TEMA 2

INTRODUCCIÓN
En todas las empresas se genera una gran cantidad de documentos con trascendencia
patrimonial, fiscal y de organización interna, que son los justificantes de las operaciones que
realizan

ÍNDICE
2.1. Documentos utilizados en el registro de las operaciones contables: análisis e
interpretación

2.1.1. Conservación y custodia de la documentación.

2.2. Documentos utilizados para el registro de las operaciones contables

2.2.1. Documentos mercantiles.

2.2.2. Documentos relativos al ciclo comercial

2.2.3. Documentos relativos a tesorería.

2.2.4. Documentos relacionados con el personal.

2.2.5. Documentos relacionados con la Administración Pública.

2.3. Organización y archivo, según el uso y el fin de la contabilidad

2.4. Pautas de control interno

2.1. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

CONTABLES: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN

• Fiscales, de información y liquidación de impuestos.

• Mercantiles, de elaboración de los estados contables.

• Legales, de custodia y archivo de la documentación.

• De control interno

Documentos-justificantes:

Documentos papel, correo electrónico, documentos electrónicos, etc.), que sirven para:

• Dejar constancia de las operaciones realizadas en un negocio o empresa.

• Demostrar la realización de alguna acción comercial.

• Establecer un control de todas las acciones que se realizan, según lo marca las normas
mercantiles, fiscales o laborales.

2.1.1. CONSERVACIÓN Y CUESTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación necesita mucho espacio de almacenamiento (memorias externas o en la
red,etc)

Comunicaciones con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social por vía telemática

Otros documentos, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas.

Justificantes de los movimientos registrados en el libro diario

 Plazos de conservación de la documentación contable:

-Normativa mercantil: durante seis años a partir del último asiento realizado en los
libros.
-Normativa fiscal: durante cuatro años desde el día en que finalice el plazo voluntario
de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación.

Excepciones:

• Facturas de inmovilizado.

• Documentación contable de los ejercicios en que se hayan obtenido pérdidas.

2.2. DOCUMENTOS UTILIZADOS PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

CONTABLES
Documentos generados por la empresa

2.2.1 DOCUMENTOS MERCANTILES

Se crean, según establece el código de comercio, por la creación de las empresas, contratación
de servicios etc.

Escritura de constitución: la información recogida en la escritura para la elaboración de la

documentación y la presentación y depósito de las cuentas anuales en el Registro mercantil.

Contrato de alquiler: retenciones y pagos a cuenta del IRPF (modelos 115 y 180).

DOCUMENTOS COMERCIALES

-Relativos a la actividad comercial: factura, factura rectificativa, factura simplificada etc.

-Documentación del almacén: pedido, albarán, carta de porte, ficha de almacén etc.

2.2.2. DOCUMENTOS RELATIVOS AL CICLO COMERCIAL

Factura: es un documento legal que todo profesional, empresario o autónomo, está obligado a
emitir a la hora de realizar cualquier actividad económica.

Factura rectificativa: es una rectificación de la operación principal y su registro contable es

inverso a la operación que corresponde.

Factura simplificada: sustituye a los tiques. Recoge simplificadamente los datos contenidos en
una factura.

Pedido: solicitud de compra de mercancía o servicio, realizada por un cliente a un proveedor

Albarán: documento que confecciona el vendedor y que remite al cliente, para el control de las
operaciones y del almacén de las empresas.

Ficha de almacén: recoge la información del producto a que se refiere, indicando existencias
iniciales, entradas, salidas y existencias finales, cantidades, precios de compra y fecha de cada
uno de los movimientos

2.2.3 DOCUMENTOS RELATIVOS A TESORERÍA

 Documentos relativos a tesorería:

-Medios de pago y cobro:
a) Títulos de valores: cheques, letras de cambio y pagarés
 b) Comprobantes de cobros y pagos en efectivo: recibos de cajas, tiques y
extractos de tarjetas
c) Transferencias y domiciliaciones bancarias: Transferencias y domiciliaciones.
d) Gestión de cobro y operaciones de financiación: remesas de efectos, pólizas de
descuento y préstamos bancarios.

