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MÓDULO 4
ETAPAS EN UN EVENTO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL DE LECTURA
”
EL TIEMPO ES ORO
Anónimo
ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

OBJETIVO DEL MÓDULO
MA Y
OBJETIVO
DEL MÓDULO
} Al finalizar el módulo, los participantes serán
capaces de elaborar una agenda de activida-
des a través del uso del cronograma y timeline,
jerarquizando prioridades, para la organización
de cualquier tipo de evento.

TEMARIO
MÓDULO 4 | ETAPAS DE UN EVENTO
TEMARIO
INTRODUCCIÓN
4.1. MANEJO DEL CRONOGRAMA O

“TIMELINE” PARA LA PLANEACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
4.1.1. Cronograma tradicional escrito
4.1.2. Cronograma en software con
recordatorio
4.2. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DEL

CRONOGRAMA DE UN EVENTO
4.3. ESTRATEGIAS CLAVES PARA

EL MANEJO DEL TIEMPO Y LOS
CONTRATIEMPOS
4.4. CONOCIMIENTO DE LA
PREPRODUCCIÓN, POSTPRODUCCIÓN
Y CIERRE DE UN EVENTO
4.4.1. Definición y características de cada
una de las etapas de la organización
RESUMEN DEL MÓDULO
GLOSARIO
REFERENCIAS
4

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
Durante este módulo estudiarás a detalle Comprenderás la importancia de planificar,
las diferentes etapas de la organización de pero sobre todo de priorizar aquellos even-
un evento, así como la importancia de la tos o servicios que, independientemente de
planificación del tiempo; tanto para la par- realizarse bajo tu supervisión, requieran de
te interna del negocio, como para la visión un nivel más alto de detalles o se sustenten
externa que puede tener el cliente sobre ti bajo el manejo o realización de alguien más.
y los servicios que ofreces.
Es importante destacar que no importa qué
Es posible utilizar herramientas digitales (Ex- tan hábil o poco experimentado seas en el
cel) como físicas (agendas), para apoyarse manejo de las computadoras o los celulares
en la organización, planeación y ejecución de “Smartphone”; encontrarás una guía con el
los eventos en los tiempos que se establecen paso a paso para realizar o llevar a cabo una
al inicio de la negociación con el cliente. agenda con recordatorio, por aquello de la
saturación de trabajo de ideas, que te pueden
Aprenderás estrategias para maximizar tiem-
confundir o perder en el orden de las cosas.
pos y evitar correr riesgos en cuanto a la falta
de organización, o bien, a los imprevistos Básicamente este módulo te ayudará a or-
que puedan surgir; ya sea al momento del ganizarte de una manera más consciente
evento o durante el proceso de la planeación y mucho mejor y no sólo en el ambiente
del mismo, con terceras personas involucra- profesional, sino también en el personal. Ya
das como lo son sus proveedores o agentes que con los datos y las herramientas que se
externos, capaces de modificar de manera mostrarán, será más fácil encontrarles sen-
seria tu logística. tido a las horas del día y darle su tiempo y
espacio a cada actividad que realices.
Con las herramientas de apoyo y los tutoria-
les que se incluyen, será posible realizar tu Por otra parte, también el manejo de este
propia agenda y darle la movilidad necesaria, cronograma o itinerario, te dará el poder de
de acuerdo a tus necesidades y capacidad decidir sobre las fechas de entrega, realiza-
de organización. Conocerás los errores más ción o propuestas que puedan ser necesarias. 5
comunes en cuestión de organización y eje- El cliente determinará sin duda la fecha de
cución, pero principalmente en la realización su evento, pero serás tú quien maneje las
de un “timeline” o itinerario.

INTRODUCCIÓN
negociaciones y pactos con los diferentes

proveedores, en caso de haberlos, para poder
realizar pagos o entrega de documentación
si así lo necesitasen.
Espero que este módulo te sirva de diferen-

tes maneras, ya que está elaborado con el
propósito de ayudarte en diferentes momen-
tos u ocasiones y darte los tips o consejos
necesarios, para que el proceso de organi-
zación de eventos y actividades, sean lo más
provechosos posibles.

4.1. MANEJO DEL CRONOGRAMA
O “TIMELINE” PARA LA
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE UN EVENTO
S
i bien se dice que “el tiempo es oro”,
nos queda claro que, al momento de
planear cualquier cosa, valoramos y
pedimos horas prestadas al día para poder
terminar con éxito todas las actividades o
pendientes que se tengan en mente.
A pesar de ello, a veces el correr no es sufi-

ciente, se requiere de mucho más para poder
obtener un 100% de nosotros y del tiempo
que sigue transcurriendo.
En la propia planeación del tiempo, o “time-

line”, se pueden encontrar varios factores
que determinan el cómo manejarlo y de qué
manera modificarlo para que éste rinda y dé
cierto giro a nuestro favor. 7
Y es que ciertamente, el manejar una agenda
mental o tratar de recordar lo que se hizo, se
está haciendo y lo que falta por hacer, jamás

4.1. MANEJO DE CRONOGRAMAS O “TIMELINE” PARA
LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
ha sido opción. Por muy buena memoria que cios que estás ofreciendo, o simplemente el
uno tenga, las ocupaciones en el trabajo, descuido de alguna acción, no sólo les deja
el hogar y las distracciones en general, no a ti y a tus clientes un mal sabor de boca;
permiten concentrarnos y enfocarnos en una esto puede llegar a tener repercusiones muy
sola cosa y, con frecuencia, al querer recor- severas e importantes. Sin exagerar, una
dar o memorizar algo; una acción, actividad demanda en tu contra por negación o falta
u objeto, siempre terminamos olvidándolo, de cumplimiento a los acuerdos pactados,
dejando así una sensación de frustración te va a generar un serio dolor de cabeza.
al momento en que llega al recuerdo “eso”
Pero para evitar este último tema tan esca-
que era tan importante que debías hacer o
broso, es importante el cronograma, así que
comprar.
lo primero es conocer la definición de lo que
Si esta falta de concentración, los malos es, cómo te va a ayudar en la planeación de
hábitos en el manejo del tiempo, las fallas tus actividades y la diferencia que existe
continuas en la planeación de los días y los con una línea de tiempo o “timeline”, como
agentes externos que modifican “aquello” generalmente se le conoce.
que ya se tenía casi seguro, son una cons-
Cronograma: del griego chronos = tiempo,
tante en tu vida. Seguro este módulo te
y grama = mensaje escrito.
servirá, no sólo en una cuestión de negocios
y organización de eventos, sino también en Con esto se entiende que un cronograma
poner un poco de orden en tu vida y dejar es una planeación gráfica, con una clara se- 8
de lado el caos y la desorganización. ñalización del tiempo en la que se realizan
una serie de actividades; es un calendario
Es importante mencionar que una omisión
de actividades con tiempos bien definidos.
o falta de memoria, en el caso de los servi-

