ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

BRIGITH GABRIELA ALMEIDA MENESES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

16 DE JUNIO DEL 2022

 INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia, la palabra archivo proviene del latin (archivium) y este del
griego (archeion) que significa principio, origen.

Los archivos nos demuestran lo importantes que han sido para la evolución cultural,
social, política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan
y difunden información registrada en ellos.

Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la

terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, sus
calidades, categorización, aplicación en el medio actual y su clasificación.
 TESIS

Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de
los recursos de información de una empresa, entidad, pública privada o un país por
cuanto en su documentación se expresa en forma única el desarrollo histórico de
sus funciones y actualidades.
 DESARROLLO

Los archivos con los primeros imperios. los utilizaban como herramienta con la que
controlaban la información y la riqueza. las culturas que más aporte realizaron el
seguimiento documental están en los egipcios esto reflejaba en los tiempos del
clérigo donde las inscripciones iban dirigidas a la doctrina, esto también ocurría en
la china, india. en roma y grecia, dejan escrito testamento y otros documentos los
dejaban en vestigios, en moderna y en mármol, los acadios, sumerios y babilonios
los tallaban en pieles, en madera y marmol con implementos metálicos tallaban en
arcillas blancas escrituras con instrucciones en forma de cuña.

Un archivo es fundamental en la evolución científica, social y política de la

humanidad. Está representada la conservación de los documentos y consulta de la
información, en la actualidad el archivo es funcional y de fácil manejo su consulta ya
que los medio tecnológicos facilitan aún más su modo de búsqueda.

Los archivos, principalmente, tienen 3 funciones importantes que son: recoger,

conservar y servir.

los archivos son clasificados según su organización o uso :

según su ciclo vital :

estos archivos se clasifican según con el tiempo que se le asigne a cada una de las
etapas que son :

● Archivo histórico: estos se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente se clasifican por : archivo general de la nación,
archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo
general del distrito.
● archivo central : en esta agrupación de documentos son los que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestión que aporta cada dependencia;
su consulta no es frecuente, pero sigue vigente.
● archivo de gestión: es toda la documentación que se encuentra depositada y
disponible para consultas administrativas de toda la organización.

Por su organización:

Es otra de las variables que definen la clasificación de los archivos que la empresa
elige y maneja para que la información sea centralizada o
descentralizada,descentralizada con control central.

● centralizada: son los que se ubica en una sola estructura, quiere decir, sin
mediar el departamento que haya generado la documentación, todos los
 archivos resguardados por un solo organizador con la finalidad de que los
mismo puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
● descentralizada: esta permite la clasificación de los archivos por
departamentos para manejar su propio archivo, quiere decir que acorde a su
sistema cada uno de los departamentos que componen la organización
pueden crear y mantener resguardado los documentos que creen y
modifiquen siendo ellos mismo los responsables de la seguridad y la
comunicación de estos.
● descentralizada con control central: esta es la combinación de los dos
sistemas anteriores, el trámite de la documentación está centralizado es allí
donde reposa la rotación de la información, la diferencia está en que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de la correspondencia
despachada están podrían destruirse mutuamente en su mayoría por
encontrarse en el archivo central.

según su uso:

Este se clasifica según el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales requeridas por la organización.

● archivo activo : estos son regularmente vistos por las personas por la
relevancia de la información, por la fecha de la creación o su modificación,
estos son considerados importantes.
● archivo semiactivo: estos contiene la información que puede ser de
relevancia, pero la consulta de estos no se realiza constantemente, quiere
decir que son activos que tienen información importante pero que sin de
consulta cotidiana.
● Archivo histórico o permanente: este contiene información vital y va
conformando su historia, este se denomina archivo inactivo ya que su
consulta es baja. Además, contiene información que es útil para la ciencia, la
historia o la cultura de un país.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

● económicos: se obtiene información sobre perfiles de la empresa, así como

cotizaciones e informes de asuntos económicos de esta.
● Simples: identifica el documento de la información de manera sencilla
● técnicos: se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo
● funcionales: permite la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente
 ● exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

● orden: es el método que se utiliza para organizar los elementos y

documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos
● responsabilidad: es una tarea de dedicación y actualización
● prontitud: cuando se soliciten los archivos se deben encontrar
inmediatamente
● cordialidad: el funcionario responsable del archivo debe generar buena
disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de
los documentos
● sigilo profesional: las personas que desarrollen funciones administrativas,
secretariales, archivistas o en general, deben ser personas reservadas por el
grado de confidencialidad que se maneja.
● concentración: la ejecución de las actividades de archivo se deben realizar
minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad
 CONCLUSIONES

● el archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social y política y

científica de la humanidad
● el archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país,
representada en la conservación de los documentos
● el archivo constituye en un centro de consulta de la información disponible en
todo momento
● el archivo satisface las necesidades de la información eficaz a consultar por
parte de la ciudadanía en general