Presentación

Nombre: Pieriangeles

Apellido: Cruz Vásquez

Matricula: 100540376

Sección: Z02

Maestra: Estela Meuriunice Acosta Aquino

Unidad 5: Análisis, Diseño Y Control De Formas

Unidad 5: Análisis, diseño y control de formas

Actividad 5.1 Investigación documental Unidad 5

Favor preparar la investigación documental de ésta Unidad, la cual

servirá para el repaso y confirmación de conocimientos para el examen.
Tenga en cuenta que antes debe estudiar minuciosamente el material
didáctico, así como, haber despejado todas sus dudas.

El contenido a preparar es

1. ¿Qué son las formas o formularios?

Son modelos que se utilizan para capturar información para el registro,

control y/o proceso de las operaciones de una entidad.

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

Los formularios simples

Son documentos que están representados por una sola forma y que no
poseen copias anexas.
Formularios compuestos

Poseen más de una hoja son elaborados bajo un formato predefinido

y se almacenan en archivos especiales. Dentro de este renglón esta: de
bloques, de talonarios, juego liso, formas continuas.

3. Usos de las formas.

Según su uso

Para originar una acción

Tienen el objetivo de iniciar el proceso procedimiento de algún grupo

de tareas de algún grupo de tareas con un cierto objetivo.

Ejemplo: Una factura.

Para registrar una acción

Están orientados a guardar información que puede ser consultada

posteriormente.

Ejemplo: Una Entrada De Diario.

Para informar resultados

Son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos
que se encuentran estandarizados.

Ejemplo: El Auxiliar de Cuentas por Cobrar y los Estados Financieros.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas

La ventaja del uso de las formas es que los registros realizados se

mantienen históricos y por lo tanto la posible pérdida de los datos se
reduce. En caso de que los registros no sean realizados de maneja
constante, estos podrían acumularse y luego generar atrasos que
representarían para las organizaciones las necesidades de
desembolsar más recursos para el procesamiento oportuno de estos.
 5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una
forma y su definición e importancia

Extremo superior o cabeza

Se usan para los datos iniciales del formulario, como identificación

del organismo, titulo o denominación de la forma u otros.
Representa la introducción respecto a la acción que se vas a
desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario

Contienen el mayor grupo de datos de formularios, que son los que

generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo
con la información que se desea obtener, mediante la utilización de
la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la
distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

Extremo inferior o pie

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y

sellos para aprobar o conformar la información registrada en el
cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de

elaboración de la forma.

Funciones de las formas.

Forma y momento de uso de la forma.

Uso de copias y su distribución

Usuarios que intervienen en el proceso.

Requerimientos para suplir las necesidades de las formas.

Se debes tener un diseño fácil para su llenado y con precisión.

Velar porque el diseño de los formularios esté en consonancia con los
objetivos, funciones para lo que fueron creados.

Hacer las formas atractivas.

7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de

elaboración de la pantalla.

a. Uso de colores

Negro sobre amarillo.

Verde sobre blanco.

Azul sobre blanco.

Blanco sobre azul.

Amarillo sobre negro.

Uso de iconos y bordes

Incluir botones de aceptar.

Cancelar y ayuda.

Listas desplegables.

8. Consideraciones de implementación y uso de las formas.

La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación,

mantenimiento y control de las formas pertenece al nivel de control
medio dentro de la estructura organizacional y puede ser designado
con varios nombres, dentro de los que se encuentran:

Administrador de formas-

Especialista en formas.
Controlador de formas.

Gerente de formas.

Gerente de sistemas.

9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las

formas.

Las tareas básicas para controlar formularios incluyen asegurar que

cada formulario en uso cumpla con su propósito específico para
ayudar a los trabajadores a realizar sus tareas y que el propósito
especificado sea integral para el funcionamiento de la organización,
de manera que se evite la duplicación de la información
recopilada y de los formularios Correspondientes; diseñar formularios
efectivos, decidir sobre cómo reproducirlos en la forma más
económica posible y establecer procedimientos que los pongan a
disposición de los empleados (cuando sea necesario) al menor
costo posible. A menudo, para esto se requiere que los
formularios estén disponibles en Web para poder imprimirlos. Hay
que incluir en cada formulario un número único y una fecha
de revisión (mes/año), independientemente de que se llene y envíe en
forma manual o electrónica. Esto ayuda a que los usuarios sean
organizados y eficientes.

10.Incluir un modelo de forma indicando las partes

Empleados En el taller Cargo del empleados