Administración del tiempo, competitividad e innovación

El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la
tarea que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el
ámbito económico, la pérdida de tiempo está ligada a una mala gerencia ya la
perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este

recurso, para la administración del tiempo, la organización y la planificación son
factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese

tiempo, de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro lado, es
importante aprender a detectar las causantes de pérdida de tiempo, para ejercer
correcciones y evitarla en la medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros puntos
importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo es un recurso
único, que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, pasa, no se
retrocede y además imposible recuperar.

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza

de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de
nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo,
ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades,
coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

La administración del tiempo es todo un proceso que necesita planeación, avance

y evaluación de las actividades en momentos determinados. Es un proceso cíclico
que consta de ocho etapas:

Diagnóstico: Escribe en bitácoras como se usa el tiempo y todas las actividades

que se realizan en un día por toda la semana.
Análisis: Identifica los problemas o actividades que quitan tiempo y que no dan
resultados.

Autoevalúa: Es necesario autoevaluar la información que tenemos, las

capacidades, recursos, intereses y la situación actual.

Establece metas: Clasifícalas de acuerdo a la importancia dándole prioridad a las

más urgentes.

Establece un plan de acción: Define el tiempo, procedimientos, recursos y cómo

distribuir el tiempo.

Pon en práctica el plan de acción: Programa las actividades y establece un

calendario donde apuntes cuando estimas llegar a la meta. Ten una agenda física
o digital que te ayude a agendar y llevar un control del tiempo.

Busca soluciones: En caso de que se presente problemáticas desarrolla técnicas

ante: crisis, demoras, interrupciones o reuniones sin provecho.

Seguimiento: busca un seguimiento al plan y establécelo como un estilo de vida y

no solo en un periodo. Busca el mejoramiento continuo y si es necesario
replantéalo y empieza por el paso uno.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena
coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades
individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista
buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes

tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio
o largo plazo, es ineludible comenzar por:

 Establecer metas y objetivos.

 Identificar las prioridades.

 Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de
actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una
agenda diaria, etc.

 Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas
en tiempo concreto.

 Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas
propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo,
para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:

 Mala planificación.

 Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas

de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de
actividades.

 Falta de intrusiones claras.

 La impuntualidad.

 Prolongación en la toma de decisiones importantes.

 Confusión al detectar las prioridades.

 Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.

 Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.

 Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el

tiempo.

Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un

trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo
quisiéramos tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que
tenemos propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación
de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que
garantizan la productividad de la misma.

La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de

referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga
el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir
con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye
a alcanzar las metas establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la

eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso
mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier
individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible,

como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible,
como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se
puede guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde
está la clave y la explicación del por qué algunos países han alcanzado el
desarrollo y otro no, por qué unos producen más dinero y por qué unos trabajan
menos que otros.

La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el tiempo

para cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

Técnicas para administrar el tiempo

 Hacer y usar listas: La gran mayoría de métodos de administración de tiempo

rondan en torno a la creación y el uso de listas, la razón es simple, es imposible
guardar toda la información en tu cabeza. Por ejemplo:
 o Una agenda anual que contenga los pendientes diarios más
importantes.

o Detalle de cosas por hacer ordenado por mes, semana y día.

o Directorio de personas por llamar, organizada por orden alfabético.

o Planeación de reuniones y conferencias, con el contenido de ideas y

puntos a tratar, etc.

 Recortar las reuniones: Muchas reuniones no son realmente necesarias y

terminan siendo una pérdida considerable de tiempo, es buena idea
implementar una estrategia para minimizarlas en lo posible.

Las reuniones para medir o comentar los alcances de trabajo deben hacerse una
vez al mes, las reuniones semanales se tornan repetitivas, los avances también se
pueden llevar por escrito y reflejarse en un sistema de acceso al equipo o área en
general, así se evita perder horas de trabajo productivo en charlas que no traerán
fruto alguno.

 Bloquea tu tiempo: Consiste en bloquear tiempo diario para uno mismo, para
realizar actividades que necesitan dedicación y para las cuales a veces no
queda tiempo. El objetivo de esto es tener algo de tiempo sin asignar para
usarlo en tareas importantes previniendo que otra actividad ocupe ese tiempo
en tu lista de actividades.

 Aprovechar los tiempos muertos: Hoy en día con la tecnología de avanzada

todo es posible, leer un libro, un seminario, videos de información útil, desde
una Tablet, una portátil, tu Smartphone, etc. Puedes aprovechar tu tiempo
muerto, la espera en el banco, en el aeropuerto, atorado en el tráfico y obtener
información valiosa y provechosa para tu crecimiento personal y laboral.

Competitividad

La incorporación de los principios de competitividad al desarrollo de las funciones,

actividades y operaciones de la empresa, permite a esta incrementar su nivel de
competitividad, ahora bien la efectividad con que se apliquen estos principios
determinará el nivel de esa competitividad que la empresa esté alcanzado, o bien
el nivel en que se encuentre.