A continuación revisa algunos ejemplos para que puedas darte una mejor idea:
DES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDA
MENSUAL:
más sen-
Este cronograma es uno de los
sólo se
cillos al momento de elaborar,
ecífica de
requiere de la lista clara y esp
realizar,
las actividades que se han de
tiempo,
en qué orden se harán y cuánto
n se pue-
en meses, abarcarán. Tambié
días de la
de hacer uno sencillo por los
semana.
CRONOGRAMA POR HO
RA Y FECHA
CON ACTIVIDAD:
Este otro cronograma tie
ne mucho más
detalle y es más claro y
específico. Ma-
neja no sólo las activida
des por realizar,
sino también la duración
de las mismas;
así como en qué fecha se
llevarán a
cabo. Y para ser aún má
s puntuales, se
pueden poner con algún
tipo de color o
detalle, que haga más cla
ra la identifica-
ción de quién o quiénes
lo han de reali-
zar o acudirán a éstas.
Tal vez sea más trabajo

por realizar, pero
algo es claro: bien vale
la pena, pues no
habrá omisiones, ni errore
s.
9

Ahora, con lo que respecta a la línea del tiempo o time line, se define de la siguiente forma: es
un organizador visual que muestra una secuencia ordenada de eventos, en un periodo de tiem-
po. Por poner un ejemplo; cada uno tiene su línea de tiempo personal, que comienza desde el
nacimiento, y con cada evento importante en la vida, se va marcando en el transcurso de ella.
He aquí algunos ejemplos muy sencillos que te ayudarán a comprender de qué manera puedes
utilizarla y qué beneficios se tienen al momento de crear una.
ÓRICA:
IE M PO HIST
E T co-
LÍNEA D
ie m p o e s la más
Línea de tiempo histórica a del t ba
Esta líne o m ú n ; se elabora
la más c de-
nocida y e e s t u diantes y
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
época d
desde la ceso
la ac t iv idad o su
mente . Es
fine clara é fe c h a sucedió
y en q u
ocurrido e lle-
n d er, p uesto qu
ompre anza
INFORMACIÓN INFORMACIÓN fácil de c n o ló gico y av
tido c ro
va un sen chos.
o n fo r m e a los he
c
LÍNEA DE TIEMPO POR PERIODOS:

Esta línea de tiempo es menos espe-
cífica, abarca rubros de tiempo más
Línea de tiempo por periodos
largos y solamente se menciona de
TIMELINE SOVIET LEADERS 1917 - 1991
forma muy breve la actividad, o bien, 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990
a la o las personas implícitas; depen- 1917 Kerensky
1917-22 Lenin
diendo el tema a tratar con ésta. 1922-53 Stanlin
1953-64 Kruschev
1964-82 Brezhnev
Es de fácil comprensión, pero no arroja 1982-84 Andropov
más datos, más que los que se alcan- 1984-85 Chernenko

1984-85 Gorbachev
zan a ver. Puede ser útil en caso de
mostrarse a los clientes para no entrar 10
en mucho detalle.

Curiosamente el cronograma y la línea de Es por esta razón la importancia de hacer

tiempo van de la mano, ya que por una uso de una herramienta muy típica y tra-
parte necesitarás una lista específica de las dicional, que hará de nuestro cronograma
actividades que has de realizar, para ello es algo verdaderamente sencillo, práctico y útil,
necesario revisar bien tus operaciones y las para poder consultar y tener a la mano toda
áreas a las cuales vas a incluir, en caso de la información que requerimos; la agenda.
que tengas más personas trabajando en el
Como se vio anteriormente, un cronograma
negocio; posteriormente, con base en las
puede tener muchas variantes y puede ir
prioridades que tengas, y si depende o no de
desde la parte más sencilla a la más compleja,
un proveedor o tercero, se colocan de forma
de acuerdo a las necesidades y al manejo
cronológica; para que después y de manera
que se tenga sobre éste.
concluyente, se coloquen estas actividades
por tiempo específico (horas) o bien, por Y definitivamente no puedes tomar una
lapsos prolongados (semana o mes). agenda y decir que es el objeto o herra-
mienta más sencilla; pues a pesar de verse
4.1.1. CRONOGRAMA TRADICIONAL ESCRITO
tan común, tiene un grado de complejidad
Como ya se mencionó anteriormente, no es y varios trucos que valen la pena estudiar.
para nada útil tratar de memorizar todas las
Comenzando por el hecho de que encontra-
actividades o pendientes que se tengan; por
rás más de un estilo en éstas, pasando por la
el contrario, esto puede ser bastante ineficaz
temática con dibujos y figuras, la sencilla con
como inapropiado, cuando se trata de cosas
fechas y notas al pie, hasta la especializada
con un nivel alto de importancia.
en algún tipo de rubro o evento.
AGENDA TEMÁTICA CON DIBUJO: es

un tipo de agenda que solamente se
recomienda para actividades cotidianas,
poco formales y que no requiere de
espacio para destacar algunos even-
tos o recordatorios. No es útil en el
caso de ser usada para un trabajo como
el de Organizador de eventos. 11

AGENDA CON FECHA Y NOTAS AL PIE:

Es el tipo de agenda que se recomien-
da para anotar detalles, recordatorios,
eventos importantes y actividades pen-
dientes. Tiene la posibilidad de anotar
en los cuadros de color o recuadros,
aquellas cosas que tengan mayor prio-
ridad para ese día o posteriores. Muy útil
en el caso de un Organizador.
AGENDA ESPECIALIZADA EN UN TIPO

DE EVENTO: encontraremos este tipo
de agendas para diferentes ocasiones,
que van desde la organización de una
boda, pasando por el embarazo y
llegando hasta las agendas con tips,
especializados en los primeros años
del bebe con su familia. Sólo se reco-
miendan para uso personal y a manera
de organizar ese tiempo determinado
en el evento.
Como parte de las sugerencias o tips que rán para señalar los días en los que hay que
se puede destacar para llevar un control prestar más atención de acuerdo a la carga
más exacto y detallado de las actividades de trabajo que se tenga que realizar.
anotadas en la agenda, es necesario adqui-
Cada uno será quien designe un color para
rir algunos objetos complementarios que
cada marcador y lengüeta, dando un sig-
servirán de apoyo.
nificado, que habrá que compartir con el
Es necesario comprar al menos estas dos grupo de colaboradores, en caso de que los
cosas: marcadores de colores y lengüetas haya, ya que, si esta agenda se va a trabajar
12
pequeñas de colores auto adheribles (post- en conjunto, lo que menos se querrá, será
its). Ambas servirán para señalar, por orden cometer equivocaciones u omisiones por
de importancia, las actividades que se tengan parte de los demás.
que realizar; así como las lengüetas, servi-

Sin embargo, si se decide tomar como una

herramienta personal, entonces de la misma
manera habrá que unificar códigos, en caso
de que haya que recurrir a algún recordato-
rio o nota que compartas con alguien más.
De esta manera te será más sencillo compartir

la información y la localización de la misma,
seguro será más práctico y sin pérdida de tu
valioso tiempo; para ello es el uso de esta
singular herramienta.
Aquí verás un ejemplo del uso de marcadores

y lengüetas para la identificación oportuna
de datos relevantes y fechas importantes.
4.1.2. CRONOGRAMA EN SOFTWARE CON

