IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El concepto de Archivo y su origen documental. La etimología de la palabra

archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las
arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los
documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que
alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por
una institución en el desarrollo de su actividad.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. El estudio de los
archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
En Egipto Las clases de documentos que se producen son: registros de
propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas
gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como
actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos. Iniciaron la práctica de
destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del expurgo.
Ya avanzada la Época Moderna, también servirán para acreditar los derechos de
los ciudadanos, es por ello que el S. XVIII-XIX el concepto de archivo será
modificado: “conjunto orgánico de documentos constituido en el desarrollo de una
actividad administrativa y que se conservan para controlar la eficacia del Estado y
como jurisprudencia de su actuación”.
Con el nacimiento de la historiografía en el S. XIX, aparece una función científica
ligada a la documentación archivística. Esto trae la consecuencia de que se
mezcle y trate de igual manera a un museo, una biblioteca y un archivo; debido a
que una obra de arte, una obra literaria y el documento administrativo son
materiales con los que se construye la historia.
En la actualidad, se reconoce que el material existente en los archivos es aquel
que ha sido producido en el momento del desarrollo de una actividad
administrativa de cualquier institución o persona; sin importar cuál sea su soporte;
mientras este material sea la plasmación de un acto que contenga deberes y
derechos.
Las cualidades del archivo son Económicos ya que se obtiene información sobre
perfiles de la empresa, así como cotizaciones e informes de asuntos económicos
de ésta
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
El Archivista también debe mantener un perfil para tener total identificación con la
profesión que ejerce. Por lo tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible,
participativo y con presencia institucional. Debe evitar la inercia, la pasividad, el
conformismo y la invisibilidad.
Los archivos se clasifican según la función y uso en el cual se encuentra el
archivo activo que son aquellos que regularmente son vistos por las personas,
dada la relevancia de la información que contienen y guardan, siendo necesario
que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su
modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.
También se encuentra el archivo semiactivo que en este comprende información
que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente,
es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos
no resultan de observancia cotidiana.
Los archivos también se clasifican según la organización en la cual se encuentra
la centralizada que son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura,
es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos
estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio
Y por último se encuentra la descentralizada que se basa en la clasificación de
archivos ya que  permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo
responsable de la seguridad y comunicación de los mismos.
Su categorización se clasifican en: Archivo general de la nación, Archivo general
del departamento, Archivo general del municipio, Archivo general del distrito
Con los  rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo
se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de
información que se generaban; después empezó a crecer el número de
documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en
el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a
documentos electrónicos de archivo.
En conclusión Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas,
las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado
ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la
de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado
y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen a los
archivos para conseguir este conocimiento.

Bibliografía
http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html
www.archivoylogistica.com
eldocumentalistaudiovisual.com
www.comunidadbaratz.com

Presentado por : Paula Andrea González González