Está en la página 1de 37

INGENIERIA INDUSTRIAL

LOGISTICA

Facultad de Ingenieria E.A.P INGENIERIA INDUSTRIAL

“COMPRAS”
Curso : Docente:

LOGISTICA ING. VICTOR SILVA TOLEDO

Integrantes :

 MONTES QUISPE, Janet  TAFUR LAVERIANO, Cesar
Ciclo: X

HUACHO – PERÚ 2013

COMPRAS

Página 1

INGENIERIA INDUSTRIAL

LOGISTICA

INTRODUCCION Normalmente se tiende a confundir al concepto de LOGISTICA, con el de LAS COMPRAS de elementos necesarios e indispensables, para la operación de una empresa de sector comercial, de servicios y principalmente de productora industrial. De todas maneras es conveniente, tener presente que debido probablemente al arte de comprar se remonta a tiempos bíblicos, su terminología ha estado sujeta a cambios a medida que sus fines y procedimientos han ido ampliándose y haciéndose más científicos. Para nadie será un misterio que los inicios de la
COMPRAS Página 2

INGENIERIA INDUSTRIAL

LOGISTICA

compra se limitaban a satisfacer las necesidades mínimas, pero esas necesidades a medida que ha evolucionado la civilización, han crecido y se ha requerido de técnicas que permitan proyectarlas en cantidad y mejorar la calidad de los productos que satisfagan a la sociedad, ya sea para mayor comodidad, teniendo presente la economía en todo momento, como también, satisfacer necesidades de toda índole. Los procedimientos de logística no están ajenos a estos avances científicos y tecnológicos, por eso se estima que la compra requiere de toda una infractuctura de apoyo para conseguir los logros con eficiencia y el dinamismo que impera en el mundo globalizado de hoy. ¿Por qué en ocasiones hablamos de logística y no de compras? Ya que como lo pondremos ver más adelante, la adquisición o la compra, formara parte importante de un sistema logístico. Esto radica en que, las necesidades de una empresa deben estar sujetos a un planeamiento, distribución y control, para obtener un mayor beneficio en términos económicos-financieros, logrando un precio adecuado por los productos requeridos y un financiamiento oportuno, es por esto, que se requiere una coordinación de los elementos antes mencionado y una centralización de la información en bien de una eficiente dirección.

1. CONCEPTO DE COMPRAS “OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO. Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas, componentes o artículos terminados”. También podemos decir que compras es comerciar, es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el
COMPRAS Página 3

con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente. a continuación se presentan algunos: a) La administración de materiales conceptúa a la compra como uno o más actos que se relacionan con la planeación. Página 4 COMPRAS . o adquiriendo artículos en que se considere: calidad. pero todos esencialmente. calidades. Servicio. b) La palabra compras. Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que más convenga. Anticipadas: Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano. Elección del proveedor. mercancías y materiales: Son lo normal en la generalidad de las instituciones. d) Obtener bienes y servicios. Normalmente no se menciona la palabra “servicio” por estar implícita. precio. describe un proceso que incluye lo siguiente:     Surgimiento de una necesidad. así como intercambiar un bien por otro. menor precio y en el mínimo tiempo. es considerando los siguientes puntos:   Justificación de la necesidad y cantidad. Existen varios conceptos de compra.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios. Su ubicación. dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales.1 TIPOS DE COMPRAS:    De bienes. Existen sus razones y sus riesgos para ello. c) Comprar es una función elemental e importante para realizar actividades y promover el bienestar humano. la adquisición y la utilización de los materiales en el proceso productivo. incluyen los mismos elementos básicos. e) Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente. aun cuando determinadas organizaciones se dedican exclusivamente a ello. Evaluación de cualidades. De servicios: Son especiales. tiempo de entrega y tipos de financiamiento. 1.

2 PRINCIPALES PROBLEMAS DEL AREA DE COMPRAS Ya hemos señalado que las funciones del área de Compras son complejas y que se interrelacionan con todas las aéreas de la organización empresarial.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA   De emergencia: Son aquellas que urgen y no se pueden realizar de manera normal. por lo que se deben controlar (el límite . 1. precios bajos. pero no siempre. surge una pregunta: ¿Quién es el responsable: el usuario o el comprador? Esta situación origina que el comprador sea lento en su decisión o demasiado temeroso. o buscando beneficios. tratar con diversas personas y solicitar diferentes cantidades de un bien o material. AI autorizar a un comprador a establecer una relación comercial (compra). Corriendo riesgos. COMPRAS Página 5 . hay una serie de problemas dentro de la empresa. pues se le hace tácitamente responsable del dinero invertido. y cualquier salida de efectivo debe ser autorizada. De esa manera. EI exceso de límites de autoridad. considerando la ética y que su objeto e interés sea seguro y eficiente. también se le limita. pues trata de buscar un proveedor que ofrezca mejor calidad o mejor precio. si ellos no existen. Por esta razón. sin embargo. que a veces desconoce. y la autorización de quien va hacer el pedido) Especulativas: Es una variante de la compra anticipada. se convierte en un comprador costoso e inseguro. definiendo responsabilidades. el problema puede ser mayor y ocasionar perdidas y dificultades en la producción. así como en aguardar las contestaciones. y son las siguientes: Autoridad limitada: Toda compra origina un desembolso de dinero. Si el producto adquirido resulta deficiente o caro. la revisión de pedidos. Canales inadecuados y variedad de los pedidos: Diariamente un comprador puede procesar muchos pedidos. crea lentitud excesiva en el manejo de las compras. por ello. mucho tiempo en llamadas telefónicas y cartas a proveedores. Pierde.

