Guia Didactica 4-AET

Administración Eficaz del
Tiempo
GUÍA DIDÁCTICA N°4
M2-DV67-GU04
MÓDULO 4: PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA,

2020
Medellín, Colombia
Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Janet Osorio López, Docente Virtual
Revisión del texto:
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico
Editado por el Politécnico Superior de Colombia
DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 2

| GUÍA DIDÁCTICA 4-PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
Índice
Presentación ..................................................................................4
Competencia específica ...................................................................5
Contenidos temáticos ......................................................................6
Tema 1 .........................................................................................7
Metodología de las prioridades .........................................................7
Tema 2 ....................................................................................... 17
Matriz de la Administración del Tiempo ............................................ 17
Tema 3 ....................................................................................... 20
Reuniones Efectivas ...................................................................... 20
Recursos disponibles para el aprendizaje ......................................... 23
Ejercicio ...................................................................................... 24
Material complementario ............................................................... 25
Aspectos clave ............................................................................. 26
Referencias bibliográficas .............................................................. 27

Presentación
La Guía Didáctica del Módulo 4: PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO, es un

material que ha sido desarrollado para el apoyo y orientación del
participante en el Diplomado en ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO,
está orientada a brindar información básica sobre las mejores prácticas
que pueden ayudar a tener mayor control de las actividades y tiempos
que dedicamos a ellas, tener control sobre las fechas de entrega final de
las tareas y compromisos adquiridos, además de llevar a una reflexión
sobre la manera en que actualmente se prevén las posibilidades, se está
planificando y se evita perder menos tiempo.
Esta guía se ha organizado en tres (3) contenidos temáticos, basados

en competencias, a saber:
1. Metodología de las Prioridades.

2. Matriz de la Administración del Tiempo.
3. Reuniones Efectivas

Competencia específica
Se espera que el participante logre los siguientes resultados de

aprendizaje abordados en la Guía Didáctica del MÓDULO 4:
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO:
Implementar metodologías de planificación para administrar

eficientemente el tiempo, ajustadas a la rutina de cada persona.
De igual manera se espera que el participante logre los siguientes

resultados de aprendizaje:
 Aplica herramientas de planificación para mejorar el uso del

tiempo.
 Conoce la Matriz de las Prioridades y la importancia de su
implementación como estrategia de organización y
mejoramiento de hábitos de manejo del tiempo.
 Planea y organiza reuniones para un desarrollo efectivo y
productivo.

Contenidos temáticos
Los contenidos temáticos a los cuales dedicaremos ese módulo del

curso serán los siguientes:
Metodología
de las
Prioridades
Matriz de
administración
del Tiempo
Reuniones
Efectivas
Ilustración 1: Contenidos Temáticos.

Fuente: Autor

Tema 1
Metodología de las prioridades
¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, porque este es el material del que la
vida está hecha. Benjamín.
La previsión es un aspecto importante a la hora de administrar el

tiempo y consiste en realizar un análisis previo de los escenarios que
pueden impactar el cumplimiento de las actividades agendadas. La
previsión permite controlar acontecimientos negativos que pueden robar
energía y esfuerzos.
El autor del libro Gestionar el Tiempo es Fácil, Marc Mancini (2014),

hace las siguientes sugerencias para mejorar la capacidad de previsión.
1. Prestar mucha atención a lo que sucede a alrededor, realizar un

autodiagnóstico, cada individuo conoce sus actos, hábitos y
como estos lo afectan positiva o negativamente. Hacer este
análisis le permitirá tener mayor control frente a imprevistos
futuros.
2. Dejar un espacio libre en las programaciones, con la precaución
de que las fechas de entregas de proyectos, actividades o tareas
sea la anticipada a la fecha real de entrega, se debe mirar el
tiempo de manera formal y no de manera despreocupada e
informal.
3. Por último, considerar en la planificación que a todas las
personas se les puede presentar problemas de último momento
que deben ser anticipados.
A partir de estas estrategias inicia el camino para dirigirse hacia el
futuro y controlar las circunstancias y no depender de ellas. Una de las
herramientas indispensable para la planificación es la agenda, donde se

