3.1 Y 3.

2 GUÍA SOPORTES Y TÍTULOS

APRENDIZ:
LAURA DANIELA RODRÍGUEZ MORA

JUAN CARLOS CUERVO ALFONSO

CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
FICHA: 2141365

SOACHA, CUNDINAMARCA
MIÉRCOLES 19 DE SEPTIEMBRE DEL 2020
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

¿Qué importancia tienen los documentos contables para las Empresas y que
implicaciones administrativas y legales conllevaría el no utilizarlos?

Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos
documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que
cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge
de lo siguiente: · En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones por
lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio · Constituyen también el elemento fundamental para la
contabilización de dichas operaciones. · Permiten el control de las operaciones
practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad. Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

El no cumplimiento de alguna de estas especificaciones traerá consecuencias

contables para la actividad de los negocios, ya que, según el artículo 67: “si el
comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta
alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es
admisible la confesión. Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un
comerciante, se entiende que pone a disposición del juez los propios”.
¿Qué diferencia que hay entre los títulos valores y los documentos contables?
SOPORTES CONTABLES
Los soportes son de suma importancia ya que nos sirven para llevar y registrar la
contabilidad de una empresa hay documentos externos e internos. Son diferentes
documentos los cuales se dividen de la siguiente manera:
ADMINISTRACION DE PERSONAL
Allí encontramos la hoja de vida, contrato laboral, el sobre de pago, tarjeta
universal, nomina para pagos de sueldos, liquidación de contrato, recibo de pago
de salario.
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Aquí encontramos el recibo de caja, recibo de consignación bancaria,
comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, factura de venta,
comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de egreso, recibo de
pago.
COMPRAS E INVENTARIOS
Esta la remisión, salida de almacén, entrada de almacén, control de existencias,
tarjeta de inventarios.
SOPORTES DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
En este encontramos el comprobante de diario, comprobante de contabilidad, nota
contable, nota débito, nota crédito.
TÍTULOS VALORES
Aquí están la letra de cambio, cheque, pagare
GESTIÓN LEGAL
Encontramos contrato de arrendamiento de local, contrato de arrendamiento de
vivienda, derecho de petición, acción de tutela, poder especial para persona
natural, poder especial para persona jurídica.
Comunicación: Esta el memorando y el fonomeno
TITULOS VALORES
Son documentos que hace constar el compromiso de las personas, como la
representación de dinero, se firman para tener la garantía que el dinero se va a
cancelar. En estos están:
LOS CHEQUES
El cheque es un título valor utilizado para cancelar una suma de dinero. Existen
varios cheques como los son los cheques cruzados, cheque para abono en
cuenta, cheque certificado, cheque de caja, cheque de viajero, cheque cancela
torio, cheque de pago diferido, cheque de pago diferido, cheque al portador,
cheque a la orden, cheque no a la orden.
LOS PAGARES
Firma el deudor como compromiso de cancelar una deuda a una segunda persona
y aquí se define intereses y numero de cuotas esto es de mutuo acuerdo
LAS LETRAS DE CAMBIO
Esta la hace el deudor para garantizar que en la fecha estipulada se cancelara lo
que se debe.
Documento informativo que le permite al comprador la confrontación de la
mercancía recibida para confirmar cantidad, color, tallas etc
¿En Colombia cuanto tiempo se conservan los documentos contables?
Según las normas anteriormente mencionadas, los documentos que deben
conservarse pueden eliminarse después de veinte (20) años contados desde el
cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,
pueden eliminarse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años,
contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación

3.1 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. Concepto y Clasificación de los Documentos. Internos y externos

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa exijan

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o
en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un
banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado “beneficiarios”.

6. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y

ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.

9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

12. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Procedimiento contable Clasificación:

Análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador

Preparación del comprobante diario de contabilidad.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre

las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por

la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:

*En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

*Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los

actos de comercio

*Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas

operaciones.

*Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:

 Son una constancia de las operaciones realizadas.

 Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:

 Externos

 Internos De uso interno

De uso externo

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de
pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que

pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de
ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los

instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una
registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan cosas muebles.

 Quienes comercializan o prestan servicios.

  Quienes se dedican a la locación de bienes.

2. Documentos Contables y No Contables

1- Los documentos contables: son los que nos ayudan a respaldar nuestra
contabilidad y los que en algún momento afectan dicha contabilidad entre ellos
tenemos:

 Factura de  Notas Débito  Pagares

Venta
 Notas Crédito  Tarjeta de
 Recibos de Kardex
 Consignaciones
Caja General
 Cheque
 Letras De
 Recibos de
Cambio  Nomina
Caja Menor
2- Documentos Informativos: Estos no afectan ni realizan modificaciones en la
contabilidad de nuestra empresa. Remisiones

 Cotizaciones  Ordenes de  Adicionalmente

Entrega debemos saber
 Ordenes de que los
Pedido  Remesa documentos co
 Órdenes de  Hojas de vida ntables se
Compra dividen en dos
 Solicitudes grupos

Es un escrito que justifica y acredita una operación contable, ya sea una factura,
un recibo, un comprobante de pago o una letra de cambio.

La contabilidad se basa en escritos o documentos. Dichos escritos reciben tal

nombre porque acreditan un movimiento o asiento contable.

Uno de los documentos contables por excelencia es la factura, un documento que

acredita una operación de compraventa.