el comprador es el árbitro entre los técnicos del proveedor y de la Empresa y. Generalmente los pedidos de los usuarios Ilegan por canales inadecuados o simplemente. EI elemento de compras debe ser asequible para sus proveedores pero no en exceso. estos no existen. se preguntará qué debe hacer.3 COMO ESTABLECER POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Considerando los problemas descritos en el punto precedente. producidos por las limitaciones y ambigüedad de sus funciones y la variedad de pedidos y canales inadecuados. debe cautelar los Intereses de su empresa. proviene del individuo que labora en la empresa. como en todo caso de arbitraje. capaz de atender y resolver adecuadamente estos problemas. Esta política consiste en la definición de los límites a los que se puede llegar para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa. de la misma forma. el cual ante una toma de decisiones.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA Los detalles administrativos son en ocasiones tediosos y largos. Sera pues importante que se elija a una persona idónea. ya que las autorizaciones o visaciones impiden su fluidez. Todo ello impide que el comprador se dedique a la parte técnica de su función y emplee mucho tiempo consultando al usuario si la muestra enviada es conforme o si aceptarla una variación en la cantidad o el tiempo de entrega de la mercadería. Si tiene la certeza de que a través de su decisión se ha de favorecer. razón por la cual se generan muchos problemas. La principal necesidad de la existencia de políticas. debemos afirmar que su solución dependerá. pero impedir que esto lo ciegue a toda propuesta diferente que le haga el proveedor. Ambigüedad de las funciones: Es común pensar que "La mitad de los ingresos del comprador la constituye la comisión". exclusivamente. 1. COMPRAS Página 6 . el perdedor en la pugna resulta ser el. Las funciones del área de compras son múltiples y complejas. A menudo. Es común que tengan el sello de "urgente" y que la mayor parte esté con especificaciones incompletas y cantidades diferentes a las unidades de venta del proveedor. por lo que debe emplear mucho tacto para limpiar asperezas. de la claridad con que sea establecida la política de abastecimiento por parte de la Alta Dirección.

esto es.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA reforzar o mantener los objetivos fijados.Toda adquisición debe iniciarse con un documento mediante el cual el usuario comunica a Compras o abastecimiento su necesidad. Si no esas (pueden afirmarse que los objetivos no han sido claros o simplemente no existen. ajustar sus precios y respetar los tiempos de entrega.. o para las necesidades de un programa o proyecto especifico. después de haberla definido. que ha hecho de estas reglas una forma de vida para sus trabajadores. En estas compañías. y ellos desempeñarán las labores confiando en sus propias capacidades. pues si el comprador recibe confianza de sus superiores y ejercita su iniciativa.) Peters y Waterman. tratar de que los detalles administrativos ocupe el menor tiempo posible y que los métodos de control sean sencillos y eficaces. sin menoscabo de los fines empresariales.. que tendrán responsabilidad y autoridad suficientes para cumplir con el plan de adquisiciones coordinando con la Alta Dirección.. ya que las acciones que permiten ahorro e innovación solo son posibles cuando el individuo tiene libertad para ensayar. confianza. puede tener dos orígenes:   EI almacén o control de inventarios cuando se trata de artículos de stock. los organigramas o los procedimientos y reglas detallados. De esa manera podrán delegar funciones en sus agentes de compras. Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez. 1. Además. señala que "La predominancia y Coherencia de la cultura se han revelado como cualidad esencial de las compañías excelentes. Por tanto. se le deben brindar los recursos para que. porque disponen de valores y guías muy claros.4 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VEAMOS EN DETALLE CADA UNO DE ESTOS PASOS: 1. cuanto más sólido es esta cultura y más se dirija al mercado. COMPRAS Página 7 . Requerimiento de compra. en su ensayo "In Search of excellence”." aun. EI gerente de Logística y el jefe de Compras deben tener la seguridad de que sus decisiones no serán cuestionadas permanentemente. Debe fomentarse la simplificación. entonces estamos en presencia de una entidad con reglas claras Y. todos los empleados saben lo que deben hacer en la mayoría de las situaciones.". induzca a pensar al proveedor que él también es parte de la empresa. deberá mejorar la calidad de sus servicios. menos necesarios son los manuales de política. Se debe impulsar la iniciativa propia. Se debe enriquecer la relación comercial. Ante todo.

