UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

(Universidad del Perú. Exígete, Innova, UPC)

FACULTAD DE INGENIERÍA

Curso:
Gerencia de Compras y Abastecimiento
Trabajo:
Caso Funcion de Compras
Docente:
Jorge Alfredo Salas Schwarz
Integrantes:
Barbazola Farfan, Job U201623207
Duran Landa, Jorge Valerio U201824289
Rodriguez Sanchez, Walter Amadeo U20181C073
Vasquez Valdivia, Erick Isaldo U2018120744

CICLO

2023 – 01
 CASO FUNCION COMPRAS:
En el mes de octubre de 2000, el Señor Jorge Costa había sido nombrado asistente
administrativo del gerente financiero de la empresa manufacturera “Piezas y Partes”
asumiendo la responsabilidad de las compras. Anteriormente esta responsabilidad había
estado a cargo del contralor de la empresa, quien manejó las adquisiciones con cierta
liberalidad hacia los departamentos de producción y ventas, y con mucha severidad hacia las
otras dependencias.
Al hacerse cargo de las actividades de compras, el Señor Costa se reunió con el personal a
sus órdenes y conversó con ellos las siguientes intervenciones:
1) Con mucha facilidad se pierden en la recepción las órdenes de compra ya emitidas,
faltan los artículos al recibirse y lo normal es que los proveedores no cumplan con
las fechas entregadas.
2) Compramos anualmente 25 millones de nuevos soles y sin embargo nos consideran
muy poco y más bien nos emplean como mandaderos, más que compradores, todo
nos lo indican, las decisiones se toman a niveles más altos o las toman los usuarios,
el trabajo pesado lo hacemos nosotros, de allí pasa todo a la gerencia de finanzas y
después nos avisan para preparar las órdenes de compra, las firman y las enviamos o
las llevamos. En cuanto a sueldos es mejor no hablar, a pesar del monto que se
invierte en las adquisiciones y nuestra dedicación.
3) Es normal que los proveedores se dirijan directamente a los departamentos
usuarios y traten con ellos. Después, recibimos las requisiciones con indicación de
precios, firma a la que hay que comprarle, forma de pago acordada, etc., y si
protestamos nos dicen que sobre todo están la producción y venta.
4) El Gerente General y el de Finanzas son realmente los que deciden qué comprar y
las cantidades, a nosotros nos encargan las compras menudas y normalmente, las
tenemos que hacer por teléfono pues no nos pagan la movilidad y en Lima es muy
difícil salir a comprar sin dinero.
5) En relación con capacitación y entrenamiento del personal, se preocupan mucho por
otros departamentos, pero a Compras se le olvida, casi nunca hemos gozado de estas
mejoras, en una oportunidad y por qué reclamó mucho, Juan consiguió ir a IPAE,
pero al terminar el curso quiso aplicar lo aprendido y le dijeron que se olvidase de
 estas innovaciones, que cada empresa tenía sus propios procedimientos y los nuestros
no se podían cambiar. Total, que Juan renunció y nadie ha intentado ir a cursos.
6) Los pedidos siempre son urgentes y hay que volar donde los proveedores que nos
indican para traer los materiales. En estos casos si nos pagan la movilidad y nos
exigen actuar rápido.
7) Los jefes hablan mucho de trabajar por la patria y sin embargo, cuando se les
presentan cotizaciones de fábricas nacionales que pueden abastecernos, nos dicen que
los productos extranjeros son mejores, que los nuestros no tiene calidad, que se estaría
interrumpiendo a cada rato la producción y por último que son caros. En varias
oportunidades hemos comprobado que la diferencia no es tanta, que se podrían
adquirir los productos nacionales, pero los jefes no quieren, sólo les interesa lo
extranjero, aunque se pague más.
8) A los proveedores les han enviado cartas indicando que los compradores de esta
empresa no reciben obsequios, así que es mejor que se abstengan de enviar regalasen
las navidades. Sin embargo, nosotros conversamos con los de ventas y a ellos, les dan
regalos de diferentes valores, hay algunos muy valiosos, para los compradores de las
empresas que adquieren nuestros productos.
En realidad, no sabemos cuál es la política de la empresa, porque si se trata de
compras no hay regalo, pero si se trata de vender si hay regalos para los compradores
de las otras empresas. ¿Acaso somos los únicos compradores honrados o que
tenemos que ser honrados los de los clientes no?
9) Nosotros desearíamos tener una jerarquía adecuada a nuestra responsabilidad y sobre
todo que nos dejen desempeñar nuestra función, que nos permitan negociar con los
proveedores, que no nos abrumen con controles, como si fuésemos ladrones o por lo
menos aprovechadores para recibir prebendas, mucho de nosotros hemos seguido
cursos por nuestra cuenta y leídos libros sobre la función compras, podemos aplicar
lo que hemos aprendido, pero es necesario que nos dejen hacerlo.

