Administración documental en el entorno laboral

Ensayo "Importancia de los Archivos"

Presentado por: Jenifer Oliveros Martínez

Tutora: Deirys Lopesierra Agamez

21-julio-2022
 Ensayo
"Importancia de los Archivos"
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de
la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.

Lo más importante, es que los archivos custodian decisiones, actuaciones y

memoria. Además, conservan un patrimonio único e irremplazable que se
transmite de generación en generación.
Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen
para preservar su valor y su significado, provienen de fuentes fiables de
información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones
administrativas.
Para entender mejor, los archivos juegan un papel esencial en el desarrollo de la
sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y
colectiva. Por ejemplo, el acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de
la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y
mejora la calidad de vida.
Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene
tres acepciones:
Un archivo es un conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso por una persona natural, entidad publica o
privada en el transcurso de su gestión. Los cuales se tratan de acuerdo a los
parámetros institucionales de la persona natural o jurídica.

Vital importancia que tiene la gestión documental en una empresa, ya que son,
vitales para la organización puesto que, estos guardan la información del pasado
la cual permite construir un futuro, también son necesarios para la sociedad
porque custodian y brindan conocimiento y preservan nuestra memoria, difunden
nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantías de
protección de datos y propiedad intelectual.
Además, apoyan la gestión documental de la organización del mismo modo que
apoya la transparencia y la rendición de cuentas, a demás ayuda a la localización
de la información. Dicha información puede estar contenida en papel o en
cualquier otro soporte: medios legibles por equipos por equipos mecánicos, o
electrónicos, discos de computadora, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de una
organización o país, su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo social,
económico, científico y tecnológico.

Según el uso
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo
inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para
la ciencia, la historia o la cultura de un país.

Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es
la organización que la empresa elija
y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descen
tralizada con control central.

Centralizada

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en
un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con
facilidad en un solo espacio.

Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad. El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos. El archivo parte consulta de la información. El
archivo genera información eficaz y contundente El archivo es funcional de fácil
manejo y consulta. El archivo conserva información verídica.

BIBLIOGRAFIA

https://www.studocu.com/co/document/servicio-nacional-de-aprendizaje/organizar-
archivos/ensayo-importancia-de-los-archivos/10260237

https://www.studocu.com/co/document/servicio-nacional-de-aprendizaje/organizar-
archivos/ensayo-importancia-de-los-archivos-sena/17888933

https://www.academia.edu/39926073/
ENSAYO_IMPORTANCIA_DE_LOS_ARCHIVOS

https://www.alquiblaweb.com/2012/06/09/el-concepto-de-archivo-y-su-origen/