pueden organizar las actividades y tareas por fechas exactas y espacio de
tiempo de dedicación para realizarlas, a lo que también podemos
denominar un plan, donde se hace una organización de acciones por un
tiempo determinado.
La planificación es un proceso continuo, permanente y que se

orienta al futuro, además va unida obligatoriamente a un objetivo. Este
proceso es formal y dicha planificación puede ser clasificada como se
presenta en la siguiente ilustración:
Permanente o Temporal, de largo, mediano y

corto plazo
Estratégica, táctica, normativa u operativa
Con un objetivo o varios objetivos
Ilustración 2: Tipos de Planificación.

Autor: Adaptación de (Gallardo, sf)
De esta manera se podría concluir que un plan puede darse en un

sólo tipo de planificación informado o combinación de varios de ellos, por
ejemplo: la planificación estratégica a mediano plazo.
Es importante, que al iniciar un plan se establezcan claramente de

¿cuál tipo de planificación se está haciendo uso? y este proceso al ser

sistemático, puede darse en unas fases, las cuales se pueden observar a
continuación, en la siguiente imagen:
Fases de la Planificación
2-Plantear
alternativas
3-Priorizar y
1-Identificar el ejecutar las
problema y el objetivo actividades que
dan solución
Ilustración 3: Fases de la Planificación.

Autor: Adaptación (Gallardo, sf)
Al realizar una planificación consciente se debe iniciar teniendo claro

el problema y el objetivo general, saber a cuales actividades se van a
dirigir los esfuerzos y las energías, a partir de esto, se debe plantear las
alternativas, acciones y tareas que serán destinadas a dar solución, luego
de realizar esta lista de las opciones es necesario hacer el ejercicio de
priorizar de acuerdo a la importancia que tiene cada tarea.
En este proceso de planificación es clave que se inicie un auto

reconocimiento, identificando cuales son las dificultades para gestionar el
tiempo y detectar los detonantes de las ineficiencias, este
autoconocimiento puede ser guiado con las siguientes preguntas:
 ¿Cuáles hábitos y comportamientos personales están causando

que realice unas tareas u otras?
 ¿Existen factores externos que pueden estar cambiando mi
planeación diaria?
 ¿En la planeación se incluyen pausas de descanso o realizo muchas
actividades y se cae en el desorden?

 ¿Cuáles ladrones del tiempo se identifican?
Ahora es importante revisar el concepto de programar:
Programar:
idear y ordenar las acciones necesarias para

realizar un proyecto (RAE, 2019).
Ilustración 4: Concepto de Programar.

Autor: (RAE, 2019)
Dentro de las metodologías que veremos en el módulo tienen

objetivos precisos de apoyarnos en aquellas situaciones donde caemos en
frustración al sentir que no controlamos las tareas, se denota una
sobrecarga de las mismas o que hay sentimientos de ahogo frente a
demasiadas notificaciones para presentar todo al mismo a tiempo. Es en
ese momento donde se cae en el error de pensar que todo es urgente.
La Matriz de Eisenhower
Esta metodología es llamada de esta manera por el presidente

estadounidense Dwight Eisenhower (1890-1969), además de político fue
militar, debido a la reputación que había ganado de ser muy organizado
y tener siempre al día sus tareas.

Esta matriz ayuda a organizar en cuatro cuadrantes las actividades
de acuerdo a su urgencia y su importancia, esta matriz será explicada en
detalle en el próximo tema para lograr ejercicios de aplicación, sin
embargo, dentro de las generalidades podemos destacar los siguientes
beneficios de su aplicación como un hábito en nuestra organización diaria
de actividades:
Beneficios del uso de la Matriz de Eisenhower:
 Priorizar las actividades por urgencia e importancia.

