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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA


DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del programa de formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA


 Código del programa de formación: 122115
 Nombre del proyecto: Generación de soluciones administrativas que faciliten a los aprendices poner
en práctica las competencias adquiridas durante su formación antes de iniciar su etapa productiva.
 Fase del proyecto: ejecución
 Actividad de proyecto: Organizar el evento corporativo que permitan dar a conocer los
resultados finales del proyecto formativo.
 Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la empresa.
 Resultados de aprendizaje alcanzar:
 Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités,
la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo de
evento y las políticas institucionales.
 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la
organización.
 Duración de la guía: 80 horas

2. PRESENTACION

La palabra evento, del latín eventus, significa acontecimiento, suceso, eventualidad.

Un evento es una reunión de personas que conllevan un motivo en particular. Tanto los eventos sociales
como los populares tienen como objetivo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación
y el trabajo entre otros

Para que exista un evento es necesario reunir personas en un lugar determinado con un fin y que exista
vinculación entre las partes

Las organizaciones, con el objetivo de mantener latentes sus contactos comerciales, publicitarse y mantener
un intercambio de información, tanto externa como interna, organiza eventos corporativos de diversa índole.

Es por ello que el asistente administrativo, tendrá en un momento de su vida profesional que organizar y/o
asistir a algún evento corporativo. Por esta razón es necesario conocer los aspectos generales de cada uno
de ellos, sus características, formatos y demás normas que le permita desenvolverse con cierta soltura

GFPI-F-019 V3
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GUÍA DE APRENDIZAJE

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Estimar los recursos: humanos, físicos- técnicos y económicos para el evento.

3.1. ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN

Cierta empresa multinacional organiza un evento formativo para dar a conocer determinadas
funcionalidades de un software informático; el alcance de la agenda incorpora determinadas acciones
formativas de cierto nivel de conocimiento. Cuando se convoca a los participantes, no se hace un análisis
previo del nivel de conocimientos, ya que la persona que configura la agenda no contrasta el nivel de
conocimiento de estos con el alcance de la formación que se pretende impartir.

Al llegar el día señalado, el formador inicia la sesión y el evento se desestabiliza por falta de homogeneidad
de conocimientos y por un nivel mucho más bajo que el previsto en la agenda, en resumen, un fracaso en
cuanto el alcance planificado se refiere y los participantes da una nota negativa a la planificación del evento.

Además, el desaprovechamiento formativo de muchos de los asistentes hace que no solo se afecte la imagen
de la empresa y el organizador, sino que incrementa los costos. Esto es porque algunos de ellos viajaron en
avión, reserva de hotel y alimentación, y además se requirió de repetir la sesión.

Qué errores considera relevantes de este caso?


Que haría usted para que el evento sea un éxito?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

¿Qué eventos corporativos conoce?

¿Qué se necesita en una asamblea para iniciar la sesión?

Un Simposio es una exposición oral por parte de varios expertos que van interviniendo en forma secuencial
ante los asistentes. ¿En el simposio existe la figura del moderador?

Si en la empresa le asignan la responsabilidad de organizar un desayuno de trabajo, ¿qué tiempo consideraría


adecuado para desarrollar dicho evento?

Si alguien en la empresa le dice que tiene que asistir a un Workshop, ¿sabe a qué tipo de evento asistirá?

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Cada aprendiz debe desarrollar el taller facilitado por el instructor, en el cual de abordará los
siguientes temas:
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1. Tipos de Evento según la naturaleza.


2. Eventos corporativos más comunes: Asamblea, Conferencia, Jornada, Congreso,
convención, cumbre, debate, Feria, exposición, seminario, Foro, simposio, mesa redonda,
panel, Workshop, videoconferencia, desayuno de trabajo
3. Organización de equipos de trabajo y Evento
4. Perfil del Organizador
5. Selección del Espacio
6. Recursos Necesarios: Técnicos, electrónicos.
7. Marketing en los eventos
8. Documentos Asociados a los eventos corporativos
9. Protocolo Empresarial: concepto, principios, tipos de protocolo, elementos básicos de las
relaciones sociales, el saludo, las presentaciones, tratamientos, distribución en una reunión,
recepción de visitas en una empresa, ordenación de invitados
10. La indumentaria

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

El grupo organizado por comités debe organizar el evento “Socialización de los resultados finales del
proyecto formativo del programa Gestión Administrativa”.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de


Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Organiza de manera crítica los eventos y Técnica: prueba o cuestionario
sus etapas; el objetivo, la magnitud y la
Naturaleza.
Concepto, clasificación, tipos de Coordina de manera diligente la
eventos corporativos, comités, consecución y ubicación del sitio para la
protocolo realización del Evento, teniendo en cuenta
la clase y la magnitud.
Coordina de manera comprometida la
Evidencias de Desempeño conformación del comité organizador y los
demás Comités, según el tipo de evento, Técnica: observación directa
Planeación del evento, asignando responsabilidades de acuerdo Lista de chequeo desempeño
con los Requerimientos de cada uno y el
teniendo en cuenta el proceso manual de procesos y procedimientos.
administrativo y las políticas de la Participa diligentemente en la planeación
y organización de eventos, de acuerdo con
organización
las Fases del proceso administrativo,
siguiendo el conducto regular de acuerdo
Evidencias de Producto: con el Organigrama y normas
institucionales.
Opera de manera responsable los recursos
tecnológicos requeridos para la
planeación, Coordinación y ejecución del
evento.
5. GLOSARIO DE TERMINOS

Workshop: son Talleres de trabajo intensivo (una semana 8-10 horas diarias de trabajo); se
desarrollan en grupos interdisciplinarios
Road show: cuando un mismo evento tienen lugar en varios sitios o diversas ciudades a la vez
Anuncio: unidad de difusión de un mensaje publicitario escrito o audiovisual.
Briefing: informe breve –brief– que contiene los datos del plan o programa de una campaña
Destinatario. En el marco común de la comunicación es llamado el receptor del mensaje. Divulgación.
Es comunicar, utilizando una diversidad de medios, el conocimiento mensaje a distintos públicos
voluntarios, recreando ese conocimiento con fidelidad y poniéndolo en contexto para hacerlo
accesible.
Material de divulgación. Los divulgadores producen obras de muchos tipos; a las obras tangibles
(como artículos, libros, videos) se les llama materiales de divulgadores.
Materiales didácticos. Son los apoyos a la enseñanza, desde objetos hasta el producto de los medios
de comunicación.
Medios de divulgación. Chat-correos –afiches- volantes –carteleras – citaciones hiper medios, entre
otros.
Mensaje: Es el objeto central de cualquier tipo de comunicación que se establezca entre dos partes,
el emisor y el receptor.
Target: En el mundo de la publicidad, se refiere a los términos de mercado objetivo, público objetivo,
grupo objetivo y mercado meta
Aperitivo: Un pequeño platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal, que se entrega
previo a una cena de gala (mientras se sienta a los invitados)
Break: Termino en inglés que se usa para indicar un receso que divide el evento en dos o más partes.
Este receso se usa para que los asistentes puedan descansar, así como para que los organizadores
puedan llevar a cabo preparativos especiales. Usualmente se sirve café y galletas
Check-in: Indica el procedimiento formal de registro de huéspedes al llegar a hotel.
Check-out: Indica la salida de los huéspedes del hotel
Lobby: Área de entrada a un edificio donde se realizará un evento. Esta área se utiliza para fines del
evento como recibidor, lugar de registro, para montar exhibiciones o incluso para servir alimentos o
aperitivos
Maestro de ceremonias: Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los invitados. Ayuda a
llevar el orden, las reglas y las regulaciones de un evento – llama a los invitados a cenar, a sentarse,
anuncia las conferencias
Oficina en sitio: Cuarto o área separada que se utiliza como oficina temporal por los organizadores
del evento

REFERENTES BILBIOGRAFICOS

LUCAS MARIN, A.: La comunicación en la empresa y en las organizaciones, Barcelona: Bosch


comunicación, 1997.
DAVARA, F. J.: Estrategias de comunicación en marketing, Madrid: Dossat 2000, 1994.

ARROYO CRISTINA GOMEZ; MARRUECO GOMEZ RAUL, Eventos corporativos y protocolo


empresarial. Ediciones de la U
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McCLOSKEY COLONMARGOT, Etiqueta para Profesionales. Editorial Norma

6. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Isabel Teresa Yáñez Instructora Centro Julio 15 de 2017


Fernández Comercio y
Servicios

7. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Eduardo Vega Torres Instructor Centro CIES, Junio Cambio actividad
Comercio 2019

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