-Medios de control de cuentas de tesorería

a) Arqueo de caja y conciliación bancaria.

2.2.3 DOCUMENTOS RELATIVOS A TESORERÍA

Títulos valores: medios de pago, regulados por la Ley 19/1985, de 16 de julio,

Cambiaria y del Cheque.
Cheque: una persona llamada (tomador) ordena a un banco, llamado (librado)
que pague el dinero a la orden de un tercero, llamado (librador)
Letra de cambio: es una orden de pago que una persona llamada librador,
ordena a otra, llamado librado, que pague cierta cantidad de dinero, al
vencimiento, a una persona, llamada tomador o tenedor.
Pagaré: es un documento de crédito por el que una persona (librador) se
obliga a pagar a otra (tenedor) una cantidad en una fecha y un lugar
determinados.

Comprobante de pagos o cobros en efectivos: soporte de contabilidad de los

ingresos o pagos en efectivo realizados por la empresa, por cuantías que no
pueden superar los 2.500 euros.
Transferencias y domiciliaciones bancarias: los documentos que se utilizan en
las cuentas de ahorro o corrientes con las entidades financieras.

Gestión del cobro de clientes y deudores por ventas a créditos: operaciones

de descuento comercial que se gestionan con entidades financieras, donde se
apertura con esta la gestión del cobro de los clientes de la empresa y se
prepara lo que se denomina (remesa)

Operaciones de financiación o préstamos: la compra del inmovilizado de la

empresa se efectúa a través de operaciones de préstamo.

Medios de control de las cuentas de tesorería: tienen por objeto permitir a la

empresa realizar una gestión eficaz de todos sus recursos financieros

Arqueo de caja: consiste en el análisis de las transacciones del efectivo

durante un tiempo determinado, para comprobar si se ha contabilizado todo
el efectivo recibido
 Conciliación bancaria: consiste en la comparación de los registros de las
operaciones bancarias que lleva la empresa con el registro que llevan los
bancos

2.2.4 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL

Documentos relativos al personal: Recibos de salarios (nóminas), cotización a
la Seguridad Social y facturas de gastos sociales.

Recibos salariales: son los que corresponden al mes de liquidación, los de

finiquitos y los de las indemnizaciones percibidas por el personal de la
empresa.

Documentos de cotización a la Seguridad Social: recogen el gasto ocasionado

por el personal de la empresa en aportaciones al sistema de la Seguridad
Social y los pagos efectuados.

Facturas de gastos sociales o percepciones salariales en especie (coste de

alquiler del vehículo, viviendas a disposición del personal, gastos por recibos
de comedor suministrados, gastos de formación de personal de la empresa
etc.)

2.2.5 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

 Documentos con la administración pública:

-De inicio de actividad: modelo 036

- Pago de tributos: IBI, IVTM etc.
- Impuesto de sociedades: modelos 200 y 202
- IVA e IRPF: modelos 303 y 390, modelos 111 y 190, 115 y 180
-operaciones con terceros: modelos 347
- Intracomunitarias y exteriores: modelo 349 y derechos aduaneros

Inicio de la actividad: modelo 036, que se presenta cuando la empresa inicia

una actividad o modifica algún dato de la misma

Pago de tributos a la Administración Local, como el IBI, el IVTM, etcétera.

Supondrá la contabilización del gasto o tributo.

Operaciones con terceros (clientes, acreedores, proveedores, deudores, etc.)

superiores a 3.005,06 euros (modelo 347).
 Liquidación del impuesto de sociedades (modelo 200) y pagos a cuenta
(modelo 202). Obligación que cualquier entidad jurídica debe realizar y
contabilizar antes de efectuar el cierre del ejercicio.

