ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

LILIANA PAOLA SANCHEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
18 DE ABRIL DE 2020
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza con el fin de conocer la importancia y el manejo

adecuado de los archivos.
 ENSAYO

La palabra archivo fue fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica de la humanidad ademas es de suma importancia ya que representa la
conservación de los documentos y consulta de la información, en la actualidad los
archivos son de fácil manejo para poder llevar a cabo una consulta, ya que por
medio de tecnologicos facilitan la busqueda de dicha informacion.

Por eso se puede evidenciar que los primeros archivos aparecieron en los

primeros Imperios. Lo cual eran una herramienta importante porque a través de
ella se controlaba a la población y riqueza. Dicho lo anterior se debe tener en
cuenta los archivos, principalmente en sus funciones como los son recoger,
conservar y servir.
Por esta razón la información de los archivos puede estar contenida en
documentos como papel o cualquier otro soporte, lo cual sea legibles y tenga un
sistema sistema operativo, por eso hay que tener en cuenta que los archivos son
de suma importancia, ya que son parte esencial de los recursos de información, ya
que esto son evidencia, en forma original, y el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. 
Su importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Los archivos, fueron creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes,
llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas
de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. A
continuación, vamos a nombrar las cualidades de los archivos así:
Económicos:  Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
Simples:  Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:  Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

También se debe tener en cuenta su clasificación e organización según su uso

encontramos los siguiente así:
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada
la relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes.
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero
cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando
su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura
de un país. 
Por su organización encontramos lo siguiente:
Unas de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que debe ser centralizada,
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada: Son aquellos archivos que pueden ser ubicados en una sola
estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la
documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador
con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas
anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación
de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían
destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital: encontramos que el archivo se clasifica de acuerdo con el
tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se relacionan a
continuación así:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente
También se puede evidenciar la categorización de los archivos de los cuales
se clasifican en: 

1. Archivo general de la nación

2. Archivo general del departamento
3. Archivo general del municipio
4. Archivo general del distrito

De acuerdo a lo realizado anterior mente se puede concluir que el archivo es de

suma importancia para todo tipo de empresa, ya que a través de la documentación
se recopila información y evidencia, las cuales se debe organizar de acuerdo a la
ley de archivo y parámetros estipulados en cualquier entidad sea pública o
privada. Adicionalmente también es de fácil búsqueda gracias a la tecnología de la
cual tenemos avanzada en el siglo XXI.
 BIBLIOGRAFIA

(s.f.). Obtenido de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenid
o/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

(s.f.). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be

(s.f.). Obtenido de https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los

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