Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Ensayo:
Importancia de los Archivos

Aprendiz:
Eddy Mayella Carrillo
PEP: 953783228031976

Instructora:
Eva Marina Muñoz Ramírez

Piedecuesta, 31 de octubre de 2021

 Introducción

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones
y la sociedad en general, porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día
sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo
quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el
mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.

Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el

conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio
histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de protección de datos y propiedad
intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental
de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan
agilidad en la localización de la información.

La importancia de los archivos en la sociedad:

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable, que se transmite

de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos, desde su origen para preservar su
valor y su significado.

4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y

la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la

constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,
promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora
la calidad de vida.
 Desarrollo
Origen de los Archivos

La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar
donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se
guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el
edificio que alberga los documentos, como el conjunto de fondos documentales
producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Las definiciones más significativas de archivo son las de:

Elsevier, es el conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o

moral, pública o privada y destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.

Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés
administrativo.

CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de

documentos sea cual sea su forma, fecha o soporte producidos por cualquier persona
física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.

La Ley de Patrimonio Histórico Español, dice que el archivo es el conjunto orgánico

de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas,
públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la
investigación, para la cultura, para la información y para la gestión administrativa.

La Ley de Patrimonio Valenciano, define el archivo prácticamente igual que la

Española.

A n t o n i a H e r e d i a , define el archivo como uno o más conjuntos de documentos, sea

cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o
institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. Lo
primero que llama la atención de esta definición es que el archivo es un conjunto de
documentos acumulados de forma natural por una institución en su quehacer diario.

La segunda idea, es quién crea o genera un archivo, y lo genera una institución pública
o privada, y es fundamental el conocimiento de esa institución. La tercera idea hace
referencia a cómo se forma el archivo y la definición hace mención a un proceso natural
ordenado en el tiempo. La cuarta idea es la organicidad y ese conjunto de documentos
debe reflejar el funcionamiento de la institución reflejando la estructura, el orden en que
fueron elaborados. La quinta idea hace referencia al servicio, pues esos documentos
sirven para algo, para el funcionamiento de la institución y para el servicio de los
ciudadanos, de la historia y de los investigadores.

Si tuviéramos que resumir el concepto de archive, sería un conjunto de documentos,

organización y orden, servicio.

Origen y Formación de los Archivos

Existen dos posturas diferenciadas de cuando nace el archivo:

Para Elliot Lodolini el archivo nace cuando los documentos ya no son necesarios a la
oficina que los ha generado, cuando son transferidos.

Antonia Heredia define que existe ya archivo desde el mismo momento en que la
oficina ha generado los documentos. Dentro de esta segunda postura sus defensores
matizan que en la generación o nacimiento de archivo existen dos etapas:

Prearchivística, es el periodo en el que los documentos se están generando. En este

periodo se guarda todo, pero no hay control del archivero, quien controla la
documentación es el funcionario.
Archivística, ya entra a actuar el archivero.

Evolución de los Archivos.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de activos
y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control

de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de
propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y
mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los temples e incluso
bancarios. Las excavaciones de ugarit son las únicas que han dejado constancia de la
organización de los fondos.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas
redondeadas y se escribía estando blandas. Escribía con un punzón metálico. Se usaba
la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase

dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de
canales.
 Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de
obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera,

cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían

utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.

Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de
arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero

del que tenemos noticia.

En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden

registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación había que
reconstruir las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el
que se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las
ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se escribe con
pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar
gran cantidad de documentos en poco espacio.

Asimismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo par

correspondencia diplomática.

También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política

nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.
 En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se
guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas

gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provisional, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla

con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay
archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Sonsejo. En el
siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la piedra
de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el
pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban
actas del consejo de gobierno, las referencias son cronológicas. El acceso era público
para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretos del consejo, sus ayudantes
y los esclavos escribas, surge el concepto de publicidad como atributo propio de los
archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal.
Hoy día, no nos queda más que referencias literarias.
 A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales,
sobre todo de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban

registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro
palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla,
pergaminos y papiro según la función de los documentos. Para los archivos definitivos,
se empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la
correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en siria y los
Ptolomeos en Egipto.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades

privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado se
guardaban los originales, por otro se guardaban los resúmenes, por otro los índices de
los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las
ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación
económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias
del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe.
Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores.
Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a
la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas.
 Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de
los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del
calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se
utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los
problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma.

Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en
piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado
Tabliun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del
archivo eran los librarios o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del
César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que
se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados
del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos
como privados obtenían custodia y seguridad. Con los bárbaros, llega la disolución de las
estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. En el siglo
VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por
lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. El material
en el que se escribe, también hace costosos los documentos.

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras

distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del
documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
 No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un periodo oscuro.
Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben
leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la
cual obliga a que los monjes sepan escribir.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.

Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles,
diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenia se sede en Aquisgrán. Los vikingos
acabaron con este archivo.

Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se
consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus
documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos.

En esta época, se guardaban los documentos de propiedades y privilegios feudales.

Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y los
Cartularios.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por
una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad
del que emite la documentación. Es la única institución que conserva la tradición
administrativa romana.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos,
Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a los largo de toda la Edad Media. Se
conservan los documentos solemnes y de valor.

La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el
primer Rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los
primeros registros importantes son lo de la Corona de Aragón.
 El Domesday es un libro de registros editado por Guillermo el Conquistador. Está
escrito en latín. Se registran en él todas las propiedades de los nobles ingleses.