RECORDATORIO
Actualmente es fácil darse cuenta del gran la facilidad de modificar y compartir en el

avance que ha habido en la tecnología, que momento que así se desee.
por todos lados la vemos y que muchas
De la misma manera que las agendas, existen
herramientas la utilizan, por lo que prácti-
diferentes tipos de programas, desde aque-
camente es imposible estar negados a su
llos básicos y de fácil uso, hasta softwares
avance y uso. Sin embargo, se han creado
especializados en diversos giros empresa-
herramientas fáciles de usar y muy accesibles
riales, en este caso, de banquetes.
para la organización, planeación y ejecu-
ción de actividades. A continuación, revisa Un claro ejemplo de este tipo de herramientas
algunas aplicaciones que te serán de ayuda es el calendario del Smartphone o del co-
en el uso de los cronogramas, incluyendo rreo electrónico, el cual permite programar
recordatorios, para que no se te pase nada actividades con recordatorios, dando la fa-
al momento de organizar un evento. cilidad de modificar la hora del recordatorio
desde una semana antes y agregar todas las
Un calendario electrónico es un software
necesarias para no dejar pasar tal actividad.
que permite a los usuarios, utilizar las he-
También te avisan si hay eventos que se em-
rramientas de oficina, como es el caso de la 13
palman, así como la oportunidad de mandar
agenda y directorio telefónico. Este tipo de
correo electrónico a los participantes de la
herramientas son muy útiles en el momen-
actividad o reunión agendada.
to de querer gestionar el tiempo, teniendo

Recordando nuevamente, es importante

que, para cualquier evento, te hagas la cos-
tumbre de anotar y clasificar, de acuerdo a
importancias y fechas, así como el de tener
recordatorios para no olvidar, pues no se
permite dejar absolutamente nada suelto
ni al azar.
Cada uno sabrá la mejor forma de organizarse

y, si es necesario, utilizar alguna herramienta
para facilitar la planeación del tiempo; pero
es un hecho que es necesario tener todo
anotado, para tener en cuenta cada proceso
y avance de las actividades que se tengan
que llevar a cabo.
Además de estas maravillas de la tecno- LIGAS DE INTERÉS

logía, también se encuentran las famosas
A continuación, te dejo unos links que
aplicaciones para teléfonos, las cuales no
te ayudarán a saber más sobre estos
sólo tienen un calendario para ir checando
softwares de los que se hablan. Uno de
fechas y días, sino que también se pueden
ellos es un tutorial para utilizar Google
programar para indicar o recordar con mucho
calendar, ya que la mayoría tiene acceso
o poco tiempo de anticipación, según sea el
a una cuenta de Gmail. Otra es sobre
caso, las actividades que haya que realizar o
aplicaciones específicas del teléfono para
las notas importantes que se deban resaltar
el uso de la agenda.
día con día.
Colombia Digital (2013) Tutorial Google
Y es que, a pesar de no estar muy familiariza-
Calendar. Video de YouTube, consultado
do con el tema de la tecnología y todas sus
de https://www.youtube.com/watch?v=_
aplicaciones, es fácil encontrar en diferentes
OGAA7bzWpo&app=desktop
canales o medios de Internet, la explicación
paso a paso y muy detallada de cómo hacer Soria, A. (2014) Las mejores aplicaciones
funcionar una agenda personal en el celular, para organizar tu agenda. MuyPymes.
TPnet. Consultado en http://www. 14
hasta la guía bien explícita de los softwares
dedicados a la organización y planeación de muypymes.com/2014/04/23/
un día o de un tema particular como es la aplicaciones-organizar-agenda
organización de eventos y banquetes.

4.2. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO
DEL CRONOGRAMA DE UN
EVENTO
P
ara darle seguimiento a tu cronograma,
deberás comenzar por lo más básico,
que es la ejecución de la lista de acti-
vidades a realizar de forma interna; es decir,
cuál sería el paso a paso para concretar y 5. Elaboración y firma de contrato por
ambas partes (organizador y cliente).
cerrar un evento con algún cliente.
6. Apartado de fecha y hora para el even-
to, ya sea en salón o externo. Pago del
primer anticipo.
ACTIVIDADES
7. Búsqueda y contratación de provee-
dores y recursos humanos, en caso de
1. Primera entrevista con el cliente. ser necesarios.
2. Realización de una primera cotización 8. Agendar cita para revisión de menú,

con base en la entrevista. música y detalles (si es que el evento lo
requiere).
3. Revisión de la cotización por parte del
cliente y modificaciones vía correo. 9. Visita al lugar del evento, ya sea en
salón propio, rentado o fuera de éstos, en 15
4. Segunda entrevista para corroborar el lugar indicado por el cliente (medida
información y pormenores. preventiva para tomar tiempo y distancia).

4.2. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE UN EVENTO
10. Prueba de menú, entrega de decora- Es por ello que antes de comenzar de
ción por parte del cliente, segundo anti- lleno con el evento contratado, se ne-
cipo y visita de showroom para escoger cesita explicar a detalle a tus clientes,
últimos detalles. cuál es la manera en la que van avan-
zando para la realización del mismo; de
11. En caso de bebidas alcohólicas o uso
de proveedores externos por parte del lo contrario, si te guardas este tipo de
cliente, en amenidades y otros, se agen- información y solamente se queda en el
da un día para la entrega de los mismos, interior de tu oficina, es probable que
en caso de ser posible; si no se realiza el recibas llamadas de tus clientes para
día del evento. saber cómo vas, qué estás haciendo y
cuánto has realizado o queda pendiente
12. Realización del evento de acuerdo a
por hacer.
las especificaciones del cliente, tomando
en cuenta el tiempo, lugar, fecha y detalles Como te puedes dar cuenta, en la línea
anexos al contrato. del tiempo se manejan diferentes co-
lores, los cuales indican las etapas de
realización del cierre de un evento, y
es de esta misma manera en cómo se
Para esto, sería de mayor utilidad el usar una clasifica y dando la importancia nece-
línea de tiempo, para que no sólo te auxilies saria a las actividades para darles la
en ella a la hora de la ejecución de tu trabajo, continuidad necesaria y no perderse
sino también como apoyo visual para que en minucias.
tus clientes conozcan la manera en la que
trabajas y realizas tus actividades.
16

LÍNEA DEL TIEMPO
5 9
Elaboración y firma de Visita al lugar del
contrato por ambas evento, ya sea en sa-
partes (organizador lón propio, rentado o
y cliente). fuera de estos, en el
lugar indicado por el 11
cliente (medida pre- En caso de bebidas
3 ventiva para tomar alcohólicas o uso de
Revisión de la cotización tiempo y distancia). proveedores externos
por parte del cliente y mo- por parte del cliente, en
dificaciones vía correo. amenidades y otros, se
7 agenda un día para la
Búsqueda y contrata- entrega de los mismos,
1 ción de proveedores y en caso de ser posible;
Primera entrevista recursos humanos, en si no se realiza el día del
con el cliente caso de ser necesarios. evento.
2 12
Realización de una Realización del even-
primera cotización 8 to de acuerdo a las
con base en la en- Agendar cita para especificaciones del
trevista. revisión de menú, cliente, tomando en
música y detalles cuenta el tiempo, lu-
(si es que el even- gar, fecha y detalles
4
to lo requiere). anexos al contrato.
Segunda entrevista
para corroborar infor-
mación y pormenores. 10
Prueba de menú, entre-
6 ga de decoración por
Apartado de fecha y hora parte del cliente, segun-
do anticipo y visita de 17
para el evento, ya sea en
salón o externo. Pago del showroom para escoger
primer anticipo. últimos detalles.

