Tarea 5.

1 Completar Preguntas y otros

1. ¿Qué son las formas o formularios?
2. ¿Cómo se clasifican las formas?
3. Usos de las formas.
4. Ventajas y desventajas del uso de las formas
5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su
definición e importancia
6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la
forma.
7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la
pantalla.
8. Consideraciones de implementación y uso de las formas
9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.

Desarrollo

1. Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para
el registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden

escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el
campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de
nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc.
Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre
algo, y son útiles para llenar bases de datos.

2. Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

- Simples
- Compuestos
Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por
una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como
los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda
evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas con
membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con
base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o
archivo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes
tipos:

- De bloques
- Talonarios
- Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el

proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por
ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la
emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar

información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su
llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier
información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para
mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados.

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

- Manuales
- Semimecanizados
- Mecanizados
 Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte,

a través de un elemento máquina como una computadora o una máquina de
escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por
una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

3. Los formularios sirven para recoger ciertos datos de un individuo, tales como
el nombre completo, la edad, la dirección, el grado de instrucción, entre otros.
La intención es registrar información específica de una persona. Dependiendo
del tipo de formulario variarán los ítems a responder.

4. Ventajas:

Los formularios electrónicos son comunes y sorprendentemente útil. Sus

ventajas incluyen:
 La facilidad de compilación,
 La facilidad de navegación, y
 La capacidad de tener sus resultados distribuidos por todo el
ciberespacio para buzones de correo electrónico en cualquier lugar del
mundo.

Desventajas:

 Cuestiones de muestreo para contribuyentes.

 La falta de participación
 Acostado en formularios electrónicos
 Corrupción de datos
5. Los elementos de los formularios son los siguientes:

Encabezado: se encuentra en la parte superior y debe contener al menos: el

título, número y la fecha de la elaboración del formulario. En algunos casos, en
algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como la
observación y lugar de emisión.

Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar

el formato. En caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de
producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son
absolutamente indispensables.

Observaciones: debe contener la información que se considere necesaria para

la elaboración y aclaración de cualquier duda contenida en el formulario.

Autorizaciones: son campos reservados para que las personas involucradas

evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.

6. Para diseñar formularios útiles, es necesario ceñirse a los cuatro lineamientos

siguientes:

1. Haga formularios fáciles de contestar.

2. Asegúrese de que los formularios cumplen el propósito para el cual se
diseñaron.
3. Diseñe formularios para garantizar que se contesten con precisión.
4. Mantenga atractivos los formularios.

Cada uno de estos cuatro lineamientos se considera por separado en las

siguientes secciones.
7. Los cuatro lineamientos para el diseño de pantallas son importantes pero no
minuciosos, incluyen lo siguiente:

1. Mantener la sencillez de la pantalla.

2. Mantener consistente la presentación de la pantalla.
3. Facilitar el movimiento del usuario entre las pantallas y páginas
desplegadas.
4. Crear pantallas atractivas.

8. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario

exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y
determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan
en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra
adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de

estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por
tres meses y constatar si cumple su objetivo.

9. El control de los formularios de negocios es una tarea importante. Los

negocios a menudo tienen un especialista para controlar los formularios, pero
algunas veces este trabajo recae en el analista de sistemas, quien establece e
implementa el control de los formularios.
Las tareas básicas para controlar los formularios incluyen asegurarse de que
cada formulario en uso cumple su propósito específico y que este propósito es
integral para el funcionamiento de la organización, evitando la duplicación de
la información recopilada y de los formularios que la recolectan, diseñando
formularios eficaces, decidiendo cómo reproducir los formularios de la manera
más económica y estableciendo procedimientos que hagan disponibles los
formularios (cuando se necesiten) al costo más bajo posible. A menudo esto
implica hacer disponibles los formularios en la Web para su impresión. Cada
formulario debe incluir un número único y la fecha de revisión (mes/año),
independientemente de si se contesta y envía de manera manual o
electrónica.

El control del trabajo de oficina es un área que el analista de sistemas aún

debe encargarse de verificar. El mejoramiento y el cambio en los sistemas de
información dependen en gran medida de las actividades de administración
de la información, muchas de las cuales se derivan de datos capturados
originalmente en los formularios.