IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS1

Ensayo "Importancia de los Archivos". De acuerdo con los conocimientos

adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe
entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia
de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN
La necesidad del ser humano por resguardar, proteger y almacenar la información, esto
quiere decir, por llevar un control y registro sobre cualquiera que fuere el objeto de su
conocimiento, es tan antigua como la escritura o la civilización misma. El conocimiento
sobre la medición del tiempo, el cálculo sobre los días lluviosos, las fechas de siembra y
cosecha, las estaciones del año, la cantidad de granos almacenada, el censo sobre la
población y todo cuanto se pudiera dejar un registro fidedigno, organizado y detallado de
las cosas más importantes, era lo que caracterizaba las civilizaciones más avanzadas. Los
egipcios, por ejemplo, fueron de las primeras civilizaciones de la Humanidad en llevar un
registro sobre cómo debían realizarse los ritos religiosos; la invención del papiro se
convirtió en un forma fácil y económica de registrar y organizar de todo cuanto podían:
procesos de momificación, inundaciones del río Nilo, etc. También los egipcios dejaban
registro sobre tablillas de arcilla o trozos de cerámica acerca de leyes, cuentas, catastros,
documentos privados, etc.
Los griegos por su parte, tienen un largo historial de producción intelectual. Esta
civilización, dividida en varias ciudades-estado, las cuales estaban ubicadas entre los mares
Jónico y Egeo, sobre el mediterráneo, fue de las civilizaciones antiguas más prolíficas en
producción de documentos; si bien al principio no contaban con escribanos que dejaran
registro de sus actividades diarias, en Atenas se sabe sobre la existencia de hombres que
memorizaban y daban fe de lo que se debatía en el Consejo; sin embargo, el comercio con
otras civilizaciones por el mar trajo a los griegos mercancías de todas partes del
mediterráneo, fue así como en el siglo V a. C., el papiro (de invención egipcia), se convirtió
en el medio ideal de registrar los acontecimientos más relevantes su vida diaria. Es así
como llega hasta nuestros días registros sobre estudios de matemáticas, filosofía, poesía,
teatro, historia y arte que dan cuenta de su extraordinaria capacidad de organización y
desarrollo intelectual, hasta tal punto que, para el mundo occidental actual, son cuna de su
civilización.
Pero una de las civilizaciones antiguas que más desarrollo tuvo frente a la organización de
sus archivos, fue sin duda la civilización romana. Dueños de una amplia variedad de
documentos, las cuales les permitió dejar registro de cuanto todo pudiera: leyes, censos,

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Por Víctor Hugo Rojas Henao
deudas, padrones, etc. Sin embargo, el origen de sus documentos no dista mucho de sus
predecesores. Al igual que los antiguos egipcios o griegos, los romanos del periodo arcaico,
dieron origen a su escritura pictográfica en tablillas de piedra o arcilla de las que aún se
preservan algunas piedras talladas. Más tarde, durante el periodo de la República romana, el
establecimiento del aerarium, bajo supervisión de los censores, el tesoro público ejercía la
difícil tarea de recaudar los tributos e impuestos que, en un principio, debía pagar todos los
ciudadanos romanos pero que luego quedaron exentos de pagarlos debido a las conquistas
sobre los territorios helenos. Entre las funciones que debía ejercer esta institución se
encontraba la de recoger y almacenar toda la documentación económica de la república al
igual que las sentencias emitidas por el Senado. Ya en el periodo denominado por la
historiografía como el Imperio Romano, se crearon el archivo del César, los archivos de
provinciales y varias secciones correspondientes a la milicia, diplomacia, etc.
Posteriormente con la llegada de Justiniano aparecen los primeros notarios encargados de
dar fe pública de los documentos privados, con lo cual se nota un alto grado de desarrollo
de los documentos.
Después de la caída del Imperio Romano, entrada la civilización europea en el periodo
conocido como la Edad Media, periodo que se caracteriza por una profunda cosmovisión
teleológica de la realidad. La Iglesia Católica fue quien se encargó durante la mayor parte
de esta época de llevar los registros de la sociedad y era esta quien poseía el monopolio de
las escrituras. La escritura evoluciona del papiro al pergamino haciéndolo más costoso el
proceso de producción lo que encarece los documentos. Como la Iglesia se conserva el
monopolio sobre lo que se debe leer y escribir, es ella, en consecuencia, quien genera una
fuerte barrera entre la sociedad, ignorante y analfabeta, contra una institución poderosa que
posee el derecho divino de castigar a quien ose enfrentar sus decretos divinos o sus órdenes.
No obstante, entre los siglos X y XIV, d. C., los procesos sociales suscitan la creación de
archivos; es así como la consolidación de los reinos europeos provoca que los soberanos
desarrollen sus propios procesos archivísticos: Los Registros y los Cartularios. En la
Península Ibérica, reunidas la Corona de Aragón y Castilla en una misma persona, Carlos I
de España, comienza su proceso de registro de sus decisiones. Más adelante, la invención
de la imprenta y el descubrimiento del Nuevo Mundo y las nuevas ideas de la Ilustración
que, a la postre, desembocó en la Revolución Francesa, secularizó el conocimiento,
apartándolo de lo divino y cuestionando su origen, surgiendo así nuevos procesos en la
sociedad.

