Sist

(G

SUBDIRE

Optimizar los recursos destinados al funcionamiento del Centro Cultural Bacatá e Inst
patrimonio y el Proyecto Educativo Institucional y los planes operativos. Implementar
Bacatá y de la institución en beneficio del quehacer pedagógico y la satisfacción del u

El Proceso incluye los subprocesos de:

INICIA: Adquisición de bienes, servicios y convenios.
INCLUYE: Compras e inventarios
TERMINA: Administración y mantenimiento de recursos físicos, financieros y tecnológi

RESPONSABLE: Subdirector (a) Administrativo(a) y Financier

PROVEEDOR - PROCESO
ENTRADA/INSUMO
INTERNO EXTERNO

Entidades
gubernamentales
Direccionamiento del orden nacional y
Plan de gastos Procedimiento de
Estratégico departamental
adquisición de bienes y servicios
Todos los procesos Comunidad
Todos los
Procesos

Departamento
Plan de Desarrollo Municipal
Administrativo de la
Planes de Acción Institucionales
Direccionamiento Función Pública
Directrices para la administración del
Estratégico Ente Certificador
SGIC (Sistema de Gestión Integrado de
Comité MECI - Congreso de la
Calidad)
Calidad República y
Normas técnicas de calidad
entidades de la
Normatividad aplicable al cada uno de
rama ejecutiva del
los procesos
poder público

Dirección General Rubros y Asignaciones Presupuestales.

Todos los Procesos
(PE) Recursos Propios.
 Necesidades operacionales del Centro
Comunidad
Cultural Bacatá.

Transferencias
Cotizaciones
Proveedores Documentación legal
Procedimiento de selección, evaluación
y reevaluación de proveedores

Planeación y
Desarrollo Comunidad Formato de plan de mantenimiento
Estratégico

Gestión
Cuentas de cobro
Administrativa y
Facturas
de Servicios
Procedimiento administración de
Gestión
inventarios
Financiera

Política de calidad
Objetivos de calidad
Manual de calidad y operación de SGIC
Direccionamiento Entidades
Requisitos Legales y reglamentarios
Estratégico gubernamentales
Plan de mantenimiento y mejoramiento
del Sistema Integrado de Gestión
Directrices, metodologías y cronogramas
Sistema de
Planeación y Contratos
Desarrollo Fondo de servicios educativo
Estratégico Cuentas de cobro
Gestión Financiera

Direccionamiento
Manual de funciones y cargos
Estratégico

Gestión
Administrativa y Resultados análisis de datos de
de Servicios indicadores
Sistemas Formato de Acciones preventivas y/o
Integrados de correctivas
Gestión

DOCUMENTOS RELACIONADOS

VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

(CÓDIGO DEL DOCUMENTO)

NOMBRE QUIÉN LO GENERA

Caracterización Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa y

Financiera Financiera y SGIC
 Sistema de Gestión Integrado de Calidad
(Gestión de Calidad - Control Interno)

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETO DEL PROCESO

o Cultural Bacatá e Instituto de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano Centro Cultural Bacatá,
perativos. Implementar acciones para la obtención, distribución y mantenimiento de los recursos físico
o y la satisfacción del usuario.

ALCANCE

financieros y tecnológicos.

nistrativo(a) y Financiero (a)

SALIDA
/INSUMO ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
PRODUCTO Y/O SERVI
PLANEAR

Plan de Compras
dimiento de Adquisición de bienes, servicios y convenios Informes Financieros
s y servicios Distribución de Recursos
Convenios

Planificar el mantenimiento y Mejoramiento Operación del SGIC

unicipal
continuo del SGIC Política de Calidad
itucionales
Establecer política, metodologías e instrumentos Objetivos de Calidad
ministración del
para la administración de los riesgos Directrices, metodología y cron
stión Integrado de
Establecer la metodología para la construcción de para gestión de riesgos
indicadores que permita medir la Eficacia, Ficha de indicadores
calidad
Eficiencia y Efectividad de los procesos Cuadro de mando Integral
le al cada uno de
Planificar y realizar la revisión por la dirección del Citación a la Revisión por la Di
SGIC Planificación del mantenimien

s Presupuestales. Actividades propias de funcionamiento del Centro

Programa de Actividades Cultu
Cultural Bacatá.
 Programación y generación de estudios previos
onales del Centro para la celebración de contratos enfocados a Estudios Previos - Plan Genera
garantizar el funcionamiento del Centro Cultural Contrataciones.
Bacatá.

Certificado de disponibilidad
Recepción de bienes y/o servic
Orden de compra o servicios
Compras Correspondencia comercial
ección, evaluación Plan de gastos e inversión
oveedores Evaluación y reevaluación de
proveedores

Plan de mantenimiento anual

mantenimiento Mantenimiento del Centro Cultural Bacatá.

