TÉCNICO

Erika Emilse Liberato Bonilla

Yesica Viviana Mahecha Pérez
Luis Arley Rodríguez Vargas
Anyi Julied Toro Cifuentes

Guía de Aprendizaje N° 5

Proceso Administrativo

Instructora

Lida Andrea Hoyos Cortes

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE SERVICIO FINANCIERO
COORDINACION ECONOMICA
FINANCIERA Y DE GESTION
TECNOLOGO EN GESTION DE NEGOCIO
FICHA 1746552
BOGOTÁ
2018
Contenido

3.1 Actividades de Reflexión Inicial. Piensa y describa las actividades que

realiza durante un día y responda las siguientes preguntas: .............................. 3
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje. Identifique y desarrolle las actividades
propuestas. ......................................................................................................... 4
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización). Cada aprendiz organizará una carpeta de evidencias que
contenga el desarrollo de las siguientes actividades: ......................................... 5
3.3.1 Realiza la lectura del libro “INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
GENERAL” de Idalberto Chiavenato. Mc. Graw Hill, 1994. Páginas 17 a la 63.
Elabore un resumen de máximo 5 páginas en cual se caracterice cada una de
las fases del proceso administrativo. .................................................................. 5
3.3.2 Mire el video del “Proceso Administrativo”
http://www.youtube.com/watch?v=Zk6ge8zo1qY Identifique con su GAES cada
una de las acciones que se realizan en las fases del proceso administrativo en
un negocio, tome nota sobre los aspectos importantes y socialice en plenaria.
.......................................................................................................................... 10
3.1 Actividades de Reflexión Inicial. Piensa y describa las actividades que
realiza durante un día y responda las siguientes preguntas:

 ¿Planea usted sus actividades diarias?

Trato de planear las actividades que desarrollare en el día y a qué hora

las realizare.

 ¿Cómo planea sus actividades diarias?

Tengo primero en cuenta el tiempo que dispongo, luego de acuerdo con

prioridad de la actividad, las organizo en este orden, para luego ser
ejecutadas de la mejor manera.

 ¿Qué hace para que las actividades planeadas permitan el logro de los
resultados que se propone?

Lo que hago es primero establecer un resultado o meta, para así en el

momento que esté realizando la actividad tener claro hacia dónde me
dirijo, para que no se convierta en una actividad inconclusa.

 ¿Organiza los recursos y la forma como desarrolla las actividades

diarias?

Uno de los puntos importantes a tener en cuenta son los recursos para
poder realizar las actividades, ya que teniendo en cuenta esto puedo
determinar desde un inicio si es viable o no la actividad; de la misma
forma si cuento con recursos adicionales puedo mejor la realización de
la actividad.

 ¿Cómo hace para desarrollar las actividades diarias sin que haya
desorden o incumplimiento de las mismas?

Lo que hago para que mis actividades sean exitosas, es primero

ordenarlas por prioridad, de las más importe a la menos relevante; de
esta manera tengo un orden para las actividades y esto también me
ayuda al cumplimiento ya que si primero realizo los importante será más
fácil después realizar las otras actividades.

 ¿Quién toma las decisiones de las actividades que desarrolla

diariamente?
 En lo posible intento que las actividades dependan de mi decisión para
realizarlas, pero tengo flexibilidad de tiempo para las actividades que
me sean delegas por terceros, como en el trabajo, estudio o familia.

 ¿Qué hace cuando está ejecutando las actividades diarias?

Trato de llevar una lista con lo que debo realizar de cada actividad, para
que no quede nada pendiente al momento de finalizar el proceso.

 ¿Qué hace al final del día para revisar las actividades desarrolladas y las
que le quedaron pendientes?

Así como llevo una lista de los puntos de cada actividad, tengo una lista
general del total de las actividades que tengo por realizar, de esta
manera puedo controlas las actividades finalizadas y las que me
quedaron como pendientes las organizo como prioritarias para el
siguiente día.

 ¿Cree usted que como lleva a cabo ahora sus actividades le permitirán
alcanzar los objetivos propuestos?

Considero que este método que utilizo me es bastante útil para alcanzar
mis objetivos, ya que me permite llevar un control y seguimiento de
todas mis actividades enfocadas a un propósito de vida.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje. Identifique y desarrolle las actividades
propuestas.

