ARCHIVO INFORMÁTICO

DEFINICIÓN

Es una secuencia de bytes que son almacenados en un dispositivo. Un archivo

es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo
contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes
digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o
microfichas del entorno de oficina tradicional.

HISTORIA

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio

Romano, pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la
existencia de activos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los temples e incluso
bancarios. Las excavaciones de ugarit son las únicas que han dejado constancia
de la organización de los fondos.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con
esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribía con un punzón
metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera,
marfil y pieles.
EVOLUCIÓN

La evolución de los archivos de información, ha tenido grandes avances desde

sus inicios, lo cual permite tener un amplio marco conceptual en el proceso
archivístico, pero esto no deja de ser un sistema con posibilidades de mejoras
en el proceso de implementación y ejercicio del mismo, siendo necesario
homogeneizar los conceptos entre las instituciones públicas y generar una nueva
cultura archivística en el sector público eficientando la selección, depuración y
conservación de los documentos relevantes para el acervo histórico del Estado,
y evitar y eliminar vicios que impiden un archivo histórico representativo.

VENTAJAS

- Almacenamiento organizado de los documentos

- Fácil ubicación de ser necesitado un documento

- Conservación de los archivos

DESVENTAJAS

- Espacio ocupado

- Afectación de los documentos al almacenar archivos por mucho tiempo

EJEMPLOS y usos

Algunos ejemplos típicos de archivos son:

- De texto: txt, doc, docx, etc.

- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.

- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.

- De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.

- De audio: mp3, wav, wma, etc.

- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.

- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.

- De imagen de disco: iso, mds, img, etc.

 ARCHIVO FÍSICO
DEFINICIÓN
Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en forma
física. Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro fijo. Puede
tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar de una forma
más eficiente los documentos según el orden en que se añadieron los registros.
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la
confidencialidad y disponibilidad de la información. El proceso consiste en la
recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento,
administración y transporte los archivos físicos.
HISTORIA Y EVOLUCION
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de
la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de
control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de
madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían
utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización
previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla.
Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer
archivero del que tenemos noticia.
VENTAJAS

Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características

ofrece:

- Guardar la información de manera íntegra

- Los archivos no pueden ser modificados o alterados

- Los documentos como contratos o recibos se pueden firmar de puño y

letra

- Se pude realizar la consulta de documentos sin tener que recurrir a algún

dispositivo tecnológico

DESVENTAJAS

- La información puede ser robada o revisada por personal que no está

autorizado a acceder a su contenido.

- Los datos pueden perderse en caso de accidentes o desastres naturales

como inundaciones, temblores o incendios.

- Los archivos pueden deteriorarse con el paso del tiempo ya que el papel

es vulnerable ante las inclemencias del tiempo, sobre todo si no tienen un

resguardo adecuado.

EJEMPLOS Y USOS

Ejemplares únicos:

Reflejan una actuación o conjunto de actuaciones encaminadas a la resolución

de un asunto. Son, por tanto, originales o, en cualquier caso, son tratados

como tales. Ejemplo: Expediente de construcción de carreteras.

 - Son o pueden ser Patrimonio Documental.

- Son o pueden ser fuente primaria para la historia.

- Son conjuntos orgánicos: clasificación orgánico-funcional (respeto a la

estructura en que se generan los documentos y a la procedencia de los

fondos de archivo), basada en el valor de testimonio de los documentos.

- Expediente: conjunto ordenado de documentos que materializan

actuaciones secuenciales o procedimentales de la Administración

encaminadas a la resolución de un asunto, que reflejan una situación

continuada en el tiempo o que están dotados de cierta autonomía.

- Se conservan: no pueden destruirse en función de sus valores de

testimonio y de Patrimonio Documental.

- Pasan al Archivo Central.

- Profesional de los archivos: archivero.

Ejemplares múltiples:

Dan información, no son originales: editados o reprografiados. Ejemplo:

Folletos comerciales de materiales de construcción, revistas de arquitectura,

fotocopias de informes.

- No es Patrimonio Documental.

- Es o puede ser fuente secundaria para la historia.

- Es un conjunto facticio o artificial: clasificación temática, basada

exclusivamente en el valor de la información de la documentación.

- Dossier: conjunto de documentación ordenada según el asunto de que

se trate, cuyo fin único es proporcionar información sobre dicho asunto.