SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …
DESARROLLO Y EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS
Se inició aproximadamente hace 250 millones de años, con la aparición de los animales de sistema
nervioso central (poseen un reducto de materia gris, la cual necesariamente origina un sistema de
memoria irracional).
Hace más o menos 18.000 anos con la aparición del hombre, entra en escena el archivo memorial
más perfecto que se conocer hasta nuestros días: el cerebro humano, después que el hombre
utilizara su capacidad neuronal pasa a registrar sus pensamientos en soportes porque su memoria
ya no le bastaba.
Si hacemos un recorrido por los pueblos de la antigüedad vemos:
Egipcios: recubrían las columnas de sus tempos con inscripciones, para consulta de sus
sacerdotes.
China e india: en los templos los sacerdotes custodiaban sus leyes.
Romanos y griegos: tallaban en madera y mármol documentos y testamentos.

Algunos hechos sobresalientes a través de los siglos:

Siglo XII: siglo de oro de las falsificaciones hispanas” hechas para legitimar pretensiones
territoriales, señoriales o canónicas.
Siglo XIII: gracias a la hegemonía de los judíos en el campo comercial, surgen los primeros
documentos comerciales, respaldando la palabra empeñada. Se crearon los primeros bancos.
Los monjes continúan recopilando, vigilando, cuidando y conservando los documentos, para que
los hechos perduren.
Siglo XIV: Pedro IV, nombra a Pedro Paseya para el archivo real aragonés.
Siglo XV: Gutenberg inventa la imprenta y hace posible la irradiación de la lectura y la escritura.
Siglo XVI: Los reyes ven la necesidad del archivo, como patrimonio cultural e histórico. Jerónimo
de Zurita, uno de los primeros historiadores de la época, trata de conservar sus escritos en fuentes
documentales (Archivo de la corona de Aragón).
Siglo XVII: se destaca por el extravió de muchos documentos y por el mal manejo de los archivos.
Siglo XVIII: se inician viajes para conocer a fondo el problema de los archivos, como los viajes
eruditos de Santiago Agustín y Ascensio de Morales, por los archivos de España; y los trabajos
incansables de don Juan Bautista Muñoz, llamado el padre del archivo de India.
Siglo XIX: Nace la microfilmación como una necesidad de la guerra
Siglo XX: los avances tecnológicos en el manejo de información y comunicación desarrollan
medios de almacenamiento magnético como: el disco óptico, transporte electrónico de documentos
y comercio electrónico, entre otros.
Examinando la biblia encontramos que, de principio a fin se habla de archivo:
En génesis con: el Arca de Noé.
En Éxodo con: El arca de la alianza, donde las tablas de las leyes eran custodiadas rigurosamente
por el pueblo Hebreo. Con el tiempo, fue sustituida el Arca por el Templo de Jerusalén.
En apocalipsis o Revelación: El libro de los dos testamentos llamado también el libro de los siete
sellos, que estará cerrado hasta cuando “se abra el templo de Dios en el cielo y sea visto su
testamento” (o su archivo)
Recuento del proceso Archivístico en Colombia, durante los últimos quinientos años.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE ARCHIVOS

En términos generales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los testimonios
escritos, de las tradiciones, la cultura, las artes, la ciencia y la tecnología, entre otros, para su
conservación y consulta.
Definiéndolo en términos comerciales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los
documentos para su conservación y consulta.
Según el artículo 3 de la Ley General de Archivos: Archivo es el conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
IMPORTANCIA:
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos: Los archivos son importantes para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente patrimonio cultural y de la identidad nacional.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

 Reunir ordenadamente los documentos de archivo
 Asegurar la perfecta conservación de la información
 Permitir una rápida localización de la información
 Servir la información de manera ágil y oportuna.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

 Ser la memoria Corporativa: la memoria de la empresa no debe depender de la
memoria fugaz de los empleados
 Soportar la toma de decisiones: una buena decisión siempre depende de una buena
información, por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos
requieren de información registrada en documentos.
 Proveer soporte para posibles reclamaciones: en los archivos se encuentra la
información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales
reclamaciones
 Contribuir a la eficiencia de la empresa: la información que se encuentra en los
archivos permite evaluar alternativas.
 Cumplir con los requisitos legales y normativos: las entidades deben cumplir con
regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos. El
no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones económicas.
 Preservar la historia de la empresa: los documentos registran información del pasado
para el futuro. La perdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá que partir
de supuestos.