Al principio, con tus primeros eventos, desconocerás por com-

pleto cuál es el tiempo indicado o el más preciso para invertir en
cada una de estas etapas, pero conforme el tiempo pase y te hagas
experto en los eventos, sabrás cuánto tiempo hay que dedicarle a cada
uno de ellos.
Es hasta este momento cuando puedes emplear un cronograma con espe-

cificación de tiempo y hora que se le otorgará a cada proceso y, en caso de
ser necesario, a otras actividades anexas que se deberán tomar en cuenta.
Por ejemplo, cuántas entrevistas se pueden realizar en un solo día, si se

lleva con un cliente dos o más horas, habrá que considerar tiempos de
descanso, traslado, horas administrativas o de operación, entre al-
gunos otros pormenores.
Entonces en un cronograma específico, anotarás las activi-

dades, así como los detalles que se vayan presentando antici-
padamente, para considerar de forma justa y adecuada el tiempo que
te llevarás en cada una de éstas; recalcando o subrayando todas aquellas
que sean de mayor importancia o tengan más prioridad.
Ya que, para poder realizar cualquier tipo de evento, los detalles y pormeno-
res son de las últimas actividades que se deben de checar. Sin embargo, por
alguna extraña razón, los clientes siempre buscan la forma de priorizarlos y
se vuelven una obsesión al momento de formalizar su relación con su orga-
nizador de eventos.
Sin embargo, debes tener claro de qué manera acomodas tus actividades 18
y pendientes, antes de hacer cualquier movimiento por capricho o
desconocimiento de alguno de los clientes.

Serás tú el encargado de darle este orden de Ahora bien, para llevar a cabo una supervisión
importancia a las cosas. Pero no se necesita del cronograma o agenda, será necesario
tener mucha experiencia para saber que, adoptar nuevos hábitos, por lo que tendrás
mientras más cercano es un evento a la fecha que escribir o anotar de forma organizada
de su realización, más prioridad va a tener. todo aquello que ya se hizo y lo que falta
por hacer; es decir, hacer de las listas otra
La finalidad con esto es que no te “agarren
herramienta de uso frecuente, para el co-
las prisas”; es decir, deberás anotar en tu
rrecto funcionamiento y engranaje de los
cronograma, días antes de cada evento, los
procesos a realizar.
detalles restantes o actividades faltantes de
tu parte, para que todo tenga una secuencia En su versión estadounidense se le conoce a
tranquila y bien programada, y que, durante este tipo de listas como “checklist”, y no son
el día del evento, sólo te enfoques en que otra cosa más que una serie de actividades
todo marche conforme al plan inicial, sin previamente ordenadas, dispuestas para ser
contratiempos ni premuras de ninguna clase. revisadas por la persona encargada, la cual
puedes ser tú, o bien, alguna otra persona
del equipo, y en la cual se van palomeando
cada una de ellas, si están a conformidad de
los estándares estipulados.
Y es que, a decir verdad, la supervisión del

CHECKLIST cronograma, así como de las actividades
que en él se encuentran, se basa claramente
en la estandarización y perfeccionamiento
Item #1 de la planeación y organización que vayas

adquiriendo conforme a la experiencia.
Item #2 Ahora bien, como consejo, a la firma de cada

contrato y arranque de evento, siempre serás
Item #3 el encargado de supervisar las acciones y

medidas que se tomaron para llevarlos a cabo.
Item #4 No hay nada mejor como la visión oportuna

de un experto en la materia; así como, esto
equivale a darle un “plus” al servicio que
19
estás ofreciendo. Ya que el o los clientes, se

sentirán no sólo satisfechos con el servicio Ya que, como se mencionó anteriormente,

que le estás ofreciendo, sino que también, la organización de eventos y banquetes
tendrán la seguridad y confianza de tener al requiere de un trabajo tipo engranaje; cada
organizador principal en su propio evento. movimiento, decisión, y ejecución de una
idea o plan, requiere sin lugar a dudas de
El orden y la supervisión de cada una de las
una estructura bien cimentada y, por ende,
tareas por realizar, así como darle el tiempo
de una logística calculada para su realiza-
claro y preciso a cada una de éstas, serán
ción, sin demoras y en el tiempo preciso en
sin duda una de las mayores fortalezas de
el que se requiera.
tu negocio.
20

4.3. ESTRATEGIAS CLAVES PARA
EL MANEJO DEL TIEMPO Y LOS
CONTRATIEMPOS
A
ntes de comenzar con la parte bo-
nita del manejo del tiempo y las
estrategias que deberás tomar para
enriquecer su aprovechamiento; necesitas
conocer las partes negativas o difíciles de
éste, mejor conocidos como contratiempos.
Y es que, como su nombre lo indica, los

contra-tiempos, van en el sentido contrario
al reloj. Estos pueden ser cualquier cosa, cir-
cunstancia o motivo, que retrase tus planes
y por ende modifique significativamente el
cronograma.
Los contratiempos se pueden clasificar en

2 grupos: los internos y los externos. Así es
que se revisará cada uno de ellos, dando 21
algunos ejemplos de los mismos para que
quede bien claro el concepto.

4.3. ESTRATEGIAS CLAVES PARA EL MANEJO DEL TIEMPO Y LOS CONTRATIEMPOS
Los contratiempos internos: son todos aque-

llos que se manejan dentro de la organización;
aquellos en los que intervienen una o todas las
áreas; de tal manera que perjudiquen el orden
de las actividades.
Estos contratiempos, por lo regular, sólo los

conocen quienes trabajan para el negocio; sin
embargo, su repercusión puede ser tal, que el
mismo cliente se llegue a dar cuenta de esto; lo
que, para ti como prestador de servicio, puede ser
terriblemente mal visto; y es que esto obedece
a un solo sentimiento o comportamiento y es el
temor a que algo salga de manera incorrecta.
Si tu negocio va comenzando, no te asustes, es

completamente normal que al principio haya fa-
llas o contratiempos dentro de tu propia oficina.
La inexperiencia y el miedo que enfrentas no es
poco y muchas veces, aunque quieras dirigir y
manejar todo al mismo tiempo, las capacidades
y el mismo tiempo no te da para más.
La comunicación es un ejemplo claro de contra-

tiempos internos, ya sean dos o más las personas
que trabajan contigo, se percatarán que las vías
de comunicación no siempre son las más eficaces.
Ya que lo que uno entiende, el otro lo compone
y el tercero lo omite. Para evitar este tipo de
problemas y el retraso de cualquier actividad o
decisión que haya que tomar; hay que retomar
aquella frase que dice: “todo por escrito”.
Puede ser muy tediosa esta labor; sin embargo,

con papel en mano e instrucciones claras, pre-
22
cisas y puntuales, se alejan completamente los
malos entendidos y es la mejor forma de reducir
potencialmente la falta de tiempo o premura de
las cosas.