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de monos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo.
Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a
Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos
archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue
la pionera en la creación de este tipo de archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas, En Portugal, se

crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un
archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los

inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de
concentración archivística y se organizan los archivos administrativos.

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación den los archivos. En España, la
persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la
investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de
la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía

Con la Revolución Francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio

de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se
reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce
en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las
Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más
importantes de los archivos.
 Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel,
como la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de
poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como
territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su
primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La
archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un
carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación.
Identifica qué es un documento de archivo.

Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo. Una red,

es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que
haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política
archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de
archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de
archivos el personal y los archivos.

Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la
llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos.

Cualidades de los Archivos.

Entre las cualidades tenemos:

1. Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa
 2. Simples: la identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
3. Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar.
4. Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente.
5. Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado.

Clasificación de los Archivos.

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:

1. Por Finalidad.
Archivos Administrrativos: son aquellos que tienen como finalidad la gestión
administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia
administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto
que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la
institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos
que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc., y son la única garantía de
autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución
que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

Archivos Históricos: son aquellos que reúnen de forma organizada documentos que
tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor
nuevo, que esle valor de prueba para la investigación histórica. La doumentación está
seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos
importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa
a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2. Por la Edad de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

Oficina de Gestión: correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos que

dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos
de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están
ubicados en la misma oficina o negociado que los ha produido, y están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán
durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que
tener fácil acceso.

Depósito Central: pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series
documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la
estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 ó 30 años. Se trata de una
documentación que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener vigencia
administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo
el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y
ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.

Depósito Intermedio: está formado por las series documentales que han sido
transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la
estructura de la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele ser en
un edificio diferente al del organismo que los produce.

Se conserva la documentación desde los 20 a los 50 años que es el tiempo medio

aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa. Ha ido
perdiendo valor primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos
llegan a este archivo se empieza a pensar en la selección o expurgo.

Históricos o de Depósito Permanente: es la documentación que solo tiene valor

secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de
forma indefinida, permanente.

3. Según la Naturaleza Jurídica, sujeto u organismo que genera los documentos.

Los archivos se dividen en:
Archivos Públicos: son aquellos que dependen o conservan documentos de
instituciones públicas. Ej. Archivo municipal, Archivo de Conselleria. Estos archivos se
pueden dividir:

– Según la organización político-administrativa, pueden ser:

Titularidad Estatal.

Archivos Generales, Archivo Histórico-Nacional, Archivo General de Simancas, etc.

Archivos de ámbito provincial, archivos históricos provinciales creados en cada cabeza

de provincia para conservar los documentos del Estado.

Archivos de los Ministerios.

Titularidad Autonómica: son los archivos de las instituciones autonómicas. Son

de los Archivos de las Consellerías.

Archivos Provinciales y Locales: como son los archivos cuya titularidad la tiene la
diputación y los ayuntamientos.

Según el ámbito civil, militar o judicial, archivos civiles, archivos militares o judiciales.

Por el fondo que posea, singulares, aquellos que solo conservan los documentos de
una sola institución. Archivos múltiples, aquellos archivos que conservan los
documentos de varias instituciones.

Categorización de los Archivos.

Se clasifican en:
a. Archivo general de la Nación.
b. Archivo general del Departamento.
c. Archivo general del Municipio.
d. Archivo general del Distrito.
 La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad, son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos,
igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, valoración y selección, preservación y acceso y su uso. Sin dejar atrás el
más importante de los documentos de archivo, son los que están plasmados como
evidencia histórica e hijo tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.

Aplicación en medio actual.

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado
a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente
en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que
habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles.

Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera

etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener
presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación
del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de
los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a

ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.
 No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por
el formato papel.
 Conclusiones

El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el

estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva
ilocalizable cualquier tipo de documento, puede traducirse en una valiosa pérdida de
tiempo o acarrear pérdidas económicas.

Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por
una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información
para un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados
documentos en relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.

Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un conjunto

de conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación de la
información. Hoy día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.

La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma, pese a

que pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo,
equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la
nube; necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo.

No existe el soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte tradicional
en forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los
procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como soportes de
conservación más no de sustitución de los documentos.

Las nuevas tecnologías de la información debemos verlas como aquella herramienta

que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico. El proceso de clasificación
y ordenación para los documentos en soportes informáticos debe ser el mismo que para
los documentos en el soporte tradicional. La estructura jerárquica y lógica del cuadro de
clasificación, para clasificar un fondo, sus secciones y sus series puede ser ejecutada de
la misma manera en los soportes electrónicos, gracias a que se puede crear carpetas y
subcarpetas.

Es necesario normalizar la creación de los documentos en soporte electrónico, se

hace necesaria e importante su denominación y clasificación, para su posterior
recuperación y asegurar su rápida y oportuna localización con la facilidad por cualquier
usuario. Uno de los problemas más graves desde el punto de vista archivístico de los
documentos electrónicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y fiabilidad del
contenido debido a que se pueden copiar y modificar con facilidad.

Razón por la cual no podemos deshacernos del soporte tradicional. La conservación

permanente de los documentos electrónicos es un problema, debido a la durabilidad
física de los soportes y otra, a la obsoleta tecnológica del software y el hardware.

Por consiguiente, el soporte tradicional sigue siendo el más importante, por lo cual
debemos reformular las cuestiones teóricas de la archivística frente a las nuevas
tecnologías de la información. Conocer por parte de los archiveros las ventajas de los
nuevos soportes, las nuevas herramientas para el tratamiento de los documentos, los
procesos, los principios archivísticos y la administración de los archivos.