CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN
PLANEACIÓN DIRECCIÓN
GERENCIAL
GESTIÓN DISEÑO Y PRODUCCIÓN Y
A
COMERCIAL DESARROLLO PRESTACIÓN DEL SIG LOGÍSITICA
SERVICIO A

SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS

REQUISITOS PARTES INTERESADAS

GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y
COMPRAS HUMANA FINANCIERA

GESTIÓN
MANTENIMIENTO LABORATORIOS
TIC

Elaborar la
caracterización del proceso, identificando y describiendo los componentes del
mismo, siguiendo el modelo documental

1
 Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
Caracterización de proceso

COMPONENTE 1

OBJETIVO: Desarrollar y controlar eficazmente procesos y servicios que satisfagan las expectativas de nuestros clientes y
otros grupos de interés, Promover y mantener buenos niveles de seguridad y salud en el trabajo, ambiental y de calidad, debido
a que estos propósitos son importantes para la eficaz realización de nuestras operaciones con impacto en la calidad de los
servicios suministrados.

ALCANCE: Comercialización, Diseño, Desarrollo, Producción, y Logística de soluciones en el mercado de productos.

LIDER DEL PROCESO: Harrison PARTICIPANTES (Involucrados): Todos los RECURSOS: Provistos por la Gerencia.
Murillo procesos (gestión comercial, diseño y Planeación anual
desarrollo, producción y prestación del
servicio, logística, gestión de compras,
gestión humana, gestión administrativa, TIC,
mantenimiento, laboratorios

COMPONENTE 2

FUENTE(S) SALIDA(S) RECEPTOR(ES)

ENTRADA ACTIVIDADES
ENTRADAS RESULTADOS SALIDAS

GERENCIA Politícas, normativas PLANEAR Políticas y planeación

estratégicas con
miras al cumplimiento
de objetivos del SGI

GESTION Procesos y políticas de 1- Identificar el presupuesto para la Plan mejoramiento TODOS LOS
ADMINISTRATIVA compras, logistica, elaboración de compras. del proceso PROCESOS DE L
Y FINANCIERA producción, flujo financiero 2- Establecer los criterios para -Necesidad EMPRESA
y relaciones con el cliente. seleccionar y evaluar los proveedores. establecer acciones
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

Asignación presupuestal 3- Establecer la metodología para de mejora,

realizar la compra de bienes y correctivas o
contratación de servicios. preventivas
4- Definir los métodos y criterios de -Creación
aceptación de los bienes y productos documentos,
adquiridos. actualización o
5- Formulación de indicadores del eliminación
proceso -Certificados de
calidad de insumos y
materiales críticos

SGI Metas e indicadores del Plan mejoramiento SGI

SGI del proceso
Plan de Auditoria -Necesidad
establecer acciones
de mejora,
correctivas o
preventivas
-Creación
documentos,
actualización o
eliminación
-Certificados de
calidad de insumos y
materiales críticos

PROVEEDORES Cotizaciones, Propuestas, HACER -Ordenes de PROVEEDORES

EXTERNOS Documentos comerciales 1- Ejecución presupuestal por medio de Compras y Contratos EXTERNOS
Soportes para selección compras y contrataciones. -Actas o entradas de
objetiva almacén para
2- Aplicar criterios de selección de facturación
-Políticas y

3
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Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

proveedores procedimientos de
3- Negociación con los proveedores las cumplimiento
condiciones de compra de bienes y/o reglamentario
servicios contratados (plazos, tiempos
TODAS LAS Requerimientos de Bienes de entrega, formas de pago etc.) - Compras de bienes TODAS LAS ÁREAS
ÁREAS y servicios de acuerdo a 4- Recepción de bienes y/o servicios y servicios
necesidades de ejecución adquiridos necesarios para la
de contrato dela empresa 5- Almacenamiento de bienes y entrega ejecución del contrato
a las áreas solicitantes de acuerdo a la
Planeación
presupuestal.

PROVEEDORES Cotizaciones, Propuestas, -Compras de bienes PROVEEDORES

Documentos comerciales y servicios
necesarios para la TODAS LAS ÁREAS
Soportes para selección ejecución del contrato
objetiva de acuerdo con la
Planeación
presupuestal.
-Solicitud Evaluación
periódica desempeño
proveedores

PROVEEDORES Cotizaciones, Propuestas, VERIFICAR -Compras de bienes PROVEEDORES

Documentos comerciales y servicios
1- Hacer seguimiento a las áreas necesarios para la TODAS LAS ÁREAS
solicitantes validando entregas de ejecución del contrato
TODAS LAS bienes o servicios según solicitudes. de acuerdo con la
ÁREAS Requerimientos de Bienes 2- Evaluación a proveedores Planeación
y servicios de acuerdo a 3- Hacer seguimiento al cumplimiento presupuestal.
necesidades de ejecución de las condiciones de pago -Solicitud Evaluación
establecidas con los proveedores periódica desempeño

4
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

de contrato 4- Auditorias de calidad del proceso de proveedores

compras.
GERENCIA 5- Evaluación de indicadores del
GESTION proceso, procesamiento de información
ADMINISTRATIVA Disponibilidad de recursos y análisis de resultados.
Y FINANCIERA para pago a proveedores.
Asesoría en temas
tributarios, contables y
financieros.
Pagos de facturas y/o
cuentas de cobro.

COMPONENTE 3

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

DOCUMENTOS REGISTROS
Procedimiento de compras y contratos Solicitudes de contratos
Solicitudes de bienes
Procedimiento de evaluación de proveedores Evaluación de proveedores
Manual de contratistas Inscripción de proveedores

COMPONENTE 4

5
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

RIESGOS DE LA CALIDAD

RIESGO
La no detección de errores o irregularidades significativas en
la ejecución de compras y contratos.
Verificaron de documentación para inscripción fraudulenta
ACCIÓN(ES)
Conformar un equipo de almacén que reciba de manera adecuada los
bienes comprados y que supervise las actividades contratadas.
Verificar las bases de datos la existencia de demandas o procesos, que
conduzcan a la no confiabilidad de la empresa.

COMPONENTE 5

ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

ASPECTO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Caracterización de vertimientos/emisiones/residuos peligroso
(Num.9.1.1) Certificados de disposición final de residuos
Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)

COMPONENTE 6

RIESGOS SySO

RIESGO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Verificación de pagos de seguridad social para contratos
(Num.9.1.1) Mediciones higiénicas según periodicidad establecida
Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)
Auditoria al SG SST

6

COMPONENTE 7
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Seguimiento a la ejecución
presupuestal.
Seguimiento a las actividades e
indicadores de compras.
Seguimiento cumplimiento de
proveedores y contratistas.
Auditorías internas y externas.
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Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles
PARAMETROS DE MEDICIÓN
INDICADOR / SOPORTE FORMULA META FRECUENCIA
Cumplimiento de Compras Medición: (Fecha De Orden
De Compra - Fecha De
Pedido) 10 días Mensual
META:<=10 Días Hábiles
FRECUENCIA MENSUAL
No. de NO Conformidades Número total de elementos no
de proveedor conformes/ Número total de
pedidos (si se presentan 5 días Mensual
múltiples NC por proveedor
se considera como 1)