UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA ACADÉMICO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

Gerencia de compras y abastecimiento

Caso Función de compras

AUTOR(ES)

● Diaz Aima Sebastian Alejandro U202017913

● Ortiz Huamán Fernando Jesús U20171F449
● Pinedo Sarmiento Maria Cristina U201720823
● Torres Fernandez Diego Enrique U201723120
● Apumayta Huillca, Candy U201714037

ASESOR

Salas Schwarz Jorge Alfredo

Lima, 2023
 CASO FUNCION COMPRAS:
En el mes de Octubre de 2010, el Señor Jorge Costa había sido nombrado asistente
administrativo del gerente financiero de la empresa manufacturera “Piezas y Partes”
asumiendo la responsabilidad de las compras. Anteriormente ésta responsabilidad había
estado a cargo del contralor de la empresa, quien manejó las adquisiciones con cierta
liberalidad hacia los departamentos de producción y ventas, y con mucha severidad hacia
las otras dependencias.

Al hacerse cargo de las actividades de compras, el Señor Costa se reunió con el personal a
sus órdenes y conversó con ellos las siguientes intervenciones:

1) Con mucha facilidad se pierden en recepción las órdenes de compra ya emitidas,

faltan los artículos al recibirse y lo normal es que los proveedores no cumplan con las
fechas entregadas.

2) Compramos anualmente 25 millones de nuevos soles y sin embargo nos consideran

muy poco y más bien nos emplean como mandaderos, más que compradores, todo nos lo
indican, las decisiones se toman a niveles más altos o las toman los usuarios, el trabajo
pesado lo hacemos nosotros, de allí pasa todo a la gerencia de finanzas y después nos
avisan para preparar las órdenes de compra, las firman y las enviamos o las llevamos. En
cuanto a sueldos es mejor no hablar, a pesar del monto que se invierte en las adquisiciones
y nuestra dedicación.

3) Es normal que los proveedores se dirijan directamente a los departamentos usuarios

y traten con ellos. Después, recibimos las requisiciones con indicación de precios, firma a la
que hay que comprarle, forma de pago acordada, etc., y si protestamos nos dicen que sobre
todo están la producción y venta.

4) El Gerente General y el de Finanzas son realmente los que deciden qué comprar y
las cantidades, a nosotros nos encargan las compras menudas y normalmente, las tenemos
que hacer por teléfono pues no nos pagan la movilidad y en Lima es muy difícil salir a
comprar sin dinero.

5) En relación con capacitación y entrenamiento del personal, se preocupan mucho por

otro departamentos, pero a Compras se le olvida, casi nunca hemos gozado de estas
mejoras, en una oportunidad y por qué reclamó mucho, Juan consiguió ir a IPAE, pero al
terminar el curso quiso aplicar lo aprendido y le dijeron que se olvidase de estas
innovaciones, que cada empresa tenía sus propios procedimientos y los nuestros no se
podían cambiar. Total que Juan renunció y nadie ha intentado ir a cursos.

6) Los pedidos siempre son urgentes y hay que volar donde los proveedores que nos
indican para traer los materiales. En estos casos si nos pagan la movilidad y nos
exigen actuar rápido.

7) Los jefes hablan mucho de trabajar por la patria y sin embargo, cuando se les
presentan cotizaciones de fábricas nacionales que pueden abastecernos, nos dicen que los
productos extranjeros son mejores, que los nuestros no tienen calidad, que se estaría
interrumpiendo a cada rato la producción y por último que son caros. En varias
oportunidades hemos comprobado que la diferencia no es tanta, que se podrían adquirir los
productos nacionales, pero los jefes no quieren, sólo les interesa lo extranjero aunque se
pague más.

8) A los proveedores les han enviado cartas indicando que los compradores de esta
empresa no reciben obsequios, así que es mejor que se abstengan de enviar regalos las
navidades. Sin embargo, nosotros conversamos con los de ventas y a ellos, les dan regalos
de diferentes valores, hay algunos muy valiosos, para los compradores de las empresas
que adquieren nuestros productos.

En realidad no sabemos cuál es la política de la empresa, porque si se trata de compras no

hay regalo, pero si se trata de vender si hay regalos para los compradores de las otras
empresas. ¿Acaso somos los únicos compradores honrados o que tenemos que ser
honrados los de los clientes no?

9) Nosotros desearíamos tener una jerarquía adecuada a nuestra responsabilidad y

sobre todo que nos dejen desempeñar nuestra función, que nos permitan negociar con los
proveedores, que no nos abrumen con controles, como si fuéramos ladrones o por lo menos
aprovechados para recibir prebendas, mucho de nosotros hemos seguido cursos por
nuestra cuenta y leído libros sobre la función compras, podemos aplicar lo que hemos
aprendido, pero es necesario que nos dejen hacerlo.