 Impuesto sobre el valor añadido (IVA) libros registro del IVA

-De facturas recibidas, facturas emitidas, bienes de inversión y determinadas
operaciones intracomunitarias.
- Mensual o trimestralmente, el modelo 303, su declaración anual el modelo
390.
- Operaciones intracomunitarias y exteriores (modelo 349), el DUA,
documentos aduaneros, etc.

 Retenciones a cuenta del IRPF:

-Retenciones a profesionales y las nóminas del personal: modelo 111, con
periodicidad trimestral, y declaración anual, modelo 190.
- Retenciones por rentas inmobiliarias: modelo 115, con periodicidad trimestral, y
declaración anual, modelo 180.

2.3 ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO, SEGÚN EL USO Y EL FIN DE LA

CONTABILIDAD

Finalidad del archivo: guardar de forma segura los documentos, permitir un fácil
acceso y cumplir con los plazos legalmente establecidos de custodia.

Normas generales de clasificación

• Orden cronológico: por orden de fecha de recepción o emisión.

• Orden numérico: un número o código de cada documento, normalmente en orden
ascendente, comenzando por 1.
• Orden alfabético: por orden de las letras del alfabeto español (de la A a la Z)
. • Orden alfanumérico: por combinación de números y letras, ordenando primero por
números y luego por letras, o alrreves.
• Otros órdenes: geográfico (por comunidades o provincias del Estado), temático (por
tipos de productos que comercialice la empresa), etc.

Tabla de resumen de la organización del archivo

Documentación permanente Por tipos de documentos, y estos ordenados

cronológicamente.
Facturas recibidas Por orden numérico correlativo de facturas
recibidas.
Facturas emitidas Por orden numérico correlativo de facturas
emitidas. Si hay serie, por criterio
alfanumérico
Documentación de tesorería Caja por orden cronológico. Bancos por
cuentas bancarias y estas por fechas
Pedidos Por clientes y proveedores, y dentro de estos,
por orden numérico de realización o emisión.
Albaranes Por proveedores y clientes, y dentro de cada
uno de ellos, por orden numérico
Documentación de personal Nóminas y seguros sociales ordenados
cronológicamente por meses y años.
Documentación fiscal Por tipos de impuestos y cronológicamente
por periodos y años.

Efectos comerciales y recibos Cronológicamente, con sistema de

bancarios individualización y localización.
Cheques y pagarés Por orden cronológico.
Faxes Por recibidos y emitidos y similar a las facturas o
por orden cronológico
Correspondencia Por temas y dentro de cada uno
cronológicamente.

2.4 PAUTAS DEL CONTROL INTERNO

Característica fundamental de la contabilidad: la fiabilidad. Garantía de

fiabilidad: controles adecuados sobre las operaciones.
Los controles constituyen el sistema de control interno.

Control interno es el conjunto de controles implantados sobre el sistema

administrativo y contable de una empresa, para mejorar y asegurar la
fiabilidad de los registros contables y la protección del patrimonio.

Fines del control interno:

• Otorgar veracidad y fiabilidad a la información contable.
• Salvaguardar y proteger los activos y recursos de la empresa.
• Promover políticas de adhesión a las directrices de la dirección.

Elementos del control interno:

•Un organigrama con una dirección y unos departamentos dependientes de
la dirección.
•Un personal cualificado que acometa con solvencia las responsabilidades.
•Un sistema de motivación que valore la asunción de responsabilidades.
•Un canal de información hacia la dirección que sirva de autocontrol de las
responsabilidades y tareas.

Funciones del control interno:

 Autorización: cada operación tiene que estar validada por un responsable
que reconozca el sistema de autoridad.
Ejecución: las autorizaciones son ejecutadas por las personas responsables,
siguiendo las instrucciones de la dirección.
Registro: aplicación correcta de los principios y las normas de valoración del
PGC.

Es necesario personal adecuado (en número y perfil idóneos), así como un

canal de información útil.
No basta con implantar un sistema de control interno, hay que ponerlo en
marcha y verificar que funciona.
La dirección de la empresa tendrá en cuenta el análisis coste-beneficio a la
hora de implantar un sistema de control interno.