de características similares. Si el artículo es solicitado por primera vez. Con los datos obtenidos. COMPRAS de de los los Página 8 . Luego. se solicitan muestras al extranjero. o se acepta uno nacional. la solicitud de cotización se envía a cuantos proveedores se crea necesario.  3. etc. comportamiento de la calidad de artículos que se proporciona. Puede ser que dentro del mercado local no se encuentre determinado producto.. 2. En estas circunstancias. existencias actuales y datos del proveedor. Es responsabilidad del Jefe de Compras señalar el número mínimo cotizaciones necesarias para hacer una compra. y se determina en qué cantidad y cuál es su consumo. fletes. así mismo..La cotización debe ser un documento que permita establecer información clara. Sobre este numero cotizaciones. Obtener cotizaciones y seleccionar al proveedor. proporcionadas por el departamento usuario. en función de una orden de la jefatura (por ejemplo. precios. donde se comprueba si el artículo existe en almacén.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA En cualquiera de los dos casos. En forma similar al caso anterior. se comprueba si la cantidad pedida es correcta.En este caso. existencias para tres meses de consumo). Deberá chequearse. condiciones de pago. Los datos que deben solicitarse al proveedor son: unidad mínima de venta. Puede darse el caso de que en el mercado existan diversas alternativas para una necesidad. adecuado. se establecen los consumos y las cantidades en stock y se verifica la cantidad solicitada y la oportunidad.). seguridad. condiciones adicionales que necesitase el producto (embalaje. Cantidad y oportunidad. Estudiar las especificaciones y características del producto. cantidad solicitada y fecha en que debe ingresar al almacén. 4. servicios adicionales que presta. y atendiendo factores como cumplimiento en la atención de pedidos. que lo solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones o dentro de la asignación presupuestaria del departamento usuario. debe contar con el visto bueno de la jefatura de Compras. en el documento se señalara la descripción del artículo (características y especificaciones). plazo de entrega. y el tiempo de entrega. la situación varía según su procedencia:  Originado en cualquier dependencia: el requerimiento es enviado a la sección de Planeamiento. se seleccionara al proveedor. punto de entrega.EI artículo solicitado debe tener especificaciones completas.. Originado en control de inventarios: Las solicitudes de este tipo están orientadas a mantener los stocks necesarios para la producción. descripción del artículo. También pueden incluirse otros datos complementarios como el consumo promedio.

en caso contrario. 7. es decir. el comprador visara la factura y Contabilidad la registrará y remitirá luego a Tesorería para el pago correspondiente. a pagar el precio estipulado. Archivos. cantidad. comprobando continuamente cómo van los progresos en la entrega. el cual informa de la lIegada de la mercadería y establece un primer control.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA 5. Finanzas). unidad de despacho.. Los sistemas utilizados para el seguimiento de una compra. Si los precios acordados figuran en ella.5 MÉTODOS DE COMPRAS Los métodos de compra dependerán de las situaciones que se presenten en el tiempo de efectuar la adquisición. La orden de compra debe tener la suficiente cantidad de copias para los departamentos involucrados en su gestión (Almacén. a nombre de la empresa. En este momento el procedimiento de compra ha terminado y toda la documentación concerniente a él se archivara. descripción del artículo. correspondiente a la cantidad.Cuando se han verificado las expectativas de cantidad y calidad. labor que absorbe también el comprador. se devuelve al proveedor o se le solicita la cantidad faltante. clausulas adicionales y firmas autorizadas. Seguimiento de la orden de compra. Conformidad con el producto. Contabilidad..Seleccionado el proveedor. fecha de expedición. Recepción de la mercadería. y al comprador. condiciones de pago. es para el proveedor. pueden ser muy diversos. en las fechas determinadas y en las cantidades indicadas. se recibe en Almacén. La información básica es la siguiente: razones sociales. Debido a la condición legal de este documento. Confeccionar y emitir la orden de compra.Cuando el proveedor entrega el producto solicitado. Esto origina un nuevo ciclo de seguimiento y recepción. se procede a confeccionar la orden de compra. 8. Se pueden definir cuatro tipos de compra.Esta operación consiste en no perder contacto con el proveedor.. EI original. el producto ingresa a Almacén. según el método que se utilice: COMPRAS Página 9 . el proveedor solo espera la cancelación de su factura. 6. y asegurar que el tiempo de entrega sea el indicado. 1. instrucciones sobre la entrega. de las cantidades y tiempo de entrega.. Si ambas condiciones se cumplen. fijar los datos es una tarea que debe hacerse con cuidado. numero de orden. evidentemente. a la calidad y verifica que el artículo adquirido presente las características y especificaciones de la orden de compra. pero dependerán fundamentalmente de la capacidad negociadora del comprador. precios. Este documento tiene "validéz legal" y actúa como un contrato que compromete al proveedor a entregar los bienes o servicios especificados en el documento.