La Competitividad es la capacidad de una empresa u organización, de cualquier

tipo, para desarrollar y mantener unas ventajas comparativas que le permitan
disfrutar y sostener una posición destacada en el entorno socio económico en que
actúa.

La competitividad administrativa es aquella que nos conlleva a enfocarnos en la

idea de excelencia, la cual se logra a través de una planificación estratégica, en la
constante capacitación, es decir, en el proceso de aprendizaje dinámico y así
lograr una conducta organizativa y de liderazgo, cabe resaltar que para lograr un
adecuado nivel de competitividad es importante realizar análisis, tomar decisiones
oportunas, y así lograr sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las
organizaciones y alcanzar la eficacia y eficiencia.

Se entiende por competitividad a la capacidad de una organización pública o

privada, lucrativa o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le
permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno
socioeconómico.

Las etapas de evolución de la competitividad son cuatro cada una de ellas tiene un
nombre específico y una serie de características que las distinguen es así como se
tiene:

Etapa I. Incipiente.

La empresa es altamente vulnerable a los cambios del medio ambiente como

funciona de manera autodefinida, actúa según las presiones del mercado o bien a
capricho y estado de humor de sus dueños, la aplicación de los principios de
competitividad es prácticamente nula y tiene poco control sobre su destino,
reaccionando más bien por intuición a los cambios del medio ambiente y por ende
se desorienta y se desconcierta con todo lo que sucede, tanto interna como
externamente.

Etapa II. Aceptable.

Se han subsanado los principales puntos de vulnerabilidad contándose con los

cimientos adecuados para hacer un buen papel ante los ojos del público
consumidor y la competencia. Los principios de competitividad se aplican
aceptablemente, y aunque no se dominan totalmente, es claro que para seguir
compitiendo se requiere fortalecerlos, el equipo directivo se hace responsable del
futuro de su organización y dirige su destino hacia donde visualiza lo que mejor le
conviene, representando esto una gran ventaja para la empresa.

Etapa III. Superior.

La empresa comienza a ocupar posiciones de liderazgo y se caracteriza por el

grado de innovación que mantiene dentro de su mercado. Domina los principios de
competitividad, se mantiene despierta y reacciona de manera inmediata a
cualquier cambio del medio ambiente. Aunque de manera equilibrada pone
atención a los diez principios de competitividad, da mayor énfasis al de cultura
organizacional para lograr homogeneizar el pensamiento, sentimiento y accionar
de todo su personal.

Etapa IV. Sobresaliente.

La empresa que se encuentra en esta etapa es considerada como visionaria, por la

generación de tecnología directiva a un ritmo acelerado, sirviendo de
benchmarking al resto de la industria, pues ella es la que va generando los
cambios y las demás se van adaptando a ellos.

En esta etapa, la organización vive en una amenaza constante por parte de los
competidores de las etapas anteriores, pues tratan de encontrarle debilidades y
huecos en el mercado.
Los principios de Competitividad se aplican con alta eficiencia y todos los
miembros de la empresa tienen una real convicción de ellos. Están en la
posibilidad de compartir su tecnología directiva con otras empresas, sean o no del
giro o de la industria en la que compiten. La empresa muestra disposición por
compartir los resultados y las formas para alcanzar su posición actual. El principal
punto de referencia de la empresa, en todo el proceso de competitividad en el que
se ha sumergido, es la misión del negocio.

La eficacia es un concepto relativo a la capacidad de una organización para

cumplir con su misión. Sin embargo, eficacia no implica eficiencia ya que una
organización puede ser eficaz, pues cumple correctamente su misión, pero esto no
implica que resulte eficiente, pues invierte grandes recursos en el logro de sus
resultados económicos.

De igual forma puede lograr la eficiencia y la misión estar mal formulada (no se
corresponde con la necesidad económica y social) por lo que la gestión de la
empresa podría resultar ineficaz. Ambos términos están implícitos en la excelencia
empresarial y a su vez el término se identifica con el logro de ventajas sostenidas
en el mercado por lo que la excelencia es asociada con la competitividad.

Ventaja comparativa es aquella habilidad, recurso, conocimiento, atributos, etc., de

que dispone una empresa, de la que carecen sus competidores y que hace posible
la obtención de unos rendimientos superiores a estos. Para Michael Porter, en su
artículo “Cómo las Fuerzas Competitivas le dan forma a la Estrategia”, esa ventaja
tiene que ver en lo fundamental con el valor que una empresa es capaz de crear
para sus compradores y que exceda al costo de esa empresa por crearlo.

La administración en la Innovación y Tecnología es para mejorar todo tipo de

organización, con el invento de las maquinas han facilitado el trabajo del hombre,
innovación no solo se refiere a computadora, también a productos y servicios por
ejemplo a una nueva imagen de algo ya existente, donde se ahorraría espacio y
dinero que hay planeación e integración de modo que facilita la cosas con validez.
 Dentro de la innovación y tecnología habla de procesos de algunos autores que
nos informan de sus conocimientos obtenidos.

