Taller de Refuerzo de Administracion Documental Grado 10. PDF

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
TALLER DE REFUERZO ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS GRADO: 10
HISTORIA DEL ARCHIVO
EL TERMINO ARCHIVO
El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona
física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
· El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
IMPORTANCIA
los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
LAS ETAPAS DEL ARCHIVO
Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo
de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación
permanece en esta fase de 2 a 5 años, aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los
plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se
acumula en las oficinas.
Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes organizaciones

administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los
casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la
documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase
la documentación está bajo responsabilidad del archivero. Tras cinco años de antigüedad los
documentos pasan a la siguiente fase.
Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor

informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio
histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
 Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese

periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma
de decisiones.
 Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso
corriente por parte de las oficinas.
 Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo,
seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y
destruir el resto.
 Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de
acuerdo con los principios de la archivística.
 Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los
distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas
por las nuevas tecnologías.
 Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice
la conservación integra en el tiempo.
 Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente
establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
 Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:
· La administración que emite los documentos.

· Los ciudadanos.
· La investigación y la difusión cultural.
LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la

humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la
riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por la
civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de activos y de fondos
organizados.
Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control de las
personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de
archivos en la antigüedad: archivos reales, de los temples e incluso bancarios. Las excavaciones
de ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.
En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los
Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se
escribía estando blandas. Escribía con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A
veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase dirigente que
al servicio a los templos. El archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización
adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de
asfalto.
También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera, cestas de

paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlos sus
productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno
y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero del que
tenemos noticia.
En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar las

propiedades y la producción. Después de cada inundación había que reconstruir las propiedades.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se
escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es
barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se escribe con pinceles hechos con junco. Se
puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco
espacio.
Así mismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para correspondencia
diplomática.
También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional.
Solían ser príncipes de las casas reales.
En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde
correctamente, etc.
Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros,
cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Había archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas gubernamentales. En cada
provincia, había un archivo provisional, heredado poco después por los romanos. También se
deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos,
etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón,
responsable del documento y los asuntos.
En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay
hombres memoria. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro
emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el
pergamino.
Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas,
se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del consejo de
gobierno, las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era
puramente ceremonial. Escribían los secretos del consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas,
surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el
principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que
referencias literarias.
A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo
de los persas.
La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros.

Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba
copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergaminos y papiro según la
función de los documentos. Para los archivos definitivos, se empleaba el papiro sellado con sellos
de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se
reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en siria y los Ptolomeos en Egipto.
En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas.

Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado, se guardaban los
originales, por otro se guardaban los resúmenes, por otro los índices de los documentos originales.
Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban
cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para
documentación que no se quería conservar indefinidamente.
Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium).
Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la
República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También
había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres.
Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los
registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los
Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia.
También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la
elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que
se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas
legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se
construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tabliun. Estaban
situados junto al altar de los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran
los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se
crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga
de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central.
Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados
obtenían custodia y seguridad.
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se
destruyen los archivos. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura.
El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas
se escribe. El material en el que se escribe, también hace costosos los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas,
hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito,
debido en parte al descenso del nivel cultural.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un periodo oscuro. Solamente se
conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San
Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes
sepan escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una
cancillería, y desde allí, salen actas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este
primitivo archivo tenia se sede en Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su travesía en el siglo XI, cuando se consolidan los
reinos europeos. Los reyes crean sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son
fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos documentos.
En esta época, se guardaban los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se
desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.
Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona
o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el
siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es
la única institución que conserva la tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Y se les da el nombre de Rollos, Becerros
y Tumbos. Este sistema se mantiene al largo de toda la Edad Media. Se conservan los
documentos solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer Rey
inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros
importantes son lo de la Corona de Aragón.
El Domesday es un libro de registros editado por Guillermo el Conquistador. Está escrito en latín.
Se registran en él todas las propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XV, se empiezan a crear archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos y
buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El
primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en
Innsbruck.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos
por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la
creación de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas, En Portugal, se crea el
Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre.
En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los documentos de Estado.
Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios
cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración archivística
y se organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigación de los archivos. En España, la persona que
simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en
esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso
específico que raramente era concedido.
Con la Revolución Francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794
se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a
la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo
Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la
publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo
XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la
micro forma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los
conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus
fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se
caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre
lo decimonónico y la modernidad.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter
importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es
un documento de archivo.
Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo. Una red, es un conjunto
de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que
haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es
un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene
que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes.
También componen el sistema de archivos el personal y los archivos.
Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del
Siglo XX se acaba el aislamiento de los archivos.
LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información las cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática
para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a
crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban
en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse
para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos)
determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos
y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función
del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final
de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación
y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas

modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son
más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Un documento electrónico se define como: “información registrada, producida o recibida en el

inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que
consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor
probatorio”.
Respecto al documento electrónico, su definición es la siguiente: “unidades estructuradas de

información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en
sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:
 Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos

tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que
comprenden el total del documento.
 Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento

electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de
ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.
Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos
de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema
de gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo
tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos
almacenados en el sistema.
Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.
Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde
las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos
que representan un gran valor para la corporación.
Pese a que la estructura externa que estos puedan presentar, algunas más sencillas y otras de
armazón más ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el avance tecnológico,
ya que gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan para
la comunicación vital de sus recursos o bien la relevancia que los mismos representan para la
organización de las transacciones.
Clasificación de los archivos.
Según la función y uso.

Archivo Activo.
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información
que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en
su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.
Archivo Semiactivo.
Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de
forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos
no resultan de observancia cotidiana.
Archivo perenne o permanente.

Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de que guardan una relevancia por un periodo
de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o
bien informes de un lapso de tiempo pasado.
Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la empresa,
pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que
sean perennes porque en el tiempo permanecen ante eventuales consultas.
Por su organización.
Centralizada.
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un
solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría
de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial
ya que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una
instancia cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos.
Descentralizado.
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de los mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro
que el otro, podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la
instrucción que tenga el recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización,
como también utilización.
CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA
+ ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para
ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué parte se hallan.
+ RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea se le

debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.
+ PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma inmediata.
+ CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La
persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta al dar amablemente las
informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
+ SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general, deben

ser personas altamente reservadas. Pero esta cualidad adquiere especial importancia para la
persona que archiva, pues debe guardar los secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que
conoce por medio de los archivos.
+ CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar errores
que dificultarían su manejo.
Cu
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS:

PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir,
qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:
Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter
y el análisis FODA).
Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la
consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los
objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser
implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.
Las actividades más importantes de la planeación son:
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

Implantar las condiciones de trabajo
Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
Modificar los planes basados en el resultado del control.
Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por
todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la
planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de
trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una
relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a
realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es
decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada,
dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada
trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que
se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización basado en los resultados del control.
Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación,
la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es
necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y
dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la
dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores
contribuyan al logro de los objetivos.
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización basado en los resultados del control.
Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo
general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva,
la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y
transparencia.
El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos
de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean
factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.
La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos
con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una
labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los
objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones
correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
Las actividades más importantes del control son:
Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el

control adecuado de los recursos en forma ordenada.
Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera
efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la
eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.
T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7 Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de

1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ARTÍCULO 8. Archivos territoriales.

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos

contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos
de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
El Archivo General de la Nación
Es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano

que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de
la comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de
Cultura. Su sede en Bogotá es una edificación inaugurada el 1 de septiembre de 1992. Es obra
del arquitecto Rogelio Salmona, quien fue premiado en la Bienal de Arquitectura de 1994.
Contenido
Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista hasta el
presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que conformaron
la Nueva Granada o, posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá.
También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile. Su fondo "Negros y
Esclavos" fue distinguido por la Unesco como parte del programa Memoria del Mundo.
MISIÓN
El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional encargado de

formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y
la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando
los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la
eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión documental
articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
VISIÓN
En el año 2023 el Archivo General de la Nación será una entidad reconocida en todos los ámbitos
como rectora de la política archivista y en la transferencia de conocimiento para la organización,
descripción, digitalización, preservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la
Nación. Con su capital intelectual asegura el cumplimiento de las políticas archivísticas a través
de las redes del Sistema Nacional de Archivos, y ejemplifica el uso eficaz de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones en la administración de los archivos producidos por las
entidades públicas.
FUNCIONES
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1989, Decreto 1777 de 1990 y Decreto 106 de
2015, a continuación, se presentan las funciones del Archivo General de la Nación.
establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la
función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo
al servicio de la comunidad.
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la junta.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la

Nación así como el que se le confíe en custodia.
Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan
Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos
de los archivos que hagan parte del Sistema.
Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental,

intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y
la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan
especial importancia cultural o histórica.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas culturales, de

investigación y con archivos extranjeros
Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del saber, así públicos
como privados.
Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la administración

pública.
Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la nación a partir

de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para las decisiones de la gestión
administrativa.
Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor desarrollo de

la actividad archivística.
Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal o

distrital en todo lo atinente a la organización, conservación y servicio de los archivos.
Publicar y difundir obras de interés archivístico.
Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado,
así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos
regulados por la ley.
Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron los trabajos de la archivística

nacional, como lo ilustra la instrucción archivística de 1826 que fue preparada por don José Manuel
Restrepo, primer secretario del Interior de Colombia y también el primero de sus historiadores. En
efecto, la instrucción del secretario Restrepo para la organización de los archivos de la Secretaría
del Interior, dada el 25 de marzo de 1826, ya observaba el principio de procedencia institucional:
para empezar, la organización de los legajos debía respetar la diferenciación de las cuatro
entidades administrativas distintas de la experiencia republicana acumulada hasta entonces: el
gobierno constitucional de Colombia comprendido entre 1821 y 1826, el gobierno venezolano del
exilio de Guayana (1817-1819), y los dos gobiernos de las vicepresidencias de los departamentos
de Cundinamarca y Venezuela (1819-1821). Del mismo modo, la división y la ordenación de los
papeles del archivo de la Secretaría del Interior reflejarían sus tres secciones del despacho, cada
una con cuatro departamentos.
Todos los funcionarios públicos fueron responsabilizados del cuidado de los archivos que
producían en sus respectivas oficinas, los documentos tenían que ser clasificados y ordenados
cronológicamente, y además tenían que ser indizados. Las carpetas y los legajos fueron
seleccionados como las unidades contenedoras de los documentos, y el flujo documental tenía
que terminar en el archivo general de la secretaría del despacho ejecutivo. Ya se había establecido
que los archivos eran la fuente útil para la escritura de la historia de la nación colombiana, de lo
cual dio el mejor ejemplo el mismo secretario Restrepo con su Historia de la revolución de la
República de Colombia, publicada en 1827. El cuidado de la documentación fue advertido con un
sistema de registro de préstamos entre las distintas dependencias.
Al disolverse la República de Colombia en 1830, las tres secretarías del despacho ejecutivo del
Estado de la Nueva Granada heredaron los archivos de las cinco secretarías que habían
funcionado durante la década de la República de Colombia, según los asuntos correspondientes
a las nuevas secretarías del Interior y Relaciones Exteriores, Hacienda, Guerra y Marina. Las
administraciones granadinas conservaron entonces tres archivos generales propios, cada uno con
su propio archivero.
La República de la Nueva Granada heredó de la época indiana dos grandes archivos: el de la