HACER

Causación factura y/o orden de

Orden de pago
Pagos a proveedores
istración de Comprobante de egreso
Realizar inventarios
Inventario
Entradas y salidas del almacén

Actualización y socialización del SGIC

Controlar los documentos y registros del SGIC
Politícas de calidad y Operació
Administrar los Documentos del SGIC
Publicado y socializado
Socializar la metodología para la administración de
Metodologías socializadas y ej
riesgos
Mapas de Riesgos por proceso
operación de SGIC Coordinar la Elaboración de los mapas de riesgos
institucional
reglamentarios por procesos
Registros de la revisión por la
to y mejoramiento Elaborar y Actualizar el Mapa de Riesgos
Plan de trabajo ejecutado
o de Gestión Institucional
Cuadro de mando integral (ind
gías y cronogramas Diseñar e implementar indicadores para la
SGIC implementado
medición de la Eficacia, Eficiencia y Efectividad de
Archivos del SGIC
los procesos
Realizar la Revisión por la dirección

VERIFICAR
 Compras y gastos
Contrato de concesión.
ducativo Gestión de los recursos Reporte financiero de fondo de
servicios y bienes
Informe de ejecución presupue
Reporte de recursos entregado

y cargos
Supervisión de Personal Administrativo Plan de trabajo

ACTUAR

e datos de
Establecer ajustes necesarios al proceso Formato de acciones preventiv
preventivas y/o correctivas diligenciado

MARCO LEGAL REQUISITOS MECI 2014 Y ISO 9001:20

Elemento Modelo de
8.3.1. Generalidade
Operación por Procesos
7.5.3 Control de la
VER NORMOGRAMA Elemento planes y programas
Información Docume
Elemento Comunicación
(CÓDIGO DEL Informativa
8.2.3. Revisión de lo
Requisitos para los P
DOCUMENTO) Elemento de Control
y Servicios
Componente Administración
10.3. Mejora Continú
de Riesgos

N LO GENERA QUIÉN LO USA QUIÉN LO ARCHIVA

ón Administrativa y Subdirección Administrativa y Financiera Subdirección Administrativa y Financiera

nciera y SGIC y SGIC y SGIC

ELABORADO APROBADO

Líder de SGIC Comité de Calidad y Alta Dirección

 CÓDIGO:
Calidad
erno) VERSIÓN: 2.0

FECHA: 2016-12-13
FINANCIERA
Página 1 de 1

mano Centro Cultural Bacatá, en coherencia con los servicios de arte, cultura y
miento de los recursos físicos,financieros y tecnológicos del Centro Cultural

SALIDA CLIENTE / PROCESO

PRODUCTO Y/O SERVICIO INTERNO EXTERNO

an de Compras
formes Financieros
Todos los procesos Comunidad
istribución de Recursos
onvenios

peración del SGIC

olítica de Calidad
bjetivos de Calidad
irectrices, metodología y cronogramas
ara gestión de riesgos Todos los procesos Comunidad
cha de indicadores
uadro de mando Integral
tación a la Revisión por la Dirección
anificación del mantenimiento al SGIC

Subdirección
rograma de Actividades Culturales. Técnica y todos los Comunidad
procesos
studios Previos - Plan General de Dirección General y
Comunidad
ontrataciones. Todos los Procesos

ertificado de disponibilidad
ecepción de bienes y/o servicios
rden de compra o servicios
orrespondencia comercial Todos los procesos
an de gastos e inversión
valuación y reevaluación de
roveedores

an de mantenimiento anual
Todos los procesos Comunidad

Gestión
ausación factura y/o orden de pago Administrativa y de
rden de pago Servicios
omprobante de egreso Sistemas
ventario Integrados
ntradas y salidas del almacén de Gestión
Gestión Financiera

olitícas de calidad y Operación del SGIC

ublicado y socializado
etodologías socializadas y ejecutadas
apas de Riesgos por procesos e
Comité MECI -
stitucional
Calidad Örganos e control
egistros de la revisión por la dirección
Todos los procesos
an de trabajo ejecutado
uadro de mando integral (indicadores)
GIC implementado
rchivos del SGIC
 Gestión
ompras y gastos
Administrativa y de
ontrato de concesión.
Servicios
eporte financiero de fondo de
Sistema de Comunidad
ervicios y bienes
Planeación y
forme de ejecución presupuestal
Desarrollo
eporte de recursos entregados
Estratégico

Direccionamiento
an de trabajo Estratégico
Institucional

Direccionamiento
ormato de acciones preventivas y/o estratégico
orrectivas diligenciado Sistemas Integrado
de Gestión

MECI 2014 Y ISO 9001:2015 INDICADORES

8.3.1. Generalidades
7.5.3 Control de la
Información Documentada MATRIZ DE INDICADORES
8.2.3. Revisión de los (CÓDIGO DEL
Requisitos para los Productos
y Servicios
DOCUMENTO)
10.3. Mejora Continúa

UIÉN LO ARCHIVA DONDE

n Administrativa y Financiera
Cuadro de Mando de Documentos
y SGIC

APROBADO AUTORIZADO

e Calidad y Alta Dirección Líder de Calidad

Documento Controlado