ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ERIKA TATIANA BULLA BERMUDEZ

INTRUCTORA: MARIA ANGELICA OSORIO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

2023
Ensayo sobre la importancia de los archivos

Los archivos son un conjunto de documentos producidos y tratados

archivísticamente de acuerdo con parámetros institucionales de personas naturales
o jurídicas, elaborados en un tiempo específico y en el transcurso de su gestión,
para la cultura, historia, para la información, y para la gestión administrativa. Los
archivos constituyen una parte esencial dentro de los recursos de información a una
organización o a nivel personal. Son muy importantes, ya que en ellos encontramos
datos sobre el pasado de cualquier institución o pasado personal, y gracias a ellos,
podemos utilizarlos para mejorar nuestro futuro. Deben ser conservados de acuerdo
con leyes y acuerdos para que sirvan de información histórica, de carácter público
o privado.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a

medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración. Por eso
es de gran importancia contar con un buen sistema de administración de
documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son
un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como
activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar
la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida
y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de
los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original,
el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte
del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o en
función de las actividades que ésta realiza. Archivos, son creados por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad
o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o
recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas.
Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada,
patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características de los
documentos que componen un archivo:

Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.

Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y clasificación

• Según su uso
• Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza
de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo
inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o cultura de un país.

Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que
la empresa elija y el maneja que, de ser centralizada o descentralizada o
descentralizada con control central.

Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura.}

Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo.

Descentralizada con control central

es la combinación de dos sistemas anteriores, el trámite de la documentación esta
centralizado.

Según su ciclo vital

El archivo se clasifica de acuerdo con tiempo que se asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicaran a continuación:
Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y esta a consulta
administrativa por toda la organización.
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente
Categorización de los archivos
Se clasifican en:
1) Archivo nacional de la nación
2) Archivo general del departamento
3) Archivo general del municipio
4) Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la c reacción
de los documentos, valoraciones y selección, preservación, acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.