ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ARLEY RIVERA UREÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
07 DE MARZO 2023
 INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura, es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia ( la palabra archivo proviene del latín archivium y este
del griego archeion que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos
desde su origen para preservar su valor y su significado. 

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde debo plasmar

terminología archivística sobre la importancia de los archivos teniendo como base
de su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación
en medio actual.
 DESARROLLO

El archivo es fundamental en la evolución de la cultural, social, política y científica

de la humanidad además representa la conservación de los documentos y
consulta de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo
para su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aun mas su modo de
información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenido en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistemas operativo, los archivos
son parte esencial de los recursos de información, en su documentación se
evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión funciones y
actividades. Su importancia parte del valor que tiene para la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico,
los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o
recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades de esta
realiza.
Archivos, son creados personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para
sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a tramites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características
de los documentos que componen un archivo.

 Económico: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en

las búsquedas de documentos.
  Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.

 Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos

de manera eficiente.

 Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para

evitar equivocaciones.

 Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisiones del

responsable, para no delegar equívocamente al personal técnico de
archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización.

SEGÚN SU USO
 Archivo activo: son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información fecha, creación u
modificación, son considerados importantes.

 Archivo semiactivo: contiene información que puede ser de relevancia,

pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos
que contiene información importante pero que los mismos no resultan de
observancia cotidiana.

 Archivo histórico o permanente: contiene la información vital y va

conformando su historia, se denomina archivo inactivo, porque su consulta
es baja, además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la
historia o la cultura del país.

POR SU ORGANIZACIÓN
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización de
la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada con control central.
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

 Descentralizada: esta clasificación de archivos permite que cada

departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde al sistema de
cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.

 Descentralizado con control central: es la combinación de dos sistemas

anteriores. El trámite de la documentación esta centralizado. Allí reposa la
rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia
conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las
cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el
archivo central

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de las
etapas, las cuales se explicaran a continuación:

 Archivo de gestión: es toda la documentación que se encuentra

depositada y esta sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

 Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido

transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia
respectiva; su consulta no está frecuente, pero siguen en vigencia.

 Archivo histórico: son aquellos documentos que se transfieren desde el

archivo central al archivo de conservación permanente.

CATEGORIZACION DE LLOS ARCHIVOS

Se clasifican en:
 A. Archivo general de la nación
B. Archivo general de departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.

CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica en la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo genera información eficaz y contundente.
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica.

BIBLIOGRAFIA

http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-
archivos.html
https://prezi.com/vwofdfdeyydg/clasificacion-de-los-archivos-segun-su-uso-y-su-
organizacion/
https://prezi.com/uruw17zlajzi/categorizacion-de-los-archivos/
https://www.youtube.com/watch?v=MWJsy8sfGdk