 Administrar mejor el tiempo.
 Apoya la delegación de manera óptima
 Clasificar las tareas de acuerdo al valor que agrega o descartarlas.
 Alcanzar altos niveles de eficiencia
 Eliminar el estrés, la falta de energía y agotamiento.
Esta metodología es muy recomendada para apoyar la toma de

decisiones tanto personales como a nivel gerencial, no obstante, se ha
hablado de algunas desventajas en su aplicación, estas son:
o El proceso de su utilización puede ser complejo ya que

individualmente asignar niveles de importancia y de urgencia es
emocional.
o El ámbito gerencial, al no evaluar de manera adecuada la
importancia de cada tarea, se cae en el error de delegar a los
colaboradores equivocados o que no cuentan con las
competencias y herramientas necesarias para sacar adelante las
tareas.
o Se puede caer en el error de no aplicar bien los plazos para cada
actividad, desvirtuando el carácter de urgencia y por tanto
incumplir en los plazos requeridos.

o Se aplica de manera desigual nivel de urgencia e importancia en
cada tarea.
La estructura de esta Matriz está compuesta por cuatro

cuadrantes, para ubicar aquellas actividades de la siguiente
manera:
Primer Cuadrante: es urgente y es importante

Segundo Cuadrante: Es importante pero no es urgente
Tercer Cuadrante: Es urgente pero no importante
Cuarto Cuadrante: No es Urgente y No es importante
Visualmente la matriz de Eisenhower podemos verla como sigue en

la siguiente ilustración:
Tareas A
Urgente
Tareas B
Realizar de
Planificar
Inmediato
No Urgente
Tarea C Tareas D
Delegar Desechar o
Archivar
No importante Importante
Ilustración 5: Matriz de Eisenhower.

Autor: (Corvey, 2003)

El Método POSEC
Este método es llamado así con las siglas POSEC, que significan:
Priorizar, Organizar, Streamline o racionalización, Economizar y
Contribuir. Igualmente, tienen fundamento en la teoría de Abraham
Maslow, la cual está relacionada con la jerarquía de las necesidades,
donde se puede observar que este método de gestión del tiempo donde
los objetivos se dividen en tareas más pequeñas y objetivos de acuerdo
en cada tarea pequeña.
Podemos observar la pirámide del Método POSEC, de la siguiente

manera:
Priorizar
Organizar
Streamline(racionalización)
Economizar
Contribuir
Ilustración 6: Método POSEC.

Autor: (Tortajada, Villén, Noguera, Morais, & Boronat, 2015)
El método POSEC contribuye de manera importante a la eficiencia y

productividad personal y profesional, si se aplica de manera adecuada, se

debe tener en cuenta la estructura del método (Tortajada, Villén,
Noguera, Morais, & Boronat, 2015) como sigue:
Priorizar: Si se tienen claro los objetivos a alcanzar, de esa manera
se debe hacer primero aquellas actividades que son más importante para
llegar a las metas.
Organizar: Luego de tener las prioridades claras, organizar muy
bien los recursos y el tiempo a dedicar a cada tarea.
Streamline (racionalizar): Son aquellas tareas que no le gusta
realizar pero deben hacerse de todas formas.
Economizar: Son aquellas tareas que causan disfrute al realizarlas,
pueden ser laborales o personales.
Contribuir: aquí se tienen en cuenta las actividades sociales,
actividades que marcan la diferencia.
La mayor ventaja de este método es que logra una balanza entre
las actividades de la vida profesional y personal.
El Método Dominó
Esté método viene de la Teoría Física del Efecto Dominó o conocida

también como reacción en cadena, secuencia de acontecimientos
producidos de un hecho sobre otro, similar al que ocurre cuando una ficha
de dominó puestas en hileras, caen luego de que la primera voltea sobre
la segunda y continúan cayendo una a una las demás fichas. Igualmente,
este término ha sido utilizado en otras disciplinas como la psicología, para
explicar entre otras cosas, que hay una relación causa efecto, provocada
por diferentes de factores que desencadenan en diversas consecuencias.
(Melia, Ricarte, & Arnedo, 1998).