Otro contratiempo interno que suele presentarse

comúnmente, es la falta de organización o com-
prensión del organigrama. El mandar o recibir
ciertas órdenes, puede llegar a conflictuar en gran
medida a las personas que colaboren alrededor
tuyo y, es que la jerarquización de los puestos y
las personas nunca ha sido un tema fácil. Esto
básicamente obedece a una mala interpretación
entre lo que puede ser un jefe o un líder.
En estos momentos estás aprendiendo a liderar

tu propio negocio; es decir, tendrás personal a
cargo, lo cual significa que tendrás que aprender
a moderarte, ser preciso y claro en tus acciones;
así como a ser buen ejemplo a seguir, de las per-
sonas que tienes debajo de ti.
Si no hay un organigrama claro, que puntualice

quién o quiénes están a cargo de las operaciones
para la realización de los eventos; así como no
se definen sus labores; lo más probable es que
lejos de una terrible planeación, haya también
disgusto y alejamiento por parte de las áreas
integradoras a la organización de los banquetes
y eventos.
Y es que los contratiempos a nivel interno, pue-

den ser innumerables; todo puede depender del
número de personas que laboren, la forma inte-
gradora en la que trabajen; el sistema de puerta
abierta que se maneje con el líder de proyectos,
en fin, la lista es larga.
Pero todo se puede solucionar si tenemos 3

cosas claras en el negocio y cada una de ellas
23
se involucra con este manejo del tiempo y los
procesos que deberás realizar. La primera es la
visión o el objetivo al cual quieres llegar; por-
que lejos de las comisiones o ganancias que se

puedan tener monetariamente, si esa meta no

es clara se vuelve contra tuya, frenándote en las
decisiones importantes, en la implementación
de nuevas técnicas, en la toma de proyectos y
la innovación en cada área.
Y es que, bajo un esquema de línea del tiempo,

siempre se deben de tener objetivos a corto, me-
diano y largo plazo; a pesar de los contratiempos
que puedan surgir en el camino y de las veces
que haya que volver a empezar internamente.
La segunda forma de solucionar estos proble-

mas internos, es trabajar con un cronograma o
agenda integral. Este punto ya se había tocado
ligeramente, pero se tratará de profundizar un
poco más.
Lejos de tener un cronograma de la manera

de procesar o llevar a cabo un evento, hay que
aprender a manejar a conciencia y con todos los
lineamientos una agenda general. En ella, no sólo
se anotarán las actividades, citas o pendientes
que se tengan; también servirá para hacer apun-
tar ciertas notas u observaciones, que ayuden al
desempeño de los demás integrantes del equipo.
La agenda general estará a la vista de todos los

colaboradores, en ella anotarán su programación
personal del tiempo y de esta manera sabrás
quién o quiénes están disponibles o qué tareas
están realizando.
De esta forma podrás comenzar a delegar activi-

dades y tareas, y será mucho más fácil el poder
trabajar ordenadamente y de forma más puntual. 24
Y, por último, tienes la gran respuesta a muchos
conflictos internos que se puedan presentar, y
es la dedicación y tiempo que le prestes a tus

colaboradores. Un “empleado” feliz, hará clientes

felices.
Si mantienes una política de puertas abiertas, don-

de tus colaboradores, proveedores, empleados,
clientes o quienes estén vinculados a tu empresa,
se sienten realmente confortados y atendidos;
en breve tiempo verás grandes beneficios para
tu negocio.
El ambiente que se maneja de manera interna

será más colaborativo, dispuesto a emprender
nuevos proyectos, capaces de innovar, pero so-
bre todo con la actitud de hacer crecer el lugar
donde laboran. Porque algo hay de cierto en todo
esto; si la empresa crece, tú creces.
Los contratiempos externos: si de los con- Los contratiempos externos causales, como
tratiempos internos mencionamos que hay su nombre lo dice, provienen o se relacionan
tantos como personas que laboran contigo, a una causa. Esta causa puede ser un tercero
de los externos no hay ni habrá número (o sea una persona), alguna toma de decisión
exacto. tardía, un cambio de planes inesperado o
bien la intervención de algo dentro de los
Y es que cada uno se enfrenta día con día a
proyectos o tareas.
cualquier cantidad de vicisitudes, pasando
la puerta de sus hogares. De la misma ma- En el caso de los contratiempos causados
nera pasa con el trabajo, nuestro negocio y por terceros, casi siempre se relacionan con
la relación con el mundo exterior. sus proveedores. Ellos son las personas más
cercanas a ti y pueden cambiar radicalmente
Muchas veces, aunque sean las personas
su agenda, volviéndola totalmente loca y
más organizadas y planificadoras que hay;
desorganizada. Al tomarse ellos su “tiempo”,
la agenda se verá afectada al menos de una
estropean el tuyo, ya que, si no intervienes
manera por un contratiempo externo. Los
en el momento adecuado en este tipo de
cuales también se pueden clasificar en dos 25
imprevistos o desperfectos, las repercusio-
rubros: los externos causales y los externos
nes pueden ser catastróficas, comenzando
casuales.
por los organizadores y repercutiendo en
los clientes.

el tener que mover todo el itinerario, desde

el propio hasta el del mismo evento uno o
dos días antes de su realización.
Un cambio de esta magnitud causa una se-

rie de estragos. Y es que no sólo tú, como
organizador, te verás afectado; todo lo que
gire alrededor del evento o banquete en
cuestión, tendrá que ser replanteado.
Los contratiempos externos casuales son

aquellos que definitivamente y, por fortuna,
no se presentan de manera continua o a
menudo, pero que tampoco son causa de
algo o alguien más. Simplemente pasan, sin
una condición o motivo que los provoque
como tal.
Un grave problema al cual también hay que Un ejemplo muy claro de contratiempos
enfrentarse es al de los manifestantes, y, por casuales, es la pinchadura de un neumático.
ende, al tráfico. Esta situación de causa y Esto no ocurre todos los días, desgraciada-
efecto es de las más claras y comunes con mente pueden correr con la mala experiencia
las que tendrás que lidiar. que este evento modifique terriblemente su
agenda.
El tráfico, la gran parte de las veces, se debe
como causa de un entorpecimiento vial; lo
cual traerá una serie de movimientos en el
caso de querer o tener que llevar a cabo
todas las tareas que tenías programadas
para ese día u hora.
Otro ejemplo sobre este tipo de contra-

tiempos es el de las decisiones tardías. Si
un cliente se decide por orquesta o banda
en vivo en vez de Dj o música grabada, dos
días antes de su evento, seguramente esta 26
decisión te volverá loco. No hay nada más
frustrante para un organizador de eventos
que este cambio repentino de decisiones y

Otro ejemplo similar es el choque del auto-

móvil o vehículo en el cual se trasladen. No
se presenta muy a menudo esta circunstan-
cia; sin embargo, se puede dar y con ello, se
arriesgarán a tener que alterar su cronogra-
ma, tal y como lo habían planeado.
Una enfermedad, el que se les descomponga

algo, el mal clima, entre otros más, son esos
detalles que están totalmente fuera de tu
alcance y que, por desgracia, te puede llegar
a ocurrir, modificando estratégicamente tu
agenda, cronograma o línea del tiempo en
general.
Sin embargo, la parte bonita sí existe, ésta

permite prever ciertas circunstancias que im-
pidan llevar a cabo las labores o pendientes,
tal y como se había estructurado. Por poner
un ejemplo, de antemano se sabe que va a Y bueno, si fuese el caso con los provee-
haber una mega marcha o manifestación dores, sabes de antemano que para todo
cerca de los lugares por donde vas a estar; requieres de un proveedor fiel, después el
existe la posibilidad de cambiar la hora y emergente y al final el que queda, el barato
fecha de la cita; o bien, tomar alguna otra o el poco seguro. Por eso, si llegases a tener
alternativa, como es el evitar sacar el auto- un problema, el que sea, con algún proveedor,
móvil y viajar en transporte público, que es siempre vas a tener alguna alternativa para
mucho más rápido. poder continuar y no frenarse ante obstá-
culos menores. Tus proveedores, así como
En el caso del clima, podrás estar bien in-
los castigan a ustedes por alguna razón, la
formado por medio del Internet; si fuese
que sea, también deben de estar dispuestos
necesario se puede descargar hasta algún
a que se les aplique el reglamento interno
tipo de “app” o aplicación en tu teléfono para
que manejas.
conocer más acerca de problemas vehicu-
lares, baches, hoyos, policía vigilante y, por
supuesto las probabilidades de lluvia, que 27
pueden hacer de la ciudad un caos.

