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PROGRAMA : MAESTRIA EN GERENCIA DE OPERACIONES Y LOGISTICA

CURSO : GESTION DE PROCURA
PROFESOR : DANIEL ONCHI
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EXAMEN FINAL

CASO: PROFEMSA

Mario Osorio le daba indicaciones a Rigoberto Paredes, mientras observaban parte de la mercadería devuelta por fallas en el
embalaje.

Asegúrate, sobre todo, de que el material reforzado sea el que hemos elegido.

Mario es Presidente Ejecutivo de PROFEMSA, empresa que distribuye los productos farmacéuticos de diferentes laboratorios en
todo el país. Rigoberto Paredes es el Gerente de Compras. Ambos estaban preocupados por obtener las cajas de cartón
adecuadas para evitar reclamos de los clientes y devolución de mercadería como la que tenían ante sus ojos. Es más, Osorio
había diseñado tres modelos de cajas y había escogido el material reforzado con el cual hacían el embalaje, lo que facilitaba el
almacenamiento, el manipuleo y el transporte por cargas unificadas.
La caja de mayor consumo se adquiría mensualmente en cantidades de 10,000 unidades y las otras dos se solicitaban, cada dos
meses, en pedidos de 1,000 y 3,000 unidades cada modelo.

La empresa tiene tres proveedores actualmente, aunque el último de ellos había comenzado a abastecerlos hace un año,
aproximadamente.

Los sábados por la mañana, Mario Osorio cambiaba los fríos y oscuros almacenes de la empresa por el bien cuidado césped del
Club El Golf, para jugar una partida con algún conocido. Sin embargo, cada vez que se encontraba con Samuel Escobar,
Presidente de Fibras Celulósicas S.A., el tema del trabajo era ineludible, pues se trataba de uno de los proveedores de su
empresa.

La última mañana sabatina que se encontraron, la actitud de Escobar no fue la misma. Aunque se mostraba cordial y cortés, su
tono de voz denotaba indisposición e incluso algo de tensión que descargó contra la pequeña bola blanca.

¿Qué pasa con tus compradores?, inquirió a Osorio de manera abrupta. Cada día me ponen más dificultades para venderles mis
cajas de cartón; a lo mejor quieren eliminarnos de su lista de proveedores.

No creo que se trate de eso. La verdad me sorprende tu comentario. ¿Tienes razones para pensar así?, replicó Osorio.

Ambos olvidaron por ese momento qué tan cerca del siguiente hoyo había caído la bola.

Hace dos meses que no me colocan ni un solo pedido, dijo Escobar; con las manos apoyadas en el palo de golf. Además, me he
enterado de que han incorporado a un nuevo proveedor, a pesar de que mis precios son difíciles de mejorar. No he hablado con
Paredes, tu Gerente de Compras, pero estoy preocupado.
¿No habrás tenido problemas de rechazo o de entregas fuera de fecha?, le preguntó Osorio. Nada fuera de lo usual, respondió
Escobar. Nunca faltan algunos problemitas, pero nada importante, agregó con un tono de voz más conciliador; finalmente Osorio
estaba mostrando buena disposición.

He conversado con Zegarra, mi Gerente de Ventas, y él está alarmado. Tú sabes que siempre he considerado a tu empresa
como uno de mis buenos y leales clientes, al igual que ustedes a nosotros. Siempre que nos han necesitado, y hemos podido, los
hemos servido. A ti te consta eso, Mario.

Sí claro… Mira, no acostumbro a meterme en el trabajo de mis ejecutivos, y menos en sus decisiones, pero el lunes hablaré con
Rigoberto y entre el martes y el miércoles te daré una respuesta al respecto. Voy a averiguar por qué no te piden las cajas y te
informaré después.

Gracias Mario. Esperaré tu llamada, respondió Escobar y esbozó, esta vez, una ligera sonrisa. Si no lo haces hasta el miércoles,
te llamaré. ¿Te parece?

De acuerdo. ¡Ahora juguemos!

Bien Mario. Por si acaso voy ganando.

Osorio se quedó preocupado por esa conversación del fin de semana, pues consideraba a Escobar un buen proveedor con el que
trabajaba desde que comenzó a distribuir productos farmacéuticos.

Rigoberto, por favor ven a mi oficina.

Entendido Mario, voy para allá.

El cielo gris de la mañana del lunes daba el tono de color perfecto al estado de ánimo de Osorio.
Buenos días Mario. ¿Hay algún problema?

