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Secretaría de Gestión Pública

GESTIÓN POR PROCESOS


Secretaría de Gestión Pública

Contenido del curso

Lectura: Orientación sobre el concepto y uso del "Enfoque basado en procesos" para los sistemas de gestión
Secretaría de Gestión Pública

Sistema de evaluación
Secretaría de Gestión Pública

Marco conceptual de la gestión por procesos


Comprensión del enfoque de procesos
Secretaría de Gestión Pública

Enfoque
funcional
Secretaría de Gestión Pública

Enfoque funcional y enfoque de procesos

1 5

2 3 4
Secretaría de Gestión Pública

Enfoque funcional y enfoque de procesos

1 2 3 5

4
Secretaría de Gestión Pública

Enfoque de procesos
Secretaría de Gestión Pública

¿Qué es la gestión por proceso (o enfoque de procesos)?

Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las


actividades de trabajo de manera transversal y secuencial
a las diferentes unidades de organización, para contribuir
con el propósito de satisfacer las necesidades y
expectativas de los ciudadanos, así como con el logro de
los objetivos institucionales. En este marco, los procesos
se gestionan como un sistema definido por la red de
procesos, sus productos y sus interacciones, creando así
un mejor entendimiento de lo que aporta valor a la entidad.
Secretaría de Gestión Pública

¿Qué es un proceso?

Conjunto de actividades mutuamente


relacionadas y que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en productos
o servicios, luego de la asignación de recursos.
Secretaría de Gestión Pública

Tipos de procesos
Estratégicos: definen políticas, planes, estrategias, objetivos y
metas de la entidad, que aseguran la provisión de los recursos
necesarios para su cumplimiento y que incluyen procesos
destinados al seguimiento, evaluación y mejora de la entidad.
Operativos (o misionales): elaboran los producto (bienes y
servicios) previstos por la entidad, por lo que tienen una relación
directa con las personas que los reciben.
Soporte (o de apoyo): proporcionan los recursos para elaborar los
productos previstos por la entidad.
Secretaría de Gestión Pública

Políticas Nacionales
DS 029-2018-PCM

Personas con
necesidades y
expectativas

Procesos
estratégicos
Planes Sectoriales e
Institucionales
Asegura Productos
Planes de Desarrollo
provisión de (bienes y
recursos
Concertado Regional y
Local
Procesos servicios)

Presupuesto por
(con objetivos y metas) operativos (o
Resultados Directivas SINAPLAN misionales)
Necesidades y
expectativas de las
personas atendidas
Procesos de
soporte (o de Provee recursos
Sistemas
apoyo) Administrativos
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Marco conceptual de la gestión por procesos


Marco normativo
Secretaría de Gestión Pública

Modernización de la gestión pública


La modernización de la gestión pública se sustenta en las siguientes
disposiciones normativas:
1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado,
modificada por Decreto Legislativo N° 1446, y su reglamento,
aprobado mediante Decreto Supremo N° 030-2002-PCM.
2. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
3. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública
4. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política
Nacional de Modernización de la Gestión Pública
Secretaría de Gestión Pública

Modernización de la gestión pública

Presupuesto
Servicio civil
para
meritocrático
resultados

Planeamiento Gestión por


estratégico procesos

Planeamiento
Seguimiento,
de Estado: Componentes evaluación y
Políticas de
de la PNMGP gestión del
Estado y de
conocimiento
gobierno
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Modernización de la gestión pública


Secretaría de Gestión Pública

Comprensión de la Política Nacional de Modernización de la


Gestión Pública

Gestión por Simplificación Organización


Procesos Administrativa Institucional
• Lineamientos • Metodología • DS 054-2018-
GxP Simplificación PCM,
• Metodología GxP • Metodología Lineamientos de
Costeo Organización
del Estado
Secretaría de Gestión Pública

