Asignatura:

Administración documental en el entorno laboral

Código: 2525689

Tema:

Ensayo
Importancia de los Archivos

Aprendiz
Gladys Marina Collantes Ríos

Tutor
Angie Loreni Villa Loaiza

Servicio de Aprendizaje
SENA
2022
 Tabla de contenido

Pág.

Introducción ……………………………………………………………………………… 2

Ensayo ……………………………………………………………………………… 3

Conclusiones ………………………………………………………………………………. 4

Referencias ………………………………………………………………………………. 5
 Introducción

El propósito de este ensayo es de dar a conocer la importancia de los archivos,

plasmando su terminología y demás aspectos sobresalientes referente a su origen,
evolución, cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual, en su
evolución cultural, social, política y científica al servicio de la humanidad, desde su debida
conservación de estos documentos y la consulta de la información de los mismos, siendo
estos funcionales y de fácil manejo para su consulta a través de los medios tecnológicos
facilitan a un más su modo de información.

Así mismo lograr una reflexión de la importancia cualidades de los archivos las
cuales se orientan a las ventajas que este sistema presta a la organización, siempre en
cuando su uso, manejo y conservación sea acorde a su manera correcta de
implementación adicionando elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
empresarial e institucional.
 Ensayo Importancia de los Archivos

Al referirnos de la importancia de los documentos que conforman los archivos

debemos hacer referencia a la evolución de lo cultural, social, político y a los avances
científica y tecnológicos de la humanidad y sus sociedades dentro de sus estilos de vida
en su entorno laboral, educativo e institucional.

De anterior también se debe tener en cuenta que los primeros archivos aparecen
con los primeros Imperios. Siendo una herramienta de control de la población y de la
riqueza, destacando que los archivos tienen tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir, en su evolución la información puede estar contenida en documentos
sobre papel o cualquier otro soporte, de igual forma los archivos son parte esencial de los
recursos de información, en su documentación se evidencia de forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades.

Su importancia da inicio desde el valor que tiene para la administración,

investigación, y la comunidad, en su desarrollo económico, social, científico y tecnológico,
los archivos recopilan información la cual es debidamente conservada y registrada, la cual
es generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que
ésta realiza, los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa recurre con una notable
frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, para la verificación de
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal y demás requerimientos de las personas
jurídicas o naturales.

Los archivos se clasifican por su uso y organización, siendo por su uso los
archivos activos que son aquellos documentos archivados que regularmente son vistos por
las personas, dada la relevancia de la información fecha, creación u modificación, por lo
cual son considerados importantes y semiactivos son que hace referencia a la información
que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es
decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no resultan
de observancia cotidiana y el archivo inactivo nos evidencia una consulta muy baja, a
pesar que contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de
un país, su durabilidad es perpetua.

Por su organización nos orienta las variables que definen la clasificación del
archivo, su organización se da de acuerdo a lo que la empresa elija y el manejo de la
información puede ser centralizada, o descentralizada de control de manera central.

Al hablar de la categorización debemos hacer referencia a la siguiente

clasificación 1. Archivo general de la nación, 2. Archivo general del departamento, 3.
Archivo general del municipio, 4. Archivo general del distrito, archivos documentales con
una obtención de información ágil en sus bases de datos y las herramientas informáticas,
en la actualidad son muy útiles ante cualquier tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que alcanzar un nivel de adaptación, referente a modificaciones
en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso
y su uso, teniendo en cuenta que los documentos de archivo de mayor importancia son los
que están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación, en su determinado archivo
 Conclusiones

 El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad en sus diferentes entornos sociales.

 El archivo es la historia de una entidad pública, privada o de un país en la

conservación de los documentos de gran importancia institucional.

 El archivo parte consulta de la información, generando una información eficaz y

contundente.

 El archivo es funcional de fácil manejo y consulta, conservando información

verídica de rápida y oportuna localización.
 Referencias

Recuperado:
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SE
NA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/index.html

Galeana, P. (1996). La importancia de los archivos históricos. Boletín del Archivo General de la
Nación, 4(08), 230-234.

Quintana, A. G. (2009). El impacto de los archivos en la sociedad. Buenos Aires: Memoria Abierta.

Escamilla, D. (2012). Los archivos orales y la memoria oral: alternativas de reparación en el conflicto
armado interno de Colombia.