Aplicado en gestión del tiempo se habla de que si una ficha es capaz
de derribar otra, inclusive de un tamaño 50% mayor, lo que significa que
para realizar una tarea grande, se pude iniciar por tareas pequeñas, lo
que también se aplica a iniciar con la disciplina de pequeños hábitos que
lleven a alcanzar grandes resultados (SODEXO , s.f.). Para lograr una
buena aplicación de este método en la vida cotidiana se debe hacer una
reflexión diaria al iniciar la planificación de tus agendas:
Identifica cuál de todas las tareas y actividades debes hacer

para simplificar las demás tareas y hacer el camino hacia tus
objetivos más alcanzable y en menos tiempo.
Una de las técnicas que apoya esta metodología es la conocida como

la Regla 1-3-5, la idea principal es que durante el día debes limitar la lista
de tareas, teniendo en cuenta la siguiente clasificación de las tareas según
la urgencia, (Arrogante, 2018):
A) Cual es la tarea más importante para alcanzar objetivos, aquí solo se

escoge sólo una Tarea.
B) Actividades no tan importantes, incluir cinco tareas de este tipo.
C) Actividades que no son importantes, incluir tres tareas de este tipo.

(se puede tener en cuenta actividades de ocio)
Lo anterior apoyará el enfoque en las tareas, así como llevar un

control sobre el objetivo y los resultados, lo que produce mayores
sensaciones positivas exitosas. Ver la siguiente imagen:

Regla 1-3-5
Ilustración 7: Regla 1-3-5

Autor: Adaptación (Arrogante, 2018)
Es importante lograr clasificar de manera adecuada la tarea de esta

manera será más asertiva la actividad en el momento de la dedicación de
tiempo y energía en cada una de ellas.

Tema 2
Matriz de la Administración del Tiempo
Un Hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha

descubierto el valor de la vida. (Charles Darwin)
En el tema 1 de esta guía didáctica se explicaron algunas

metodologías y entre ellas la Matriz del Tiempo; sin embargo, se dedica
un espacio adicional para realizar en detalle la aplicación de uno de los
métodos utilizados que con llevan a mejores resultados en la
productividad personal y gestión del tiempo ya que permite crear el hábito
para identificar tareas importantes y urgentes de aquellas que no tienen
tanta relevancia y que no deben realizarse de manera inmediata.
Adicionalmente, se hará claridad al “Triángulo del Caos”, como ese

punto en la Matriz del tiempo donde no hemos planeado, planificado y
organizado y caemos en la crisis del cuadrante 1, donde debemos realizar
las actividades “YA”, de manera urgente y que son importantes porque
pueden tener una consecuencia de tipo negativa si no se cumple con su
realización o entrega. Caer en el triángulo del caos, sucede, porque la
concentración y tiempo se ha dado en las cosas No Urgentes y No
importantes, por lo que debemos luego atender de manera inmediata las
urgentes, esto genera estrés, cayendo fácilmente en errores.

Cuadrante 2
Urgente
Cuadrante 1
¡HACERLO YA! AGENDA Y

PLANIFICA
Cuadrante 3 Cuadrante 4
No Urgente
DELEGA ELIMINALO DE LA
LISTA
No importante Importante
Ilustración 8: Triangulo del Caos.

Autor: (Corvey, 2003)
Organízate, deja por escrito todas las actividades a realizar, un plan

detallado es la clave del éxito. Primero escribe todo lo que tienes por
hacer mañana o la próxima semana, escribe cada idea que surja, sin
realizar filtros ni clasificaciones. Una vez cuentes con el listado de tareas,
compromisos y actividades organiza por orden cronológico y luego por
orden de prioridad y asigna el tiempo requerido para su desarrollo.
Toma una hoja y crea cuatro cuadrantes y en cada una escribe lo

siguiente:
Urgente e importante Importante pero no urgente

1 2
No importante pero urgente Ni importante ni urgente
3 4
A continuación se describe el detalle de cada cuadrante con

actividades que se pueden clasificar de acuerdo a su urgencia e
importancia, recordemos que esto puede variar de acuerdo a cada