Estas y muchas otras opiniones escuchó y grabó Jorge Costa, que lo hicieron pensar en lo
que podría hacer para animar a su personal y, sobre todo, lograr que la responsabilidad que
había asumido la pudiese cumplir sin pelear con las otras dependencias y al mismo tiempo
sin tener que hacer concesiones que deprimiesen más a su gente.
Después de oír, pensar y analizar la grabación que había hecho, decidió tener una reunión
con el gerente de finanzas y con el Gerente General para tratar los diferentes aspectos que
había obtenido de la conversación con su personal y para ello, decidió escribir sus ideas
preparándose para la reunión.
Costa estaba consciente del riesgo que él corría, podía perder el puesto al que lo habían
ascendido, pero no deseaba ser juguete de nadie y sobre todo, la responsabilidad que asumía
no lo permitía subordinarse a aquellos a los que tenía que abastecer.
Decidido a dar pelea, Costa solicitó una reunión a su jefe inmediato pidiéndole, si era posible,
ir juntos donde el Gerente General pues era de suma importancia lo que tenía hablar y
exponer.
TRABAJO POR HACER
Usted es Jorge Costa y le han fijado la reunión para el próximo martes, a ella debe acudir con
ideas claras y concretas para lograr resultados en la entrevista y posteriormente, realizar una
buena labor en Compras.
Prepare los aspectos que Usted trataría en le reunión definiendo los conceptos e ideas que
considere necesario tratar con su jefe y el Gerente general, para convencerlos de la
importancia de su función y de su responsabilidad y de la necesidad de un mejor tratamiento
al personal a sus órdenes.

1. Objetivos

a. Objetivo General
Convencer al director y gerente generales de la importancia de sus roles,
responsabilidades y la necesidad de un mejor trato a su personal y la
necesidad de mejorar y/o reestructurar los procesos de compras actuales.

b. Objetivo especifico
I. Realizar que Costa pueda cumplir con sus responsabilidades
sin crear fricciones o inconvenientes con otras dependencias.
II. Mejorar la gestión de adquisiciones.
 III. Mejorar el ambiente de trabajo.
IV. Implementar correctamente la nueva gestión de compras

2. Motivo de reunión
Los empleados están insatisfechos con la forma en que son tratados y valorados por
su trabajo en el campo de compras.
3. Participantes de la reunión
a) Jorge Costa, Asistente Administrativo del Gerente de Finanzas.
b) Jefe de la productora "Piezas y Partes"
c) Gerente general de la productora "Piezas y Partes"
4. Datos de la reunión
Facilitador: Jorge Costa
Dia: martes
Lugar: Sala de conferencias interna en la planta de fabricación "Piezas y partes"
Duración: 2 horas
5. Temas por tratar
a) Órdenes de compra pérdidas.
b) Salarios de los empleados del departamento de compras.
c) Importancia del compromiso y comunicación del personal en cada área.
d) Presupuesto móvil para recojo de compras.
e) Capacitación para todos los empleados de la empresa.
f) La importancia de la contribución de cada empleado a los últimos
conocimientos.
g) Examinar e investigar productos nacionales en comparación con los
internacionales para ahorrar dinero y brindar la mejor calidad.
h) Recibir regalos de las empresas.
i) Entrenamiento de liderazgo.