Secretaría General del Virreinato y el de la Real Audiencia de Santafé. Estos dos archivos
quedaron en sus depósitos originales, situados en el Palacio Virreinal de la esquina suroriental de
la plaza de Bogotá y en la esquina suroccidental de la misma, corte de la Real Audiencia.
Terminaron bajo la custodia del intendente de Cundinamarca y después del gobernador de la
provincia de Bogotá. Durante la década de 1840 el gobierno firmó un contrato con un señor Díaz
Ospina para el arreglo del archivo de la Secretaría General del Virreinato, y el señor Francisco
Malo propuso la firma de otro contrato para el arreglo del archivo de la Real Audiencia, que
permanecía en su casa original. Los inventarios de estos dos archivos formaban quince cuadernos
a finales de 1847, cuando la Gobernación de la provincia de Bogotá trasladó desde sus depósitos
originales los dos archivos hacia la casa del Tribunal superior del distrito de Cundinamarca. Un
grupo de soldados fue empleado para este traslado, “desde la casa de la extinguida Audiencia”,
quienes “sin orden i en los cantos de las ruanas o cobijas trajeron los legajos [del archivo del
Virreinato] i los arrojaron al suelo en la pieza baja en que están, sobre tablas”, mientras que el
archivo de la Real Audiencia fue colocado en tres piezas del segundo piso, mezclado con las
causas civiles y criminales del Tribunal.
El 1850 el presidente del Tribunal se quejó de la humedad que estaba afectando al archivo del
Virreinato que estaba en el suelo del primer piso, sobre tablas, y pidió remediar esta situación.
Durante el mes de septiembre fue entonces trasladado el archivo “de la escribanía de gobierno
del antiguo Virreinato de Santafé” a la Casa de Moneda para su custodia y mejor conservación.
En ese momento se contaron “mil treinta y siete legajos de papeles, algunos de ellos podridos,
según parece por la humedad del lugar en que se custodiaban”.
El traslado del archivo de la Secretaría del Virreinato a la Casa de Moneda puso al descubierto
que ocho cuadros habían llegado al Tribunal de Cundinamarca entre el archivo de la Real
Audiencia, los cuales provenían de la capilla que había existido en la casa de la Real Audiencia,
por entonces en ruinas. El Tribunal quiso quedarse con ellos, pero el secretario de Gobierno de la
República de la Nueva Granada exigió su entrega para destinarlos al acervo del Museo Nacional.
Se trataba de un cuadro de san Isidro Labrador, de cuerpo entero y con marco dorado; un cuadro
de san Miguel, de cuerpo entero y con marco dorado; un cuadro más pequeño de san Cristóbal,
con marco dorado; un cuadro de San Sebastián en su martirio, con marco dorado, un cuadro
pequeño con el escudo de armas de los reyes de España y tres retratos de esos reyes: Carlos V,
con marco de madera; Felipe II, con marco de madera, y Felipe III con medio marco de madera,
sin color. Esta pinacoteca de la capilla de la Real Audiencia efectivamente fue entregada al portero
de la Secretaría de Gobierno, con destino al Museo Nacional.
La gestión documental
gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los
que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para
dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla,
hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a
medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros
de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de
papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los
ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente
se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la
complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo
de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión
documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de
documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de
las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos
de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico
MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de
datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo
común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la
aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde
el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados
sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal,
venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del
proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de
documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier
lugar.
Diferencias de terminología entre el inglés y el español

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y
latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión
documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español
no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello
que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre
en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión
documental de documentos de archivo específicamente. Pero, por otro lado, en inglés la
palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el
"archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o
intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países
hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos
históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es
así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también,
mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede
aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.
La gestión documental fue siempre una necesidad, y al mismo tiempo, un problema para las
organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el
estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos,
duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información
archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que
estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los
sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos

electrónicos?
Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records
management que tanto puede significar sistema de administración de documentos
electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de administración de documentos de
archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en
"records management".
En general, se está hablando de un sistema electrónico de administración de documentos,
subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a
documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los
documentos electrónicos.
Un sistema de administración de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado,
un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o
imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser
relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es
comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con
el término Digital Asset Management
Flujo del Sistema de Gestión Documental

Bases de Datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno
que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de bases de datos
sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como
soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en
un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es cómo
identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del contenido
constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por
una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene información para
realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado
de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión.
Hardware
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectarán a un servidor para poder acceder a dicha información.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que
se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por
Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro
del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los
mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados
en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original
y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se
almacenan en su correspondiente fichero.
Procesos de la Gestión Documental

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.
¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar

Almacenamiento
para almacenarlos?
¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo

Recuperación se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están
disponibles para la recuperación?
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los

Clasificación
documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
Seguridad
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso
a ella?
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben

Custodia ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de
documentos)?
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto

Distribución
podemos tardar para distribuir los documentos?
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles
Workflow
son las reglas para el flujo de estos documentos?
¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un

Creación
documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal

Autenticación al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los
documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?
Términos Relacionados
Sistema de Administración de Contenidos
El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de
Administración Documental pero un Sistema de Administración de Contenido es utilizado
principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de
información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración
de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.
Gestión del Conocimiento
La Gestión del Conocimiento es, en síntesis, la gestión de los activos intangibles que generan
valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos
relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento.
Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal
herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.
Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un sistema de
gestión documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestión del
conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, más eficiente y con las ventajas, que
veremos más adelante, los activos intangibles.
Bases de Datos Documentales
En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste
de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un
documento de archivo, un documento electrónico, etc.
Es erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos Documentales pues
la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental, es mucho más
dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental
aparte de las bases de datos documentales.
Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización
tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las
ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y
tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de
documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen
drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran
valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su
perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica
electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera
una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información
dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
DOCUMENTO
El latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser
utilizados para comprobar algo.
Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el
hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por

individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos
documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos,
podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y
privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.
Características
Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de
información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:
 Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado
por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue
creado.
 Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe
tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la
persona u organización que generó el documento.
 Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente
como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.
 Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas
para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes naturales y las
guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto
inaccesible.
Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar

tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para qué y la
forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el documento).
Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un documento
de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el concepto de “verdad”),
sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un individuo
u organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular. Además,
es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias
influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.
Otras características de los documentos de archivo:
 Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o
carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que
un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos
creados.
 Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan
un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos
contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado
en base a quién los creó, por qué y para qué.
 Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento
de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.
 Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos
y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos
electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar
solo algunos.
Fuentes
Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que esto es tan
cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe destacar entonces que las
fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar:
 Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).

 Cortes y Organismos Judiciales.
 Empresas.
 Gremios y Sindicatos.
 Instituciones Religiosas.
 Universidades y Escuelas.
 Organismos Militares.
 Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos, etc.)
 Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
 Comunidades en general.
Archivos de documentos electrónicos.
Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de
modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que
es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante
medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir
de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación
adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar
su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información.
Áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos:
 Autentificación
 Conservación preventiva
 Organización
 Acceso
Autentificación
El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los
documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio.
Diferencias
Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión,
recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo
físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos
de comunicaciones).
Ventajas
Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se
registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso.
Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y

regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre
la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los
instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta
esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de
los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la
necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos
electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales de preservación,
organización y acceso.
Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para
mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para
comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando
se almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase de
construcción y posiblemente dará lugar a la publicación.
Conservación
La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y

del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por
tanto, también de los archivos de documentos electrónicos.
La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos:
 en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos

(disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias,
como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas
condiciones.
 Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de
actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción
de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos.
Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la
obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances
tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos
de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por
otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura.
La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en

cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará
de tres partes:
 un plan de preservación.
 un conjunto de medidas de conservación preventiva.
 un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.
Principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos

electrónicos
 European Commission on Preservation and Access

 Council on Library and Information Resources
 National Preservation Office of United Kingdom
 Research Libraries Group: The Commission on Preservation and Access.
Organización
Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su
irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo
en los archivos actuales. Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas
posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas
técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la
producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente
confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales.
Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en
las recomendaciones de las principales organizaciones Archivísticas, la defensa de la validez de
representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de
producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura
orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones
naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de
acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por
su carácter universal, en este tipo de archivos.
Identificación de los fondos y secciones
En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis
del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales
mediante el estudio de los tipos documentales.
Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de

clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan
documentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin
mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de
cotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de
herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación.
Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el
valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series; el cual, ante
la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de
los documentos, por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en
la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con las bases de
datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos.
Acceso
La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de

lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la
velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los
instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización.
Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder
a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora, mediante la
construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la
capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores)— como
desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.
Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales
de investigación y desarrollo:
 la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en

estándares abiertos.
 la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución
mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que
se asocian como metadatos a los documentos.
 la normalización y codificación de los instrumentos de descripción.
Los adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se
produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los formatos de los
documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o
en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de información abiertos; los
lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.
Plan directo para ser eficaz
Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en cualquier otro, la

previa redacción de un plan director para ser eficaz.
Consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un
sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una estimación de costes y una
distribución de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto
con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los
documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la
gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los electrónicos en particular.
Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa
la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para
conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la
puesta en marcha de un proceso.
El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas

permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen
como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo
nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas
pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y
normas de tipo jurídico.
Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que
existan, ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de
cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se
recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados,
previamente establecidos
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por

instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad
de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.
Características básicas
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano,
utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico
(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que
contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil,
por ejemplo- mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en
un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es
posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo,
modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por
el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el
dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo,
testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un
disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos
pueden clasificarse de acuerdo a:
 Al soporte material usado para consignar la información.

 A las características informacionales que conlleva.
Características del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
 Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que
es el papel.
 No textuales: son los documentos que, aunque pueden contener información escrita, sin
embargo, lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al
papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
Características informacionales
Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales
son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos
primarios, secundarios, y terciarios.
Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han
pasado por ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines,
actas de congresos). Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los
documentos primarios (por ejemplo, bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los
documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios, aunque
algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias).
Tipos de documentos
Documento de archivo
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte
(forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en
cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en
imprenta).
Clasificación de los documentos.
Los documentos se clasifican conforme a dos criterios el tiempo y los tipos de documentos de que
se trate.
El concepto de documento ha ido variando conforme al transcurso del tiempo y la modalidad de

los mismos, pero en sentido general se entiende por documento un material impreso conforme al
cual se atestigua algún hecho.
Con el avance tecnológico, los documentos también han pasado a ser material digital que se
encuentra y dispone por medio de los programas procesadores de textos.
Lo peculiar de un documento es que sirve para dejar constancia de un hecho, entendiendo que
este pudo o no haber ocurrido, de aquí que muchos tiendan a considerar un documento como una
constancia de una creación humana, ya que es la persona la única que puede crear conocimiento
y plasmarlo.
La prioridad de conocer la clasificación de los documentos reside en la propia organización de

los mismos, dado que al contener información se amerita tener un sistema que permita la
disposición de estos de una forma correcta para poder ubicarlos con gran facilidad cuando se
ameriten los mismos, de aquí que veremos la clasificación clásica de los documentos.
Clasificación clásica de documentos.