Comprensión de la Política Nacional de Modernización de la


Gestión Pública

La optimización de los procesos de la cadena productiva


y el alineamiento correspondiente de los procesos de
soporte debe comenzar tomando las definiciones de la
estrategia en relación con cuál es el bien o servicio que
se tiene que producir y cuáles son las características o
atributos de ese producto que más valora el ciudadano al
cual está dirigido; luego se deben identificar todas y cada
una de las operaciones necesarias para producir ese bien
o servicio. Esto permitirá identificar y priorizar los
procesos que agregan valor, de manera que no se trabaje
sobre procesos innecesarios o irrelevantes.
Secretaría de Gestión Pública

Norma Técnica
Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 006-2018-PCM/SGP,
aprueba la Norma Técnica N° 001-2018-PCM/SGP, para la
implementación de la gestión por procesos en las entidades de la
administración pública.

Finalidad
Poner a disposición de las entidades de la administración pública disposiciones
técnicas para la implementación de la gestión por procesos, como herramienta de
gestión que contribuye con el cumplimiento de los objetivos institucionales y en
consecuencia, un impacto positivo en el bienestar de los ciudadanos.
Secretaría de Gestión Pública

Aplicación Cumplimiento
Planificación
estratégica y
operativa
del marco Formulación y
normativo en ejecución
materia de presupuestal
MGP
De la aplicación de la
gestión por procesos Implementación
se obtiene información de Modelos de
Excelencia y
Sistemas de
Implantación
de indicadores
para la formulación e Gestión en
general Gestión por
por proceso

Procesos
implementación de
otros documentos de
gestión institucional Implementación
Elaboración de
documentos
del Sistema de
Control Interno de gestión
organizacional

Implementación Implementación
de mejoras del Servicio
institucionales Civil
Secretaría de Gestión Pública

Determinación de procesos
Secretaría de Gestión Pública

¿Cómo se implementa la gestión por procesos?

1)
Determinación La metodología planteada tiene como
de procesos
modelo conceptual el ciclo PHVA
(Planificar, Hacer, Verificar, Actuar),
también conocido como el ciclo de
Deming o ciclo de la mejora continua.
En esta adaptación del modelo el
“planificar” y el “hacer” se juntan en la
2)
Seguimiento, etapa de “determinación de procesos”.
3) Mejora de
medición y
procesos
análisis de
procesos
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Dueño del proceso

Objetivo del proceso


Indicadores de desempeño

Elementos de entrada Persona que recibe


Actividades el producto
Producto

Recursos Sistemas
Instalaciones
humanos informáticos
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Herramientas
Ficha técnica Diagrama de proceso
Secretaría de Gestión Pública

Ficha técnica
Secretaría de Gestión Pública

Diagrama de proceso
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Seguimiento, medición y análisis de procesos


Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos

1)
Determinación
de procesos

2)
Seguimiento,
3) Mejora de
medición y
procesos
análisis de
procesos
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos

Paso 1: Seguimiento y Paso 2: Análisis de


medición datos

Datos del indicador del proceso Datos analizados y comparados


recolectados, procesados y reportados
por el área dueña del proceso con metas de proceso

Brechas de mejora de procesos


identificada
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Processos con el Ministerio Processos con las UGEL
01-feb-15 05-ene-16 01-feb-16 15-feb-16 01-ma r-16 15-ma r-16

A tiempo Cumplido

< 2 semanas tarde 80.0% En progreso, tarde

≥ 2 semanas tarde 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%


No cumplido, vencido
No cumplido, vencido
No complido,
No complido, dentro del dentro del plazo
plazo

20.0%

Estrategia Definida Especificaciones Técnicas En almacen En almacen UGEL Contrato de transporte Salida de almacen En escuela
MINEDU

Medición Análisis

Seguimiento
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Para el seguimiento
1. Roles y responsabilidades:
• Un responsable a quien reportar y con poder de decisión
• Responsables formales y técnicos de los procesos (logística, presupuesto,
planificación): realizan las actividades, definen flujos hitos, indicadores y
corrigen desviaciones
2. Herramientas: cronogramas, tableros, indicadores de desempeño
3. Rutinas de seguimiento: alertas anticipadas de desviaciones del
cumplimiento de las actividades evidenciando impactos, riesgos y acciones
correctivas con frecuencia semanal o quincenal
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Para el seguimiento

• Cronogramas (Tablero)
• Agenda de la reunión: analista
de seguimiento y herramientas
de control
• Alertas y compromisos: Todo el
equipo
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Para la medición
Indicadores: Es una medida cualitativa o cuantitativa observable, que
permite describir características, comportamientos o fenómenos, a
través de su comparación con períodos anteriores o con metas o
compromisos.