Buenos días Rigoberto, siéntate por favor. Quiero que me expliques por qué ya no le compramos las cajas a Escobar.

Sí le compramos, replicó Rigoberto entre sorprendido e incómodo, pero hay problemas con su servicio y calidad de sus productos
y, como tú sabes, ambos aspectos tienen prioridad de acuerdo con tu política.

Escobar me tiene preocupado, hace meses que falla en esos dos aspectos muy importantes. Por eso, el último pedido solamente
lo dividí entre Papiros y Propak. La verdad es que no sé qué les pasa. Hemos hablado con su Gerente de Ventas, pero él nos
dice que no hay mayores problemas y que podría ser algo pasajero.

Bueno, de eso se trata el último pedido; pero ahora no quiero toda la historia. Sabía que tendrías tus razones, comentó Osorio
entre pensativo y muy preocupado; por eso quiero que elabores un informe completo sobre la decisión tomada de no contar con
Escobar en ese pedido.

Está bien. Te informaré tal como quieres y con documentos probatorios.

Rigoberto se retiró sin retirar la mirada a Osorio.

Dime Mario, ¿ya no hay confianza en Compras?

Noooo! reaccionó Osorio; no es lo que te imaginas. Vamos, deja esa cara de desconfianza y siéntate de nuevo que te voy a
contar la historia. ¿Quieres algo de tomar? Resulta que el sábado me encontré con Escobar……

Osorio aclaró a Rigoberto Paredes que quería un informe escrito y todas las pruebas para darle respuesta a Escobar, de manera
que no le quedase dudas de la decisión tomada.
Rigoberto Paredes agradeció la explicación y la confianza de Osorio y regresó a su oficina. Pidió los documentos relacionados
con las compras de cajas de cartón de todos los proveedores (ver anexos), para revisarlos y preparar el informe que le habían
solicitado.

Se le pide desarrollar las preguntas con muy buen nivel de análisis crítico y aporte personal. No responder de forma
general ni superficial.

1. Analizar y describir el entorno empresarial relevante de este caso.

El presente caso trata de la empresa distribuidora PROFEMZA, que se dedica a la distribución de productos farmacéuticos a todo
el país.
Actualmente cuentan con problemas en la calidad de los cartones a pesar de haber diseñado tres modelos y escogido los
materiales para que sean reforzados y no tener reclamos o devoluciones de clientes.
La empresa cuenta con tres proveedores (Ficesa, Papieros y propak).
La empresa esta teniendo problemas con los cartones de embalaje, los tres proveedores han tenido problemas de rechazo
siendo Ficesa la que cuenta con mayor índice de rechazo según los anexos.
En la gestión de procura es muy importante evaluar otros aspectos que no sean solo los precios, en el anexo se observa que
Ficesa en el que cuenta con el menor precio sin embargo tiene constantes problemas con la entrega y calidad, siendo Papiro y
Propak a pesar que sus precios son mas altos tienen un mejor índice de entregas y calidad.

2. Describir el tipo de organización que se está considerando en este caso.

PROFEMSA es una empresa de servicios de distribución de productos farmacéuticos de diversos laboratorios a nivel nacional.

3. Identificar el asunto o problema clave del presente caso. Sustente su respuesta.

En primer lugar el problema de principal es la mala calidad de las cajas para los productos farmacéuticos.
Considero también que el problema de fondo es la falta de involucramiento del presidente ejecutivo y gerente de compras ante
los problemas de calidad de las cajas, no se ve un análisis de las principales causas, quizá el problema no sea de la calidad de
las cajas solamente si no una mala capacitación al momento de armarlas y embalarlas, así como el uso inadecuado u de baja
calidad de insumos tales como fill, cinta adhesiva, etc.
De igual forma el señor Escobar no tiene conocimiento que sus productos son rechazados por la mala calidad y que por ese
motivo no le han colocado las OC.

