Tarea 5.

1 Completar Preguntas y otros

1. ¿Qué son las formas o formularios?

Los formularios son documentos que contienen espacios en blancos donde se escribe
la información que ahí se solicita.

Un Formulario es un documento utilizado para la recolección de datos de manera

estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella plantilla que contiene
espacios vacíos, los cuales están destinados para ser rellenados por algún individuo
con un propósito específico.

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

De acuerdo a la forma o diseño los formularios pueden ser:

 Formulario automático, este tipo de formulario electrónico, se crea sin una
orden expresa del usuario, es el caso de los formularios en Excel.
 Formulario de columna simple: En este tipo de formularios, toda la información
se presenta en una sola columna
 Formulario Estándar, conocido también como tabuladores, ya que este tipo de
formularios presenta un formato propio de una tabla, compuesto de filas y
columnas formando celdas o casillas. Estos textos son diseñados de acuerdo a la
necesidad de quien lo utilizará.
 Formulario de Gráficos, este tipo de diseños permite la utilización de gráficos,
para la realización de estos se utilizan filas y columnas, identificadas como X y Y
respectivamente. Es básico que antes de la realización del grafico exista un
informe con los datos necesarios para crear la tabla.
 Formulario principal, o subformulario. Este formulario admite la aparición de
nuevas tablas y columnas sin necesidad de abrir un nuevo formulario.

Según el fondo, los formularios se clasifican en:

 Formulario de hojas sueltas, este tipo de formularios son los más conocidos
desde hace mucho tiempo. En este tipo de formulario, las respuestas a las
preguntas se van anotando en estos formatos que se presentan en hojas sueltas.
Estos formularios son usados en las entrevistas de trabajo
 Formulario de solicitud de empleo. Este tipo de formularios son los que los
aspirantes a un empleo contestan con sus datos personales, sus habilidades,
actitudes y experiencias laborales previas.
 Formulario de servicios médicos; los formularios de este tipo por lo general
son pre impresos por la institución médica que los requiera. En ellos el paciente
debe contestar a las preguntas relacionadas con sintomatología presentada,
patología familiar, además de todo lo concerniente a sus datos personales y
médicos.
  Formularios Web, originalmente, este tipo de formularios son los que se utilizan
para registrarse en las páginas web, pero en la actualidad son compartidos por
diferentes empresas digitales.
Según su formato:
 Formato horizontal, los formularios que presentan este tipo de formato
organizan las secuencias de manera horizontal, de izquierda a derecha.
 Formato vertical, como su nombre lo indica, en estos formularios las secuencias
de las operaciones allí plasmadas conservan una posición vertical, de arriba
abajo.
 Formato panorámico, estos formularios presentan toda la información que
poseen en un solo frente. Combina la presentación de líneas horizontales y
verticales. Son formularios de fácil comprensión.
Según las necesidades de las personas:
 Formularios breves, son documentos que se utilizan para brindar una
información corta, como sería el caso de un ticket de estacionamiento, una
entrada a un cine
 Formularios eventuales, se utilizan solo en casos puntuales, como en cierto tipo
de encuestas, o en algunas investigaciones.
 Formularios pilotos, son formularios de prueba. Se utilizan cuando se quiere
poner en circulación un nuevo modelo.
 Formularios permanentes, son los formularios pilotos que han pasado un ciclo
de prueba.
Para ser utilizados en empresas:
1. Formularios pre-impresos, son impresos de manera masiva en alguna
compañía gráfica. Entre estos formularios encontramos:
 Formularios de hoja suelta, ya antes mencionados, pueden ser impresos en
máquinas rotativas y en máquinas tipográficas. Este tipo de formulario es
utilizado en los casos en que se requiere que sean contestados a mano o en
máquina de escribir.

 Formularios de hoja continua. Son impresos solo en máquinas rotativas. Los

cheques, las facturas, comprobantes de pago, son ejemplos de este tipo de
formulario.

 Sobres. Estos entran dentro de la categoría de formularios, pues se utilizan

para llevar información determinada como correspondencia. Ejemplos de este
modelo son: sobres de manila, de tamaño carta, de tamaño oficio, extra oficio,
etc.

 Tarjetas. El uso que le será dado a la tarjeta va directamente relacionado con

su tipo de gramaje (peso). Las tarjetas de entrada y salida, tarjetas de
presentación, etc.
2. Formularios electrónicos. Este tipo de formularios se emplea solo en las
computadoras, y se llenan a través de ese mismo medio. Si se comete algún error al
momento de su llenado, es fácil corregirlo.