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen la función probatoria garantizadora y
perpetuadora.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …

FINES DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son llamados a ser:
 Centros activos y dinámicos de información: Conservan el patrimonio histórico de la
empresa
 Centros vitales de estudio e investigación: por ser una fuente primaria, aunque exista
información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.
 Centros de desarrollo de la empresa y del país: aportan su eficaz ayuda a la gestión
administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico, educativo, cultural, religioso
y político, para el desarrollo del país, no se hace esperar.

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal
forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio
al ciudadano y como fuente de la historia.

Por lo mismo los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a
la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Económicos: Deben servir a las necesidades de la empresa.
Simples: la identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible.
Funcionales: debe permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y consultar.
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos equivocadamente.
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del encargado, por lo tanto
no deben depender de la memoria de quien archive.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Según su organización:
Archivo Centralizado: cuando existe una sola dependencia destinada al archivo que controla y
maneja toda la documentación de la empresa.

Archivo Descentralizado: es el que lleva cada dependencia de la empresa puede ser:

 Archivo Descentralizado con control descentralizado: Este archivo se lleva en cada
dependencia y la responsabilidad del mismo recae sobre el jefe de cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: según las necesidades de ciertas
dependencias se lleva un archivo descentralizado para cubrir sus necesidades, pero depende y
está controlado por el Archivo Central.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …

Según su Uso:
Archivo Activo: es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
Está compuesto por documentos del ano actual o de los años anteriores que estén en tramitación o
pendientes de ésta, como historias laborales de personal activo, resoluciones, contratos y demás
documentos específicos de cada oficina, que sean de consulta permanente.
Archivo Semiactivo: Comprende el cambio de los documentos en intervalos determinados ( Una o
dos veces al año) para su conservación y consulta menos frecuente.
Archivo Inactivo: Comprende el traspaso definitivo de los documentos para su conservación
perpetua de acuerdo con disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Ciclo Vital:

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productora u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo Intermedio: En este se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
conservación permanente.
Según su Naturaleza:
Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo privado: conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de
derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

Según su jurisdicción y competencia: Según el artículo 7 de la ley General de Archivos de
Colombia, los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencias se clasifican en:
 Archivo General de la Nación
 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General de Distrito

Según su territorialidad: según el artículo 8 de la Ley General de archivos, desde el punto de

vista territorial, se clasifican en:
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …
 Archivos de entidades de orden nacional
 Archivos de entidades de orden departamental
 Archivos de entidades de orden distrital
 Archivos de entidades de orden metropolitano
 Archivos de entidades de orden municipal
 Archivos de entidades de orden local
 Archivos de nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Según la organización del estado: según el artículo 9 de la Ley General de Archivos, los archivos
según el punto de vista de la organización del Estado, se clasifican en:
 Archivos de la Rama Ejecutiva
 Archivos de la Rama Legislativa
 Archivos de la Rana Judicial
 Archivos de los Organismos de Control
 Archivos de los Organismos Autónomos

ARCHIVO- GRAMA

1 2 3 4 5

2 6

5 8

9 10

6
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …
7

8
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Organización de Archivos
TN. Asistencia en Organización de Archivos …

HORIZONTALES VERTICALES

1. Uno de los objetivos de los archivos es Servir 1. Archivo que satisface las necesidades de
la información de manera ágil y conservación y consulta permanente.

2. Ordenamiento metódico y adecuado de los 2. Libro de los Dos Testamentos, llamado

documentos para su conservación y consulta. también Libro de los Siete Sellos.

3. Cualidad del archivo que hace referencia a la 3. Archivo memorial más perfecto que se
sencillez en la identificación del contenido. conoce hasta nuestros días.

4. Tallaban en madera y mármol documentos y 4. Archivo que lleva cada dependencia de la

testamentos. empresa.

5. Siglo de oro de las falsificaciones hispanas. 5. Origina el sistema de memoria irracional.

6. Archivo que Comprende el cambio de los 6. Archivo al que se transfieren desde el

documentos en intervalos determinados (una archivo central los documentos de
o dos veces al año) para su conservación y conservación permanente.
consulta menos frecuente.
7. Recubrían las columnas de sus templos
7. Siglo en que nace la Microfilmación. con inscripciones, para consulta de sus
Sacerdotes.
8. Archivo donde se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de 8. Archivo que comprende el traspaso
gestión de la entidad respectiva, cuya definitivo de los documentos para su
consulta no es tan frecuente . conservación perpetua.

9. Archivo que Comprende toda la

documentación que es sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras
u otras que la soliciten.

10. Archivo que reúne documentos

pertenecientes a personas naturales o
jurídicas de derecho privado y aquellos
que se deriven de la prestación de sus
servicios.