ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MARÍA FERNANDA MELO MARTÍNEZ

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos. Debo utilizar

terminología archivística sobre la importancia de los archivos, teniendo
como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.

ARGUMENTACIÓN

El archivo es fundamental en la evolución social, cultural, política y

científica de la humanidad, además representa la conservación de los
documentos y consulta de la información, actualmente el archivo es
funcional y de fácil manejo ya que los medios tecnológicos facilitan
aún mas su modo de información.
En su origen los archivos aparecen con los primeros imperios. Era una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos
principalmente tienen tres funciones importantes los cuales son: reunir,
organizar/conservar y difundir/servir.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos

sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o sistema
operativo. Los archivos son parte esencial de los recursos de
información, en su documentación se evidencia, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y
tecnológico. Los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en
función de las actividades que ésta realiza.

Los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo

de sus tareas para sus propios fines, cualquier entidad o empresa
debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o
recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a tramites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presenta
a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables
de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Son características de los archivos:
ECONÓMICOS: ahorra costos derivados del tiempo y personal en la
búsqueda de documentación.
SÍMPLES: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
FUNCIONALES: permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente.
EXACTOS: la clasificación debe ser precisa en el momento de
archivar para evitar equivocaciones.
TÉCNICOS: se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización, naturaleza y
siclo vital.
SEGÚN SU USO
Archivo activo: son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información, fecha, creación u
modificación, son considerados importantes.
Archivo semiactivo: contiene información que puede ser de
relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es
decir, son archivos que contienen información importante pero que los
mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo inactivo: se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN
Archivo centralizado: son aquellos que pueden ser ubicados en una
sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido
la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador, con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados
con facilidad en un solo espacio.
Archivo descentralizado: esta clasificación de archivos permite que
cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este
sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo
responsable de la seguridad y comunicación de éstos.
Archivo descentralizado con control descentralizado: es la
combinación de dos documentos anteriores. El tramite de la
documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la
información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el
archivo central.
SEGÚN SU SICLO VITAL
Archivo de gestión: es toda la documentación que se encuentra
depositada y esta sujeta a consulta administrativa por toda la
organización.
Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: son aquellos documentos que se transfieren desde
el archivo central al archivo de conservación.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se clasifican en:
A. archivo general de la nación
B. archivo general del departamento
C. archivo general del municipio
D. archivo general del distrito.

La información ágil, las bases de datos y las herramientas

informáticas, en la actualidad son muy útiles para todo tipo de
necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, valoración y selección, preservación, acceso y uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo, son
los que están plasmados como evidencia histórica y son tratados
consuma delicadeza para conservar su preservación.
 CONCLUSIONES

 El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política

y científica de la humanidad.

 El archivo es la historia de una entidad pública o privada en la

conservación de los documentos.

 El archiva genera información eficaz y contundente.

 El archivo es de fácil manejo y consulta.

 El archivo conserva información verídica.

CIBERGRAFÍA

https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289#:~:text=El%20estudio%20de
%20los%20archivos,poblaci%C3%B3n%20y%20de%20la%20riqueza.

https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-archivistica

https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-instalacion/