como también mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisición. 1.Se estipula un contrato con el proveedor. b) De pedido continuo.Este método de compra es asumido por la Alta Dirección e implica un mayor riesgo que el normal. Inmovilizan gran cantidad de efectivo y requieren mucho espacio de almacenaje. se aprovechan mejores precios. o asegurar un alto stock. por un precio determinado. Con esta forma se logran economías importantes. según el cual. d) Especulativas... pues generalmente se adquieren grandes cantidades con la idea de ganar dinero revendiendo los excedentes en el mercado.. se entregaran los artículos solicitados de acuerdo a un cronograma. Estos artículos tienen un costo de tramitación mayor que el precio del bien mismo y se adquieren en una sola operación. se adquieren cantidades para necesidad inmediata. Basándose en los consumos promedios y en las existencias en almacén. son las compras realizadas para producir a pedido específico de un cliente. Con esta forma. c) Compras con arreglo al plan de producción. escalonando entregas.. Se caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del mercado y de acuerdo a esta tendencia.Son las compras que define la sección de Planeamiento.. No se toma en cuenta el Plan de Producción. se trata de artículos de menor consumo. Permite un mayor acercamiento a los proveedores.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA a) Ajustadas a las necesidades. no se inflan los stocks y se asegura el abastecimiento continuo. se despierta el interés del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitación disminuyen. si la oferta es alta.En este caso.. se compran mayores cantidades). Se necesita de proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra. que puede dividir: a) Compras por contrato.En general.En realidad. c) Según situación del mercado.. son solicitadas de acuerdo al Plan de Producción.Por medio de este método se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. adquirir artículos bajo esta forma significa lo mismo que utilizar el método de compras de pedido continuo.6 FORMAS DE COMPRAS Las formas de comprar también son parte de la Política de Compras. b) Compras en partidas agrupadas. se establece la cantidad por adquirir (si la demanda as alta. pues Su objetivo es la utilidad. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock de productos definido. COMPRAS Página 10 .

d) EI precio más conveniente debe buscarse en razón de los tres factores ya tratados. siempre me lo recordaras. cantidad y oportunidad de entrega. c) EI tiempo más indicado para comprar depende de un adecuado control de stocks. si no está seguro de haber seguido exactamente las indicaciones del usuario.7 NORMAS DE COMPRAS Las normas técnicas para la compra ya han sido determinadas desde el inicio del presente libro y están basadas en la calidad. Deben tenerse en cuenta factores tales como las características y especificaciones del producto.8 COMO SELECCIONAR PROVEEDORES Existe una frase que se conoce como regla de Hierro de la Auditoría: Si hago las cosas bien. Se requiere además que sea la más conveniente. b) La cantidad se basa en el nivel adecuado de existencias. originan un continuo lamento por las COMPRAS Página 11 . nunca lo notaras. si las hago mal. la cantidad. ni por exigencias del proveedor. el tipo de transporte y la cantidad solicitada. quien usualmente vende "unidades mínimas de despacho" o establece descuentos por mayor cantidad adquirida. sino el que nos asegura calidad. los mejores productos no son siempre los más caros. Cuando hay un reclamo del cliente. No debe depender del precio. sino también los servicios que puede prestar su proveedor y todos los otros factores que están incluidos: fletes. etc. embalajes. porque.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA 1. 1. La cantidad no debe ser influida por el precio. Lo solicitado debe controlarse en razón del consumo usual. la distancia desde las plantas del proveedor hasta los almacenes. el precio y la entrega oportuna de los artículos. EI precio de venta de un producto no es solamente su valor. Estas normas indican lo siguiente: a) La calidad debe ser definida a través de especificaciones claras para el proveedor y proporcionadas por el usuario. lo más probable es que el origen del problema se encuentre en los insumos que lo constituyen. culpara a su proveedor de haberle vendido productos de deficiente calidad. Los reclamos en muchas empresas. costos de aduanaje. y se señale como culpable a algún representante de compras. Este. EI mejor precio no es el más barato. sobre las características físicas y químicas del producto.

La solución armónica de una diferencia puede acercarnos a un proveedor y así podemos equilibrar nuestra posición frente a un reclamo. Mantener este principio nos evita problemas de conciencia. no suele ocurrir así. pero es totalmente cierta. b) Mantener las buenas relaciones. Establecer proveedores bien evaluados. No existe realmente un código universal de ética. con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada. Ambos procederes son errados. de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.Esta frase podría sonar un poco a clisé. y alguna dificultad podría entrabar la relación comercial en alguno de sus objetivos: calidad.. COMPRAS Página 12 . nada nos impide recibir un "obsequio" del proveedor. hacemos lo que nos parece mejor. • • Desarrollar y administrar las compras. c) Defender los intereses de la empresa antes que los propios. Y la gente acostumbra a reemplazarlo con reglas específicas. no es muy confiable.Los objetivos generales de un departamento de compras son: • Establecer normas y políticas. Para definir estos criterios. Cuando estas reglas no existen. y con cumplimiento honesto. el comprador debe ser un RELACIONADOR PÚBLICO MUY HÁBIL Y MANTENER UNA INTEGRIDAD MORAL A TODA PRUEBA. Una manera de lograrlo. en la cantidad necesaria. Objetivos generales y específicos de un departamento de compras . Una compra es un desembolso de dinero y si se cumplen los objetivos de calidad. con la mejor calidad. y una encarnizada persecución de los posibles culpables. Para realizar una compra a completa satisfacción es importante cumplir las normas. cantidad o tiempo. el producto controlado. es la siguiente: a) Una venta no termina con la facturación. y deben evitarse con la aplicación de criterios razonables... sin embargo. cantidad. entrega oportuna y precio adecuado.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA perdidas. • Buscar y adquirir al precio justo.Un proveedor muy apurado por cobrar. 2. dentro del menor tiempo posible. Este caso no figura en el Manual de Compras.