persona, pero es una guía que apoyará mucho la construcción de la matriz
del tiempo (Corvey, 2003):
 Cuadrante 1: Importante - Urgente, tareas con vencimiento de

fechas, problemas y crisis. Es recomendable iniciar el día siempre
con este tipo de actividades. Se pueden reconocer al formular
preguntas como: “Si solo pudiera hacer una cosa fundamental hoy,
¿cuál sería?” (Bogdanov, 2018).
 Cuadrante 2: Importantes - No urgentes, Actividades
planeadas, proyección, estudio de nuevas oportunidades, que
tienen impacto directo en la consecución de objetivos.
Se pueden reconocer al formular preguntas como: “Si no realizo
esta tarea, ¿tendrá importantes consecuencias?” (Bogdanov,
2018).
 Cuadrante 3: No importantes - Urgentes, emails, llamadas,
interrupciones, actividades de celebración popular. Corresponde a
tareas o compromisos que no son fundamentales y sus
consecuencias no serán graves. Son casos urgentes, pero sin
trascendencia.
 Cuadrante 4: No importantes y No urgentes: Ladrones del
tiempo, corresponden a actividades que pueden ser delegadas y que
consumen tiempo y energía y que no mejoran la consecución de
resultados.
En el Libro el Ejecutivo Eficaz, el autor Peter Drucker (1909-2005)

propone las siguientes reglas para lograr priorizar de la mejor manera:
1. Escoger el futuro contra el pasado.

2. Enfocarse en la oportunidad en vez de enfocarse en el problema.
3. Elegir el propio rumbo, en lugar de seguir la corriente.
4. Apuntar alto, a metas distintas, tomando riesgos.
Igualmente, existen herramientas llamadas hoy en día Gestores de

Tarea, que permiten que se haga un análisis de la prioridad con el uso de
una ponderación de acuerdo a su urgencia e importancia, algunas de ellas,
son WorkMeter, Tarea.co, Trello, Asana, Todoist, y muchos otros que se
ajustan a gestionar tareas de equipos y grandes proyectos.

Tema 3
Reuniones Efectivas
Una reunión efectiva es un espacio que se genera entre dos o más

personas con el fin de plantear temas relacionados con un objetivo a
cumplir. Estas reuniones deben contar con un entorno armonioso que
permita que los participantes logren llevar a cabo la planeación de la
reunión, logrando aportar soluciones de acuerdo a sus competencias y
habilidades resaltadas dentro de dichos equipos de trabajo.
Las reuniones efectivas se caracterizan por ser un medio para

generar relaciones de trabajo adecuadas y fomentar el trabajo en equipo,
igualmente, son una herramienta que permite monitorear si los
colaboradores están alineados con los objetivos estratégicos, planeación
corporativa y el desempeño individual como grupal. Del mismo Modo,
fomentan los espacios dentro de las empresas para el aprendizaje y
trabajo colaborativo.
Existen diferentes tipos de reuniones y de acuerdo a esto se debe

planear una agenda efectiva que apoye el cumplimiento de los objetivos
de cada reunión de manera eficiente, estos son los tipos de reuniones:
Planificación Monitoreo Informativas Negociación Diagnóstico
Ilustración 9: Tipos de Reuniones.

Autor: (Subdirección de Recursos Humanos, 2011)

De acuerdo al esquema, si se tiene claro el enfoque de la reunión,
se deben plantear objetivos claros y temas a tratar coherentes con el tipo
de reunión, es decir, si es de planificación, se deben discutir temas
estratégicos de la organización y de desempeño frente a esos objetivos
planeados. Las reuniones de monitoreo son aquellas donde se verifica el
cumplimiento de los objetivos individuales y grupales de manera semanal,
quincenal, mensual o diarias pactada con anticipación. Las reuniones de
carácter informativo, generalmente no suelen tener una duración
extensa, por lo regular es para que se dé a conocer al equipo de trabajo,
una nueva decisión, anunciar cambios o dar una instrucción de último
momento. En las reuniones de negociación se socializan
responsabilidades, cambios en los cargos, se busca negociar plazos,
acuerdos y se toman decisiones. Por último, la reunión de diagnóstico
busca recoger datos, información, se analizan opciones y alternativas de
solución. Teniendo claro la razón de la reunión, se deben analizar las fases
principales de la misma para hacer reuniones efectivas. Ver el siguiente
diagrama:
Fase 1 Fase 2 Fase 3

Preparación Momento de Posterior a la
de la Reunión la reunión y el Reunión
cierre
Ilustración 10: Reuniones Efectivas.