Estas y muchas otras opiniones escuchó y grabó Jorge Costa, que lo hicieron pensar en lo
que podría hacer para animar a su personal y sobre todo, lograr que la responsabilidad que
había asumido la pudiese cumplir sin pelear con las otras dependencias y al mismo tiempo
sin tener que hacer concesiones que deprimiese más a su gente.
Después de oír, pensar y analizar la grabación que había hecho, decidió tener una reunión
con el gerente de finanzas y con el Gerente General para tratar los diferentes aspectos que
había obtenido de la conversación con su personal y para ello, decidió escribir sus ideas
preparándose para la reunión.

Costa estaba consciente del riesgo que él corría, podía perder el puesto al que lo habían
ascendido, pero no deseaba ser juguete de nadie y sobre todo, la responsabilidad que
asumió no le permitía subordinarse a aquellos a los que tenía que abastecer.

Decidido a dar pelea, Costa solicitó una reunión a su jefe inmediato pidiéndole, si era
posible, ir juntos donde el Gerente General pues era de suma importancia lo que tenía
hablar y exponer.

TRABAJO POR HACER

Usted es Jorge Costa y le han fijado la reunión para el próximo día Martes, a ella debe
acudir con ideas claras y concretas para lograr resultados en la entrevista y posteriormente,
realizar una buena labor en Compras.

Prepare los aspectos que Usted trataría en le reunión definiendo los conceptos e ideas que
considere necesario tratar con su Jefe y el Gerente general, para convencerlos de la
importancia de su función y de su responsabilidad y de la necesidad de un mejor
tratamiento al personal a sus órdenes.

1.Objetivos generales y específicos:

● Objetivo General

Conversar con el jefe de finanzas y con el gerente general, sobre la

importancia de sus funciones y centrarse en una mejor gestión de las
responsabilidades del personal responsablemente.

● Objetivos específicos
❖ Empatizar con los empleados asumiendo la responsabilidad y
comunicándose con otras áreas.
❖ Mejoras en el proceso de adquisiciones.
 ❖ Mostrar una mejora en el ambiente laboral.
❖ Reestructurar los procedimientos en la gestión de compras.

2.Planificación de la reunión:
● Día: Próximo martes
● Motivo: Los empleados de compras se quejan del mal trato, las asignaciones
de trabajo y la evaluación del factor humano, no están conformes.
● Participantes: Yo, Jorge Costa, asistente administrativo del gerente
financiero, moderador y el de la iniciativa de la reunión. Gerente Financiero
de la empresa y el Gerente General de la empresa.
● Temas de la reunión:

❖ Salarios de trabajadores locales.

❖ Capacitación del personal del área.

❖ Pérdida de pedidos

❖ Movilidad de la gestión de compras.

❖ Comunicación activa con otras regiones

❖ Participación de los empleados en la toma de decisiones

❖ Avance de carrera en la región

❖ Análisis de calidad y precio de productos nacionales e internacionales.

❖ Obsequios o regalos a proveedores y viceversa.

❖ Cursos de Motivación y Liderazgo en el Campo.

3.Problemas del caso:

● Caso 1: Ordenes de compra extraviadas

Una orden de compra es un documento crucial que permite revisar las

condiciones del acuerdo de compra con el proveedor, la fecha, cantidad, el
precio y la calidad, y hasta el tiempo de entrega estimado.
 Es muy importante tener un control estricto de las órdenes de compra. El
incumplimiento de estas órdenes, ocasiona un manejo incorrecto del
inventario de insumos y un mal manejo del proceso de compras.

● Caso 2: La inconformidad del área de compras con

respecto a sus honorarios.

Se observa que los honorarios de los colaboradores no es la más justa en

relación al trabajo que realizan. Algunas veces se les da tareas que no están
relacionadas a lo acordado en los contratos, por lo tanto se muestra un
descontento por estas situaciones. Usualmente este personal al no estar
contentos optan por buscar mejores ofertas laborales. Esto ocasiona la
rotación de personal en esta área, esto genera tener que integrar nuevo
personal y capacitarlo.

● Caso 3: Impedimento de entrada a los proveedores a

cualquier área dentro la empresa:

Para proteger la información de los procesos y estrategias de negocio, se

incluye en todas las cláusulas dentro de las órdenes de compra, la cantidad,
el precio, fecha y hora de la entrega, etc; esto se realiza mediante contratos
con los proveedores. Filtrar información confidencial como los procesos y
estrategias de negocio provenientes de los proveedores puede ocasionar
ventajas competitivas para competidores directos.

● Caso 4: Responsabilidades en determinar la

cantidad que será comprada:

El gerente general y el de finanzas son los encargados de determinar las

cantidades y presupuestos, para que el personal correspondiente pueda
realizar las compras.
● Caso 5: Capacitación en la empresa.