4.4. CONOCIMIENTO DE
LA PREPRODUCCIÓN,
POSTPRODUCCIÓN Y CIERRE DE
UN EVENTO
D
espués de conocer las diversas formas
o medios en la que vas a presentar
a tus clientes la manera en la que
trabajas (cronograma y línea de tiempo);
tendrás que dividir las tareas y actividades
que se realizan por parte del equipo en tres
rubros consecutivos; la preproducción, la
postproducción o ejecución y el cierre del
evento. Cada una de estas etapas tienen su
importancia y puntos clave, así como las
áreas que ejecuta cada una de ellas.
Para conocer un poco más acerca de estas

etapas, es necesario identificar a dónde que-
remos llegar con cada una y de qué manera
intervendrán las áreas antes mencionadas.
28

4.4. CONOCIMIENTO DE LA PREPRODUCCIÓN POSTPRODUCCIÓN Y CIERRE DE UN EVENTO
Sin embargo, y a pesar de que todo se mues-

tra tan claro, creemos que es importante
conocer algunos de los objetivos principales
de estas fases, así como ejemplificar nueva-
mente qué, cuándo y cómo se desarrollan
las tareas.
Además, es conveniente conocer algunos

simples consejos que te serán de utilidad;
no sólo al momento de trabajar ya sobre un
evento, sino también a la hora de delegar
tareas y conocer el avance cronológico del
evento o los eventos que se estarán gestio-
nando.
Es por tanto importante comenzar a definir

las etapas y conocer sus características.
La preproducción, en este caso, correrá a

manos de dos áreas, al menos una de ellas
es el área de ventas y la otra será el área de
compras. La intervención de otras áreas será
de acuerdo a como vaya evolucionando el
evento y la manera en que lo van confor-
mando; siendo entonces cuando se pase a
la fase de postproducción y a la de cierre.
Como verás, estos ejemplos son muy senci-

llos y realmente no tienen nada de científico;
es simplemente el describir qué actividad o
tarea se tiene que realizar, en qué momento
se llevará a cabo y, por ende, saber cuál es la
29
fase por la cual el evento está atravesando.

4.4.1. DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE CADA

UNA DE LAS ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
Preproducción o pre evento: en esta etapa es

importante hacerse y hacerles una pregunta clara
y sencilla a los clientes: ¿Qué quiere alcanzar o
hasta dónde quiere llegar con su evento?
Seguramente dirás que la respuesta es muy

sencilla; pero va más de un simple: “que sea es-
pectacular”, “que quede bonito”, “que se luzca”.
En realidad, la respuesta tiene que ser muy bien
pensada por ambas partes, porque si no concilian
o empatan en pensamiento el organizador de
eventos con el cliente, difícilmente alcanzarán
una meta clara y, sobre todo, a medida de lo
planeado.
Los objetivos de la preproducción son básica-

mente el pilar del evento; ya que si desde el
inicio las cosas no quedan claras; el desvivirse
por una serie de detalles será totalmente inútil
e innecesario.
Durante la preproducción será necesario que el

área de ventas haga una pequeña encuesta a los
clientes para determinar qué tipo de evento será
y nombrarlo de forma específica; por ejemplo:
no podemos llamarlos solamente cumpleaños;
ya que esto no nos dice mucho del evento. Sin
embargo, si se le nombra: “cumpleaños #5 de
Juanito Pérez con Los Avengers”; tanto el área
de ventas, así como el de compras, sabrán hacia
dónde va el rumbo del evento y qué serie de
cosas se les puede ofrecer a los clientes.
30
Durante la preproducción, lo que es el área de
ventas tendrá que tener una clara comunicación
con la Gerencia o la parte del área organizadora;

es decir, aquel que lleva a cabo la primera entre-

vista formal con el cliente y quienes seguramente
tendrán a su cargo el dar un primer vistazo al
evento y formalizar la relación con una cotiza-
ción seria.
Como se mencionó anteriormente, es en esta

parte de los eventos en donde los detalles y el leer
entre líneas de los ejecutivos hacia los clientes se
vuelve primordial para una excelente cotización.
Y no se refiere solamente a la cuestión econó-
mica; también se refiere a todos esos “extras”,
que son los que terminan ganándose al cliente.
Durante esta preproducción se realizan una serie

de llamadas para planificar, cotizar y ordenar
la intervención de uno o más proveedores; es
cuando realmente se debe tener presente todos
y cada uno de los pasos a seguir de acuerdo al
cronograma inicial, ya que, si no se sigue pun-
tualmente lo que se creía estandarizado, segu-
ramente, no mucho más adelante, todo será un
caos y un desorden en lo que a la organización
se refiere y eso sin haber llegado aún a la parte
del evento.
En la preproducción, es cuando más debes de

echar mano a la calendarización y agenda de los
objetivos, tareas y herramientas que se usarán
antes, durante y después del evento. Y, como su
nombre lo dice, la preproducción no es más que
esa serie de detalles que se deben de observar
al inicio de cualquier evento y su planificación,
para ser coherentes con el tiempo, en relación
a lo solicitado por el cliente. 31
Cabe señalar también que, durante esta etapa,
es cuando más están presentes el área adminis-

trativa y operativa juntas. Esto se debe al

factor ingreso – egreso de un evento.
Ya que se realizaron las tareas humanísticas

de la organización, como lo son el agendar
las citas y las entrevistas; entra el factor de
la cotización. En este factor, los sueños de
muchos clientes se pueden ver mermados
o truncados, si no se lleva a cabo un buen
análisis del costo beneficio que puede traer
consigo el evento.
Más allá del cumplimiento de cualquier ca-

pricho; el área administrativa en esta prepro-
ducción tiene que analizar varios factores.
Desde el día, hora y lugar del evento, hasta
el número de personas que se prevén, el
tipo de detalles que buscan y los menús o
“extras” que desean que se les cotice.
Puede que sea un evento muy pequeño,

pero también habrá que ver de quién es o
quién lo está organizando, ya que no es lo
mismo un coffee break para la compañía
trasnacional, al coffee break de las señoras
que venden por catálogo y que quieren todos
los detalles en lila.
Si a ustedes les planteo este panorama, segu-

