Ensayo importancia de los archivos

Por: María Camila Restrepo Mosquera

A: Claudia Victoria Suárez Castro

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

 
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde se debe plasmar la

terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización, aplicación en
medio actual y elementos que se emplean en su desempeño.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta de
la información; actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnologicos facilitan aún más su modo de
información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen
tres funciones importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son
parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos:
 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo
inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede
ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. 
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación
está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica
que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
Archivo central
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente
Categorización de los archivos
se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.
CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de facil manejo y consulta.
El archivo conserva información veridica

BIBLIOGRAFIA

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/
51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los
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