TEORIA ARCHIVISTICA

TEORIA ARCHIVISTICAS
Conceptos y Generalidades.-
La Archivística o Archivología, es un término que no es reconocido por la RAE, es
el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha
documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de
almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la
llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida
a las nuevas formas de almacenar y gestionar información.
La archivística
 La archivística es la ciencia que estudia técnicas de
gestión documental, la administración y el tratamiento
técnico de los archivos. Los archivos, principalmente,
tienen tres funciones: recoger, conservar y servir.
 Aunque, la más importante de todas ellas es la
conservación, ya que sirve para preservar la memoria
histórica. Hoy queremos hacer un breve repaso sobre el
origen y la evolución de la archivística.
Edad Antigua
Los templos y los palacios de las
antiguas civilizaciones se utilizaban
para depositar los archivos.
En la antigua ciudad de Elba, en
Mesopotamia, es donde se tiene
constancia de la existencia de los
primeros archivos, allá por el 4000 a. C.
Allí se han encontrado grandes
volúmenes de documentos, órdenes
de gobierno, sentencias judiciales,
cuentas, actos privados, que indican la
existencia de una sociedad muy
organizada.
 Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social
de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el

Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones
egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.
 PRIMERAS CIVILIZACIONES

Los primeros archivos aparecen con los primeros

imperios.
Documento Legal: Leyes
Control de personas: Padrones
Hacienda: Censos, catastro, títulos de
propiedad.
Militar: Registro de soldados, quintas
 Documentación privada.
En total se han excavado
cerca de 400.000 tablillas de
arcilla.

Los Sumerios, los Arcadios y

los Babilonios escribían sobre
ellas. Eran tablas
rectangulares con esquinas
redondeadas y se escribía Sumerios
estando blandas.

Escribían con un punzón

metálico. Se usaba la
escritura cuneiforme. A veces
se escribía sobre madera,
marfil y pieles.
Sumerios.- Los sumerios eran
un pueblo del sur de
Mesopotamia (en griego,
“Tierra entre dos ríos” )cuya
civilización floreció entre el
4100 y el 1750 a.C. Su nombre
proviene de la región que,
con frecuencia (e
incorrectamente) se
considera un país.
Los Arcadios.- (Region
Antigua) Arcadia se unió
gradualmente en una
confederación libre que
incluía a todas las ciudades
de Arcadia y fue llamada
Liga de los arcadios.
Los Babilonios fue una antigua
ciudad de la Baja Mesopotamia
situada cerca de la actual ciudad
de Hilla (Irak). Fue la capital del
antiguo Reino babilónico, y por
varios siglos fue considerada como
un importante centro de
comercio, arte y aprendizaje.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los
Escribas. Pertenecían a la clase dirigente que al
servicio a los templos. En Ur, el archivero era además
inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se

buscaba que tuvieran una climatización
adecuada. Las tablillas se colocaban en las
paredes sobre estanterías de obra recubiertas de
asfalto.

También se colocaban en nichos

independientes. Se guardaban en cajas de
madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso

restringido. Solamente podían utilizarlos sus
productores y los oficiales de la administración
con autorización previa.
 EGIPTO

Archivo abundante gracias a

la materia escritora,
escribían con pinceles de
junco sobre papiro, también
empleaban trozos de
cerámica o tablillas de arcilla
(correspondencia
diplomática), utilizaban
etiquetas para identificar
que contenían: año, símbolo PAPIRO
del faraón, responsable del
documento y los asuntos.
 GRECIA

En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han

archivado importantes documentos como leyes, decretos o
actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar los
documentos en el Templo de Saturno.