La innovación de un producto es una de las estrategias de empresas encaminadas

a ganar competitividad en el mercado, bien mediante ahorros de costos de
producción, distribución, mediante éxitos comerciales (aumento de ventas,
aumento de cuota de mercado, etc.)

La generación de módulos depende de las necesidades de las empresas que se

pueden generar para:

 Administración de artículos, conferencias y presentaciones.

 Administración de los conocimientos adquiridos (inteligencia del conocimiento).
 En caso de que se pruebe la propuesta será muy importante la retroalimentación
por parte de los usuarios ya que serán ellos los que utilizaran el sistema.

La innovación es una característica inherente a la sociedad humana. Es

especialmente importante en el surgimiento de una sociedad del conocimiento,
donde la creación y comercialización de las nuevas ideas apuntan tanto al éxito
nacional como al éxito internacional de las empresas.

Las ideas, los métodos, las estructuras innovadoras, además de los nuevos
productos o servicios son los principales impulsores del crecimiento organizacional
y económico.

Las diversas industrias del mundo moderno viven diferentes niveles de esfuerzos
innovadores sin precedentes. Las compañías contemporáneas producen y ofrecen
bienes y servicios de alta calidad en todo el mundo. En este sentido, se crean
nuevos mercados, se extienden los actuales y se cierran otros más.

El progreso tecnológico continuo renueva constantemente los mercados al

escenificar el drama de la creación y destrucción de mercados. La innovación
siempre ha sido una base fundamental para el desarrollo y la competitividad de
empresas, regiones, naciones y el mundo en general. Una encuesta realizada por
el grupo de científicos de The Economist Intelligence Unit reveló que la estrategia
de creación de productos y servicios innovadores se ubicaba entre las tres
principales preocupaciones de los directores ejecutivos para los siguientes cinco
años (Pure-Insight, 2005).

En este ambiente, la competencia necesita construir una capacidad innovadora,

apostándole a la generación de mejores capacidades de aprendizaje y
conocimientos. No existen dudas de que la innovación se ha convertido en un
factor crítico para lograr el éxito y la prosperidad de las organizaciones y las
sociedades del mundo; no obstante, la naturaleza precisa de su función y su
influencia sigue siendo muy compleja.

 La innovación como creación (invención): El foco de atención está en el

uso de recursos (gente, tiempo y dinero) para inventar o para desarrollar un
producto o servicio nuevos, o bien, una nueva forma de hacer las cosas,
una nueva forma de pensar acerca de ellas.
 La innovación como difusión y aprendizaje: El foco de atención está en
la adquisición, el apoyo o el uso de un producto, un servicio o ciertas ideas.
 La innovación como suceso: El foco de atención aquí está en un
acontecimiento relevante, como el desarrollo de un sólo producto o servicio,
o una sola idea o decisión.
 La innovación como una trayectoria (corriente de innovaciones): Esto
es el reconocimiento de que un solo acto de innovación (como el de un
acontecimiento relevante) facilitaría que se derive una familia de
innovaciones, a partir de la fuente original.
 La innovación como cambio (creciente o radical): La innovación
promulga el cambio. Algunas innovaciones son ajustes mínimos, en tanto
que otras son de naturaleza radical o discontinua.
 La innovación como un proceso o una estrategia (a nivel de empresa):
En esta perspectiva, la innovación no se trata de un solo acto, sino de una
serie de actividades que realiza una organización para llegar a la obtención
de un resultado (a saber, la innovación).
 La innovación como un proceso a nivel de contexto (región, nación,
etcétera): Este enfoque considera la innovación como un acto que va más
allá de los confines de un individuo o una empresa. También capta los
marcos de referencia institucionales, las redes sociopolíticas y los atributos
de factores internos, como factores importantes en el acto de innovar. El
foco de atención cambia de la empresa a los recursos y las características
peculiares de un contexto específico (región, nación, etcétera) proceso de
integración y alineación define la orientación innovadora de una compañía.
A menudo encontramos que los términos “original” y “nuevo” se refieren a
innovación. Sin embargo, ¿qué significa “nuevo” en sí mismo? Al
concentrarnos en la innovación de un producto, sabremos que hay muchos
matices de novedad.
 Nuevo para el mundo: Productos que son totalmente nuevos y originales
para el mundo. Por ejemplo, el primer teléfono móvil, el primer horno de
microondas, el Sony Walkman, etcétera.
 Nuevo para la empresa: Productos que llevan a la organización a una
nueva categoría, pero que no son nuevos para el mundo, como el
desplazamiento de Asda (una cadena de supermercados en el Reino
Unido) hacia el comercio de ropa al menudeo gracias al desarrollo de la
marca George.
 Extensión de la línea de productos: Estas son adiciones a las líneas de
productos actuales; por ejemplo, las marcas derivadas (acompañantes) en
los mercados actuales de la empresa.
 Mejoramientos del producto: Productos actuales que se fabrican según
estándares de desempeño mejorados. Casi todos los productos
contemporáneos se mejoran y con frecuencia lo hacen durante toda su
vida.
 Reposicionamiento del producto: Es el caso de productos que se dirigen
a un segmento nuevo o que se les da un nuevo uso.