6. Problemas

● SUCESO 1: La falta de registro de órdenes de compra es un tema crítico. Estas

órdenes son documentos que detallan las cláusulas de un contrato de compra con los
proveedores, como la fecha, cantidad, monto, precio acordado y calidad, entre otros
 aspectos fundamentales. Además, las órdenes de compra permiten a la empresa
protegerse en caso de algún incumplimiento por parte de los proveedores. Por lo tanto,
es vital destacar la importancia de llevar un control y registro adecuado de estas
órdenes.
DESVENTAJA: Puede presentar carencia de una gestión adecuada de las órdenes
de compra, la ausencia de un inventario de los suministros y una segmentación
inadecuada de los proveedores son factores críticos. Estos problemas pueden
ocasionar serias dificultades en la gestión de la empresa, afectando la eficiencia de
las operaciones y la capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas.

● SUCESO 2: Según lo observado en el área de compras, se constata que la

remuneración otorgada a los colaboradores no se corresponde adecuadamente con la
labor que desempeñan. Los trabajadores de este sector ejecutan tareas que no
concuerdan con lo estipulado en los contratos suscritos, lo que genera un descontento
entre los empleados respecto a la situación y al trato que reciben.
DESVENTAJA: Si los trabajadores sienten que no son valorados por la empresa y
que no están recibiendo una remuneración justa por su trabajo, pueden decidir poner
fin a su contrato, lo que acarrearía pérdidas económicas para la organización. Esto se
debe a que se tendría que contratar a nuevos empleados y capacitarlos, lo que
supondría reiniciar todo el proceso desde cero.

● SUCESO 3: Con el fin de proteger la información sobre los procesos y estrategias de

negocio, los proveedores tienen estrictamente prohibido ingresar a cualquier área o
instalación de la empresa. Para garantizar que se cumplan las cláusulas de las órdenes
de compra, como el precio, la cantidad, la fecha y la hora, entre otras especificaciones,
se establecerá un contrato (ya sea una orden de compra o un comprobante de pago)
con los proveedores con anticipación a la recepción del pedido. De esta forma, se
asegura el cumplimiento de lo establecido en el contrato.
DESVENTAJA: Permitir la entrada de proveedores a las instalaciones de la empresa
puede ser desventajoso, especialmente si la competencia también utiliza al mismo
proveedor. Esto podría permitir que se filtre información sobre los procesos,
 estrategias de negocio o debilidades de la empresa, que podrían ser aprovechadas por
la competencia para obtener ventaja.

● SUCESO 4: El responsable de establecer las cantidades que se van a adquirir son el

Gerente General y el de Finanzas, por lo tanto, deberían asignar un presupuesto para
que el personal encargado pueda llevar a cabo las compras de manera efectiva y evitar
posibles errores o fallas.
DESVENTAJA: Solicitar las compras por teléfono puede aumentar la posibilidad de
que la empresa proveedora cometa errores o fallos al suministrar la materia prima, lo
que podría resultar en reprocesos y pérdidas económicas. Además, esta práctica
también puede ocasionar retrasos en la entrega debido a la ineficiencia en el servicio
de entrega.

● SUCESO 5: En una empresa, la capacitación es crucial para alcanzar las metas y

objetivos, ya que permite adquirir nuevos conocimientos, habilidades, actitudes y
herramientas para ser aplicados en la práctica.
DESVENTAJA: La falta de capacitación de los empleados puede tener
consecuencias negativas para la empresa, tales como una disminución en la
productividad, costos asociados a la rotación del personal y la posible pérdida de
clientes debido a errores cometidos por los trabajadores.