Autor: (Subdirección de Recursos Humanos, 2011)

Los siguientes aspectos son clave desde la primera fase de la reunión, se
debe poner en práctica para lograr encuentros donde se destaque la
eficiencia y optimización del tiempo:
 Cerciorarse si la reunión es realmente necesaria. Tenga una

justificación.
 Verifique que tipo de reunión es y el objetivo principal.
 Haga una lista de los recursos que debe tener para realizar la
reunión, tanto logístico como el recurso humano que debe ser
invitado.
 Al programar la reunión has una lista de mínimo cinco preguntas
que podrían hacer los asistentes.
 Tener la información a compartir 100% clara, si incluye gráficas se
debe revisar muy bien el dato que arroja.
 Considerar receso en la programación si la duración será de más de
dos horas.
 Se pueden asignar roles de asistencia a los participantes del equipo
para hacer la reunión entre todos y que sea eficiente.
 Revisar actas previas a la reunión, los pendientes y e iniciar por la
solución de los pendientes y los responsables.
 Envía la invitación a través del correo electrónico y verifica la
aceptación de los invitados. Indica lugar, fecha, hora de inicio y de
terminación.
 Organiza los temas, se sugiere iniciar por temas que integren el
equipo, luego los más difíciles y delicados.
 Coordina el espacio físico acorde con el número de personas. Revisa
los equipos visuales y recursos requeridos.
 Inicia la reunión con puntualidad.
 Entregar copia de la agenda a los participantes y revisar los puntos
en orden.
 Cuenta con un asignado para llevar la nueva acta. Registrar, Puntos
tratados, responsabilidades y acuerdos, por último los plazos.
 Fomentar el respeto por las opiniones y aportes de los asistentes,
la escucha activa y actitud flexible.
 Mantener el enfoque y no interrumpir con temas aislados.
 Efectuar un cierre formal y con un resumen se hace la nueva agenda
y se informa el próximo encuentro.

Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas necesarias en cada

competencia, es muy importante que tengas acceso a los recursos
didácticos adecuados.
Si quieres ampliar la información que hemos presentado aquí, te
sugerimos la visualización de los siguientes documentos y videos:
Documento de Apoyo 1: Claves para administrar la gestión del

tiempo de trabajo.
Documento de Apoyo 2: Fundamentos de la Planificación.
Documento de Apoyo 3: Tipos de Reuniones
Vídeo 1 : Tips para Planificarse, organizarse, gestión del Tiempo

tareas, evitar Multitareas e interrupciones.
Disponble en el enlace: https://youtu.be/wfn-T_oUCjY?t=4
Vídeo 2: El efecto dominó- mauricio Fernández
Disponble en el enlace: https://www.youtube.com/watch?v=t32vUDhTjgw
Vídeo 3: Matriz de la Administración del tiempo
Disponible en el enclace: https://youtu.be/QhVbTDMQ-aU?t=11
Vídeo 4: Herramientas para mejorar tu productividad en Internet.
Disponible en el enlace: https://youtu.be/OxiUb8YV38w?t=4

Ejercicio
Con el objetivo de lograr mayores habilidades y destrezas en la gestión

del tiempo, invitamos a realizar ejercicio recomendado para este
módulo:
Recuerda que es un ejercicio voluntario y no es calificable.
Intentalo!!
Utiliza Google Calendar para programar las actividades que tienes

esta semana. Debes tener en cuenta las siguientes indicaciones.
1. Divide las actividades y tareas cubriendo 8 horas de cada día.

