I.E.

PILOTO SIMON BOLIVAR GRADO :

TECNICAS DE OFICINA -10 DOCENTE LUZ STELLA ARENAS
FECHA:
GUIA 001
NOMBRE : 2DO PERIODO 1Página -de -1

GENERALIDADES DEL ARCHIVO

HISTORIA DEL ARCHIVO

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las
civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las
personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación
privada.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización
adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja,
jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus
productores y los oficiales de la administración con autorización previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 años Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y
tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que
tenemos noticia.

EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la
producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las
propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritoria. Escriben
sobre pápiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un
material fácil de escribir en tinta. Se escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en
forma de rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio.

También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia
diplomática.

También los Escrivas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían
ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde
correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros,
cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada
provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se
deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año, símbolo del faraón,
responsable del documento y los asuntos.

Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del

expurgo.
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA

Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las
inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho
que se pierdan fuentes importantes para su historia.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con
documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay
hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo,
aparece el archivo escrito. Se emplea el pápiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para
documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos
sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se
guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de
Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las
referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era
puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos escrivas.
Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el
principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias
literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de
los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban
ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los
persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y pápiro según la función de los
documentos. Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y
el valor temporal, se empleaba el pápiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para
la correspondencia definitiva.
ROMA Y EL ARCHIVO

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban
cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para
documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium).
Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República
y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos
especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros
electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el
Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el
archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del
calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en
los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga
de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central.
Aparecen los archivos de protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados
obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la
documentación pública era un instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban
centralizados hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno por cada provincia.
 1. QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y disponible para

una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información
para las personas o instituciones que los produce.

1.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Es toda actividad humana fijada en un soporte perdurable.

Según la finalidad que persiguen, los documentos se clasifican en:

1.1.1 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:

Son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento, leyes, decretos, ordenanzas,
resoluciones, acuerdos.

1.1.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa: cartas,
circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.

1.1.3 DOCUMENTOS TESTIMONIALES:

Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fe de que el hecho sucedió. Balances
anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.

1.2 FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN:

porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.

CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN:

Por ser una fuente primaria. El archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS:

Aportan una eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y política, entre
otros.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.3.1 SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN

a. Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente como: hojas de
vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos de cada oficina.

b. Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados (una o dos veces
por año).

c. Permanente o pasivo: su uso es muy reducido.

Ej: papeles de constitución de la empresa.
1.3.2 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

A. Centralizado: u
Un solo archivo para toda la empresa. Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y
controla toda la información. Reduce costos de material, equipo, tiempo y espacio.

Usos:
Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa.

VENTAJAS DESVENTAJAS

• Personal especializado para • Puede causar demoras para

manejar los documentos responder a las dependencias
• Responsabilidad en una sola • Algunas dependencias pueden
dependencia para todo el tramite. desconocer ciertos documentos
• Toda la documentación de la
empresa se encuentra en una sola
oficina

B. Descentralizado por dependencias o departamentos:

Un archivo para cada departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.
 VENTAJAS
• Cada dependencia posee sus
documentos permanentemente
• Cada jefe decide como organizar los
documentos de su sección.
DESVENTAJAS
• Aumento de costos por la compra
de muebles para el archivo
asignado a cada oficina.
• Documentos importantes no se
conocen en otras secciones
• Se reparten las responsabilidades y
en un momento dado, no se sabe
quien los debe conservar los
documentos y por cuanto tiempo

C. Descentralizado con control central:

Hay un archivo para cada departamento, pero todo documento que esté archivado en este,
debe tener copia en el archivo central.

Usos:
Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.

ESQUEMA ARCHIVO CENTRALIZADO ESQUEMA ARCHIVO DESCENTRALIZADO

ESQUEMA ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL

1.3.3 SEGÚN SUS USUARIOS

A. Individual:
El empleado mantiene un pequeño archivo personal organizado de acuerdo a sus
necesidades.
 B. Departamental:
Uno para cada Departamento de la empresa-

1.3.4 SEGÚN SU POSICIÓN

A. Archivador Vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

B. Archivador Horizontal: mueble generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal.

El conjunto se cierra con 1 o más cortinas de lámina.

C. Archivador Lateral:
permite la clasificación suspendida lateral. Se conoce también como archivar de basculante o de
válvula. Es el que se usa en las bibliotecas por ejemplo.
 D. Archivador giratorio:
consta de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente.

E. Archivador mecánico:
El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un documento o
Carpeta con solo imprimir un botón que aparece en los anaqueles

1.3 PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

1.4.1 INSPECCIONAR:
Cerciorarse que la correspondencia esté aprobada y lista para archivar.
1.4.2 CLASIFICAR:
Determinar el número, nombre o fecha con la cual se organizarán los documentos que se van a
archivar.
1.4.3. CODIFICAR:
En cada documento se coloca un código que lo identifique y señale donde quedara ubicado en el
estante o en el archivo
1.4.4 DISTRIBUIR:
Después de clasificarlos se colocan en los distribuidores según la organización inicial.
1.4.5 ARCHIVAR:
Finalmente se colocan en la carpeta interna correspondiente y ésta en el archivador.
 1.4 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO
Para archivar conserve este orden: inspeccione, clasifique, marque, distribuya y coloque los
documentos en las respectivas carpetas.
No deje las gavetas abiertas.
Deje un espacio de 10 a 15 cm. Entre cada caja
Use carpetas de colores (ejemplo- rojo en Contabilidad, azul - cartera)
No tome las carpetas por la pestaña
Evitar los archivos personalizados y de memoria, sin organización técnica alguna.
Sólo las personas autorizadas lo deben manejar.
Use un tarjetero y lleve el control de los préstamos
Rotule las gavetas
No guarde objetos personales dentro de los archivos
Archive diariamente, no deje acumular papeles
Evite archivar papeles innecesarios
No introduzca papeles desordenadamente dentro de las carpetas
Mantenga las carpetas dentro de un estricto orden, con el tipo de índice establecido
Revise periódicamente el archivo y actualícelo
A los 10 años se saca un acta especial para que la notaría autorice pasar los documentos
contables a una disco óptico o CD
No use alfileres, ni bandas de caucho para sostener documentos
Renueve las carpetas arrugadas
No pegue documentos rotos con cinta adhesiva (usar colbón y kleenex)
Retire ganchos de cosedora con sacaganchos
No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva.
No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
No doble las puntas de los documentos para indicar donde va
No deje lápices o bolígrafos dentro de las carpetas cuando está consultando

1.6. EL ARCHIVISTA

Un archivero o archivista es una persona con titulación de educación superior o educación

media dedicada o especializada en la organización y mantenimiento de un archivo, o también
en el cultivo de la disciplina de la Archivística. Es un documentalista o gestor de documentos
de archivos.
 1.7 CODIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

➢ -El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste
continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
➢ -El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus
contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia,
preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.
➢ -El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea
alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
➢ -El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.
➢ -El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un
servicio imparcial a todos los usuarios.
➢ -El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la
legislación pertinente.
➢ -El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y usar su posición
privilegiada para beneficio propio o de otros.
➢ -El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos
archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus
investigaciones y experiencia
➢ -El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la
humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y otros
profesionales.
1.8. DECALOGO DEL ARCHIVISTA