Caso practico Clase 4.

Maria Gabriela Zane

Héctor Vicente Coy Beltrán

Gerencia de Proyectos I

Bogota, Marzo 2023.

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

1. Proyecto Implementar un Sistema para el manejo y protección de datos
que cumpla con la normatividad vigente.
2. Cliente Parlamento Europeo
3. Patrocinador Director de la Oficina de dirección de Proyectos (PMO)
4. Fecha de preparación del acta 14/05/19

A. Propósito del proyecto Debido a la nueva legislación en cuanto al tratamiento de

B. Objetivos Medibles del proyecto y
criterios de éxito
datos, se hace necesario la implementación de sistemas que
ayuden a manejar esta gran cantidad de información y así
escudar la vulnerabilidad que se pueda presentar en cuanto a
la protección de datos de las personas.
Herramienta sistemática, con interfaz amigable, que cumpla
con la normatividad impuesta por la ley de protección de datos

C. Requisitos de Alto Nivel Implementación de sistemas que mediante técnicas de cifrado

D. Descripción de alto nivel del proyecto,
los límites y los entregables clave
E. Riesgo General del Proyecto
y de autentificación garanticen la protección de los datos.
Analizar datos tratados, la finalidad y el tipo de tratamiento de
los mismos
Análisis costos de los sistemas a implementar, teniendo como
premisa el monto máximo entregado por la organización para
la incursión del proyecto.
Sistema de análisis de datos en donde se presenten manuales,
rangos, funciones y demás detalles del sistema implementado
para el manejo y protección de los datos.
La limitación en los recursos para la implementación del
programa, puede llegar a afectar el proyecto ya que es un
presupuesto un poco ajustado para lograr los objetivos
propuestos.
El tiempo para la ejecución, al analizar todo lo que se necesita
para cumplir los estándares de la ley, el tiempo está un poco
justo para reunir los datos en una base tan extensa y cumplir el
protocolo de seguridad necesario.

F. Resumen del cronograma de Hitos

Hito Fecha Tope
i. Inicio del proyecto i. 14/05/2019
ii. 31/05/2019
 ii. Informe de estados e información
preliminar iii. 31/05/2019
iii. Informe de reglamentos a cumplir y
metodologías a usar iv. 30/06/2019
iv. Diseños, simulaciones e interfaces
nivel 1 del software v. 30/06/2019
v. Informe parcial de actividades para
implementación del sistema
vi. Implementación del sistema diseñado vi. 15/08/2019
y reajustado
vii. Prueban in-situ, análisis y ajustes al vii. 31/08/2019
sistema
viii. Entrega informe final viii. 15/09/2019
ix. Liquidación final del proyecto ix. 30/09/2019
G. Recursos Financieros pre-aprobados. Se tienen 200.000€, para ejecutar, contratar y certificar todo el
Proyecto
H. Lista de interesados clave • Director de proyecto
• Patricinador
• Departamento de sistemas
• Departamento administrativo legal
• Departamento Recuros Humanos
• Parlamento Europeo (Externo)
• Certificadores y expertos (Externo)
I. Requisitos de aprobación del proyecto -Implementación del sistema en el tiempo establecido
-Ajuste de gastos para aprovechamiento máximo del
presupuesto
-Plan de trabajo en donde detalle las necesidades técnicas para
la ejecución del proyecto.
J. Criterios de salida del proyecto -Cumplimiento de objetivos planteados
-Certificaciones del sistema
-Recepción a satisfacción del sistema
-Balance final financiero sin excesos.
K. Director del proyecto asignado *Ing. Pepito Pérez
*Director Departamento de sistemas
*Nivel de autoridad elevado
*Alta capacidad de decisión
*Alta disponibilidad sobre recursos
*Alta disponibilidad de RRHH
i. Responsabilidades del director del • Diseñar el plan para ejecutar el proyecto
proyecto

L. Nombre y nivel de autoridad del
Patrocinador.
• Realizar control y auditoria continua a las actividades
pactadas
• Toma de decisiones continuas y relacionamiento con el
patrocinador
• Asegurar la calidad del proyecto
• Cierre completo del proyecto
*Ing. Maria Gabriela Zane
*Director de la Oficina de dirección de proyectos
*Nivel de autoridad elevado
 CONCLUSIONES.

• En consecuencia, tenemos que considerar que el acta de constitución del proyecto es un

punto de partida para el proyecto, pero que éste se adaptará a las modificaciones que se
produzca a lo largo de su ejecución. En ella se recogen el nombramiento del gerente y los
recursos de que dispone, así como, las limitaciones que afectan al proyecto. Los
responsables de la empresa incluirán las motivaciones y expectativas del proyecto.

• Hay que tener en cuenta que a lo largo de la ejecución del proyecto suelen producirse
cambios respecto a lo redactado en el acta de constitución del proyecto. Las expectativas
de los administradores se modifican, las condiciones externas alteran las necesidades o los
resultados de productos intermedios. Todo esto a su vez hará que tanto el presupuesto
como el cronograma se tengan que adaptar a las nuevas condiciones.

• El por qué del proyecto. Es fundamental conocer cuál ha sido el problema, la necesidad, la
oportunidad de negocio que ha hecho que tengamos entre manos este proyecto como
―Project Manager‖. Esto nos puede llevar también a reflexionar sobre cómo pueden
afectar al proyecto estrategias o iniciativas empresariales que se estén planteando.

• Objetivos medibles: No podemos alcanzar la meta ni definir bien un camino si no tenemos

claros los objetivos. El acta de constitución deber recoger los objetivos 19 del proyecto de
forma clara y medible. Debe establecer también los criterios a través de los cuales vamos a
valorar si el proyecto ha sido un éxito o no.

• Identificar todas las restricciones y requerimientos del proyecto. Debemos tenerlos

presente en todo momento ya que nos van a permitir cumplir expectativas y gestionar el
presupuesto, el esfuerzo, el tiempo o calidad, y el impacto del proyecto.

• Trabajar el cronograma de hitos. Así tendremos claro en un primer momento los puntos de
atención, seguimiento y control en el proyecto. Explicar la importancia y en qué consiste
cada uno de los hitos marcados.
• Los stakeholders o interesados, son aquellas personas cuyos intereses pueden verse
afectados por la ejecución o la finalización del proyecto. Debemos identificarlos a los
stakeholders del proyecto, conocer su relación e interés en el proyecto y empezar a
determinar cuál es la mejor forma de gestionar a cada uno de ellos para que el proyecto
sea un éxito.
 Referencias

El rol del director de proyectos https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase3_pdf1.pdf

Gestion de la Integración https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase4_pdf1.pdf