2. Cada día debe contener al menos 6 actividades y tareas.
3. Programa actividades en Bloque.
4. Utiliza colores para etiquetar la importancia y urgencia de cada
actividad.
5. Etiqueta las actividades que son en equipo y las que son
individuales.
6. Toma una imagen de la pantalla de tu semana e imprímelo en PDF
7. Verifica que tu Google Calendar sincronice con tu email.
Ilustración 11: Google Calendar

Autor: (Gonzalez, 2018)

Material complementario
Recomendamos este material complementario para que se logre

profundizar y ampliar los conocimientos en los temas del Módulo sobre
Planificación.
Documento de Apoyo 1: Kaizen la clave del cambio
Documento de Apoyo 2: Cómo conducir reuniones virtuales efectivas.
Vídeo 1: Herramienta Japonesa de la Administración Kaizen
Disponible en el enlace: https://youtu.be/KDc-gsu-nqk
Vídeo 2: Cómo va usar la agenda de manera adecuada
Disponible en el enlace: https://youtu.be/xZSPP5c-qRU
Vídeo 3: Cómo me organizo en Bloques
Disponible en el enlace: https://youtu.be/h0ULHZcptkY
Video 4: Administra tu tiempo con Google Calendar Time blocking tipe
Disponible en el enlace: https://youtu.be/nCoFwrmTyJQ

Aspectos clave
Recuerda algunos aspectos abordados en el módulo 4 sobre

Planificación, estos aspectos son claves en el proceso de aprendizaje y se
debe considerar apropiarse de ellos, a continuación, están estos aspectos:
 Para lograr una excelente planificación del tiempo, se deben

tener claros los objetivos y metas a conseguir.
 En cada paso del análisis de las metas y objetivos se debe
analizar las consecuencias positivas y negativas, de esta
manera se logra dar mayor importancia a las tareas durante
la planeación.
 Apoyarse en metodologías como El Método de Eisenhower, el
método POSEC y el Método Dominó con disciplina, apoya un
proceso de planificación eficaz.
 De acuerdo a la Matriz del Tiempo, si se logra clasificar bien
las tareas en cada cuadrante evitaremos caer en el triángulo
del caos y de esta forma estaremos con menos estrés y
frustración de no lograr cumplir con las responsabilidades.
 Realizar reuniones eficientes y eficaces es posible, teniendo
en cuenta los tipos de reuniones y utilizando listas de chequeo
en la fase previa a la reunión, la fase de ocurrencia de la
reunión y la fase posterior a la reunión.
 Apreciar cada minuto de nuestro tiempo con una planificación
organizada y consciente acercará a cada persona a ser un
ejecutivo eficaz y tener más calidad de vida con más energía.

Referencias bibliográficas
Arrogante, A. B. (2018). Organización de eventos Empresariales. Madrid,

España: Paraninfo.
Bogdanov, S. (2018). Aprender a gestionar el tiempo fácilmente (1ra.

ed.). (S.-J.-e.-G. F. Éditions Jouvence, Ed., & A. R. García, Trad.)
Madrid, España: Ediciones Urano.
Corvey, S. (2003). Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas.

Buenos Aires: Paidos.
Gallardo, E. (s.f.). http://diposit.ub.edu. Recuperado el 25 de 06 de 2020,

de http://diposit.ub.edu:
http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/32363/1/Fundament
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Gonzalez, G. (23 de Marzo de 2018). www.genbeta.com. Obtenido de

www.genbeta.com:
https://www.genbeta.com/herramientas/google-calendar-tiene-
nuevo-diseno-en-la-web-y-es-simplemente-maravilloso
Madrigal, B. (2009). Capítulo 5: Administración del tiempo. En B.