Por el tiempo.
Los documentos se clasifican acorde a la fecha de su creación, siendo en consecuencia este el
criterio generalizado para su clasificación y organización en los archivos empresariales.
En efecto, tanto los documentos físicos como digitales, son organizados acorde a la fecha de su
creación, desde el aspecto físico, se suele colocar la fecha a la vista de modo tal que sea fácil su
detección por la vista.
O bien se realizan separadores, en los cuales se establecen periodos de tiempo de clasificación,

como es por meses o bien por periodos financieros, siendo lo más común la colocación de la fecha
de mayor data de última, y la más reciente siempre estará de primero.
Por el tipo de documento de que se trate.

En efecto los documentos se pueden clasificar acorde al formato en el que se presentan como
también al contenido que los mismos disponen, veamos en grandes rasgos de que trata.
Acorde al formato.
Físico.
Son todos aquellos documentos que se pueden percibir acorde al sentido del tacto.
Digital.
Aquellos que solamente se pueden percibir por la vista, en los dispositivos móviles; siendo posible
que los mismos pasen al formato físico.
Acorde al contenido.
En este sentido, se refiere al texto y la finalidad misma de estos, son diversos los documentos
físicos que se crean, que versan de la más variada índole; el motivo de los textos siempre va a
ser de los más variados, pero su criterio de clasificación suele ser el siguiente:
 Libros, aquellos que disponen de un lomo, caratula y contraportada donde se ubica una
serie de información que siempre tiende a la expresión cultural y del intelecto.
 Tesis, aquellas que contemplan el material de creación de una investigación sobre un
fenómeno en específico.
 Bases de datos, se constituyen en documentos que contemplan especies de índices donde
se puede verificar una información.
Clasificación de los documentos según soporte:
Tomando en cuenta que la documentación de las bibliotecas en un principio eran libros y que con
el devenir del tiempo procesos documentales no solo abarcan el soporte impreso bajo este formato
se podría dividir la tipología documental en documentos librarios y no librarios, siendo los primeros
formatos impresos en forma de libros y los segundos los nuevos formatos que por su contenido
no tienen soporte impreso o si están en soporte impreso no tienen forma de libro. Algunos autores
tienen ciertas discrepancias con respecto al concepto de no librario o no book, en inglés, según
Carrión (1990) “en la expresión non book material se incluyen tanto los materiales impresos como
los no impresos, los materiales que necesitan ayuda mecánica para acceder a su contenido y los
que no necesitan esta ayuda”, en el Glosario ALA está definido como “aquéllos que transmiten
información mediante el sonido y la imagen en lugar de hacerlo utilizando texto escrito. Gran parte
de este material requiere el empleo de un equipo especial para oírse o verse y recibe la
denominación de material no impreso porque no se hace para ser leído” y siendo más conciso el
concepto de Fotherhill y Burchart que se refiere a los no librarios como “los que no forman parte
de un libro”.
Es por esto que se convierte en una forma más practica la tipificación de los documentos por su
soporte entre los que conseguiremos:
 Documento Impreso: a los que también se les llama de forma general impresos,
soportados en papel, sean texto, gráficos o mezcla de ambos entre los que podemos
conseguir
 Libros de imágenes o juegos destinado principalmente a niños, luminarios
didácticos, para recortar, tridimensionales, o con distintas materias, orientados
más que todo a la sensibilización del usuario por medio de otros esquemas
sensoriales.
 Libros de lectura: entre los que se pueden encontrar novelas, ensayos, poesía,
narrativa que tratan sobre elementos y personajes imaginarios o fabulaciones de
la realidad.
 Libros informativos: contentivos de material basado en la realidad de forma
objetiva para información del lector.
 Documentos Gráficos: Estos documentos están impresos en variedades de soportes
como papel, tela, vinil y están conformados por dibujos, mapas, fotografías, reproducciones
artísticas, posters y diagramas o cuadros pictográficos de cronologías o informaciones
científicas.
 Documentos audiovisuales: Los documentos audiovisuales son aquellos en son
percibidos por los sentidos de la vista y el oído además de ser los que necesitan medios
tecnológicos o mecánicos para su reproducción los soportes en los cuales podemos

conseguir los documentos audiovisuales son principalmente:
 Películas: entre las que podemos encontrar microfilms, diapositivas, negativos
(fotográficos), tiras fílmicas, cine film (35mm y 16 mm), microfichas.

 Material plástico: discos de vinilo y transparencias.

 Material magnético: discos y cintas magnéticas, video cintas.

 Materiales ópticos: CD, DVD, CD ROM

 Documentos digitales: Aunque los sistemas de almacenamiento de estos documentos
son en materiales ópticos como los audiovisuales, la naturaleza es dada por su soporte
informático. La conceptualización de este documento es dada a su naturaleza digital o
electrónica, entre ellos podemos enumerar a los archivos creados en programas o
sistemas específicos utilizando distintos dispositivos pudiendo ser rescatados y
utilizados solamente a través de estos.
¿Qué es la Tipología Documental?
Por su parte, dentro de las Ciencias de la Información, se conoce como Tipología Documental a
los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad específica elige y desarrolla, para
ser aplicados en las tareas de producción o recepción documental, a fin de generar a su vez una
dinámica homogénea para todos los departamentos y fuentes de alimentación de archivos. En
consecuencia, la Tipología Documental puede ser entendida como un producto directo de la
Gestión de Archivos, pues, aunque tiende a ser universal, cada Empresa o entidad es la
responsable de elegir sus propios formatos, según sus necesidades.
VALORES DE DOCUMENTO.
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades, por lo
cual crean documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de papel,
ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta
todos los detalles internos y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al
siguiente paso que se denomina identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido la

documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias
administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del archivo,
con el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series documentales.
Valor primario de los documentos
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y al
productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un tema.
El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:
 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico
Valor Administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es
la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos
administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos y tareas
especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la
obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos
documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de carácter

tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen los
términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de
ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.
Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad
cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la sociedad
por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente
para futuras investigaciones.
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de

conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.
Ciclo de vida de un documento
Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que

atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa
desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la
vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un
documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para
determinar su eliminación o retención.
La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la

empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden
para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de
tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde
diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es
importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos
conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha
visto ya, etc.
Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear
flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows. Cuando
hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de
gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado
y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin embargo, es importante
no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento,
asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos
y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una buena herramienta de gestión documental se
pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos
documentales y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.
¿Qué etapas atraviesa este ciclo?

Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:
Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este

documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas
normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o
manipulación puedan entenderlo. En el ámbito del derecho, un ejemplo sería una sentencia,
una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido
Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos.

Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos
proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo
creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién,
quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la
clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los
pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records
managment.
3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por

parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el
documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir
información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los
documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar
desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento,
manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.
Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos
para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de
tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma
tarea de forma simultánea.
4. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la

siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento
de unas normas de calidad, por ejemplo, las normas ISO.
5. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los

documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué
versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa
es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un
cierto tiempo.
Tipos de documentos y su ciclo de vida
En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa:

e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos
documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de
llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son
descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son
archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados,
normalmente un par de años después de su creación.
Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe
siempre respetar unas normas de calidad.
E-mails
En primer lugar, se generan los correos electrónicos, a continuación, se clasifican según unos
parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo
de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener
la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental,
esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.
Correo postal.
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin
papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo
correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos e
incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de
trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.
Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un
proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe
ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la
factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica
dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto
en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP
permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los inventarios,
etc.
Por último, pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante
cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos
últimos años es hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que incluyen
transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante
semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos
suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los
requerimientos pertinentes de auditoría.
Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para
informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano
de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse
en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos

Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el
proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos
farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones
durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.
LEY 594 DE 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El
Congreso de Colombia
DECRETA: T I T U L O I
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS

GENERALES
ARTÍCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 2. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en

sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos,
así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información
a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTÍCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística
son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo
mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la
comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,

conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las
autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la

entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a
la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte
integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo
dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos

públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley.
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la

administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo,
constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la

organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora.
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se

interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y

EJECUTORES
ARTÍCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de
estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos.
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de

las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y
por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para
el efecto adopte el Ministerio de la Cultura.
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa,

descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización

metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.
Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en
general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información
esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria
colectiva.
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema

Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de
participación, cooperación, descentralización y autonomía.
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
ARTÍCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y
programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y
coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el

Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales.
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos
territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano,
las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán

responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades
descentralizadas directas e indirectas del Estado.
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo

dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7 Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos,

desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación.
b) Archivo General del Departamento.
c) Archivo General del Municipio.
d) Archivo General del Distrito. PARÁGRAFO.El Archivo General de la nación tendrá las
funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en
la presente ley.
ARTÍCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican
en:
a) Archivos de entidades del orden nacional.

lb) Archivos de entidades del orden departamental.
c) Archivos de entidades del orden distrital.
d) Archivos de entidades del orden metropolitano.
e) Archivos de entidades del orden municipal.
f) Archivos de entidades del orden local.
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9. Los archivos según la organización del Estado
a) Archivos de la Rama Ejecutiva.
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial.
d) Archivos de los Órganos de Control.
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos

contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está

obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de

documentos y de la administración de sus archivos.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La

documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá
el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso
público, no son susceptibles de enajenación.
PARÁGRAFO 1 La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas

los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
PARÁGRAFO 2 Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de

reconocida solvencia académica e idoneidad.
PARÁGRAFO 3 El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que

deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de
archivos históricos
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los

servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos
públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de
la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de

archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto
en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una
sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del
patrimonio documental de la Nación.
ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con
su labor. PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de
formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación
formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías
de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos.
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos

como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas
que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación

histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de

archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización

y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general
.c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a

través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,
organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables
y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo pertinente a los documentos
producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración

Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones,
de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULOVI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a
la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho
a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos
consagrados en la Constitución y las leyes.
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la
Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los
treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere
el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en
su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del
mismo".
ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos
presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso
directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema
de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad
cuando fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos:
a) Motivos legales
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos
técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a

solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las
entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y
sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva
entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los
órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar
las medidas pertinentes.
ARTÍCULO 33. Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación,
ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución

Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para
hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la
Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán
a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el
incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la
autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional,
departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando
fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de
1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o
por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349,
370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana,
sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos,

éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará
todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos
ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales

o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización,

conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social,
técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial
protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y
enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política
ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias,

poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán
inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los
propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural,
continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias
que el Archivo General de la Nación solicite.
ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los
documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un

régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural,
tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales
o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la
Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales
mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés
cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del
Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos

históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la
imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación
correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.
ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas

celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar
proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una
cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo
15 de la Constitución Política.PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes
o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la
Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.ARTÍCULO 43Protocolos
notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta
años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del
respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la
Nación, tomará las medidas pertinentes. T I T U L O XDONACION, ADQUISICION Y
EXPROPIACIONARTÍCULO 44. Donaciones. El ArchivoGeneral de la Nación y los archivos
históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos
históricos.ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter
histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el
propietario los ofreciere en venta.Declárase de interés público o de interés social, para efectos
de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la
adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de
destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOSARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los

archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nación.
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados
en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información
para garantizar la preservación y conservación de la misma.
ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la

Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo
lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.
El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos
de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier
medio".
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL DE LA NACION.
ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios

para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del
país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional
elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en:
becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la

Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
LEY 527 DE 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y
se dictan otras disposiciones.
CAPITULO I.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1o. AMBITO DE APLICACION. La presente ley será aplicable a todo tipo de
información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:
a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados

internacionales;
b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en
cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo.
ARTICULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada

por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole
comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes
de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin
limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o
intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de
representación o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de
seguros; de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias;
todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras
formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por
vía aérea, marítima y férrea, o por carretera;
c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y
que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al
texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave
del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la
transformación;
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está
facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o
facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de
mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas
en las firmas digitales;
e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una

computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto;
f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir,
archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
ARTICULO 3o. INTERPRETACION. En la interpretación de la presente ley habrán de tenerse

en cuenta su origen internacional, la necesidad de promover la uniformidad de su aplicación y
la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no estén expresamente
resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad con los principios generales en que ella se
inspira.
ARTICULO 4o. MODIFICACION MEDIANTE ACUERDO. Salvo que se disponga otra cosa, en
las relaciones entre partes que generan, envían, reciben, archivan o procesan de alguna otra
forma mensajes de datos, las disposiciones del Capítulo III, Parte I, podrán ser modificadas
mediante acuerdo.
ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se

negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola
razón de que esté en forma de mensaje de datos.
CAPITULO II.
APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS
ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste
contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma

constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la
información no conste por escrito.
ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca
ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se
entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para

indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje
fue generado o comunicado.

constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso
de que no exista una firma.
ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea
presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje
de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a

partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de
datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a
la persona que se deba presentar.

constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso
de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior,
se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha
permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que
sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad
requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de
todas las circunstancias relevantes del caso.
ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS.

Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la
otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo
del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y

probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que
se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS.

Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley,
se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para
la apreciación de las pruebas. Por consiguiente, habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad
en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad
en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando

la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese
requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya

generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con
exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el
destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el
documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad
facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta.
ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE

DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. El cumplimiento de la obligación de conservar
documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o
a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo
anterior.
CAPITULO III.
COMUNICACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS
ARTICULO 14. FORMACION Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS. En la formación del contrato,

salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por
medio de un mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la
sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.
ARTICULO 15. RECONOCIMIENTO DE LOS MENSAJES DE DATOS POR LAS PARTES. En

las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negarán efectos
jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la
sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.
ARTICULO 16. ATRIBUCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Se entenderá que un mensaje de

datos proviene del iniciador, cuando éste ha sido enviado por:
1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de ese mensaje,
o
3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para que opere
automáticamente.
ARTICULO 17. PRESUNCION DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS. Se presume que

un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando:
1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador,

para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de éste, o
2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya
relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método
utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de datos como propio.
ARTICULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL MENSAJE

DE DATOS RECIBIDO. Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se
entienda que proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo
a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario, este último tendrá derecho
a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al que quería enviar el iniciador, y
podrá proceder en consecuencia.
El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, de haber actuado con la
debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que la transmisión había dado
lugar a un error en el mensaje de datos recibido.
ARTICULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS. Se presume que cada mensaje de

datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro
mensaje de datos, y que el destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida
diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que el nuevo mensaje de datos era un
duplicado.
ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el

iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero
no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá
acusar recibo mediante:
a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje
de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de
datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán
condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos
no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.
ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Cuando el

iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje
de datos.
Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando
en el acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los
requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se presumirá
que ello es así.
ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos
relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se
regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje
de datos.
ARTICULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. De no convenir otra cosa
el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido cuando ingrese en un
sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el
mensaje de datos en nombre de éste.
ARTICULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. De no convenir

otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un mensaje de datos se
determinará como sigue:
a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la recepción de mensaje de

datos, la recepción tendrá lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de información designado;

o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del destinatario que no sea el

sistema de información designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje
de datos;
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar

cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema de información del destinatario.
Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado
en lugar distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo
siguiente.
ARTICULO 25. LUGAR DEL ENVIO Y RECEPCION DEL MENSAJE DE DATOS. De no

convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido en
el lugar donde el iniciador tenga su establecimiento y por recibido en el lugar donde el
destinatario tenga el suyo. Para los fines del presente artículo:
a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, su establecimiento será el que

guarde una relación más estrecha con la operación subyacente o, de no haber una operación
subyacente, su establecimiento principal;
b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su lugar de

residencia habitual.
PARTE II.
COMERCIO ELECTRONICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCIAS
ARTICULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE TRANSPORTE DE

MERCANCÍAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en la parte I de la presente ley, este capítulo será
aplicable a cualquiera de los siguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte
de mercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa:
a) I. Indicación de las marcas, el número, la cantidad o el peso de las mercancías.

II. Declaración de la naturaleza o valor de las mercancías.
III. Emisión de un recibo por las mercancías.
IV. Confirmación de haberse completado el embarque de las mercancías;
b) I. Notificación a alguna persona de las cláusulas y condiciones del contrato.
II. Comunicación de instrucciones al transportador;
c) I. Reclamación de la entrega de las mercancías.
II. Autorización para proceder a la entrega de las mercancías.
III. Notificación de la pérdida de las mercancías o de los daños que hayan sufrido;
d) Cualquier otra notificación o declaración relativas al cumplimiento del contrato;
e) Promesa de hacer entrega de las mercancías a la persona designada o a una persona

autorizada para reclamar esa entrega;
f) Concesión, adquisición, renuncia, restitución, transferencia o negociación de algún derecho

sobre mercancías;
g) Adquisición o transferencia de derechos y obligaciones con arreglo al contrato.
ARTICULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE. Con sujeción a lo dispuesto en el inciso

3o. del presente artículo, en los casos en que la ley requiera que alguno de los actos enunciados
en el artículo 26 se lleve a cabo por escrito o mediante documento emitido en papel, ese
requisito quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo por medio de uno o más mensajes
de datos.
El inciso anterior será aplicable, tanto si el requisito en él previsto está expresado en forma de
obligación o si la ley simplemente prevé consecuencias en el caso de que no se lleve a cabo el
acto por escrito o mediante un documento emitido en papel.
Cuando se conceda algún derecho a una persona determinada y a ninguna otra, o ésta adquiera
alguna obligación, y la ley requiera que, para que ese acto surta efecto, el derecho o la
obligación hayan de transferirse a esa persona mediante el envío o utilización de un documento
emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho si el derecho o la obligación se transfiere
mediante la utilización de uno o más mensajes de datos, siempre que se emplee un método
confiable para garantizar la singularidad de ese mensaje o esos mensajes de datos.
Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será determinado a la luz de
los fines para los que se transfirió el derecho o la obligación y de todas las circunstancias del
caso, incluido cualquier acuerdo pertinente.
Cuando se utilicen uno o más mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los actos
enunciados en los incisos f) y g) del artículo 26, no será válido ningún documento emitido en
papel para llevar a cabo cualquiera de esos actos, a menos que se haya puesto fin al uso de
mensajes de datos para sustituirlo por el de documentos emitidos en papel. Todo documento
con soporte en papel que se emita en esas circunstancias deberá contener una declaración en
tal sentido. La sustitución de mensajes de datos por documentos emitidos en papel no afectará
los derechos ni las obligaciones de las partes.
Cuando se aplique obligatoriamente una norma jurídica a un contrato de transporte de

mercancías que esté consignado, o del que se haya dejado constancia en un documento
emitido en papel, esa norma no dejará de aplicarse, a dicho contrato de transporte de
mercancías del que se haya dejado constancia en uno o más mensajes de datos por razón de
que el contrato conste en ese mensaje o esos mensajes de datos en lugar de constar en
documentos emitidos en papel.
PARTE III.
FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACION
CAPITULO I.
FIRMAS DIGITALES
ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital
haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la
intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una
firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma
digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

CAPITULO II.
ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN
ARTICULO 29. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS ENTIDADES DE

CERTIFICACIÓN. Artículo modificado por el artículo 160 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto
es el siguiente: Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tanto públicas
como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras de comercio, que cumplan con
los requerimientos y sean acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación conforme a
Ia reglamentación expedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional de Acreditación
de Colombia suspenderá o retirará Ia acreditación en cualquier tiempo, cuando se establezca
que Ia entidad de certificación respectiva no está cumpliendo con Ia reglamentación emitida por
el Gobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones:
a. Contar con Ia capacidad económica y financiera suficiente para prestar los servicios
autorizados como entidad de certificación;
b. Contar con Ia capacidad y elementos técnicos necesarios para Ia generación de firmas

digitales, Ia emisión de certificados sobre Ia autenticidad de las mismas y Ia conservación de
mensajes de datos en los términos establecidos en esta ley;
c. Los representantes legales y administradores no podrán ser personas que hayan sido
condenadas a pena privativa de Ia libertad, excepto por delitos políticos o culposos; o que hayan
sido suspendidas en el ejercicio de su profesión por falta grave contra Ia ética o hayan sido
excluidas de aquélla. Esta inhabilidad estará vigente por el mismo período que Ia ley penal o
administrativa señale para el efecto.
ARTICULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION. <Artículo

modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las
entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia
para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades:
1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o
jurídicas.
2. Emitir certificados sobre Ia verificación respecto de Ia alteración entre el envío y recepción

del mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles.
3. Emitir certificados en relación con Ia persona que posea un derecho u obligación con respecto
a los documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de Ia Ley 527 de 1999.
4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas digitales
certificadas.
5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en Ia generación,

transmisión y recepción de mensajes de datos.
6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas electrónicas.
7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos

transferibles.
8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos

electrónicos transferibles.
9. Cualquier otra actividad relacionada con Ia creación, uso o utilización de firmas digitales y
electrónicas.
ARTICULO 31. REMUNERACION POR LA PRESTACION DE SERVICIOS. La remuneración