● SUCESO 6: En la empresa hay una falta de actualización sobre el estado de los

pedidos, lo que provoca que no haya un control adecuado de su prioridad, generando
desequilibrios en las tareas del personal de compras. Además, no se consideran los
conocimientos y sugerencias de los empleados para evitar cambios abruptos en las
actividades.
DESVENTAJA: Cuando existe un desbalance en las actividades de los
colaboradores, hay un mayor riesgo de que no se cumplan los plazos establecidos
para esas actividades. También puede haber un aumento en el costo financiero de esas
actividades debido a cambios repentinos. Esto puede tener un impacto negativo en la
situación financiera de la empresa.
 ● SUCESO 7: La compra de productos y servicios nacionales es beneficiosa para el
crecimiento económico del país y tiene un impacto positivo tanto en la empresa como
en los trabajadores a largo plazo. Por lo tanto, si los productos nacionales no afectan
significativamente la calidad del producto y se pueden adquirir a un precio más bajo
que los productos importados, se pueden obtener muchos beneficios para la empresa
y el país. Además, la compra de productos nacionales permite una entrega más rápida,
lo que proporciona una ventaja adicional para abastecer la empresa con mucha
rapidez.
DESVENTAJA: La compra de productos importados implica un costo mayor en
comparación con los productos nacionales, y en muchos casos, sólo ofrece una leve
mejora en la calidad.

7. Plan de acción

Teniendo en cuenta que la parte gerencial de la empresa de manufacturera “Piezas y Partes”

aceptó los temas tratados en la reunión, se propone el plan de acción a ejecutar, junto a los
objetivos y responsables que lo realizaran.

Objetivo Acciones Responsable Tiempo Observaciones

Realizar actividades que
involucren la union de los
Mejorar el trabajadores de la empresa.
ambiente de Asimismo, incorporar bonos e
trabajo incentivos que motiven al
trabajador el cumplimiento de
las metas planteadas
Mejorar la gestión Establecer politicas, donde se
de adquisiciones penalice el no cumplimiento de
la entrega de material por parte
de los proveedores.
Implementar un Realizar un seguimiento de la
programa de productividad de cada
capacitaciones colaborador para determinar los
Operaciones
puntos bajos en donde no se
cumple las metas trazadas.
Implementar Supervisar el cumplimiento de la
correctamente la nueva gestión del proceso de
nueva gestión de compras
compras
Incorporar un Manejar un presupuesto interno
presupuesto para en el área de compras.
gastos de
compras
Las actividades deberan realizarase
en tiempos cortos, de manera que
Área de no afecte a la producción.
Recursos 2 Semanas Asimismo, deberá integrar a todos
Humanos los trabajadores de la empresa, sin
distinción de rango laboral.
Se necesita mayor especificación
Área de del producto requerido al momento
1 semana
Compras de realizar una compra.
Estandarizar los procesos y crear
puestos rotativos, donde se genere
Área de
1 mes un ambiente de enseñanza mutua
en los trabajadores.
El cambio del proceso de compras
deberá centrarse en una
reestructuración del proceso de
Gerente
2 meses compras, así como del equipo y las
Financiero
funciones designadas para cada
trabajador.
Presupuesto dirigido para
Área de incrementar el trabajo en equipo y
1 mes
Finanzas atenciones al equipo del área de
compras.
8. Conclusiones

Luego de desarrollar el plan de acción a tomar en la empresa manufacturera “Piezas y Partes”,

se concluye que la empresa en estudio requiere de una reestructuración de proceso en el área
de compras, dado que los participantes del equipo no se encuentran satisfechos en el ámbito
laboral, lo que genera un alto índice de rotación de personal y trae consigo la disminución de
productividad. Por ello, con el plan de acción propuesto, se busca lograr que los procesos
sean óptimos para los colaboradores de manera que estos se sientan bien con las actividades
que se les asigne.