Es importante el apoyo a los trabajadores en el logro de los objetivos y

proyectos de la empresa. Cuanto más conocimiento se tenga en esta área,
mejores serán las habilidades y actitudes de sus empleados, y más
productivos serán.

La falta de capacitación conduce a una baja productividad y una alta rotación

de personal. Los errores de los empleados pueden costar a los clientes. La
comunicación entre los trabajadores, especialmente el personal capacitado,
es importante. De esta forma, se optimizan los procesos, se crea un mejor
ambiente de trabajo y la toma de decisiones se vuelve más competitiva.

● Caso 6: Desactualización de datos en los pedidos.

No se establece la gestión de prioridad de pedidos, creando un desequilibrio

en las actividades establecidas del departamento de compras. Esto afecta la
toma de decisiones de los trabajadores, y los trabajadores quieren evitar
cambios repentinos en estas actividades, esto afecta a los estados
financieros.

● Caso 7: La importación de productos o servicios

nacionales favorece a la economía del país.

Esto tiene grandes beneficios a largo plazo tanto para la empresa como para
los empleados. Por lo tanto, si la calidad de los productos nacionales no
difiere significativamente de la de los productos extranjeros y se les da un
precio más bajo que ellos, esto tendrá consecuencias. Son muchas las
ventajas para la empresa y el país. Además, las ofertas de proveedores a
nivel nacional ofrecen la ventaja de abastecerse en menos tiempo.

También es cierto que los productos importados son más caros que los
nacionales y en algunos casos son de mejor calidad.
 ● Caso 8: No existe relación entre las políticas de la
empresa.

Los equipos de ventas pueden obsequiar a los proveedores para completar

las ventas o retener clientes, pero los equipos de compras tienen prohibido
aceptar ganancias u obsequios de ellos. En el lado negativo, los empleados
pueden sentirse incómodos o confundidos debido a las políticas
contradictorias de la empresa. Esto impacta negativamente en el ambiente
de trabajo del equipo de compras y pone en duda la integridad de la
empresa.

● Caso 9: No está bien establecida la jerarquía ni

existe un buen mapeo en el área de compras.

Además, estar bajo supervisión constante puede verse como acoso y los
conocimientos adquiridos en la capacitación no se pueden aplicar. No existe
una política de formación continua en este campo y mucho menos de
promoción de líneas de carrera. Hay falta de motivación en el área ya que los
trabajadores no están satisfechos con el statu quo. Pues no se permiten
crecer ni desarrollarse profesionalmente. Simplemente se apegan a los
pedidos establecidos y no tienen ningún papel en decidir si pueden contribuir
o no.

4.Planes de acción:
Asumiendo que el Gerente General y el Gerente de Finanzas estén de acuerdo con
las soluciones planteadas en la reunión, se propone lo siguiente para lograr los
objetivos específicos.

● Para mejorar el ambiente laboral se piensa crear incentivos por el

cumplimiento de objetivos en el área y también se busca organizar eventos
de integración para mejorar el trabajo en equipo. Se encarga al área de
Recursos Humanos que una vez al mes logre organizar actividades o premie
a los trabajadores. Es cierto que la política de no recibir regalos debe
mantenerse por cuestiones de conflictos, pero es necesario compensar el
trabajo de los trabajadores para que estén motivados
 ● Para mejorar el manejo de las adquisiciones se debería brindar funciones
específicas a los compradores para que no se confundan. Esta función debe
estar a cargo del Gerente Financiero y debe supervisarse una vez por
semana. Supervisar no significa hostigar al momento que los del área de
compras realizan sus funciones, se debe dejar que trabajen y luego pedir los
reportes.
● Para lograr mejorar la eficiencia del personal se implementará un programa
de capacitaciones y se creará un “perfil para el puesto”, esto para la mejora
de los colaboradores de área, esto estará a cargo del área de recursos
humanos. Para tener éxito en esta propuesta la empresa deberá implementar
y aplicar lo aprendido en estas capacitaciones.
● Para mejorar la eficiencia del personal, se implementará un presupuesto
interno para los gastos en el área de compras, esto para fomentar un buen
ambiente laboral. Este presupuesto lo realizará el área de finanzas, también
estará destinado a capacitaciones del personal.
● Para mejorar la gestión de compras se implementará un nuevo procedimiento
para las compras, se reestructurará el proceso actual y se añadirán las
mejoras correspondientes. Esto estará a cargo del gerente financiero y tiene
como objetivo reorganizar el equipo e implementar nuevas metodologías.

5.Conclusiones:
La empresa necesita reestructurar algunas áreas sobre todo implementar mejoras
en el área de compras, debido a que no tienen funciones bien definidas y no cuentan
con un plan de acción bien estructurado. Adicionalmente a esto se observa que hay
una alta insatisfacción en el personal y esto genera la rotación intermitente del
personal. Con las propuestas realizadas se busca tener una mejor estructura en los
procesos y un mejor ambiente laboral.