INDICADOR DE PRODUCCIÓN FÍSICA


INDICADOR DE DESEMPEÑO
• Unidad de medida de las cantidades de
• Medida del logro de los resultados
bienes y servicios provistos por un
esperados de un proceso
proceso
• Ejemplo: Porcentaje de niños vacunados
• Ejemplo: niño vacunado
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Para la medición
• Porcentaje de niños menores de 36 meses en situación de pobreza y
Proporcionan información respecto al grado de pobreza extrema que logran hitos cognitivos esperados para su edad
Eficacia • Porcentaje de los becarios graduados de los estudios de educación
cumplimiento de los objetivos planteados
superior

Permite hacer seguimiento la relación entre el • Costo promedio de las acciones de recaudación
Eficiencia logro de resultados y los recursos utilizados para • Promedio de inspecciones a faenas mineras por fiscalizador
su cumplimiento (productividad)

Capacidad de un proceso para cumplir con las • Número de usuarios satisfechos respecto al total usuarios
Calidad características que tienen o deben tener los encuestados
• Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por
bienes y servicios que se proveen revisiones externas
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Para el análisis

Gráficos de control Histogramas Gráfico circular


Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos


Processos con el Ministerio Processos con las UGEL
01-feb-15 05-ene-16 01-feb-16 15-feb-16 01-ma r-16 15-ma r-16

A tiempo Cumplido

< 2 semanas tarde 80.0% En progreso, tarde

≥ 2 semanas tarde 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%


No cumplido, vencido
No cumplido, vencido
No complido,
No complido, dentro del dentro del plazo
plazo

20.0%

Estrategia Definida Especificaciones Técnicas En almacen En almacen UGEL Contrato de transporte Salida de almacen En escuela
MINEDU

Medición Análisis

Seguimiento

Oportunidad de mejora
Secretaría de Gestión Pública

5) Mejora de procesos
Secretaría de Gestión Pública

Seguimiento, medición y análisis de procesos

1)
Determinación
de procesos

2)
Seguimiento,
3) Mejora de
medición y
procesos
análisis de
procesos
Secretaría de Gestión Pública

Mejora de procesos

Identificar
problema

Identificar
causas - raíz

Identificar
soluciones

Implementar
mejoras

Seguimiento
Secretaría de Gestión Pública

Mejora de procesos – Identificar problema


Processos con el Ministerio Processos con las UGEL
01-feb-15 05-ene-16 01-feb-16 15-feb-16 01-ma r-16 15-ma r-16

A tiempo Cumplido

< 2 semanas tarde 80.0% En progreso, tarde

≥ 2 semanas tarde 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%


No cumplido, vencido
No cumplido, vencido
No complido,
No complido, dentro del
plazo
dentro del plazo
Clasificar los problemas en
20.0%

Estrategia Definida Especificaciones Técnicas En almacen En almacen UGEL Contrato de transporte Salida de almacen En escuela
los pocos vitales y los
MINEDU
muchos triviales, con el fin
de seleccionar el punto de
inicio para la solución de
los problemas o para la
identificación de la causa
raíz de un problema.
Secretaría de Gestión Pública

Mejora de procesos – Análisis causa efecto


Secretaría de Gestión Pública

Mejora de procesos – Identificar soluciones

Identificar y priorizar
soluciones
Secretaría de Gestión Pública

Mejora de procesos - Seguimiento


Identificar
problema

Identificar
causas - raíz

Identificar
soluciones

Implementar
mejoras

Seguimiento