por los servicios de las entidades de certificación serán establecidos libremente por éstas.
ARTICULO 32. DEBERES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION. Las entidades de

certificación tendrán, entre otros, los siguientes deberes:
a) Emitir certificados conforme a lo solicitado o acordado con el suscriptor;
b) Implementar los sistemas de seguridad para garantizar la emisión y creación de firmas

digitales, la conservación y archivo de certificados y documentos en soporte de mensaje de
datos;
c) Garantizar la protección, confidencialidad y debido uso de la información suministrada por el

suscriptor;
d) Garantizar la prestación permanente del servicio de entidad de certificación;
e) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por los suscriptores;
f) Efectuar los avisos y publicaciones conforme a lo dispuesto en la ley;
g) Suministrar la información que le requieran las entidades administrativas competentes o

judiciales en relación con las firmas digitales y certificados emitidos y en general sobre cualquier
mensaje de datos que se encuentre bajo su custodia y administración;
h) Literal modificado por el artículo 162 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente
Permitir y facilitar la realización de las auditorías por parte del Organismo Nacional de
Acreditación de Colombia. Es responsabilidad de la entidad de certificación pagar los costos de
la acreditación y los de las auditorias de vigilancia, conforme con las tarifas del Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia.
i) Elaborar los reglamentos que definen las relaciones con el suscriptor y la forma de prestación
del servicio;
j) Llevar un registro de los certificados.
ARTICULO 33. TERMINACION UNILATERAL. Salvo acuerdo entre las partes, la entidad de
certificación podrá dar por terminado el acuerdo de vinculación con el suscriptor dando un
preaviso no menor de noventa (90) días. Vencido este término, la entidad de certificación
revocará los certificados que se encuentren pendientes de expiración.
Igualmente, el suscriptor podrá dar por terminado el acuerdo de vinculación con la entidad de
certificación dando un preaviso no inferior a treinta (30) días.
ARTICULO 34. CESACIÓN DE ACTIVIDADES POR PARTE DE LAS ENTIDADES DE

CERTIFICACIÓN. Artículo modificado por el artículo 163 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto
es el siguiente Las entidades de certificación acreditadas por el ONAC pueden cesar en el
ejercicio de actividades, siempre y cuando garanticen Ia continuidad del servicio a quienes ya
lo hayan contratado, directamente o a través de terceros, sin costos adicionales a los servicios
ya cancelados.
CAPITULO III.
CERTIFICADOS
ARTICULO 35. CONTENIDO DE LOS CERTIFICADOS. Un certificado emitido por una entidad
de certificación autorizada, además de estar firmado digitalmente por ésta, debe contener por
lo menos lo siguiente:
1. Nombre, dirección y domicilio del suscriptor.
2. Identificación del suscriptor nombrado en el certificado.
3. El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la entidad de certificación.
4. La clave pública del usuario.
5. La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en el mensaje de datos.
6. El número de serie del certificado.
7. Fecha de emisión y expiración del certificado.

ARTICULO 36. ACEPTACION DE UN CERTIFICADO. Salvo acuerdo entre las partes, se

entiende que un suscriptor ha aceptado un certificado cuando la entidad de certificación, a
solicitud de éste o de una persona en nombre de éste, lo ha guardado en un repositorio.
ARTICULO 37. REVOCACION DE CERTIFICADOS. El suscriptor de una firma digital

certificada, podrá solicitar a la entidad de certificación que expidió un certificado, la revocación
del mismo. En todo caso, estará obligado a solicitar la revocación en los siguientes eventos:
1. Por pérdida de la clave privada.
2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
Si el suscriptor no solicita la revocación del certificado en el evento de presentarse las anteriores

situaciones, será responsable por las pérdidas o perjuicios en los cuales incurran terceros de
buena fe exenta de culpa que confiaron en el contenido del certificado.
Una entidad de certificación revocará un certificado emitido por las siguientes razones:
1. A petición del suscriptor o un tercero en su nombre y representación.
2. Por muerte del suscriptor.
3. Por liquidación del suscriptor en el caso de las personas jurídicas.
4. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado es falso.
5. La clave privada de la entidad de certificación o su sistema de seguridad ha sido

comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado.
6. Por el cese de actividades de la entidad de certificación, y
7. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ARTICULO 38. TERMINO DE CONSERVACION DE LOS REGISTROS. Los registros de

certificados expedidos por una entidad de certificación deben ser conservados por el término
exigido en la ley que regule el acto o negocio jurídico en particular.
CAPITULO IV.
SUSCRIPTORES DE FIRMAS DIGITALES
ARTICULO 39. DEBERES DE LOS SUSCRIPTORES. Son deberes de los suscriptores:
1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o generarla, utilizando un método
autorizado por ésta.
ARTICULO 40. RESPONSABILIDAD DE LOS SUSCRIPTORES. Los suscriptores serán

responsables por la falsedad, error u omisión en la información suministrada a la entidad de
certificación y por el incumplimiento de sus deberes como suscriptor.
DECRETO 2609 DE 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
En ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189,

numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 2° y el título V de la Ley 594 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de La Nación promover
la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de
la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo
General de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política
nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema
Nacional de Archivos.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de
comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional,
le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se
encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.
Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de
la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones –
TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del
concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.
Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo
General de la Nación para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las
entidades privadas que presten servicios públicos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y

formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el
patrimonio documental del país.
Que el Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el

proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios
electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de
documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de
mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6° y 9°, los cuales se
enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la
Nación como ente rector de la política archivística del Estado.
Que el Decreto-ley número 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública,
establece en los artículos 4° y 14 el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la
optimización de los trámites ante la Administración Pública.
Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las
comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales,
así como en la formación y archivo de los expedientes.
Que el Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, “por el cual se establecen los
lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, tiene como objeto
adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte
de la planeación, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus
espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de
mejores y más efectivos servicios.
Que, en mérito de lo expuesto,

DECRETA:
CAPÍTULO I
Gestión de Documentos
Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública

en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades
territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones
administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del
Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000
(Ley General de Archivos).
Artículo 2°. Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier
tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y
servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a
la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del
soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c) Sistemas de Información Corporativos.
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e) Sistemas de Administración de Documentos.
f) Sistemas de Mensajería Electrónica.
g) Portales, Intranet y Extranet.
h) Sistemas de Bases de Datos.
i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo
o digital), etc.
j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k) Uso de tecnologías en la nube.
Artículo 3°. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está

asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al
desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad
de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las
entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la
Nación y las respectivas entidades públicas.
Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las

tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
Artículo 4°. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión

documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y com-
ponentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios
Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
Artículo 5°. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en

toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.
a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional
y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión.
El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.
b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
c)Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión
de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
d)Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad

de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el
ciclo de vida.
e) Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están
disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
f) Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto

respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
g) Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio
de creación.
h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías

(series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo
trámite.
i) Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el

vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos
y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como
conjunto.
j) Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos
impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación
histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.
k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente

será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso

y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a
los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la
sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la
institución.
N) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el

fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más
modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el
uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
o) Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de

manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como
la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros
componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo
con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
p) Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para

intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el
propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras
entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para
el Gobierno en línea).
q) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo

en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible.
r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la

protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión
documental.
Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas

deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes
componentes.
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación

de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la

oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Artículo 7°. Etapas de la gestión de los documentos. Para asegurar una adecuada gestión
documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y

documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características.
b) Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica,

estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental, así como sus
metadatos.
c) Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación,

clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d) Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las
operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de
gestión documental, o cualquier sistema de información.
Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental

en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e) El Inventario Documental.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las

unidades administrativas de la entidad.
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos

y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes

entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes
procesos.
A) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción

o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa
y los resultados esperados.
c)Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento
a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d)Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema

de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
e) Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante
las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,

con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva).
CAPÍTULO II
El Programa de Gestión Documental
Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del
Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo
plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.
Artículo 11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado
en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades
del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de
archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al

Programa de Gestión Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicción no cumplan
con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el
Archivo General de la Nación.
Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los
siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo
Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos
en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en
Línea.
Parágrafo. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener
en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la
Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la
Superintendencia de Industria y Comercio deberán dar las directrices y las políticas para
proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos
electrónicos en los programas de gestión documental.
Artículo 13. Elementos del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos
que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte
integral de este decreto.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán
incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del
programa de gestión documental.
Artículo 14. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos
necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los
diferentes niveles de la entidad.
Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa

de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de
gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
CAPÍTULO III
El Sistema de Gestión Documental
Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas
deben contar con un sistema de gestión documental que permita.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de

cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos

electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos
en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos)

a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series

y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la

ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo

plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada

de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas,
sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos,
procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo
anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las
siguientes características.
a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de

documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad

con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de
neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o instancias competentes.
c)Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información

administrativa en un entorno seguro.
d)Meta descripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean

manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir que sean

agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de

fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para
importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos
asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).
h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe

asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión
de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser
procesados y reutilizados en cualquier momento.
i)Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en

cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible.
Artículo 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de

archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la
autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas
de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e
interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y
almacenamiento de los documentos.
Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en
procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de
reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
Artículo 19. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos. La

selección y adquisición de sistemas de gestión de documentos debe tener en cuenta además
de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las
necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la
capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
El Archivo General de la Nación reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos
que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de
documentos.
Artículo 20. Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos. Los

sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el
vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad,
agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
Artículo 21. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental. El Archivo General

de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán
los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la interconexión y
la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y
externo de documentos.
CAPÍTULO IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Artículo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los
documentos electrónicos. Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los
elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su
valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos),
digitales y electrónicos.
Parágrafo 1°. Corresponderá al Archivo General de la Nación y al Ministerio de Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos
electrónicos.
Parágrafo 2°. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios

electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos

electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados
y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes
características.
a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben
estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el
administrador del sistema, de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma
pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura
que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la
forma original que tuvo durante su creación.
c)Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de
la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo
del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del
documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o

expediente).
d)Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese
requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es
accesible para su posterior consulta.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación y el Ministerio de las Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones
de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.
Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos

electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben
tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de
archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.
a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo,
tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las
diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de
transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación,
transferencia y disposición.
b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los

documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de

1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria,
validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de
datos.
d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el
documento de archivo es creado.
e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de

autoridad.
f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los

documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
Artículo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de

Archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o
cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar
su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la
estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal
debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión
documental y en el documento, a través de metadatos.
Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y

confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo
con lo señalado en las normas vigentes.
Artículo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de

Archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su
forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta
su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación
de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura
del documento con fines de preservación a largo plazo.
Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una

alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las
normas establecidas por el Archivo General de la Nación y las normas procesales.
Artículo 27. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.

Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación
completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo
tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores
operaciones o actividades.
Artículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.

Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en
cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).
Parágrafo. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se

pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo,
su estructura o medio de registro original.
Artículo 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos

electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben
tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de
archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación.
a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que
desarrolla la organización.
b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y

digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las
normas procesales, le otorguen a cada formato.
c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo

el ciclo de vida de los documentos.
d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo

digitales.
e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo
necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.
f) La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los

principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento,
valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores
o de las dependencias responsables del archivo de la misma.
g) Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser
almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte
al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la
cadena de conservación.
h) Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley

1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
Artículo 30. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. Los

documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos.
I. De contenido:
a. Tipo de recurso de información.

b. Tipo documental.
c. Título del documento.
d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el
contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o
sistema desde donde el documento es creado.
e. Clasificación de acceso (nivel de acceso).
f. Fecha de creación, transmisión y recepción.
g. Folio (físico o electrónico).
h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
i. Palabras clave.
II. De estructura:
a. Descripción.
b. Formato.
c. Estado.
d. Proceso administrativo.
e. Unidad Administrativa responsable.
f. Perfil autorizado.
g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
h. Series/subseries documental.
III. De contexto:
a. Jurídico-administrativo.
b. Documental.
c. De procedencia.
d. Procedimental.
e. Tecnológico.
Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de
metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su
acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
Artículo 31. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos

Electrónicos de Archivo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir
que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de
protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas
y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.
Parágrafo. Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su transmisión, no

deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (desencriptados) al
momento de transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos
electrónicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptación y descifrado
utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento.
Artículo 32. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos, así como en

los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de
una tecnología en particular.
Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de

hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de
los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.
Artículo 33. Del expediente electrónico. El Archivo General de la Nación y el Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales
que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico
documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código
Único General del Proceso.
Parágrafo 1°. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de
una misma actuación o trámite.
Parágrafo 2°. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el
proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo establecido en el Código
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos
y demás normas reglamentarias.
Artículo 34. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo

General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor
histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo
General de la Nación y a los Archivos Generales Territoriales.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos de archivo y

conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se
hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia
primaria y secundaria.
CAPÍTULO V
Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado
Artículo 35. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas

sobre la gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los
Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación
y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección
y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de
Archivos y demás normas reglamentarias.
Artículo 36. Coordinación con otras entidades del orden nacional. El Archivo General de la
Nación coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad
que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el
control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.
Artículo 37. Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación, cuando así lo considere,
realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión
documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen funciones públicas y en
los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Interés Cultural (BIC), o sean de
interés público.
Artículo 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e
instrumentos que faciliten su aplicación
ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO: Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades
de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es
necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen
la Administración pública. Que la Ley 80 de 1989, fija las funciones del Archivo General de la
Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo
07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora

del quehacer archivístico. Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo
General de la Nación. Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades
de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una
política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia
y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas
y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial
No. 02 del 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos
o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación,
programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros,
mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario
normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión
documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las

unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los
siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades,
a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la
fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar
su autenticidad e integridad. Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Radicación de comunicaciones oficiales:
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado
el documento. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas
las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la
persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), N m ̇ ero de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos
y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo Órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención
pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales
se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de

acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaron en
los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con
unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una
misma ciudad, la entidad determinar· conforme a sus necesidades, si centralizan en una de
ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá· unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en
cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de
mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con
destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán
por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de
la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será· asignada
en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregar· de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada copia, se iniciar· la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la
radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva
justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. ARTICULO SEXTO: Numeración
de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las
consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan
errores en la numeración, se dejar· constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está· asignada la función de numerar los actos administrativos.
Articulo SEPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter

oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean Éstos, manuales o

automatizados.
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,

elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones
recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la

adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de
gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad
de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas
relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel
y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. ì Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5
pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. Es recomendable la utilización
de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de lignina cuyo valor de pH esté en rango
de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 ì Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Las tintas de impresión
deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada
en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su
preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas
de migración de la información y la producción de Backups, serán adaptadas para asegurar la
reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y
formatos de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que

ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba
enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder· a la
radicación del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar· anónima y deber· ser
remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a
seguir.
ARTICULO DECIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones

oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias,
remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que
genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposar· en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su
tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones

recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la
respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargar· de dar los
lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión del fax, papel químico, deberán reproducir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTICULO DECIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las

entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su
utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el
seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso
y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben
atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTICULO DECIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada
imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera
de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC,
existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el n m ̇ ero
del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del
correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DECIMO QUINTO: Horarios de Atención al público: Todas las unidades de

correspondencia, informaran el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil
acceso para los ciudadanos.
ARTICULO DECIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición. PUBLIQUESE

Y CUMPLASE Dado en Bogotá· a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil
ACUERDO 4 DE 2013
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de
las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los
Decretos 2126 y 2578 de2012, el Acuerdo 09 de 2012 y, CONSIDERANDO: Que las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden
nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas,
autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios,
distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo colombiano como
instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección
de la información pública y del patrimonio documental. Que mediante el Decreto 2126 del día
16 de octubre de 2012. el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura
del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que
el numeral 9 del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo “expedir las normas
y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de
conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la
racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial”. Que el
Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, “por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”, modificó las
competencias asignadas al comité interno de archivo y a los Consejos Departamentales y
Distritales de Archivos relacionadas con la evaluación y aprobación de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental. Que el Decreto 2578 de 2012, en su artículo
3o estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos a
nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. Que el
parágrafo del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012, establece que “el Archivo General de la
Nación, podrá evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las
Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de
las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios distritos y
departamentos una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”.
Que el artículo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoración de
documentos de archivos y se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental y que el Archivo General de la Nación, reglamentará el procedimiento
para su elaboración evaluación, aprobación, implementación y actualización continua. Que el
artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la Nación
reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando
siempre el principio de transparencia y máxima divulgación. Que el artículo 8o del Decreto 2609
de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental entre los cuales
se encuentran los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.
Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor
primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva
o su eliminación y que su aprobación requiere ser más eficiente con miras a evitar la pérdida
del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los
archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública. Que las
tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos
archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, sin
los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Que los cambios en
la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno está formulando el
gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las tecnologías de la
información en todas las entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la
normatividad que en materia de elaboración, evaluación e implementación de tablas de
retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el Archivo General de la
Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública. Que, en mérito de lo expuesto,
ACUERDA: TÍTULO I.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden nacional.
departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas,
deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar actualizar sus tablas de retención documental
y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo
y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO 1o. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los

procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas
archivísticas judiciales.
PARÁGRAFO 2o. El Archivo General de la Nación definirá procedimientos especiales en

concordancia con lo establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías,
curadurías urbanas, grupos étnicos y demás entes públicos que no cuenten con una estructura
organizacional definida.
ARTÍCULO 2o. ALCANCE. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar
tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración

Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales
Acumulados.
ARTÍCULO 3o. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIÓN. Las tablas de

retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo
interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística,
historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.
ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La elaboración de las tablas

de retención documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir
de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada
entidad.
PARÁGRAFO 1o. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención

documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico- funcional
y el principio de orden original, en la organización del archivo institucional y el desarrollo del
programa de gestión documental.
PARÁGRAFO 2o. Los tiempos de retención consignados en dichos instrumentos archivísticos,

deben definirse por series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales
de la misma serie o subserie. No podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales,
independientemente que se trate de documentos físicos o electrónicos almacenados en forma
separada de la serie o subserie a la que pertenecen.
PARÁGRAFO 3o. La tabla de retención documental y la tabla de valoración documental deben

reflejar la totalidad e integralidad de la producción documental de la respectiva entidad, lo cual
podrá ser verificado por el Archivo General de la Nación en cualquier momento.
TÍTULO II.
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
ARTÍCULO 5o. ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el “Instructivo
para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental,
aprobado por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que trata

el presente artículo a través de guías e instrumentos que faciliten su aplicación, de acuerdo con
la evolución de la función archivística del Estado y la doctrina archivística.
ARTÍCULO 6o. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN. En el proceso de elaboración de las

tablas de retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta
los siguientes criterios:
a) Idoneidad: las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser
elaboradas por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado;
b) Análisis contextual: El proceso de evaluación de documentos debe considerar las normas

legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto
institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el

momento actual como en el futuro;
d) Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente
acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información
que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental.
e) ARTÍCULO 7o. FIRMAS RESPONSABLES. Las tablas de retención documental y las

tablas de valoración documental deberán ser suscritas por el Secretario General o un
funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del área de
archivo y gestión documental de la respectiva entidad.
f) ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de

valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido
por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional
y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo
sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
TÍTULO III.
PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN.
ARTÍCULO 9o. PUBLICACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de

valoración documental deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades
públicas y mantenerse en dichos sitios web permanentemente; la publicación también
incluye los documentos señalados en el instructivo de que trata el artículo5o del
presente acuerdo.
ARTÍCULO 10. PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES. El procedimiento de

presentación, revisión y ajustes delas tablas de retención documental o las tablas de
valoración documental es el siguiente:
a) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o

quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal
presentará las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental
con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la
Nación o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su
evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades
del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden
territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición;
b) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o convalidación, el

Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la inscripción de las tablas de
retención documental o las tablas de valoración documental en el “Registro Único de
Series Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento
establecido para tal fin;
c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo

General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina que
las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental no reúnen los
requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se solicitará a la

entidad que las aprobó que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto
técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento: la entidad tendrá máximo treinta (30)
días para realizar los ajustes solicitados y remitirá nuevamente al Consejo
Departamental o Distrital de Archivos;
d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración documental

que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones solicitadas
en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o Distrital de Archivos notificará al
Archivo General de la Nación, para determinar la aplicación de las sanciones de que
trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;
e) Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de las TRD o TVD, a los
Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación,
sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podrá proceder a su
inmediata implementación.
PARÁGRAFO. Se podrán designar evaluadores externos, cuando a juicio de las

instancias mencionadas, se justifique apoyar este proceso y sustentar mediante juicios
de expertos el concepto respectivo.
TÍTULO IV.
EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN.
ARTÍCULO 11. EVALUACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES. El Comité

Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, y los Consejos
Departamentales o Distritales de Archivos, de acuerdo con su competencia y
jurisdicción, tendrán un plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de su
recepción, para evaluar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental aprobadas por las instancias señaladas en el presente acuerdo con el fin
de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados
conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.
PARÁGRAFOTRANSITORIO 1o. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo

General de la Nación y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo tendrán
plazo de un (1) año, a partir de la expedición del presente Acuerdo, para revisar y
convalidar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental,
presentadas a estas instancias para su aprobación con anterioridad a la entrada de
vigencia del Decreto 2578 de2012 y solicitar los ajustes a que hubiere lugar, de
conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 9o del Decreto 2578 de
2012.
PARÁGRAFOTRANSITORIO 2o. Las entidades públicas del orden nacional,

departamental y distrital, así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, que cuenten con sus tablas de retención documental y tablas de valoración
documental debidamente aprobadas por el Comité Interno de Archivo antes de la
expedición del Decreto2578 del 2012, y estas no se hubieren presentado al Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o a los Consejos
Departamentales o Distritales de Archivo según el caso, tendrán un plazo de treinta
(30)días para presentarlas a dichas instancias para su revisión y convalidación de
conformidad con el numeral 5 del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012; contados a
partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.
PARÁGRAFO TRANSITORIO 3o. Las entidades públicas del orden municipal cuyas
tablas de retención documental o tablas de valoración documental no hayan sido
aprobadas por los Consejos Municipales de Archivos con anterioridad a la entrada de
vigencia del Decreto 2578 de 2012, tendrán un plazo de treinta (30) días para
presentarlas al Consejo Departamental de Archivos de su correspondiente jurisdicción
para su revisión y convalidación; contados a partir del vencimiento del plazo de que
trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.
ARTÍCULO 12. OBLIGATORIEDAD PARA LA REALIZACIÓN DE AJUSTES. Los

ajustes y modificaciones solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nación o de los Consejos Departamentales o Distritales de
Archivos, son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si la
entidad no realiza los ajustes o modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser
sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
PARÁGRAFO. Si la entidad tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto a la

evaluación realizada por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, podrá
solicitar un segundo concepto al Archivo General de la Nación, adjuntando una solicitud
motivada: en este caso el AGN tendrá un plazo máximo de noventa (90) días para
pronunciarse. Sobre esta decisión no procede una nueva revisión.
TÍTULO V.
IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
ARTÍCULO 13. IMPLEMENTACIÓN. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo

de que trata el artículo11 del presente acuerdo, las entidades deberán proceder a su
implementación: si no se ha cumplido este proceso, la entidad podrá ser sujeto de las
sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 14. ACTUALIZACIÓN. Las tablas de retención documental deberán actualizarse

en los siguientes casos:
a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;
b) Cuando existan cambios en las funciones;
c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;
d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;

e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;
f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;
g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y
procedimientos que afecten la producción de documentos.
PARÁGRAFO 1o. La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir
el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por
el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o Consejo Departamental
o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el presente Acuerdo para su
implementación.
PARÁGRAFO 2o. De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse
un registro documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la trazabilidad
y control del instrumento.
ARTÍCULO 15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. La eliminación de documentos de archivo,

tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o
en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá
elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen
los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al
organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.
Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento) Previamente y por un periodo
de treinta (30) días se deberá publicar en la página web de la respectiva entidad, el inventario
de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden
ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este
proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la
Nación;
ii) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital
de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días,
instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a
la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los
documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad;
iii) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como

electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el
Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el
Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad;
iv) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se
conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web
para su consulta;
v) El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de

suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y
su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda
afectar el patrimonio documental del país;
vi) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y
no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de
un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.
TÍTULO VI.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 16. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. El Archivo General de la Nación, cuando así lo

considere, podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aún después de aprobadas por
el Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de
Archivos, cuando a su juicio existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del
país, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizará inspección sobre su plan de
implementación.
ARTÍCULO 17. SANCIONES. El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dará lugar
a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 18. USO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN. Las entidades públicas deberán

implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración,
consulta y actualización de sus tablas de retención documental, de forma que se facilite su
interoperabilidad con el “Registro Único de Series Documentales” y otros sistemas de
información de cada entidad.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación determinará la estructura que deberán reunir

los sistemas automatizados de que trata el presente artículo.
ARTÍCULO 19. OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS. Es responsabilidad de

las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades
privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley General
de Archivos y en el presente acuerdo, la elaboración de las tablas de retención documental, y
las tablas de valoración documental para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General
de la Nación.
ARTÍCULO 20. TRANSITORIO. Las entidades públicas del orden nacional, departamental.
distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que
cuenten con sus tablas de retención documental y tablas de valoración documental
debidamente aprobadas por el Comité Evaluador del AGN o por los Consejos Territoriales de
Archivos antes de la expedición del Decreto 2578 del 2012, contarán con un plazo máximo de
ciento ochenta (180) días para su inscripción en el “Registro Único de Series Documentales”
del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento que se establezca para tal fin;
contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.
ARTÍCULO 21. El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le
sean contrarias, en especial los Acuerdos 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09 de 1997 y
039 de 2002.
COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Se clasifican en dos:
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina de la empresa con destino a las
diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes.
Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en
la Entidad tanto enviadas como recibidas son el MEMORANDO y la CIRCULAR.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Institución, establece con entidades públicas,
empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas
exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la

Institución, utiliza como documento básico la carta u oficio.
COMUNICACIONES CONFIDENCIALES RECIBIDAS
Es la propiedad de la información por la que se garantiza que esta accesible únicamente al

personal autorizado acceder deberán a dicha información.
Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida

a una entidad o empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido
debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en
el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene
haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información
disponible del remitente y el destinatario institucional.
COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX
La comunicaciones enviadas y recibidas de este medio, se transmitirán teniendo en cuenta la

información que forma integral de las series establecidas en las tablas de retención documental,
para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los
lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión del fax, papel químico, deberán producir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
COMUNICACIONES OFICIALES VÍA CORREO ELECTRÓNICO
Las entidades que dispongan de Internet y correos electrónicos, reglamentaran su utilización y

asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso,
las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento
de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
¿Qué es la comunicación externa?
La comunicación externa se integra dentro de la comunicación corporativa de las

organizaciones. Mientras que la comunicación interna se centra en facilitar el flujo de
información entre los distintos empleados y directivos de la compañía, la externa tiene como
objetivo mejorar la imagen de marca y está vinculada a las relaciones de la empresa con el
resto de grupos de interés: consumidores, proveedores, accionistas y sociedad en general.
En este sentido, María Luisa Sánchez, autora de La información especializada en la gestión de

crisis, define la comunicación externa como «el proceso que se establece entre la empresa y el
conjunto de la opinión pública, para informar sobre diversos aspectos de la vida empresarial,
que podrían afectar o ser de interés para la sociedad en general». Por su parte, Hilda
Saladrigas, en Teoría de la Comunicación: Una Introducción a su estudio, entiende este tipo de
comunicación como “la interrelación de los elementos constituyentes del entorno interno, con
los que existen en el entorno externo, de manera particular o de manera general, como la
representación de un todo”.
Ahora bien, la comunicación externa no solo está dirigida a ofrecer información a los
stakeholders, sino que debe ser concebida como un proceso bidireccional de envío y búsqueda
de datos. “Mediante los outputs hacia el entorno externo, la organización beneficia a la sociedad
con los aportes directos de sus productos o servicios, o indirectos -al posibilitar la solución
de problemas sociales con las riquezas que crea y que se distribuyen equitativamente en la
sociedad-, al tiempo que retorna aquellos símbolos y valores que tomó de la sociedad y los
devuelve enriquecidos y transformados en una relación dialéctica sistemática y continua”, indica
Gary Kreps.
Tipos de comunicación externa
Dentro de la comunicación externa, Annie Bartoli distingue tres tipologías, recogidas en su obra
 Comunicación externa operativa. Se trata de la comunicación vinculada con la

actividad y desarrollo diario de la compañía, que se produce con todos los públicos de
la organización.
 Comunicación externa estratégica. El objetivo de este tipo de comunicación externa
es obtener información sobre aspectos estratégicos de la empresa que permitan
mejorar la posición competitiva de la misma, como situación de la competencia,
novedades legislativas, estado del mercado…
 Comunicación externa de notoriedad. Esta forma de comunicación externa es la que
habitualmente se asocia con el término, haciendo referencia al flujo de información, con
el que la compañía trata de dar a conocer sus productos y servicios y mejorar su imagen
y reputación.
Pautas de comunicación externa
Estamos en la era de la comunicación externa integral, caracterizada por la riqueza informativa,

donde la labor de los responsables de esta área debe regirse por los siguientes fundamentos:
 Un mensaje uniforme: el departamento de Comunicación Externa debe diseñar un

plan de comunicación en el que defina cuáles son los valores, atributos y estilos (es
decir, la imagen de empresa) que van a marcar todas las informaciones.
 Adaptación a los diferentes canales informativos: aunque las ideas transmitidas

sean homogéneas, los mensajes deben ser personalizados, en función de la
herramienta que se vaya a emplear y el público al que se dirijan.
 Adecuación temporal: para conseguir el mayor impacto posible, la planificación de la

comunicación externa es esencial, de modo que las compañías deben estudiar no solo
el cómo envían los mensajes, sino también el cuándo.
Canales de comunicación externa
¿Cómo se externaliza esta comunicación? los vehículos comunicativos actuales son muy
numerosos y siguen incorporando nuevas vías conforme evoluciona la tecnología. No obstante,
las siguientes herramientas son fundamentales para toda organización:
1. Notas de prensa o comunicados. Las notas de prensa reflejan las informaciones que
la empresa envía directamente a los medios de comunicación y, a través de los cuales,
da a conocer hechos novedosos y de cierto interés periodístico sobre la compañía:
nuevos productos, incorporación de tecnologías, designaciones de cargos, etc. En el
caso de los comunicados, aunque son muy similares, se emplean para transmitir a los
medios una valoración sobre algún acontecimiento sucedido, como puede ser en un
caso de crisis de comunicación (un accidente laboral de un trabajador, varios despidos,
acusaciones…).
2. Publicidad. Otro de los formatos clásicos de la comunicación externa es la publicidad,
aunque hoy en día no hay que limitarse a los anuncios tradicionales en radio, televisión,
prensa o catálogos, sino que hay que abrir la mente a nuevas posibilidades, como los
espacios patrocinados digitales.
3. Web corporativa. Ya también se ha convertido en un imprescindible de toda compañía,
cualquiera que sea su tamaño. A través de esta plataforma, la empresa puede informar
al usuario sobre sus productos y servicios, propósito empresarial, política y valores,
agenda de actividades, organigrama, etc. La navegabilidad, legibilidad y transparencia

son los tres requisitos de toda web corporativa.
4. Blog. Más recientemente se han incorporado los blogs a la comunicación externa
corporativa. Se trata de ‘microsites’ donde las informaciones que publica la empresa ya
no son meramente institucionales, sino que aportan un valor añadido, abordando temas
de interés general para el público objetivo de la marca.
5. Redes sociales. Contar con perfiles en las redes sociales permite a la firma llegar a un
público muy amplio, tanto general como especializado. Por ejemplo, a través de
LinkedIn se puede desarrollar una estrategia de employer branding para atraer a los
mejores talentos. Estas herramientas, además, siguen incorporando nuevas formas de
comunicación, como es el caso de las directo, habilitadas en las principales redes
sociales.
6. Boletines digitales. Una manera de mantener informadas a las personas interesadas
en la empresa son los boletines digitales. Se trata de emails en los que la compañía
recoge temas de interés para los destinatarios: descuentos, promociones, resúmenes
de noticias o entradas al blog.
7. Llamadas telefónicas. Los ‘call centers’ son uno de los canales más complejos, pues
se trata de un contacto directo y, en la mayoría de ocasiones, no solicitado, que puede
perjudicar la imagen de empresa. Por ello, es importante cuidar todos los detalles para
evitar que provoque el efecto contrario al deseado.
CORRESPONDENCIA
En la comunicación humana, la correspondencia son cartas que se intercambian las personas