Se encuentra archivos idénticos a los egipcios, tablillas

de arcilla con documentación económica, tablilla de
madera para documentos de uso frecuente, piedra de
mármol cuando de requiere sean conocidos por todos
y el pergamino.
Las referencias son cronológicas, el acceso era
publico para los ciudadanos.
Los primeros archivos de la ciudad eran guardados
en templos, los atenienses conservaban actas del
Consejo de Gobierno.
ROMA
Edad Antigua
Durante esta época, los templos y los
palacios de las antiguas civilizaciones se
utilizaban para depositar los archivos. Allí se
han encontrado documentos, órdenes de
gobierno, sentencias judiciales, cuentas,
actos privados, que indican la existencia de
una sociedad muy organizada.

Empleaban tablillas de madera, como albas

(duración indefinida), o como ceratas (para
corto tiempo). Primer archivo contenía
documentación económica de la republica,
comentarios de los cuestores, sentencias del
senado. Se conservaban registros de las cabezas
de familia. Se construyen en piedra el Tabularin
(Archivo publico).
EDAD MEDIA

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición

de la administración que se había desarrollado
durante los siglos pasados, con lo cual, durante este
periodo la concepción del archivo público se
perdió.

El derecho para crear archivos durante la Edad

Media estaba reservado a los que tenían la
autoridad para legislar: emperadores, soberanos y
pontífices.

El pergamino sustituye al papiro como medio de

escritura, únicamente se conservan archivos en los
monasterios.

El poder de la Iglesia se expandió, tanto

espiritualmente como civil e hizo que ésta asumiera
el control sobre los documentos de archivo.
II PARTE
REVOLUCION FRANCESA
 Evolución de los archivos
 Se crea el archivo nacional y se
En 1789 representó reconoce el derecho a la consulta de
el fin de un mundo, los documentos públicos, la escuela
lo que luego se de Archivística y se inicia la
llamaría Antiguo publicación de los documentos mas
importantes.
Régimen, y el inicio  Utilización de la fotografía y
de otro, una época microforma (hoja plana de pelicula
moderna que en fotografica)
cierto modo sigue  Se detecta los derechos del Estado
sobre los documentos públicos
siendo la actual.  Se diferencia entre el archivo histórico
y administrativo
 Se crea elementos de descripción:
paleográfico (estudio de escrituras
antiguas), diplomático e histórico .
 Exige el conocimiento de los procesos
administrativos
 III PARTE
SEGUNDA GUERRA MUNDIAL

La segunda guerra mundial

marca el despegue del archivo
por la necesidad de investigar,
difundir el conocimiento,
tomando la expansión de la
democracia como modelo de Se acaba el aislamiento
organización de la de los archivos, ya que
Administración. se crean redes de
cooperación y sistemas Un carácter importante
de archivos de los archivos en el
siglo XX, es la
legalización
 2. ETAPAS, FASES DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Las etapas del archivo de

documentos son:
 Lasfases son:
1. Etapa archivo de oficina o
de gestión  Activa
2. Etapa de archivo central  Semiactiva
3. Etapa archivo administrativo  Inactiva
e intermedio
4. Etapa archivo histórico
1. ETAPA : ARCHIVO DE OFICINA O GESTIÓN

Son documentos en tramite

 Se reúnen los asuntos y la
vigencia administrativa y consulta correspondencia (interna, externa
frecuentes, corresponde a la fase y corriente) que esta en constante
activa y su duración es de 2 a 5 utilización.
 La secretaria registra el ingreso y
años. salida de correspondencia en el
libro de registro.
 Se respeta la clasificación y
ordenación de los documentos.
 Seleccionara los documentos
duplicados sin ningún valor
 Se abrirá carpetas para todas las
correspondencia que se
encuentren en tramite.
2. ETAPA: ARCHIVO CENTRAL

