Universidad Politécnica de El Salvador

Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Escuela de Ingeniería Industrial

MEBLEC
Modalidad de Enseñanza B – Learning Constructivista

Secuencia Didáctica 4
Tema: Análisis y diseño de portadores de información
Versión 1.0

Asignatura: Organización y Métodos

Curso en modalidad: Semipresencial
Tutor: Ing. Marlene Lemus de Viche

Misión Institucional
Formar profesionales con alto sentido
crítico y ético con capacidad de
autoformación y con las competencias
técnico científicas requeridas para
resolver problemas mediante
soluciones enfocadas en el desarrollo
social y respetuosas del medio
ambiente
Visión Institucional
Constituirse en modelo de calidad,
diversidad, pertenencia social e
innovación, ubicándose a nivel nacional
como líder en educación semipresencial
y respeto del medio ambiente.

Sección A

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CARRERA: Ing. Industrial, Ciencias Económicas

ASIGNATURA: Organización y Métodos

AREA DE FORMACION: Organización

UNIDAD DIDÁCTICA 3: Análisis y diseño de estructuras organizativas: instrumentos y

metodología.

OBJETIVO:
El objetivo de esta secuencia es aprender a analizar y diseñar los formularios utilizados en
los procedimientos, conocidos también como portadores de información

OBJETIVO DE RENDIMIENTO:
Posterior a la lectura de los conceptos e información de esta guía, el estudiante será capaz
de :
 Conocer la estructura que contiene un formulario o portador de información
 Identificar los beneficios que se obtienen al diseñar correctamente un formulario
 Conocer las diferentes clases de formularios que existen
 Tener en cuenta los principales aspectos a considerar cuando se diseña un
formulario

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 Sección B
FUNDAMENTACION TEÓRICA

A. Análisis y diseño de formato o portadores de información

Definición
En una definición muy básica, se designa formulario a aquella plantilla ya sea física o
electrónica con campos o espacios vacíos los cuales están destinados para ser
rellenados de manera estructurada por algún individuo con alguna finalidad específica.

Los formularios son instrumentos básicos para los sistemas de información a través de
los cuales se ingresan datos, es trasladada y procesada para obtener información.

Su función es esencial para los procedimientos que se desarrollan en la organización.

B. Uso de los formularios

Cada formulario es creado para un fin específico. La función principal de un formulario
es almacenar y guardar datos para que queden registrados.
Es una forma muy sencilla, y sobre todo rápida y concreta de recoger información. De
la misma manera facilita la búsqueda y tramite de la petición que se realice.

También sirven para

 Dejar constancia de lo realizado y proporcionar información
 Conocer el avance o evolución de un proceso en espefíco
 Pedir una autorización o certificación
 Dar instrucciones o información
 Representar valores
 Comunicar algo
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  Solicitar información

C. Relación de los formularios con los procedimientos

 Su estudio y análisis están muy relacionados y se potencian mutuamente
 No se puede analizar y diseñar un formulario si no se sabe exact6amente qué es lo
que se va a hacer con él y cuál será la secuencia de recolección de información que
el mismo desarrollará.

D. Ventajas
Una de las ventajas de utilizar formularios es el diseño de los mismos datos que los
usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados. Es fundamental disponer
de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos
con precisión. Es por eso que, cada empresa puede crear sus formularios en función
de la información que necesite recopilar.

E. Requisitos para el diseño de formularios

 Ser útiles para el que lo lee y para quien lo completa
 Uniformidad o normalización en el diseño
 Exactitud en la información que contiene
 Claridad para poderse comprender
 Estético. Agradable a la vista
 Recolección o registro de datos e información
 Almacenamiento
 Transporte
 Procesamiento
 Recuperación de la información

F. Recomendaciones para el diseño

 Simplicidad, fácil de llenar
 Solicitar información absolutamente necesaria
 Impresión visual agradable e interesante
 Debe ser seguro si requiere dispositivos de seguridad
 identificar de manera clara de qué se trata
 Archivable
 Institucional
 Destino final: a quien va dirigida cada copia
 Adaptable, ya sea en tamaño, tipo de papel, color de tinta, número de copias
 Flujo lógido: de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha
 Prenumeración, cuando sea requerido
 Orden de los datos. Datos fijos y variables, zonas con datos remarcados
 Requisitos legales o campos obligatorios

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G. Clasificación de los formularios
Según la salida
 Externa, si sale de la organización o
 Interna, si permanece dentro de la organización

Según quienes lo completan o utilizan

 Interna o externamente a la empresa

Según la salida de impresión

 Impresión total o
 Formulario preimpreso

Según el soporte físico

 Tradicional (en papel)
 Activo (en pantalla)

H. Consideraciones para el diseño de formularios activos

 Pantalla sencilla
 Imagen consistente, que se mantenga a lo largo de las pantallas
 facilitar los movimientos del usuario entre pantallas
 crear pantallas atractivas a la vista e interactivas con el usuario

I. Ventajas de los formularios activos:

 Ahorro considerable en materiales y en tiempo de impresión
 Operación en línea desde la pantalla del usuario
 Agilidad en el procesamiento de la información

J. Uso de formularios con la implementación de sistemas

computarizados
 Desaparición / eliminación de papeles
 Sustitución de archivos físicos de papel (otra forma de actualización)
 Ingreso de información directamente por parte del usuario.

K. Problemas más frecuentes en relación a portadores de

información
 Existencia de distintos formularios con una finalidad igual o similar
 Reiteración innecesaria de datos en formularios complementarios
 Diseño deficiente de formularios que dificultan su llenado e interpretación
 Información confusa que induce a error.
 Número de copias escasa (limita la información) o excesiva (costos innecesarios)
 Stocks incorrectos

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  Calidad inadecuada del material a utilizar

L. Ejemplos
Existen diversos tipos de formularios, como por ejemplo:
 Ordenes de trabajo
 Encuestas
 Listas de verificación
 Instrucciones de trabajo
 Órdenes de compra
 Pedidos
 Control de vehículos
 Inspecciones de equipos
 Facturas
 Recibos
 Solicitudes, etc.

M. Ejercicio práctico
Diseñe el formulario de solicitud de empleo para el procedimiento de contratación de
empleado que elaboró en el foro anterior.