IMPORTANCIA
El gran avance tecnológico y desarrollo del conocimiento de la sociedad contemporánea,
exige que toda la información que diariamente se genera, tenga un centro de acopio. La
gestión de documentos y archivos de los mismos, posibilitan el cumplimiento de los
objetivos que la sociedad demanda. No solo son importantes porque sea imprescindibles
para la toma de las decisiones de las instituciones o de las sociedades, sino porque, además,
cumplen una función de dejar registros históricos de gran variedad, son testigos del pasado,
preservan la memoria, difunden el patrimonio histórico y apoyan la gestión documental, en
palabras de la International Council on Archives: promueven evidencia, explicación y
justificación tanto de las acciones pasadas como de las actuales decisiones. Nuestra
sociedad está sometida a llevar un control y registro de todas y cada una de las funciones
que hacen las sociedades y las instituciones: llevamos registros de historias clínicas,
propiedad intelectual, cobro de cartera, ventas, población, comportamiento de la economía,
conocimiento, en fin: porque sin ellos no habría ni pasado ni futuro. Es por esto y, tal vez,
por más, que una sociedad moderna no podría concebirse sin un centro donde administre
los documentos oficiales y privados o privados de interés público.

CUALIDADES
Las cualidades de los archivos para las sociedades e instituciones que los manejan radica en
que son I) económicos porque sirven para las necesidades de las empresas ahorrando en
costos derivados del tiempo y personal empleado en la búsqueda de documentos; II)
simples, porque la identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible; III)
funcionales, porque deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar; IV) exactos, ya que deben reducir al máximo las posibilidades de archivar
documentos equivocadamente; y V) técnicos porque deben dejar el menor número de casos
dudosos a decisión del encargado.

CLASIFICACIÓN
Ahora bien, los archivos se clasifican en cuatro categorías: según la organización, según el
uso, según la naturaleza y según el ciclo vital, que responde al tiempo establecido en cada
una de las etapas ya sean archivos de gestión, central o histórico.
Cuando se habla de archivos según la organización, esta se subdivide en cuatro categorías:
I) archivo centralizado, cuando una sola dependencia maneja todos los documentos de la
institución; II) archivo descentralizado, responde a aquellas que llevan cada una de las
dependencias de la organización; III) archivo descentralizado con control descentralizado,
manejado por cada dependencia de la institución a cargo de un jefe inmediato; y IV)
archivo descentralizado con control centralizado; responde a las necesidades de cada
dependencia pero controlado desde un centro de archivo principal.

CATEGORIZACIÓN
De acuerdo con el Título III de la Ley 594 de 2000, la categorización de los archivos de
divide en tres categorías:
I) Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia:
A) Archivo General de la Nación,
 B) Archivo General del Departamento,
C) Archivo General del Municipio
D) Archivo General del Distrito;
II) Archivos territoriales:
A) Archivos de entidades del orden nacional,
B) Archivos de entidades del orden departamental,
C) Archivos de entidades del orden distrital,
D) Archivos de entidades del orden metropolitano,
E) Archivos de entidades del orden municipal,
F) Archivos de entidades del orden local,
G) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
H) Archivos de los territorios indígenas.

II) los archivos según la organización del Estado.

A) Archivos de la Rama Ejecutiva
B) Archivos de la Rama Legislativa
C) Archivos de la Rama Judicial
D) Archivos de los Órganos de Control
E) Archivos de los Organismos Autónomos

APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL

Las sociedades modernas se construyen sobre su memoria de cara al futuro. La
profesionalización de la gestión documental contribuye al progreso de las sociedades, como
ya se dijo, son testigos del pasado que preservan la identidad del patrimonio histórico de las
naciones y de las instituciones. El manejo adecuado de los archivos, su reconocimiento
como patrimonio invaluable en las gestiones de las instituciones, son los pilares sobre los
cuales se construyen las grandes civilizaciones. El mundo moderno exige preservas sus
actuaciones, los Estados y las instituciones en todos los niveles jerárquicos siempre van a
requerir un centro donde almacenar los hechos que acontecen en ellas. La gestión
documental y la preservación de los archivos es de vital importancia para desarrollar un
futuro, minimizando a toda costa los errores y economizando sus procesos.
 BIBLIOGRAFÍA

Conceptualización y normativa archivística para la organización documental – SENA

Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000
https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289
https://www.ica.org/en
https://www.albadoc.com/la-importancia-de-los-archivos-en-la-sociedad-la-declaracion-
universal-sobre-los-archivos/#:~:text=Los%20archivos%20son%20necesarios%20en,y
%20cient%C3%ADfica%2C%20apoyan%20la%20gesti%C3%B3n
https://www.youtube.com/watch?v=HITxqD3tmVo