Madrigal, A. Baltazar, R. Franco, H. González, A. Ochoa, R.
Madrigal, . . . L. Zárate , Habilidades Directivas (pág. 248). México:
McGraw-Hill Interamericana Editories S.A. de C.V.
Mancini, M. (2014). Gestionar el Tiempo es Fácil. Profit.
Melia , J. L., Ricarte, J. J., & Arnedo, M. T. (1998). La Psicología de La

Seguridad ( I ): Un Revisión de los Módelos procesnsuales de
inspiración Mecanista. Rev. de Psicologpia Gral y Aplic,, 37-54.
RAE. (2019). https://dle.rae.es. Obtenido de https://dle.rae.es:

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Salgueiro, A. (2003). Cómo ser eficaz y administrar su tiempo. Madrid:

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2020, de https://www.sodexo.es: https://www.sodexo.es/blog/los-
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Subdirección de Recursos Humanos. (05 de 2011). www.sii.cl. Obtenido

de www.sii.cl:
http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Ef
ectivas_v2011.pdf
Tortajada, L. G., Villén, M., Noguera, P., Morais, S., & Boronat, J. (2015).
¿Cómo Evaluaremos la competencia Transversal,Plneación y
Gestión del Tiempo a un alumno de primer curso? Valencia:
Congreso in Red.
Whetten, D., & Cameron, K. (2011). Desarrollo de habilidades directivas

(Octava edicición ed.). México: Pearson Educación.

Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO del
Politécnico Superior de Colombia, y solo podrá ser reproducida con
esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los
escritos donde se utilice la información que aquí se presenta.
Derechos reservados
POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2020
Medellín, Colombia


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DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 3

La Guía Didáctica del Módulo 4: PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO, es un

Esta guía se ha organizado en tres (3) contenidos temáticos, basados

1. Metodología de las Prioridades.

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 4

Se espera que el participante logre los siguientes resultados de

Implementar metodologías de planificación para administrar

De igual manera se espera que el participante logre los siguientes

 Aplica herramientas de planificación para mejorar el uso del

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Los contenidos temáticos a los cuales dedicaremos ese módulo del

Ilustración 1: Contenidos Temáticos.

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 6

La previsión es un aspecto importante a la hora de administrar el

El autor del libro Gestionar el Tiempo es Fácil, Marc Mancini (2014),

1. Prestar mucha atención a lo que sucede a alrededor, realizar un

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 7

La planificación es un proceso continuo, permanente y que se

Permanente o Temporal, de largo, mediano y

Estratégica, táctica, normativa u operativa

Con un objetivo o varios objetivos

Ilustración 2: Tipos de Planificación.

De esta manera se podría concluir que un plan puede darse en un

Es importante, que al iniciar un plan se establezcan claramente de

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Ilustración 3: Fases de la Planificación.

Al realizar una planificación consciente se debe iniciar teniendo claro

En este proceso de planificación es clave que se inicie un auto

 ¿Cuáles hábitos y comportamientos personales están causando

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Ahora es importante revisar el concepto de programar:

idear y ordenar las acciones necesarias para

Ilustración 4: Concepto de Programar.

Dentro de las metodologías que veremos en el módulo tienen

Esta metodología es llamada de esta manera por el presidente

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Beneficios del uso de la Matriz de Eisenhower:

 Priorizar las actividades por urgencia e importancia.

Esta metodología es muy recomendada para apoyar la toma de

o El proceso de su utilización puede ser complejo ya que

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La estructura de esta Matriz está compuesta por cuatro

Primer Cuadrante: es urgente y es importante

Visualmente la matriz de Eisenhower podemos verla como sigue en

Ilustración 5: Matriz de Eisenhower.

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Podemos observar la pirámide del Método POSEC, de la siguiente

Ilustración 6: Método POSEC.

El método POSEC contribuye de manera importante a la eficiencia y

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Esté método viene de la Teoría Física del Efecto Dominó o conocida

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Identifica cuál de todas las tareas y actividades debes hacer

Una de las técnicas que apoya esta metodología es la conocida como

A) Cual es la tarea más importante para alcanzar objetivos, aquí solo se

B) Actividades no tan importantes, incluir cinco tareas de este tipo.

C) Actividades que no son importantes, incluir tres tareas de este tipo.

Lo anterior apoyará el enfoque en las tareas, así como llevar un

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