Nombre: Lisbeth Reynoso Rosario Sistema de Contabilidad I

Matricula: 100388754
Actividad 5.1 ; Investigacion Documental

1- ¿Qué son las formas o formularios?

Es un documento, en el cual el usuario introduce una serie de datos, que tenga a bien
almacenar y organizar acorde a una serie de categorías deseadas. Son los que dirigen el
curso del trabajo de los usuarios.

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

 Según su presentación:
 Simples: contienen una sola página.
 Compuestas: contienen más de una copia. Estos son de forma continua, talonarios y
por bloques.
 b. Según su uso:
 Para originar una accion: ejemplo una factura.
 Para registrar una accion: ejemplo la entrada de diario.
 Para informar resultados: ejemplos el auxiliar de cuentas por cobrar y los estados
financieros.
 Según su elaboración:
 Mecanizados.
 Semi-mecanizados
 Manuales

3. Usos de las formas

Uno de sus usos es servir de medio para el registro de transacciones o eventos que
ocurran en un determinado periodo y Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de
información en la organización.
se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las
operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en
los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero
que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción
realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero
en señal de conformidad.
4. Ventajas y desventajas del uso de las formas
La ventaja de utilizar las formas es que todo el proceso es registrado, por lo cual se mantiene un historial
evitando así la perdida de informaciones o por lo menos tener la mínima perdida. Una desventaja es que
si los registros no son realizados de manera constante, al día, estos pueden acumularse y luego generar
atrasos, creando mas erogaciones para agilizar los procesos y mantener la información al día.
Nombre: Lisbeth Reynoso Rosario Sistema de Contabilidad I
Matricula: 100388754
5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su
definición e importancia
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el
primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente
elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de
ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de

acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina,
evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la

forma.

Para un adecuado diseño de formas hay que tomar en cuenta:

- Función de las formas: si las formas es de salida, entrada o gestión de los registros de
informacion.
- Forma y momento de uso de la forma.
- Uso de copias y su distribución.
- Usuarios que intervienen en el proceso.
- Requerimientos para suplir las necesidades de las formas.
- Se debe tener un diseño fácil para su llenado y con precisión.
- Velar porque el diseño de los formularios esté en consonancia con los objetivos y
funciones para los que fueron creados.
- Hacer las formas atractivas.

7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la

pantalla.
a. Uso de colores:
- Negro sobre amarillo.
- Verde sobre blanco.
- Azul sobre blanco.
- Blanco sobre azul.
- Amarillo sobre negro.
Nombre: Lisbeth Reynoso Rosario Sistema de Contabilidad I
Matricula: 100388754
b. Uso de iconos y bordes
c. Incluir botones de aceptar, cancelar y ayuda.
d. Listas desplegables.
e. Definir áreas de texto.
f. Mantener la pantalla simple.
8. Consideraciones de implementación y uso de las formas
El control de las formas se da por las siguientes vías:
- Uso de copias, las cuales deberán ser distribuidas de acuerdo a los interventores en
los procesos.
- Uso de la comprobación de datos a través de la revisión de terceros no involucrados
al proceso de la captura de datos.
La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación, mantenimiento y
control de las formas pertenece al nivel de control medio dentro de la estructura
organizacional y puede ser designado con varios nombres
9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.

Es preciso diseñar las política y procedimientos para el adecuado control. Estas

políticas y procedimientos deben estar en consonancia con los objetivos para los
cuales han sido diseñadas las formas y estos dependerán también del tipo de empresa
o negocio. Dentro de estas políticas y procedimiento, se encuentran:
- Numeración lógica.
- Uso y clasificación.
- Proceso para obtención.
- Distribución.
- Proceso de emisión.
- Mantenimiento.
- Archivo.
Nombre: Lisbeth Reynoso Rosario Sistema de Contabilidad I
Matricula: 100388754

10. Incluir un modelo de forma indicando las partes