con distintos objetivos: salutaciones, envío de información, reclamos, etcétera, dependiendo si
la correspondencia es de índole familiar, comercial o jurídica. La correspondencia es inviolable,
ya que contiene información que solo les compete conocer al remitente y al destinatario, y quien
viole esta confidencialidad y se apropie de cartas de otro o se informe sin permiso de su
contenido, está cometiendo un delito. La correspondencia por ello se envía en un sobre cerrado
al domicilio del destinatario a través de un servicio de correos que puede ser público o privado.
Existen correspondencias privadas que con el paso del tiempo salieron a la luz y son valiosos
documentos históricos, como la correspondencia que mantuvieron Sigmund Freud y Carl Jung.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Misión
Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas de las dependencias administrativas y garantizar la entrega a su destinatario
de manera oportuna, rápida y eficaz.
Objetivos
La Unidad de Correspondencia, es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la
documentación de carácter administrativo que ingresa a la organización administrativa,
provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que
conforma el organismo.
Funciones
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los
documentos y comunicaciones internas y externas, es decir, que se produzcan tanto dentro
Como fuera de la empresa.
Servicios
Las entidades son responsables de la adecuada conservación de su documentación y para ello

deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos,
pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción hasta
su utilización para el fin por el cual fueron elaboradas. Tratándose de información guardada en
medios magnéticos, deben seguirse las adecuadas instrucciones en relación con su
conservación y preservación, debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad
de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación de la
información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y
recuperación hasta tanto se estén a salvo en los sistemas de almacenamiento y formatos de
grabación de la información.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente

capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente
el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas
por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.
Dentro de los distintos Planes de Gestión Documental (PGD), el Proceso de Recepción de

Documentos puede ser considerado como la fase inicial del ingreso de un documento al Archivo
de una Institución, así como el momento en donde se disponen y aplican las distintas
operaciones relacionadas con la verificación y control, que permitirán que los documentos
externos sean consignados, recibidos y clasificados correctamente.
Función de la Recepción de Documentos
En este sentido, entonces, el Proceso de Recepción de Documentos estaría básicamente

dirigido a dotar al personal a cargo de la metodología necesaria para recibir, clasificar y dar
curso correcto a los distintos documentos y correspondencias, que una empresa o institución
recibe en el ejercicio de sus funciones, evitando que estos se extravíen o no lleguen a su
correcto destino. De esta forma, entonces, un adecuado y correcto sistema de Recepción de
Documentos estaría garantizando, en lo que corresponde a sus alcances, una comunicación
institucional eficaz y eficiente, puesto que evitaría en todo momento que los documentos
dirigidos a la institución se traspapelaran o no llegaran a su correcto destino, causando
molestias y demoras a las funciones propias de la institución, así como a los usuarios de estas
entidades.
Pasos para la Recepción de Documentos
Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de Recepción de Documentos de
una determinada institución, aun cuando cada empresa u organismo maneja el suyo, por lo
general se distinguen las siguientes tareas o etapas:
Recepción
Constituida como la primera fase del proceso de Recepción de Documentos, este proceso
básicamente se encarga de recibir todas las comunicaciones que llegan a la institución,
independientemente del medio y las entidades que las emiten. Así mismo, durante esta fase, el
profesional a cargo debe revisar que los documentos y demás correspondencias cumplan con
los requisitos necesarios para ser admitidas como recibidas por la entidad. Al respecto, los
Planes de Gestión Documental distinguirán entonces entre dos tipos de materiales:
 Físicos y directos: categoría constituida por todos los materiales que llegan de forma
física hasta la institución.
 Magnéticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones que son
dirigidas a la institución por medios electrónicos.
En este sentido, los PDG consideran también distintas estrategias y verificaciones, que deberán
ser hechas por parte de los distintos profesionales que reciban los materiales dirigidos a la
empresa, compañía o institución. De esta forma, según la categoría se chequearán las
siguientes informaciones y requisitos:
Documentos físicos y directos
Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma física, directamente a la institución,

el personal encargado del Área de Recepción de Documentos debe entonces dirigirse al sobre
o paquete a fin de chequear que éste se encuentre debidamente identificado, y que de forma
visible presente los siguientes datos:
 Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la empresa, o por el

contrario con el de algún funcionario o empleado de la entidad.
 Que se trate de una comunicación de tipo oficial, o por el contrario de un documento
personal.
 Que, en el sobre, además del destinatario, se encuentran identificados correctamente
todos los datos inherentes al remitente.
Documentos magnéticos e indirectos
Si, por el contrario, la comunicación ha sido recibida en los distintos medios electrónicos de la
institución, el funcionario a cargo deberá entonces comenzar por revisar que el documento
cumpla con los siguientes requerimientos:
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
ü Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003
ü Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,
ventanilla única.
ü Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control
de las comunicaciones recibidas y enviadas.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo

electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un proceso continuo que se

desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de
archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta, se debe
tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la
cantidad de información que circula por allá.
Este departamento es uno de los más importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la
responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada,
correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla
dirigida.
Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplo se
debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de
la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
Hoy en día las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios
tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben
estar regulados en los manuales de procedimientos.
Clasificación de documentos
Organización y clasificación de documentos
La clasificación de documentos, entonces, necesita previamente de una buena nomenclatura

de categorías para poder agrupar los documentos de manera lógica y que garantice la agilidad
de la búsqueda.
En general, el éxito de toda clasificación dependerá de que las categorías sean las más
acertadas.
En casa, en la computadora personal, tal vez baste con la creación de un sistema de carpetas
y subcarpetas donde se organicen los archivos por tipo: música, fotos, videos, documentos.
Pero a mayores niveles productivos, las empresas necesitan de sistemas más sofisticados para
la clasificación de documentos.
El crecimiento de la digitalización de los documentos trajo consigo la creación de software muy

variado para su clasificación.
Hoy, existen programas capaces de gestionar, organizar, compartir o distribuir los más variados
tipos de documentos. Muchas de estas opciones también cuentan con un buscador para ir más
rápido por entre las categorías y los documentos almacenados.
Se puede adquirir software para clasificación de facturas, de documentos legales (leyes,

normas, reglamentos), de documentos de texto, de imagen. Todos organizados según la
categorización que se le cargue al sistema de compartimentos de clasificación.
Clasificación de documentos - Criterios
Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de

documentos por año, mes y día de creación o ingreso del documento es primordial y suficiente
para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
Sin embargo, al agregar más variables se agilita la gestión de los documentos. En caso de
instituciones con múltiples sedes, el criterio “espacio” ayudará mucho. Para el sistema de
clasificación (sea o no por la vía de un software específico) no será lo mismo un documento
emitido en Madrid que en Montevideo.
Otro clásico criterio de clasificación de documentos será el tipo. Facturas, informes, normas...
cada cosa irá en su lugar dentro del sistema. La jerarquía, es decir el rango de importancia,
también puede aportar mucha agilidad al proceso.
Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos también toman los

antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es un documento en la información, adquiere
mayor importancia y el sistema lo ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá
a ser consultado.
APERTURA DE SOBRES
Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de
frente. Luego se procede a comparar:
- La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son muy
distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.
- La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe

devolverse.
- La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita en la parte

inferior de la hoja.
- La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la

empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.
RADICACIÓN
Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se
imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse
la información que trae la comunicación. Los datos que contiene el sello pueden ser los
siguientes
No. De Orden
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.
Fecha de Recibido
La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que
se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora
del recibo en forma automática.
Pase a
Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.
CONTROL DE MENSAJERÍA
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería. (Ver
formatos)
RCOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
+ No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos
+ No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
+ No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)
+ Renovar las carpetas deterioradas o rotas
+ No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un excelente campo de

imaginación y creatividad personal.
+ No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
+ No arrugar los documentos que se van a destruir
+ Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos
+ No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva
+ No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
+ No doblar las puntas de los documentos para indicar dónde está consultando.
+ Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias innecesarias.
+ No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos diarios a esta labor.
REGISTRO
Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe diligenciarse de la

siguiente manera: (Ver formato anexo)
HOJA No. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente
FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro
NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el mismo que

se coloca en el sello radicador.
PROCEDENCIA: Incluye dos datos:
 ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el documento,

si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona que firma.
 LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en
esa casilla.
NÚMERO: Si la comunicación trae número, éste se escribe en la casilla; de lo contrario se deja

en blanco.
FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando números
arábigos.
ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe escribirse en

tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el destinatario: en plural, si es una
empresa; en singular si es una persona natural. No deben anotarse los temas sin importancia.
El resumen puede ocupar 2, 3 o 4 renglones.
ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad. Si no trae,

se traza una rayita.
PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de acuerdo con

los datos del destinatario o con el contenido del documento.
RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha
ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada físicamente la

respuesta junto con el antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se encuadernan para

garantizar su conservación.
CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS
FECHA HORA PASA A FIRMA

RADICADO
DESPACHO DE DOCUMENTOS
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho

sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las
dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la
oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
- Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas
autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
- Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando

presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos
incompletos, entre otros.
- Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.
Consecutivo de correspondencia:
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia

despachada. Se conservan en carpetas especiales.
Descargue de la correspondencia:
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó;
cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia
Recibida, completando las ultimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la
oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental
respectiva.
Control de mensajería
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.
Estructura Orgánico Funcional De Una Empresa
Toda empresa cuenta con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros
o componentes de la misma. En consecuencia, se puede establecer que la estructura
organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a
través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un
superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que
le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida
consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las recibe.
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

HISTORIA DEL ARCHIVO

· El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes organizaciones

Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor

FUNCIONES DEL ARCHIVO

 Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese

· La administración que emite los documentos.

LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la

También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera, cestas de

En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar las

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Un documento electrónico se define como: “información registrada, producida o recibida en el

Respecto al documento electrónico, su definición es la siguiente: “unidades estructuradas de

 Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos

 Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento

Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Clasificación de los archivos.

Según la función y uso.

Archivo perenne o permanente.

+ RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea se le

+ SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general, deben

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS:

Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el

T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTÍCULO 7 Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de

ARTÍCULO 8. Archivos territoriales.

a) Archivos de entidades del orden nacional;

ARTÍCULO 9. Los archivos según la organización del Estado.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos

El Archivo General de la Nación

Es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano

El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional encargado de

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental,

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas culturales, de

Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la administración

Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la nación a partir

Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor desarrollo de

Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal o

Publicar y difundir obras de interés archivístico.

Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron los trabajos de la archivística

La República de la Nueva Granada heredó de la época indiana dos grandes archivos: el de la

Desarrollo de la gestión documental

Diferencias de terminología entre el inglés y el español

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