producción. • Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas. • Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras. pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA • Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales. • • Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos. para poder traducirlos en ahorro de costos. • Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. • Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa. • Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización. determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. Desarrollar óptimos procedimientos y controles.Los objetivos específicos de un departamento de compras son: • Mantener los inventarios al nivel más bajo posible.) que soliciten sus servicios. mejora de calidad de materiales o artículos. • Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. recursos humanos. • Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras. que directa o indirectamente. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales. contabilidad. mejora de servicios de adquisición y distribución. incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. etc. que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos. • • Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa. • Asegurar buen servicio de los proveedores. COMPRAS Página 13 . .

LA IMPORTANCIA DE COMPRAS. El departamento de Compras es una de las unidades que puede ayudar a alcanzar los objetivos económicos de la organización. • • Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la empresa. • Proveer un flujo sin interrumpir de materiales y servicios al sistema de operación • • • • • • Mantener la inversión en inventarios al mínimo Maximizar la calidad Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros estandarizar Comprar materiales al más bajo costo total de adquirían Fomentar las relaciones internacionales Los procesos de compras deben enfocarse en la parte económica en la cual busque optimizar los costos de los pedidos. El objetivo que se persigue al determinar COMPRAS Página 14 . No hay organización que no requiera de algún producto o servicio para realizar sus actividades y que estén dirigidos a la satisfacción de las necesidades del cliente. La importancia de las compras afecta a la rentabilidad y calidad de la mayoría de organizaciones. aunque no en las mismas proporciones. de manera que se logre minimizar el costo de las compras. buena calidad de materiales o servicios.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA • Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. buenos precios. almacenaje y las cantidades de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido. etc. es decir. La importancia de la Administración de Compras está íntimamente ligada a las necesidades de las empresas de hacer una buena utilización de sus recursos. buenos proveedores. compras Justo a Tiempo. Eso se logra a través de obtener ahorros. la eficiencia en sus operaciones. 3.

La comunicación de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa. de ahí que el proceso “SELECCIONAR PROVEEDOR Y COMPRAR” reciba información del proceso “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”. ¿Cuánto Pedir? y ¿Cuándo Pedir? La Extensión del control de las compras y proveedores debe ser apropiado al impacto de los artículos o servicios comprados. así que debemos incorporarlo al proceso. Una Empresa y sus proveedores son interdependientes. y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. considerando las necesidades o requisitos que exigen los clientes para desarrollar una estrategia y planificación del producto o servicio que demanden. en la calidad de los productos de la empresa.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA el plan económico es resolver los dos cuestionamientos más importantes. y al riesgo de falla en cumplir los requisitos de entrega. pero ya adelantamos que es un requisito de la Norma. COMPRAS Página 15 . Los círculos en rojo del esquema denotan dónde hay requisitos. • Se debe seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización. La ISO 9001:2008 afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios. aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad. El siguiente esquema ilustra de forma genérica los principales procesos que intervienen en la compra. El proceso “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES” no se ejecuta en todas las organizaciones. ya sea de productos o servicios. que resumidos en pocas palabras solicitan lo siguiente: • Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. diseñando un método que asegure una transmisión completa y eficaz de los mismos. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor. por esta razón es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere.

Más adelante abordamos con más detalle este proceso. y depender también de la competencia demostrada por el proveedor (histórico de entregas del proveedor). Para ello. ya que si sucede lo contrario. Estas actividades deberán ser más rigurosas cuanta mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad. RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS COMPRAS Página 16 . hasta la realización de controles de verificación de especificaciones “in situ” o la toma de muestras para analizar en un laboratorio. 4. indica la Norma que deben llevarse a cabo las actividades de inspección que sean apropiadas. afectando las relaciones interdepartamentales dentro de su empresa. • Se deben llevar a cabo actividades de evaluación continua (evaluación inicial y re-evaluaciones) con los proveedores. Lo que el proceso de compra busca es el desempeño aceptable de un comprador. le significará más costos fuera de proporción comparada a la magnitud de la compra original. pero también puede provenir de cualquier otro proceso del que se obtenga información sobre el proveedor y sus productos. En el esquema se ha significado que la información para evaluar a los proveedores proviene de los procesos de inspección. La intensidad de los controles aplicados durante la inspección puede variar desde un simple control administrativo de entrada (verificación de cantidades y tipo de producto).INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA • La organización debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos solicitados.

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA TRADICIONAL COMPETITIVO COMPRAS Página 17 .

sea ésta comercial. COMPRAS Página 18 . PRINCIPIO BASICOS DE COMPRA Ya hemos dicho que el comprador debe buscar siempre.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA DIVERSO Y COMPETITIVO 5. industrial o de servicios. y para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios: a) Las prácticas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las necesidades particulares de la empresa. utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa .

Calidad: Este lineamiento no solo trata de decir. Oportunidad de Entrega:  COMPRAS Página 19 . 2. sin descuidar el servicio. se puede resumir en 3 elementos fundamentales: 1. es algo más profundo. precio y oportunidad de entrega. Todo eso que se ha detallado. 3. d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para una misma calidad. si un artículo posee “buena o mala calidad”. correctos y tradicionales. ya que se deben considerar todas las características en un material. no. El departamento de logística es el responsable de conseguir los precios mínimos. e) El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado. ni lo referente al financiamiento. Las compras deben de ser moduladas. dentro o fuera del país. cantidad. los materiales o los servicios.  Precio: Es el costo de los artículos. calidad.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA b) Las compras deberán hacerse basándose en un examen minucioso de las características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores. para poder decidir si cumple con las exigencia de se desean. Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio. condiciones de entrega y de pago así como servicios de postventa. cantidad. ya que es base para determinar la posibilidad de la adquisición. Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita. condiciones de pago y servicios postventa. lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado. así como del estado de la oferta y la demanda. condiciones de entrega. c) El acuerdo de lo que se haya de comprar y cuál sea el momento de hacerlo. por ciertos fundamentos o reglas. Existen cuatro aspectos básicos. con la calidad deseada. Fijar claramente lo que la empresa necesita. artículo o servicio. que permiten tomas decisiones respecto a su elección. que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos. cantidad. los cuales son los siguientes: calidad.

Sección Planeamiento de Compras. la que se encargara de coordinarlas y dirigirlas en todo lo que suponga su quehacer.. Está mejor ejemplificado en el plan anual de adquisiciones. Estas secciones estarán bajo la responsabilidad de la Jefatura de Compras. será trabajo de la sección de Planificación de Compras. y Sección de Archivos y Documentación.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA   Determinar las cantidades y tiempo de entrega de los productos solicitados.Decidir cuánto se va a comprar y cuando debe hacerse. Para organizar el área de Compras. Finanzas y Control de Existencias. Establecer un plan de adquisiciones. es necesario determinar tres secciones. La definición de un cronograma que muestre las cantidades por comprar para la satisfacción de las necesidades de la empresa. FACTORES QUE INCIDEN EN LA COMPRA TRADICIONALES: • • • Precio Calidad Fecha de pago NUEVOS • • • • • • • • CALIDAD PLAZO DE ENTREGA NIVEL DE SERVICIO FIABILIDAD EN LA ENTREGA FLEXIBILIDAD LOCALIZACION GEOGRAFICA INNOVACION TECNOLOGICA CAPACICIDAD DE PRODUCCION Página 20 COMPRAS .Es necesario establecer las cantidades que se requieren para la producción y la oportunidad en que la mercadería debe llegar a los almacenes para garantizar la continuidad del proceso productivo.. a cuya confección concurren Planificación y Control de Producción. sujeto a las variaciones financieras que existan. cada una de las cuales posee un conjunto de funciones y responsabilidades: Sección Operaciones de Compra.

calidad y duración.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA • • • • • • COSTOS EN REPARACION COSTOS DE ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO EN PROVEDORES CONSIGNACION CUESTION ANBIENTAL ALTERNATIVAS INTERNACIONALES CARGOS DE COMPRA DIRECTOR / RESPONSABLE DE COMPRAS: Define la política de compras de la compañía en términos de cantidad. Calidad y precio. fija los objetivos económicos anuales junto a la Dirección General y pone en marcha esta política. ASISTENTE DE COMPRAS: Responden a los compradores mayores manteniéndose al corriente de los inventarios y de las tendencias actuales COMPRADOR DE PROYECTOS: El Comprador de Proyectos representa todo el equipo proyecto cerca de un panel de abastecedores complementarios. los cuales selecciona en base a criterios de costes. COMPRADOR INDUSTRIAL: Establece un panel de proveedores. COMPRAS Página 21 .

4. Realizar el seguimiento del pedido. 2. 5.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA PROCESO DE COMPRA Dentro de las acciones específicas tenemos: 1. como resultado del paso anterior. 6. 3. COMPRAS Página 22 . depende del material y el tiempo que se requiere. Analizar las posibles fuentes de abastecimientos (proveedores) en la adquisición de los materiales. Registrar la información. Emitir o confeccionar y remitir la orden de compra. Recepcionar las requisiciones de compras. Analizar las cotizaciones de los proveedores.

Preseleccionar las ofertas. eliminando las que no se ajustan a nuestras condiciones. Cuando no está satisfecho con los proveedores 4. Para responder a la publicidad recibida FACTORES QUE INFLUYEN LA COMPRA A FABRICANTE O A MAYORISTAS O A AMBOS: 1. Para ampliar la cartera de proveedores: para evitar desabastecimiento o retrasos de entrega 5.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS 1. Cuando inicia por primera vez la actividad 2. lejos del fabricante. Al comprar un producto nuevo 3. Servicios del proveedor: transporte. El tipo de producto 2. 2. Elaborar un cuadro comparativo de ofertas Los factores del producto y el proveedor están relacionados con:  Las características técnicas y las facilidades de uso  La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente  La confianza y entendimiento entre el comprador y el vendedor COMPRAS Página 23 . cerca del minorista 4. Cantidad solicitada por pedido 3. La ubicación de la tienda. entrega rápida EVALUACION DE OFERTAS Pasos a seguir para evaluar y comparar la información: 1. Completar una ficha para cada proveedor 3. instalación.