Estos serán los temas que se identificarán con el desarrollo de ésta guía:

es el flujo continuo e interrelacionado de las

actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para
lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos,
materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para
hacerla efectiva

-Funciones administrativas: es la realización de ciertas actividades o deberes al

tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo
de los demás.

- Planeación:
Etapa que forma parte del proceso administrativo mediante la cual se
establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y
cursos de acción, en función de objetivos y metas generales económicas,
sociales y políticas; tomando en consideración la disponibilidad de recursos
reales y potenciales que permitan establecer un marco de referencia necesario
para concretar programas y acciones específicas en tiempo y espacio.

-Organización: es "la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos

un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin
concreto.
- Dirección: es la acción y efecto de dirigir (llevar algo hacia un término o lugar,
guiar, encaminar las operaciones a un fin, regir, dar reglas, aconsejar u
orientar.

- Control: la palabra control proviene del término francés controle y significa

comprobación, inspección, fiscalización o intervención.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización). Cada aprendiz organizará una carpeta de evidencias que
contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

3.3.1 Realiza la lectura del libro “INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

GENERAL” de Idalberto Chiavenato. Mc. Graw Hill, 1994. Páginas 17 a la
63. Elabore un resumen de máximo 5 páginas en cual se caracterice cada
una de las fases del proceso administrativo.

PLANEACION ADMINISTRATIVA

Las empresas no funcionan por casualidad, todo debe ser planeado significa
que las empresas necesitan decidir anticipadamente lo que quieren lograr para
alcanzar sus objetivos.
La planeación es muy importante en nuestras vidas por ejemplo cuando
planeamos ir a algún lugar, un viaje involucra una planeación. Así la planeación
es un hecho natural de las personas, en las empresas es una necesidad una
vez definido un objetivo la planeación es la mejor manera de llegar a él.

IMPORTANCIA Y NECESIDAD

La planeación es la que nos determina con anterioridad cuales son los

objetivos por lograr y lo que debe hacer para alcanzarlos, planear es
fundamental para las actividades de una empresa se debe tener en cuenta la
organización, el control para un mejor desarrollo.

TIPOS Y FASES DE PLANEACION ADMINISTRATIVA

Planear es la función administrativa que a partir de la asignación de los
objetivos determina la prioridad de lo que se debe hacer, cuando, quien debe
hacerlo y de qué manera. Un plan es un esquema que establece
anticipadamente lo que se debe hacer.

Tipos de planes:

 Programas: son planes extensos que reúnen un conjunto integrado de

planes relacionados con asuntos diferentes entre sí.
 Procedimientos: Son planes que prescriben la secuencia cronológica de
las tareas para ejecutar, son más utilizados en trabajos repetitivos.
 Métodos: es un cronograma de actividades para ejecutar un proceso
 Normas: Sirve para establecer lo que se debe o lo que no se debe hacer

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACION

La planeación está sujeta a dos principios:

 Principio de definición del objetivo: la planeación debe determinar cómo

será alcanzado el objetivo si no se tiene un buen objetivo la planeación
no será lo que se espera.

 Principio de la flexibilidad de la planeación: el plan debe ser flexible para

así poder acoplarlo a situaciones inesperadas, como la planeación se
refiere al futuro se debe tener solución a situaciones imprevistas.

TECNICAS DE PLANEACION

La planeación va de la mano con las técnicas que sirven al control, el control es

una función administrativa que se preocupa de validar si lo que se planeó se
ejecutó de manera correcta.

Existen tres técnicas de planeación y control:

 CRONOGRAMA: es una herramienta muy importante en la gestión de

proyectos, el cronograma está constituido por una gráfica de doble
entrada.
 GRAFICA DE GANTT: es parecida al cronograma pero la diferencia son
las columnas verticales son divididas en cuatro partes.
 PERT: su nombre en español (técnica investigadora de evaluación de
programas), es una técnica de planeación y control para múltiples
actividades independientes y relacionadas en diferentes periodos.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar unas metas y

objetivos.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Sirve para agrupar y estructurar todos los recursos de la empresa, personas y

equipos para alcanzar los propósitos deseados, el objetivo de la organización
es unir a las personas para que trabajen de la mejor manera.

PRINCIPIOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Principios de la especialización: La organización debe apoyarse en la

división del trabajo, la especialización incrementa la cantidad y la calidad
del trabajo realizado.
 Principio de la definición funcional: Las empresas utilizan el organigrama
para definir mejor las funciones de cada empleado.
 Principio de igualdad de la autoridad y responsabilidad: La autoridad es
el poder de dar órdenes y exigir disciplina a los superiores a diferencia
que la responsabilidad es dar cuentas a los jefes gracias a estos valores
se puede tener mayor disciplina sin una excesiva autoridad.
 Principio de gradación: Se refiere a la secuencia de relaciones directas
con la autoridad hasta un subordinado en la organización, donde
generalmente esta la autoridad máxima.
 Principio de las funciones de línea y de staff: Las funciones de líneas
son aquellas directamente ligadas a los objetivos de la empresa.1

ORGANIGRAMA

Es la gráfica que representa la organización formal de una empresa, es decir

su estructura organizacional.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura significa disposición de las partes que constituyen un ser vivo, un

edificio, libros entre otros.

Existen dos tipos básicos de estructura:

-Estructura formal: estructura aceptada por la dirección de la empresa, también

es llamada estructura organizacional y se visualiza mediante el organigrama.

1
Iniciación a la Administración General
-Estructura informal: es la red de relaciones humanas y sociales que surgen
entre las personas que laboran en una empresa.
DIRECCION ADMINISTRATIVA

Para que una empresa funcione debe ser dirigida, gobernada y guiada para
alcanzar los objetivos. Una empresa necesita dirección para no quedar a la
deriva. Todo trabajo debe ser dirigido para alcanzar los objetivos. La
administración se basa en el trabajo de varias personas en conjunto y es
necesario orientar el comportamiento del personal y dirigir los objetivos.

PRINCIPIOS BASICOS DE LA DIRECCION

La dirección se basa en cuatro principios básicos:

-Principios de la unidad del mando: La reciprocidad de este principio implica

que debe haber una autoridad única sobre cada persona en la empresa.

-Principio de la delegación: delegar significa asignar tareas, transferir autoridad

y exigir responsabilidad en la ejecución de esas tareas.

-Principio de la amplitud de control: también llamado ámbito de control.

-Principio de la coordinación: también llamado principio de las relaciones

funcionales.

INSTRUCCIONES Y ÓRDENES

Para dirigir se debe tener un orden o instrucciones para que los subordinados
sepan que deben hacer y cono deben hacerlo.

Las órdenes pueden ser generales o específicas:

-Órdenes generales: son aquellas se destinan a todas las personas de la

empresa, las órdenes indican obligaciones.

-Órdenes específicas: son aquellas que se determinan a ciertas personas de la

empresa, dependiendo de la labor que cumplan en la empresa se le destinan
sus funciones.

Las ordenes pueden ser verbales o escritas:

-Órdenes verbales: son transmitidas a viva voz, en contacto directo entre el

superior y sus subordinados.

-Órdenes escritas: son aquellas que se transmiten de manera escrita, por

medio de una carta o documento.
COMUNICACIÓN

Es uno de los mayores retos para el administrador, comunicar es el proceso de

transmitir información siempre envuelve dos o más personas ya que se trata de
un proceso de interrelación personal.

La comunicación es un proceso de transmisión y compresión de una persona a

otra y cinco elementos:

-Emisor: persona que pretende comunicar un mensaje.

-Transmisor: refiere la codificación del mensaje.
-Canal: espacio situado entre el emisor y el destinatario.
-Receptor: etapa donde se produce la decodificación del mensaje.
-Destinatario: persona a quien está dirigido el mensaje.

En cuanto al tipo de comunicación puede ser:

-Formal
-informal

Las comunicaciones formales fluyen dentro de la empresa a través d los

siguientes canales de comunicación:

-Canales verticales
-Canales horizontales

MOTIVACION

La motivación es muy importante instrumento de la dirección, motivación

significa proporcionar un motivo a una persona para que se comporte de una
determinada forma, motivar se refiere a despertar interés y el entusiasmo por
alguna cosa.

LIDERAZGO

No solo se necesita dar órdenes, comunicar y motivar es necesario ser un líder.

Ser líder es tener la capacidad de influenciar a las personas.

