ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL
2019
INTRODUCCIÓN: Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro.
Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás.
Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado. La
importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los
inicios de la humanidad misma, esto nos demuestra lo importantes que han sido para la
evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así como vemos la
importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información
de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación se
expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su
importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la
investigación.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Es, o debería ser, indudable la importancia de los archivos para las instituciones y la
sociedad en general. En primer término, los documentos que se resguardan en los
archivos son producto de la administración de una institución, acumulados a lo largo de su
gestión, y evidencian su estructura orgánica o funcional. Hay una vertiente histórica de los
archivos como memoria, como historia que se refleja en los documentos. Es decir, se trata
de la utilidad cultural del archivo como fuente primaria de conocimiento del pasado que
deja ver el desarrollo de la institución, pero desde un aspecto retrospectivo, es decir,
histórico, cultural. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de
forma ordenada documentación e información útil (Dicha información puede estar
contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va
a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como
memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien organizados
no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir
tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de
operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta
administración de la información. Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser
fuentes de ilustración y mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas,
privadas, en tanto contienen información en documentos que pueden y deben
aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad,
para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los procesos
políticos, sociales, la ciencia, la tecnología. Es preciso concebirlos no sólo como un
instrumento para la información, sino como parte fundamental de las instituciones en su
vida amplia, total; necesaria en la vida interna de las instituciones, y también en la
memoria que las mismas y la sociedad guardan a manera de historia.
CONCLUSIONES
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
 El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
 El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
FUENTES
https://www.comunidadbaratz.com/

https://www.importancia.org/archivos.php

http://www.mundoarchivistico.com

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/5113003
3/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html