3. Usos de las formas.

Se utilizan en el área de efectivo, de compras e inventario, del personal y la distribución

y comercialización del producto.

Los formularios proporcionan un modo de capturar información acerca del público.

Constan del HTML del formulario e instrucciones sobre lo que sucede después de que
un visitante envíe el formulario. Por ejemplo, puede especificar que, después del envío
de un formulario, se mande un correo electrónico de seguimiento al visitante, los datos
de formulario enviados se guarden en varios orígenes de datos de la cuenta y se dirija
al visitante a una página de agradecimiento personalizada. Puede crear formularios en
Oracle Responsys utilizando el asistente de formularios al que se accede en el menú
Formularios.

Después de crear un formulario, hay tres formas de utilizarlo en las iniciativas de

marketing:

 Generar una URL para utilizarla con una versión en blanco no personalizada del
formulario.
 Generar enlaces a versiones personalizadas del formulario que se van a utilizar en
campañas de correo electrónico.
 Alojar el contenido del formulario de modo externo y enviar las respuestas al
manejador de formularios de Oracle Responsys para su procesamiento.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas

Ventajas:

1. Mejora el servicio al cliente.

2. Controlar la calidad de los datos.

3. Obtener información que se necesita.

4. Se tiene la información almacenada en archivo, facilitando su acceso.

5. No es necesario contar con internet para usarlos.

Desventajas:

1. Contribuyen al cambio climático.

2. Coste de impresión y material.

3. Mucho tiempo en llenar y procesar los formularios.

4. Perdida e ilegibilidad.

5. Transmisión de información lenta.

6. Obsoleto.

5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su

definición e importancia

- Encabezado: se coloca el logo de la institución o empresa, el título del formulario, la

fecha y –si lo amerita- algunas instrucciones.

- Parte central: contiene las preguntas, el mayor grupo de datos del formulario, que
son las que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la
información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma.

- Observaciones: aquí se colocan los puntos que quiera resaltar quien llena la forma.

- Extremo Final: contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos
para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también
se asienta el código de registro.

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de

la forma.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el

primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente
elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de
ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de

acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina,
evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres
meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos Básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental
favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo
debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al
mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la
respectiva forma.

Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin

sacrificar la eficiencia en su uso.

Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y
letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los
datos.

7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de

la pantalla.

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo
las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase
del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Fase pre diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar
con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la
efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

¿Está autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtítulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya

existentes?

Fase del diseño:

En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por
la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas
2,5
mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y
4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para
cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de

mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor
número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los
tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y
realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo.
Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como
horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un
tamaño aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones
de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a

alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

¿Se encuentra en una posición adecuada?

¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?

¿El lenguaje es claro?

¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?
¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

¿Las líneas son las adecuadas?

¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?

¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?

¿Se identifican todas las copias del formulario?

¿Está el formulario identificado mediante un código numérico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del
formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:

¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?

¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?

¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

¿Se han especificado correctamente los márgenes?

¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del

formulario?

¿Viene el formulario identificado con un número impreso?

¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto seguimiento?

¿Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre

de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al
igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso
externo.

Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso
y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para
el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de
datos, márgenes, numeración, número de ejemplares, fecha de entrega e impresión
continua.

8. Consideraciones de implementación y uso de las formas.

Las formas constituyen un elemento básico en la dinámica administrativa de cualquier
institución. Su uso se ha vuelto tan generalizado e indispensable que pasa a ser casi
automático por lo que modificar su estructura es un paso natural que no requiere
autorizaciones múltiples o estudios exhaustivos.

Operativamente.

Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para desahogar su
trabajo diario y que están familiarizadas con su contenido y uso.

En forma especializada. - Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas,
entre ellas las siguientes:

Nivel directivo. - Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los
cambios organizacionales u por lo tanto conocen las formas.

Unidades de apoyo técnico. - Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y

control de formas, en virtud de su especialidad, conocimiento técnico o ambos.

Unidades encargadas de administración de los recursos. - Son las áreas responsables

de manejar la papelería reimprimir y almacenar formas, vigilar su reposición según las
especificaciones de las áreas usuarias y resguardar archivos de tránsito y definitivos.

9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.

1. El instrumento jurídico que las crea.

2. Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.

3. La desagregación de función derivada de su base legal.

4. La determinación de objetivos y programas.

5. La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.

6. El establecimiento de estrategias de negocios.

7. El proceso de toma de decisiones.