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Ensayo Importancia DE LOS Archivos

Analisis y desarrollo de sistemas de información (Servicio Nacional de Aprendizaje)

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ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ARLEY GIOVANNY CUBILLOS

SENA, CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución,
sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ARGUMENTACION
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la
humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que
los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes
que son recoger, conservar y servir. En su evolución la información puede estar contenida
en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema
operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan,
conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en
función delas actividades que ésta realiza. archivos, son creados por personas e instituciones en el
desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización,
de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al
contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable
de conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen
un archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

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Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se clasifican según su uso
y organización

SEGÚN SU USO

Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información fecha,
creación u modificación. Son considerados importantes.
Archivo semi activo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de
forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que
los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo inactivo,
porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o
la cultura de un país.

POR SU ORGANIZACIÓN
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la
empresa
elijay el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentrali
zada concontrol central.

Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que
haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la
finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo,
es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa
la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las
copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.

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SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se
explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de
gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente

Categorización de los archivos

Se clasifican en: A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad

son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han
tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos,
valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los
documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y
son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación

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CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad. El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos. El archivo parte consulta de la información. El archivo
genera información eficaz y contundente, el archivo es funcional de fácil manejo y
consulta. El archivo conserva información verídica.

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