ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Alba Cecilia Rodríguez Martínez

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar

terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en
medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

la humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de
la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de
los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original,
el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte
del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o
persona en función de las actividades que ésta realiza. archivos, son creados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal,
o a requerimientos de las personas.

Cualidades de los archivos.

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada,
patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características de los
documentos que componen un archivo:

Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso
Archivo activo

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dadas la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza
de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización

que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.

Centralizada

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada,
las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo
central
Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión:

Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.

Archivo central:

Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos

de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.

Archivo histórico:

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente.

Categorización de los archivos se clasifican en:

A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
 CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación
de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica
 BIBLIOGRAFIA

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Co
ntenido/OVA/ d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?
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