Observaciones: resultado de las pruebas a las muestras o a los informes recibidos. código. Identificación del proveedor: razón social. etc. Que exista un duplicado en un lugar seguro. e-mail. Sistema mixto: por provincias. plazo de entrega. dirección. web. distritos y después se aplica el orden numérico según el asignado a cada proveedor COMPRAS Página 24 . unidad de ventas. fax. Orden numérico alfanumérico 3. forma de pago. colores. 3. tallas. teléfono. El orden alfabético: apellido o razón social 2. bajo un sistema de fácil localización. gastos. descuentos. Condiciones comerciales: precios. Que contenga todos los datos necesarios 2. etc. MODELO ESTANDAR DE FICHA 1. 2.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA SELECCIÓN DE PROVEEDORES FICHERO DE PROVEEDORES CONDICIONES: 1. 3. CLASIFICACION DE FICHAS: 1. ciudades. Artículos que fabrica o vende: modelos. Que las fichas estén ordenadas o clasificadas. lote.

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA HOMOLOGACION DE PROVEEDORES La homologación de proveedores es el proceso por el cual una empresa define aquellos proveedores que están cualificados para suministrarle productos o servicios. COMPRAS Página 25 .

valoración A. es necesario darles un peso a cada uno de ellos Una posible ponderación sería la siguiente · · · · · Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad información Competitividad 50% 20% 20% 5% 5% El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación de 0 a 10. un 4. es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. C. COMPRAS Página 26 . puntuación de 0 a 5.  Calidad de los suministros  Fiabilidad del plazo de los suministros  Flexibilidad del proveedor  Fiabilidad de la información  Competitividad Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores. si se ha elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5. B.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA EVALUACION DE PROVEEDORES Una vez homologado el proveedor. Una posible escala de valoración sería la siguiente:  Puntuación 5. etc. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especificaciones en el período evaluado. En el caso de calidad de los suministros.

Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.  Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas. y se solicita un plan para corregirlos. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas. COMPRAS Página 27 . JAT o JUSTO A TIEMPO: Técnica que evita los excesos. CALIDAD CONCRETADA DE PROVEEDORES  Con aquellos proveedores que mejor puntuación hayan obtenido en el proceso de evaluación. desperdicios y seguridades.  Puntuación 2. la empresa puede realizar acuerdos de calidad concertada. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA  Puntuación 4. 0.  Puntuación 0. Se notifican al proveedor los incumplimientos que ha tenido. HERRAMIENTAS DE LA LOGÍSTICA DE COMPRAS OUTSOURCING: Subcontratación de servicios externos.  Estos acuerdos suponen para la empresa un menor coste en los controles de recepción. Inmediatamente dejan de ser  Proveedores con puntuación 1 ó 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deberá entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos.  Puntuación 3. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:  Proveedores con puntuación proveedores homologados. para añadir mas fortalezas al propio potencial de la empresa.  Proveedores con puntuación 3 ó 4.

o Compras especulativas. o Compras para el futuro específicos. o Compras en partidas agrupadas. Centralizados Descentralizados Por el tipo de material que se adquiere:     Materia prima Insumos Repuestos y accesorios Partes componentes MÉTODOS PARA COMPRAS Actualmente. o Compras sobre contratos. o Compras según la situación del mercado.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA BENCHMARKING: Técnica usada por las empresas para identificar. las organizaciones adoptan cualquiera de los siguientes métodos para llevar a cabo sus compras. CLASIFICACIÓN DE COMPRAS I. comparar y aprender para mantenerse como la “mejor en su clase”.  Según la forma de comprar. Compras con arreglo de acuerdo a un programa EVALUACIÓN DEL DEÁRTAMENTO DE COMPRAS La evaluación en el departamento de compra se debe llevar acabo para alcanzar los siguientes objetivos: COMPRAS Página 28 .  Según los factores que intervienen: o Compra ajustada a las necesidades. Por la forma de efectuarlas:   II.

2. Para mejorar los procedimientos realizados. Cuantitativos. 4. 3.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA 1. Costo neto final de compra. Para comprobar la eficiencia del departamento. Cualitativo. iii. INDICE DE MEDICION Se necesitan los siguientes datos  Cantidad de ordenes de compra anuales  Volumen total de compra  Consumos anuales  Existencias  Ventas anuales  Personal de la empresa y del departamento de compras. Para medir el trabajo realizado.  Cantidad de entrevistas a proveedores  Cantidad de requisiciones recepcionadas  Gastos anuales del departamento  Ahorros anuales obtenidos EVALUACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS  Variación: Donde: Vtc: Volumen total de compra Cta: Consumo total anual COMPRAS Página 29 . Para controlar el alcance de los objetivos del departamento. Para la evaluación tener en cuenta que existen 3 métodos: i. ii.