4. ¿Cuál es la tasa de rechazo por la mala calidad de los productos de Ficesa? Sustente su respuesta.
Tomando como muestra el pedido 25-30-1-03185, el índice de rechazo anual ha sido de 2.8% (883 cajas) sin embargo ha
tenido picos mensuales de hasta 6% lo cual es muy preocupante, por lo que se debe tomar acción inmediata, sancionar con
penalidades teniendo una tasa mínima de rechazo, reiteración de rechazos y con ello medir a los proveedores.
TASA DE RECHAZO
PEDIDO N°25-30-1-03185
CAJA 35 CM X 53 CM X 60 CM
MES CANTIDAD SOLICITADA
CANTIDAD ENTREGADA
CANTIDAD RECHAZADA
1 4500 4500 50 1.1%
2 4500 4500 0 0.0%
3 4500 4500 180 4.0%
4 2000 2000 120 6.0% Promedio 3.0%
5 3500 3500 60 1.7%
6 3500 3500 38 1.1%
7 6000 6000 245 4.1%
8 3000 3000 190 6.3%
Total 31500 883 2.8%

5. De acuerdo a los Criterios de Dickson, para las decisiones de compras, el primero es la Calidad. Estructure detalladamente
el proceso de compras y las especificaciones de calidad de este caso.
Especificaciones ténicas:
Caja de cartón con las siguientes medidas:

Profemsa tiene como política la calidad y servicio de entrega de las cajas.

Estructura del proceso de compras:
Recibir del área de ventas la proyección de consumo de cajas anual (por mes).
Validad con el área de almacén los parámetros de calidad, así como especificaciones.
 Revisar con finanzas el presupuesto asignado.
Solicitar cotización de proveedores
Evaluar las ofertas, como principales puntos, Calidad, tiempo de entrega y precio.
Adjudicar al proveedor.
Realizar el contrato o las condiciones, penalidades por incumplimiento en calidad y tiempo de entrega.
Realizar el seguimiento y evaluación constante del proveedor

6. ¿Qué debe contener el informe que está preparando el señor Paredes? Justifique su respuesta.
El informe del señor Paredes debe contener:
Comparativo de las tasas de rechazo de los tres proveedores donde se evidencia que Ficesa es el mayor problema.
Cantidad de OC entregados fuera de fecha por mes.
Constancia de pago de OC a Ficesa (asegurar que se le esta pagando dentro de los plazos establecidos).
Reclamos de los clientes por la mala calidad de los productos.
Cuantificación de perdidas por retorno de la mercadería por la mala calidad de las cajas para que vea el impacto económico
que está teniendo la empresa.

7. ¿Qué le sugeriría al señor Osorio para darle la respuesta más convincente al señor Escobar del por qué no le colocan
nuevos pedidos?
Con los datos reales de la tasa de rechazo, la cantidad de OC entregadas fuera de fecha y el impacto económico que le
genera la mala calidad de los productos se tiene una respuesta solida y tangible del porque no se coloca la orden.
Debe adicionalmente tener una reunión con la gerencia de compras para que explique el Sr. Escobar cual serán sus planes de
acciones para mitigar las observaciones de calidad.

8. ¿Existen sobrecostos con los proveedores Papiro y Propak en la compra de los productos? ¿Si usted fuera el Gerente de
Compras de PROFEMSA, qué decisiones tomaría? Fundamente convincentemente su respuesta.
En comparación al precio ofrecido por Ficesa si hay sobrecostos, haciendo un comparativo entre papiro y propak ambos
cuentan con un producto de menor precio.
Si fuera el gerente de compras, haría una visita a las plantas de cada uno para ver insitu la producción de mi material y ver
las oportunidades de mejora que se pueden tener para contar con cajas de mejor calidad.
Averiguaría si sus proveedores son locales o importados, trataría de negociar economías de escala para que se pueda
disminuir el costo de los productos y de esta manera si Ficesa no se mejora su calidad solo contar con los proveedores.
9. ¿Qué recomendaciones le daría usted al señor Escobar?
En primer lugar, que vea la realidad de sus operaciones, el no estaba enterado de los problemas de calidad que tenían sus
productos.
Reunirse con sus vendedores de forma periódica y ver la proyección de las ventas y ante una disminución solicitar datos del
porque no le están comprando.
Implementar mejora continua en las líneas de producción, así como talvez optar por una norma iso de calidad.

10. ¿Qué conclusiones se obtendrían de este caso de análisis?

Las políticas de calidad de las empresas deben cumplirse.

Se tener tener penalidades por productos defectuosos o entregas fuera de tiempo, esto dentro de la evaluación de
proveedores por parte del departamento de procura.
Las gerencias deben conocer lo que pase en cada área de la compañía (ir al campo) y no enterarse vagamente de algún
problema.
Se deben aplicar técnicas de mejora continua, gemba, optar por una norma iso.
La negociación con los proveedores es vital en cuanto a temas de calidad, precio y entrega.
Anexos
Adaptado de: Valdés, A.