5.

6 ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE PACHUCA
INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
HABILIDADES DIRECTIVAS II
MAYO 2022
 ¿Qué es la administración del
tiempo?
LA ADMINISTRACIÓN EL TIEMPO ES LA SERIE DE MECANISMOS CON LOS
QUE CUENTA UNA ORGANIZACIÓN A LA HORA DE DELIMITAR, DE
MANERA EFICIENTE, SUS PROCESOS. PARA ELLO, TIENE EN CUENTA LA
DURACIÓN ÓPTIMA DE LAS TAREAS A DESARROLLAR.

VENTAJAS:

VENTAJA 1 VENTAJA 2 VENTAJA 3

Reducción de costes: Medición y estandarización de procesos:
Organización y definición de tareas:
En ocasiones, plantear períodos de tiempo Las organizaciones plantean mediciones de
Conocer qué profesional hace cada
productivos más cortos y eficientes tiempos medios desarrollados para cada labor.
gestión o actividad específica
favorece otras ventajas en términos de De este modo, son capaces de conocer su
favorece la reducción de plazos.
ahorro. nivel óptimo de funcionamiento.
5.6.1Agenda
 AGENDA
DEFINICIÓN:
Es un documento de planeación y programación de
actividades basadas en la administración del tiempo.
Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”.
Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo
general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas.
La agenda ejecutiva muchas veces tiene como
complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el
establecimiento de prioridades en función de importancia
o urgencia de un determinado hecho. La organización de
ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda
ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de
reuniones de negocios, la agenda se puede conocer
también como ‘’las órdenes del día’’.
 La agenda:
Se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los
temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la
fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión Típicamente, los puntos en una
agenda pueden ser:

Bienvenida y apertura de la agenda

Comentarios a los puntos de la agenda.
Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el
contenido más significativo.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
Arreglos y anuncios para la próxima reunión
La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión
anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.
5.6.2 Método
GTD
GETTING THINGS DONE.
 ¿Qué es y cuál es HACER CAPTURAR

su propósito? 20% 20%

Ideado, creado y desarrollado por David Allen

como un sistema de gestión de la vida laboral
y personal. Su autor asegura que, gracias a
GTD, las personas podemos lograr un mayor
rendimiento, capacidad e innovación.

Una de las cosas más importantes de GTD es REVISAR ACLARAR

dejar la mente libre. Muchas personas tienden a 20% 20%
confiar en su memoria para guardar toda las ideas
y tareas. Para cumplir con GTD hay que liberar a
nuestro cerebro de estas tareas y anotar
cualquier cosa que se nos pase por la cabeza
(ideas, eventos, tareas, series o películas para ver, ORGANIZAR
lugares que visitar…) en un mismo lugar siempre. 20%
5.6.3 Método
Eisenhower
 Es una herramienta de gestión que
orienta el proceso de priorización y
planificación de tareas permitiendo así
liberar tiempo y esfuerzo en aquello que
no contribuye significativamente a los
¿Qué es? objetivos propuestos, tiene la finalidad de
orientarnos a lo que realmente importa
tal como lo señala la máxima repetida en
nuestra alma máter “a lo principal lo
máximo, a lo secundario lo necesario.”
 Debemos comenzar identificando cuáles son
las tareas o acciones que debemos realizar,
debemos tener claro de antemano cuáles son
los objetivos que nos hemos propuesto y
¿Comó se utiliza la posteriormente deberemos ubicarlos en
matriz? algunos de los cuadrantes de la matriz,
guiándonos por las variables de urgencia e
importancia
Cuadrante I: La esquina superior izquierda es
para tareas que son urgentes e importantes; estas
se relacionan directa y significativamente con los
objetivos propuestos y reclaman atención
inmediata para su cumplimiento. Por lo general las
actividades de este cuadrante se denominan crisis
o problemas.

Cuadrante II: La esquina superior derecha es para

tareas que son importantes, pero no urgentes. Estas
son tareas clave para alcanzar nuestros objetivos,
pero, no necesariamente deben ser ejecutadas de
inmediato.
Cuadrante III: La esquina inferior izquierda es para
tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas
no son necesariamente fundamentales para alcanzar
nuestros objetivos principales, pero deben ser
efectuadas a la brevedad objeto no se conviertan en
una interferencia futura.

Cuadrante IV: Finalmente, la esquina inferior

derecha es para tareas que no son urgentes y no son
importantes. Se debe comenzar por eliminar las
tareas obsoletas. Para las tareas restantes, debemos
determinar si el aplazamiento es la decisión correcta
evaluando el impacto negativo y la reversibilidad de
las consecuencias.
 PRIORIZAR 1
Piensa en todas las cosas que tienes por hacer, puedes
utilizar la matriz de Eisenhower para ordenar mejor tus
planes, y en conjunto con herramientas digitales o
físicas como una agenda u alguna otra aplicación
podrás realizar el paso #2
¿Qué hacer
ORGANIZAR 2
para Es muy importante llevar contigo tu agenda u algún

evitarlos? otro medio u herramienta para comenzar a organizar

tus tiempos con base a tus prioridades.

EJECUTAR 3
Finalmente, solo sigue lo que previamente llevas
planeado, y no olvides marcar aquellas tareas que ya
has realizado.
 Conclusión
Cualquier estrategia de desarrollo personal, aprendizaje o meta que el individuo se
proponga, va a estar compuesta por ciertas operaciones que se encuentran
organizadas en el tiempo, constituyendo la estructuración y planificación temporal un
requisito indispensable para el logro del éxito personal en cualquier esfera del
desenvolvimiento humano.
Elaboró
Equipo 10

ESCUDERO FLORES MENDOZA DE

PIMENTEL RAMÍREZ LUCIO GLORIA
MELISSA LAURA
DANIELA
¡Muchas gracias!

DÉJANOS SABER SI TIENES

PREGUNTAS O ACLARACIONES.