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA  Valor comprado (o/c) Donde: Vtc: Volumen total de compra o/c: orden de compra  Índice de rotación de inventario (IRI)  Porcentaje de empleado de compra con respecto al total de empleados de la empresa Donde: N°EE: número de empleados de la empresa N°EC: número de empleados de compras  Número de orden de compra por el empleado: Donde: Vtc: Volumen total de compra AA: ahorro anual  % anual de ahorro: COMPRAS Página 30 .

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA Donde: GAC: Gasto anual de compras  Costo de adquisición: COSTO NETO FINAL DE COMPRA Permite conocer la eficiencia del departamento de compras y consiste en el deseo de establecer el costo final. Versatilidad y flexibilidad para los cambios 3. Manejo de sistemas modernos de información y comunicación 4. “Apto para todo”. Amplio conocimiento de lo que es y de lo que hace su empresa 2. EJEMPLO APLICATIVO La demanda semanal de un producto tiene la distribución que se muestra en la tabla N°1. Mucha creatividad e imaginación 5.  Economías probadas  Gastos ocasionados por errores en las compras  Gastos de funcionamiento de la dependencia  Gastos de almacenaje y comprobación de existencias en almacén NUEVO PERFIL DEL COMPRADOR 1. hay una COMPRAS Página 31 . Cuando se formula un pedido para reabastecer el inventario.

10 0. la cual es una variable aleatoria que se muestra en la tabla N°2.30 0.20 Considerando la cantidad óptima de pedido de Q = 15 unidades.20 0. el punto de pedido R = 5 unidades (es decir realizar el pedido cuando el inventario final es de 5 unidades) y el inventario inicial de 10 unidades. TABLA 1 Cantidad demandada 0 1 2 Probabilidad TABLA 2 N° de semanas desde el pedido hasta la entrega 2 3 4 Probabilidad 0.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA demora de entrega.40 0. Realice la prueba de las rachas para sus números aleatorios.60 0. Analice sus resultados y cuáles son las conclusiones que obtiene solución: COMPRAS Página 32 . realice una simulación de 20 corridas. Además considere 5 semanas para el proceso de estabilización.

99] 12 20 15 18 35 24 82 91 73 48 14 + + + + 1 1 1 1 1 1 3 3 2 1 1 + + + - 93 81 9 31 16 10 28 35 - 3 3 + - 0 1 1 + + 1 1 1 + COMPRAS Página 33 .30 0.50 0.00 Intervalo Nº Aleatorio Ds [0 . 9] [10 . 4 9] [50 . 79] [80 .20 Probabilida d Acumulada 0.10 0.40 0.10 0.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA Cantidad demandada 0 1 2 3 Probabilida d 0.80 1.

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA 46 1 COMPRAS Página 34 .

00 [80 99] Nº Aleatorio 13 17 28 31 53 tds 2 2 3 3 3 PRUEBA DE RACHAS R 1 (2n  1) 3 ZC  1 (16n  29) 90 Donde.20 0.20 [0 19] 0.05 Reemplazando tenemos t  Zt= Z0.025 2 0.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA N° de semanas desde el pedido hasta la entrega 2 3 4 Probabilidad Probabilidad Intervalo Acumulada 0.80 [20 79] 0. R = # de rachas n = # de valores aleatorios Entonces Reemplazamos: 1 12  (2(20)  1) 3 ZC   0.20 1.60 0.025 Z0.05  0.025 -Z Zt Z COMPRAS Página 35 .025 = 1.31 1 (16(20)  29) 90 t   2 . α= 0.96 0.

INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA Inventario Inicial = 10 Día 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 1 1 1 1 1 3 3 2 1 1 3 3 0 1 1 1 1 1 1 Ds Q= 15 Inventario 10 9 8 7 6 5 4 1 13 11 10 9 6 3 3 2 15 14 13 12 10 R=5 Unidades pedidas te penuria 1 1 1 1 1 15 2 1 3 3 2 1 1 3 3 15 2 0 1 1 1 1 1 1 INTERPRETACIÓN COMPRAS Página 36 .

 Las empresas que se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mínimo un Departamento de Compras.INGENIERIA INDUSTRIAL LOGISTICA Mi punto de pedido y la cantidad que se pide para reponer el stock están bien establecidos. todos y cada uno de nosotros debemos considerar las compras como una función vital para el éxito de cualquier empresa. RECOMENDACIONES  No pierda de vista sus objetivos. ya que como se observa en la tabla no hay ninguna demanda no satisfecha. sea esta industrial. comercial o de servicios. pero disponga siempre de alternativas  Tener flexibilidad. pero mostrar firmeza en su posición  Si hay que ceder. hacerlo gradualmente y con criterio  Utilice la persuasión. no la jactancia COMPRAS Página 37 . COMCLUCIONES  En las condiciones actuales en que vivimos los empresarios.