Existen tres factores de liderazgo:

-Posición jerárquica:
-Competencia profesional:
-Personalidad:

Existen tres tipos de liderazgo

-Autocrático:
-Liberal:

-Democrático:

COORDINACION

Coordinar significa unir y armonizar todas las actividades y esfuerzos de las

diferentes personas de la empresa, teniendo un objetivo común

CONTROL ADMINISTRATIVO

El control se utiliza para varios y diferentes significados:

-El control como imposición restrictiva para inhibir ciertas conductas

indeseables.
-El control como un sistema automático de regulación, para mantener un nivel
constante de funcionamiento.
-El control como un medio de fiscalización y vigilancia.
-El control como una de las funciones administrativas.

CONCEPTO DE CONTROL

OBJETIVOS E IMPORTANCIAS

PROCESO DE CONTROL

TENICAS DE CONTROL

PRINCIPIOS BASICOS DE CONTROL

AREAS DE CONTROL

3.3.2 Mire el video del “Proceso Administrativo”

http://www.youtube.com/watch?v=Zk6ge8zo1qY Identifique con su GAES
cada una de las acciones que se realizan en las fases del proceso
administrativo en un negocio, tome nota sobre los aspectos importantes y
socialice en plenaria.

Proceso Administrativo: Es el conjunto de fases o etapas a través de los

cuales se efectúan la administración, las cuales se dividen cuatro etapas:

Planeación: consiste en fijar el curso de cada acción con principios,

determinación y secuencia necesarios para lograr su realización.
Organización: consiste en agrupar las actividades asignar responsabilidades y
coordinar personas, trabajo y recursos.

Dirección: consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados para

alcanzar las metas de la organización.

Control: tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo
con los planes de establecidos.2

3.3.3 De acuerdo a la asignación de su tutor, sobre las fases del proceso

administrativo, realiza y presenta una actividad lúdica a sus compañeros,
en la cual se evidencie el trabajo colaborativo de cada uno de los GAES.

T D A C I O N D A F H R P D E
S D R T G B M O I A D L W W M
D I A Z E T G O L N A I N E P
V R M N B V C O Z N E I O T R
A E D F X C C Z E J K O I L E
A C A F H E B A O N C I C U S
I C A E R N R O V I N N A N A
G I N H T R F V C D E S Z G S
J O A X G B T E W U I O I C X
O N Q D G H F S N C X Z N O I
Ñ L U Q A Z C C N M G B A N I
E V A L U A C I O N A C G T O
Q G H J Y T E A C I S L R R I
R F C N R A Z I N A G R O O K
O O C V B N H D T E W Q Z L N

• PLANEAR
• ORGANIZAR
• DIRECCION
• CONTROL
• EMPRESA
• EVALUACION
• ORGANIZACIÓN

2
http://www.youtube.com/watch?v=Zk6ge8zo1qY
3.4 Desarrolle las actividades relacionadas en el esquema estandarizado
de proyectos que está acorde a la lista de chequeo.

NEGOCIO MAFE Y NICOL

FASES ELEMENTOS APLIC N/A OBSERVACION
A
PLANEACION * Misión X El negocio no cuenta con
una misión, una filosofía,
* Filosofía X
visión, objetivos
* Visión X operativos tácticos ni
políticos, las cuales se
*Objetivos X necesita que se
Operativos y establezcan para mejorar
tácticos esta fase importante.
*Políticas X
*Procedimiento X El negocio cuenta con
s almacenamiento de
materiales los cuales se
tiene clasificados y
organizados por el tipo de
materiales. Cuenta con
corte de piezas aquí se
encuentra la moldura.

*Reglas y x aquí se encuentra la

normas puntualidad ,
responsabilidad,
honestidad
*Programas x
*Presupuestos X El presupuesto está
asignado a corto plazo el
cual cubre el ciclo de las
operaciones un año.

ORGANIZACIÓ Organigrama x este negocio cuenta con

N el Propietario,
Administrador y tres
empleado lo cual no
cumple con un esquema
de jerarquía
DIRECCIÓN Motivación X La motivación va directa
 del supervisor, el cual
incentiva a los tres
empleados a superar la
meta
Comunicación X Siempre están en la
disposición de recibir
opiniones, quejas por
parte de los empleados
Supervisión X coordina y supervisa la
producción, la calidad del
producto desde su inicio
a su final
CONTROL Contabilidad X

Evaluación o X
Auditoria

Presupuestos X

Reportes, X Tiene implementado un

informes informe diario de la
producción diaria
Formas X
Archivos X Todo se mantiene en un
expediente

Computarizado X
s
Mecanizados X