ramente se irán por la empresa trasnacional
y no por la de las señoras. Este es un error
muy grave que generalmente se comete, ya
que en lo primero que piensan, es que por
ser una empresa trasnacional gastarán ma-
yor cantidad de dinero en su evento; error
32
terrible.
Puede ser que a primera vista y de acuerdo a

las necesidades de la empresa trasnacional,

vean una serie de puntos luminosos en el ingreso

de su empresa; sin embargo, no se han puesto a
pensar que aquellas señoras de venta por catálo-
go se reunirán al menos una vez al mes. Y que, si
quedan totalmente satisfechas con la organiza-
ción, la comida, el lugar, las atenciones, etc.; ya
tendrán un cliente seguro por mucho tiempo, lo
cual se traduce en una entrada fija al mes.
Como verás, la preproducción no sólo se limita

al primer contacto con el cliente, intervienen
muchas otras áreas que deberás cuidar, desde
tu trabajo hasta la manera de realizarlo frente al
esquema de tiempo que irás esquematizando.
Postproducción o ejecución: en esta etapa

tendrás ya al tiempo encima, ya que como
su nombre lo indica, es el momento en el
que se llevará a cabo el evento solicitado.
Sin embargo, antes de que esto suceda,
deberán de realizarse una serie de tareas
previas para corroborar que todo se esté
llevando al pie de la letra; es decir, totalmente
apegado al plan.
Ya contarás en este periodo con varios vistos

buenos por parte de tu cliente; a pesar de
ello, en esta etapa también es cuando más
se sufre, ya que como lo comentamos hace
rato, es cuando se tiene que lidiar con los
famosos y bien conocidos proveedores y la
eterna falta de compromiso.
33
En este momento del cronograma, se pue-
de decir que se recurre a la ya conocida y
mencionada “checklist”.

Esta herramienta será de utilidad en todo Otro de los puntos que se debe de considerar
momento, pero sobre todo en éste, que para esta etapa son las herramientas extras;
es cuando se deben de revisar las tareas y y no porque no puedan conseguirse o se
hacer un compendio rápido de lo que falta eleve su precio, la verdadera razón radica en
o queda pendiente. que por ser algo poco usual en los eventos u
organizaciones, se pueda llegar a olvidar. Y
Si en este momento no se localizan o analizan
es aquí donde interviene nuevamente tanto
esos baches en la organización, más adelante
el checklist como la misma agenda.
será imposible solucionarlos.
Y es sin lugar a dudas durante esta etapa,
Durante esta etapa también notarás, fuera de
que tu agenda se verá más saturada que
los proveedores, qué otros servicios requie-
nunca. Esto obedece sobre todo a que hay
res y si aún estás a tiempo de contratarlos.
meses en los que la realización de un evento
Muchos clientes casi esperan hasta esta eta- es cuestión de peleas y arrebatos a nivel de
pa para pagar aquellos detalles o servicios los organizadores, los salones y/o jardines
extras que esperan tener en sus diferentes y el uso de extras.
eventos. A pesar de esto, debemos decir
Pero dado que desde tiempo atrás vienes
que no es lo mejor ni lo más viable. Ya que si
calculando y previendo tus tiempos, difícil-
desde el inicio se había pensado o platicado
mente pueden caer en errores tan triviales y
algo acerca de estos; conforme a la cercanía
tan poco agradables como es la saturación
de los eventos; estos pueden ocuparse o
de semanas o meses, la cancelación o nega-
volverse más elevados en cuestión de costo.
ción de un servicio por falta de capacidad,
o bien, el buscar excusas por circunstancias
“supuestamente” ajenas a nosotros y que
son realmente del proveedor.
Esta etapa es para ultimar detalles, esos

detalles que seguramente estuvieron es-
cuchando de manera insistente por parte
del cliente, que por alguna razón tiene una
obsesión por estos y que, a pesar de ello,
siempre deben permanecer en los últimos
lugares del cronograma.
34
No importa qué tanta sea la insistencia del
cliente ante ese punto mencionado, tú tienes
poderosas armas escritas, que te librará de
las constantes llamadas interrogatorias del

cliente para saber cómo va todo y en qué

han quedado últimamente.
Una vez cubierto este punto y más, se puede

proceder a realizar el o los eventos. En esta
parte ya entran el resto de las áreas, en caso
de que las haya; pero algo sí es seguro, la
parte de cocina, menús y bebidas, siempre
hallarás cómo o con quién poder realizarlo.
Ya que, a pesar de las circunstancias, la capa-

citación al personal, sea nuevo o de antaño,
es una constante que debe de predominar;
más cuando se está a punto de realizar un
evento o tarea. En esta parte no sólo nos
referimos al área de Alimentos y Bebidas,
sino en general. Siempre es bueno y necesa-
rio recordar los pasos o puntos claves de la
ejecución de un evento y los procedimientos
a seguir.
El protocolo y los usos y costumbres son en Esta parte puede generar no sólo un fluido
esta etapa básicos, debido a que durante el constante de efectivo, sino también bajo
momento de la ejecución es imposible dete- ciertos esquemas o estatutos, se les puede
ner el servicio para “refrescar la memoria”. “multar” o “castigar” a los clientes con san-
ciones económicas por cambios de última
Por último, cabe señalar que, durante la etapa
hora, cancelaciones o la entrada de un equi-
de postproducción o ejecución, los niveles
po o personal nuevo que no esté a nuestro
o datos de ingresos y egresos, se deben de
alcance.
ver mucho mejores.
Después de estos pequeños datos, se puede
Para este momento, los clientes ya debieron de
seguir y culminar con el cierre del evento.
haber pagado y por ende comienzan a verse
las ganancias netas de su negocio. Ante el movimiento constante que se tiene
en relación a la organización de eventos,
Ya son pocos los elementos extras que se deben
podemos llegar a la conclusión de que, si ya 35
de considerar y, si aún así, fueran cosas de último
se generó un evento, ya pudieron cotizarlo
minuto o cambios de ideas de última hora, las
y ver los pormenores que el cliente desea
repercusiones pueden ser serias, de acuerdo a
y además de todo cuadrar y darle énfasis a
lo que hayan firmado en el contrato del inicio.

