso V *Realizar el seguimiento a los
indicadores y/o metas
*Informes de seguimiento a
indicadores y metas
*Gestión de seguimiento y mejora

propuestas en la etapa de propuestas en los planes del

planeación del proceso proceso

*Organismos de Control y *Informes de Auditoría de los *Formular acciones *Planes de Mejoramiento *Organismos de Control y Vigilancia
Vigilancia Órganos de Control y Vigilancia correctivas, preventivas y de *Entes Certificadores de Sistemas de Gestión de
*Entes Certificadores de *Informes de Auditoría al Sistema de mejora para dar cierre a los Calidad
Sistemas de Gestión de Gestión de Calidad hallazgos evidenciados y
Calidad formular oportunidades de

*Análisis de causas de los hallazgos

de auditoría
A mejora para su optimización.
*Gestión de seguimiento y mejora

*Informes de seguimiento a
indicadores y metas propuestas en
los planes del proceso

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO FRECUENCIA META TOLERANCIA

PARÁMETROS A
CONTROLAR Cumplimiento de las acciones correctivas, (# de acciones del plan de mejoramiento ejecutadas a tiempo en el trimestre /
DEL PROCESO preventivas y de mejora documentadas en # total de acciones de mejoramiento propuestas para el trimestre) * 100
Trimestral 100% 95%
el plan de mejoramiento institucional

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Identificación de contexto Mapa de riesgos de Plan de mejoramiento
Plan de acción Mapa de riesgos de gestión
del proceso Matriz de oportunidades del proceso corrupción (acciones correctivas, preventivas y Cuadro general de indicadores
(indicadores) (general)
(partes interesadas y DOFA) (general) de mejora)

..\PLANES CRA 2017\PLAN DE ACCIÓN

..\PLANES
2017\PAI
CRA 2017\IDENTIFICACIÓN
CRA 2017.xlsx
..\PLANES
DECRA
CONTEXTO
2017\MAPA
2017
DE RIESGOS
..\PLANES
DE GESTIÓN
CRA 2017\MATRIZ
2017\DES-FOR03
DE OPORTUNIDADES
Mapa
..\PLANES
de riesgos
CRA2017\DES-FOR05
de
2017\PAAC
gestión V03.xlsx
2017
..\PLANES
Matriz de CRA
oportunidades
2017\PLANV01.xlsx
DE MEJORAMIENTO 2017\ACCIONES CORRECTIVAS Y MEJORA\GSM-FOR13 Formato seguimiento acciones correctivas y de mejora V02.xlsx

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

RECURSOS QUE Expertos Comisionados, Director Ejecutivo, Subdirector

REQUIERE EL PROCESO
Administrativo y Financiero, Subdirector de Regulación, Jefe de
Oficina Asesora Jurídica, Asesor de Control Interno y Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y TIC.
Equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, fax, escaner, internet, mobiliario para oficina,
Los recursos aprobados en el anteproyecto de presupuesto para la
dotaciones de escritorios, tiquetes aéreos, viáticos, transporte y los registrados en los
entidad.
procedimientos asociados.

REQUISITOS APLICABLES DEL PROCESO

ISO 9001:2015 NTC GP 1000:2009 MECI 2014 REQUISITOS LEGALES
Numeral Descripción Numeral Descripción Módulo / Componente Normas
Comprension de la organización y su
4.1 5.3 Política de Calidad 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
contexto
Comprension de las necesidades y
4.2 5.4 Planificación 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
expectativas de las partes interesadas.
Determinación del alcance del sistema de la
4.3 5.4.1 Objetivos de Calidad 1.2.1. Planes, programas, proyectos
calidad.
5.1 Liderazgo y compromiso. 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 1.2.2. Modelo de operación por procesos

5.1.1 Generalidades 5.6 Seguimiento y Medición de los Procesos1.2.4. Indicadores de gestión

5.1.2 Enfoque al cliente 5.6.1 Análisis de Datos 1.3. COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

5.2.2 Comunicación de la política de calidad 5.6.2 Mejora 1.3.1. Políticas de Administración del riesgo
Acciones para abordar riesgos y
6.1 5.6.3 Mejora Continua 1.3.2. Identificación del riesgo
oportunidades.
Objetivos de la calidad y planificacion para
6.2 8.1 Acción Correctiva 1.3.3. Análisis y Valoración del riesgo
lograrlos
7.3 Toma de conciencia. 8.2 Acción Preventiva 2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
GSM-FOR03 Normograma Gestión de seguimiento y mejora\GSM-FOR03 Normograma Gestión de seguimiento y mejora.xlsx
7.4 Comunicación. 8.2.1 Satisfacción del cliente 2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

7.5 Informacion documentada. 8.2.2 Auditoría Interna 2.1.1. Autoevaluación del control y gestión

9.1.1 Seguimiento, medición, análisis y 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos2.2. COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA
evaluación.Generalidades
9.1.2 Satisfacción del cliente 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 2.2.1. Auditoría interna

9.1.3 Análisis y evaluaciones 8.3 Control del producto No Conforme 2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

9.2 Auditoria Interna. 8.4 Análisis de Datos 2.3.1. Plan de mejoramiento

9.3 Revisión por la Dirección 8.5 Mejora

10.1 Mejora - Generalidades 8.5.1 Mejora Continua

10.2 No conformidad y acción correctiva 8.5.2 Acción Correctiva

10.3 Mejora Continua 8.5.3 Acción Preventiva

DOCUMENTOS ASOCIADOS
MANUALES, POLÍTICAS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS, PROCEDIMIENTOS FORMATOS LISTADOS MAESTROS
GSM-PRC01 Procedimiento control de documentos V04.docx GSM-FOR01 Formato Listado maestro de documentos V01.xlsx
GSM-PRC02 Procedimiento control de registros V03.docx GSM-FOR02 Formato Listado maestro de registros V02.xlsx
GSM-PRC04 Procedimiento revisión por la dirección V02.docx GSM-FOR03 Formato normograma V01.xlsx
GSM-FOR01 Listado maestro de documentos V01.xls
GSM-PRC06 Procedimiento acciones de mejoramiento V03.docx GSM-FOR04 Formato solicitud de actualización de documentos del SGC V01.xls.xlsx
GSM-PRC09 Procedimiento medición satisfacción cliente externo V01.doc GSM-FOR05 Formato de caracterización de procesos V02.xls
GSM-GUI01 Guía de eficiencia administrativa y cero papel V01.docx GSM-FOR06 Formato elaboración de procedimiento V01.docx
GSM-PRC10 Procedimiento gestión del cambio V01.docx GSM-FOR08 Formato elaboración de actas V01.docx
GSM-FOR09 Formato de asistencia a reuniones V01.docx
GSM-FOR10 Plantilla presentaciones V01.pptx
GSM-FOR12 Formato reporte acciones correctivas y de mejora V03.xls
GSM-FOR13 Formato seguimiento acciones correctivas y de mejora V02.xlsx
GSM-FOR02 Listado maestro de registros V02.xls
GSM-FOR14 Formato constancia de permanencia V01.docx
GSM-FOR15 Formato control revisión por la dirección V01.xlsx
GSM-FOR16 Formato identificación de contexto por proceso V01.xlsx
GSM-FOR17 Formato gestión del cambio V01.xlsx

Aprobado y revisado en Comité CDA N°6 de 2017