Los documentos no contables son aquellos que solo ofrecen información sobre
una operación mercantil.

Ejemplos de documentos no contables son una cotización, las remesas o

una orden de compra. Como documentos contables, tenemos las facturas de
venta o compra, una nómina o una nota de crédito.
3. Documentos de soporte contable. Características y propósito de: Factura,
Recibo de Caja, Recibo de Caja Menor, Comprobante de Egreso, Nota de
Contabilidad, Nota Debito, Nota Crédito, Consignación Bancaria, Notas Bancarias.

FACTURA

Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular los títulos-valores debe

llenar los requisitos siguientes:

 La mención del derecho que en el titulo se incorpora, y

 La firma de quien lo crea.

La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un
signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. (Art 621 C.Co.).

REQUISITOS LEGALES DE LA FACTURA

FACTURA CAMBIARIA DE COMPRAVENTA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. Es un título valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al
comprador:

No podrá librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de

mercancías entregadas real y materialmente al comprador. (Art 772 C.Co.).

Una vez que la factura cambiaria sea aceptada por el comprador, se considerara,
frente a terceros de buena fe exenta de culpa, que el contrato de compraventa ha
ido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título. (Art 773 C.Co.).

RECIBO DE CAJA

El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y
las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con debito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo

con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

COMPROBANTES DE EGRESO

Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se

realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las
pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

NOTAS DE CONTABILIDAD

Es un documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no

tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.

NOTA DEBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de las
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.

Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa se elabora
tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra
para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.

NOTA CREDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidadas en la

factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota
crédito.

Se elabora tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.

CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan

NOTAS BANCARIAS

Documento que un banco a un cuentahabiente para informar de los movimientos

de recursos en su cuenta existen notas bancarias que informan el movimiento de
cargo o disminución de recursos y notas crédito bancarios que informan el
movimiento de abono o aumento de los recursos

4. Títulos Valores Clasificación. Características y propósito de: Cheque, Letra de

Cambio. Pagaré, C.D.T., Acciones y Bonos.

CHEQUES

El cheque es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y

firma una persona (librador), para que una entidad financiera (librador) pague la
cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor o beneficiario), siempre
y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra el cheque.

LETRA DE CAMBIO

A letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona
(acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona
(deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y
que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos

la que va dirigida la orden de pago (d acreedor (original o

posterior

poseedora del título en cada momento.

UN PAGARÉ

Es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una persona

(denominada suscriptora o deudor), de que pagará a una segunda persona
(llamada beneficiario o acreedor), una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo.
CDT

Es un título valor que emite un banco a un cliente que ha hecho un depósito de

dinero con el propósito de constituir el CDT.

El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como
mínimo de 30 días.

ACCIONES

Son las partes iguales en las que se divide el capital social de una sociedad
anónima.

Estas partes son poseídas por una persona, que recibe el nombre de accionista, y
representan la propiedad que la persona tiene de la empresa, es decir, el % de la
empresa que le pertenece al accionista.

BONOS

Los bonos son parecidos a los créditos porque son instrumentos de deuda, sin
embargo se diferencian en que se dirigen a un sector más amplio de inversores y
están normalmente basados en cambios públicos y sobre libre mercado.

Los créditos están normalmente unidos al sistema bancario y los pequeños

inversores no suelen participar en ellos

Tipos de bonos

Tipo de interés

Vencimiento

Valor nominal

Moneda
5. Archivo y Conservación de Documentos. Normatividad vigente relacionada.

LEY 594 DE 2000

(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de
2004, 1100 de 2014.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones
El Congreso de Colombia

Archivos y conservación de documentos: La normatividad es un conjunto de leyes

o reglamentos que rigen conductas y procedimientos según los criterios y
lineamientos de una institución u organización privada o estatal. La palabra
normatividad deriva del latín norma, que significa 'escuadra'
FUENTES DE INFORMACIÓN

http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/doc_comerciales/c
ontenido_u1_4.pdf

https://fierros.com.co/noticias/consecuencias-de-la-falta-de-contabilidad-en-
su-negocio/

https://brainly.lat/tarea/10006132

file:///C:/Users/MARTHA/Downloads/DOCUMENTOS%20CONTABLES%20Y%2
0TITULOS%20VALORES.pdf

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015
/SUBGPD/Radicado_2-2015-05846.pdf

https://docs.google.com/document/d/1xzAyMDlq64un_HDW_DzVEvwpt1en06
fhcEM0Xda3P78/edit

https://www.gerencie.com/comprobantes-externos-de-
contabilidad.html#:~:text=Entre%20los%20documentos%20externos%20que,
compra%20o%20de%20servicios%2C%20etc.

https://prezi.com/85j_y9ygbauc/titulo-valor-acciones-bonos-y-
cdt/?frame=3969585e652be213bbf3afe96dc35aef8f7b97ec

https://prezi.com/cxpigkefb_f5/notas-
bancarias/?frame=592ea2b3466e4cc44dc94e6354b64f79ca835d68

http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Cont
a/ContaSopor.htm#:~:text=(Art%20621%20C.Co.).,-
9.1.4.1%20REQUISITOS&text=La%20factura%20comercial%20es%20un,y%20
las%20condiciones%20de%20pago.

https://www.gestiopolis.com/soportes-contables/