Recoge aquella  Procede el principio de

procedencia
documentación que deja de
 Respeta el orden jerárquico
ser utilizada en forma de la institución y organiza
frecuente, corresponde a la los documentos de acuerdo
fase semi activa y permanecen a esa jerarquía.
 Recepción de toda la
entre 5 a 10 años. documentación inactiva
con formulario de
transferencia
 Se respeta la clasificación y
la ordenación de los
documentos.
 3. ETAPA: ARCHIVO ADMINISTRATIVO O INTERMEDIO:
 Comprobar la exactitud
El documento ha perdido prácticamente del expediente que se
la utilidad por la cual había sido creada, fue conformación en la
aquí se procede a la valoración, institución o empresa.
 Se define la preservación
selección y expurgo, a fin de conservar
o eliminación controlada
lo pertinente, corresponde a la fase de la documento en la
inactiva y tiene una duración de 15 institución
años a 35 años.  La consulta es esporádica
y permanente como
archivo intermedio hasta
su eliminación o
transferencia al archivo
histórico.
4. ETAPA: ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación que alcanza
este archivo por su valor
informativo, histórico y cultural, es
conservado para que garanticen su
integridad y transmisión a las
generaciones futuras, por cuanto
constituye parte del patrimonio
histórico de las naciones y de la
humanidad. Duración de 35 años en
adelante.
 Utiliza distintos medios para la
preservación
 Es la ultima del proceso
archivístico
 Administra la riqueza
documental de la nación
 Donde la documentación debe
conservarse permanente, por el
valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la
cultura.
 3. TEORIA DEL VALOR DOCUMENTAL

 Es el proceso por medio del cual se

determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.
 La valoración documental es la fase del
tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación parcial o total.
VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce
y al productor, destinatario o beneficiario del documento.

Valor primario
• Valor administrativo Valor secundario
• Valor legal • Historico
• Valor fiscal • Cultural
• Valor contable • Cientifico
• Valor técnico v
 Valor administrativo

Es la que se relaciona con el documento

producido y recibido que responde a los
procesos administrativos de la entidad
(correspondencia general y expedientes de
casos y tareas especializadas).
Tendrá valor mientras sea de consulta;
vigente para sustentar el derecho y la
obligación de la actividad administrativa
hasta que se produzca un nuevo
documento. (contratos de servicios)
 Valor legal
Es el valor que tienen los
documentos que sirven de
testimonio o prueba ante la ley.
Son aquellos documentos que
sustentan un derecho para el
estado o la persona ( documentos
testimoniales y contrato )
 Valor fiscal

 Es aquel documento donde se informa y se

justifica el desarrollo de gastos y los de
carácter tributario. Dejan de tener vigencia
legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza
de acuerdo a la ley.
Es el que tiene aquellos
documentos que expresan
movimiento de dinero y esta dado
por la utilidad para el tesoro o
hacienda publica. Por ejemplo: Los
libros contables, balances e
informes financieros.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que
respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos,
activos o patrimonio de la organización
pública o privada (Impuestos, facturas,
registros contables, pólizas, cheques).

Valor técnico

Es aquel que tienen los documentos

característicos de cada tipo de institución o
empresa ( Estudios, programas, dictámenes,
investigaciones y proyectos).
Valor secundario de los documentos

Valores secundarios, se refiere a la utilidad

de los documentos diferente y posterior a
la que les dio origen, como puede ser el
valor informativo, histórico y testimonial.
VALOR SECUNDARIO VALOR SECUNDARIO DOCUMENTO
DOCUMENTO HISTORICO CULTURAL

 Cualidad del documento que, por su contenido,

Cualidad atribuida a aquellos testimonia, entre otras cosas, hechos,
documentos que deben conservarse vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
permanentemente por ser fuentes valores, modos de vida o desarrollos
primarias de información, útiles para económicos, sociales, políticos, religiosos o
la reconstrucción de la memoria de estéticos propios de una comunidad y útiles
una comunidad. para el conocimiento de su identidad.
VALOR SECUNDARIO DOCUMENTO
CIENTIFICO

 Cualidad de los
documentos que registran
información relacionada
con la creación de
conocimiento en cualquier
área del saber. Estos
documentos van ligados
con la investigación.
Ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de la documentación es la denominación

que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el
documento, desde su creación hasta su eliminación o
selección para su custodia permanente y se establece en
función de los valores de los documentos y frecuencia
de uso.