cada punto relevante en las áreas correspon- En esta etapa descubrirás realmente si estás
dientes; entonces ya se pueden concentrar haciendo bien tu trabajo; ya que será de las
en la parte del cierre del mismo. pocas veces que puedas obtener de primera
mano, las críticas u opiniones que los clientes
En realidad, en esta etapa no hay mucho por
tienen sobre todos ustedes como organizador
hacer; ya que es cuando se hace un recuen-
o planificador de eventos.
to de las actividades y tareas realizadas, se
hace una dinámica de interacción en la cual Y aunque no siempre las críticas serán po-
el resto de los colaboradores opinen sobre sitivas o buenas; queda claro que se puede
las áreas de oportunidad que pudieran ha- aprender de los errores, y que, por ende,
ber localizado, y se trabaja sobre el nivel de siempre en un cierre de evento se sugiere que
satisfacción del cliente. se haga una reunión o junta para enriquecer
el punto de vista tanto de los ejecutivos (si
La entrega de equipo, mobiliario, así como
lo hay) como de los colaboradores en las
de otros aparatos u objetos no entra como
diferentes áreas.
tal en este cierre de evento; sin embargo,
vale la pena recordar que para todo ello Los cierres de evento siempre serán el mo-
debes de estar al pendiente, y más cuando mento idóneo para recabar información,
se acaba de comenzar en el negocio de la aprender de ella, valorar el trabajo partici-
organización. pativo de todos, aclarar cuáles son los roles
que se tiene dentro de la organización y,
Si vas a quedar al frente y como portavoz de
por último, medir la satisfacción del cliente
la empresa, también será necesario que te
de manera no solo vivencial, sino también
capacites y sepas cómo interacciona cada
bajo un esquema escrito de recomendación
área; cuáles son sus especialidades, de qué
o bien alguna encuesta.
carecen; pero de igual forma también es
necesario que estén atentos a quienes lle- Nada de lo que se diga durante el cierre del
gan o qué hacen, pues de estos depende su evento deberá ser tomado de manera per-
crecimiento en la industria. sonal; siempre habrá que recordar que cada
comentario no positivo es una oportunidad
Bien dice el dicho: “al ojo del amo, engor-
de aprendizaje y crecimiento para llevar a
da el caballo”. Esto lo único que nos dice
cabo mejor su trabajo.
es que, a pesar de delegar obligaciones y
tareas, también es necesario y de vital im-
portancia estar presentes en cada proceso
36
o actividad que se realice; con la finalidad
de hacer en cada parte de la organización
algo diferente y darles a tus clientes un nivel
alto de satisfacción.

RESUMEN
RESUMEN
El principal objetivo de este módulo es el prender y establecer medidas preventivas o

de aprender a organizar, dirigir y planear correctivas de acuerdo a lo que se presente
tu tiempo con base en las actividades que en el momento de organizarte.
haya que realizar, y bajo un esquema bien
Aprenderás a manejar con mayor facilidad un
estructurado; que plantee, no sólo las horas
“timeline” o planificador, sacando provecho
que se le dedicarán a ciertas acciones o
de las diferentes herramientas que éste posee
pendientes; sino que, en función a los diver-
y adecuando ciertos “trucos” para facilitar
sos factores, tanto internos como externos,
el recordar aquello que, a pesar de la lejanía
sepan modificar y reorganizar su agenda y
del tiempo, es necesario prever.
plan de trabajo.
Finalmente, checarás algunos programas
También podrás observar las diferentes ma-
o tutoriales que te servirán para facilitar el
neras que existen para planificar u organizar
plan de organización, así como el desglose
los eventos; así como las herramientas más
de las diferentes etapas de organización
comunes para llevarlos a cabo; ya sea de
del evento; desde la preproducción hasta
manera tangible y escrita, o bien, de mane-
el cierre o ejecución del mismo.
ra más tecnológica a través de diferentes
programas o sistemas.
Verás también algunos de los puntos claves

que intervienen y/o determinan qué tan sen-
cillo o complicado puede ser el planificar su
tiempo; podrás hacer tu clasificación y sacar 37
una lista que te lleve de la mano, para com-

GLOSARIO
GLOSARIO
APP O APLICACIÓN ITINERARIO

Las apps o aplicaciones, son un conjunto de Recorrido o guía que demuestra los lugares
programas que permite facilitarnos ciertas y tiempos en los que se llevará a cabo algún
actividades, dependiendo lo que se quiera o tipo de actividad. Generalmente utilizado en
tenga que hacer; o bien, tienen un objetivo viajes prolongados, o bien, para el uso de
muy específico, que se puede descargar en diferentes actividades con horarios variados.
los aparatos electrónicos que más se utilizan.
LINKS O LIGAS
CRONOGRAMA Diferentes pantallas o programas (paquete-
Es la representación visual, dígase gráfica ría) que se pueden buscar o utilizar en línea;
de una serie de actividades llevadas a cabo dependiendo el tema será el tipo de liga o
en diferentes horarios y días. página de Internet que se encuentre o teclee.
CRONOLÓGICO TIME LINE O LÍNEA DEL TIEMPO

La palabra viene de “Chronos” quien era el Es la representación en papel de una serie
dios del tiempo. Como su nombre nos lo de acontecimientos escritos de manera cro-
indica, la cronología es el estudio que se nológica; es decir por tiempos, desde el más
preocupa incansablemente por encontrar antiguo hasta el más reciente. No requiere
hallazgos de cierta parte de la historia, para de mucha explicación.
completar y cubrir algunos blancos de la mis-
ma aún no revelada. La cronología permite
acomodar nuestras actividades en función
de dos puntos; el tiempo de realización y las
distancias que haya que recorrer o señalar.
HORARIO
38
Es la distribución adecuada y bien medida
de una serie de actividades en diferentes
tiempos y espacios o lugares.

REFERENCIAS
} Acosta, J.M. (2015) Uso eficaz del tiempo. Cómo alcanzar el éxito sin estrés. España: Bresca.
} Forsyth, P. (2005) Cómo administrar su tiempo. España: Gedisa.
39

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MÓDULO 4

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MÓDULO 4 | ETAPAS DE UN EVENTO

4.1. MANEJO DEL CRONOGRAMA O

4.2. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DEL

4.3. ESTRATEGIAS CLAVES PARA

RESUMEN DEL MÓDULO

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

negociaciones y pactos con los diferentes

Espero que este módulo te sirva de diferen-

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

A pesar de ello, a veces el correr no es sufi-

En la propia planeación del tiempo, o “time-

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Tal vez sea más trabajo

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

LÍNEA DE TIEMPO POR PERIODOS:

más datos, más que los que se alcan- 1984-85 Chernenko

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Curiosamente el cronograma y la línea de Es por esta razón la importancia de hacer

AGENDA TEMÁTICA CON DIBUJO: es

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

AGENDA CON FECHA Y NOTAS AL PIE:

AGENDA ESPECIALIZADA EN UN TIPO

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Sin embargo, si se decide tomar como una

De esta manera te será más sencillo compartir

Aquí verás un ejemplo del uso de marcadores

4.1.2. CRONOGRAMA EN SOFTWARE CON

Actualmente es fácil darse cuenta del gran la facilidad de modificar y compartir en el

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Recordando nuevamente, es importante

Cada uno sabrá la mejor forma de organizarse

Además de estas maravillas de la tecno- LIGAS DE INTERÉS

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

2. Realización de una primera cotización 8. Agendar cita para revisión de menú,

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

LÍNEA DEL TIEMPO

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Al principio, con tus primeros eventos, desconocerás por com-

Es hasta este momento cuando puedes emplear un cronograma con espe-

Por ejemplo, cuántas entrevistas se pueden realizar en un solo día, si se

Entonces en un cronograma específico, anotarás las activi-

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Y es que, a decir verdad, la supervisión del

Item #1 de la planeación y organización que vayas

Item #2 Ahora bien, como consejo, a la firma de cada

Item #3 el encargado de supervisar las acciones y

Item #4 No hay nada mejor como la visión oportuna

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

sentirán no sólo satisfechos con el servicio Ya que, como se mencionó anteriormente,

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Y es que, como su nombre lo indica, los

Los contratiempos se pueden clasificar en

ETAPAS DE UN EVENTO | ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los contratiempos internos: son todos aque-

Estos contratiempos, por lo regular, sólo los

Si tu negocio va comenzando, no te asustes, es

La comunicación es un ejemplo claro de contra-