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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

PLANTILLA PARA DESARROLLO DE CONTENIDO

Módulo # 8

I. Datos Generales
Nombre de la Asignatura: Políticas de los Negocios Código: PNE-0911
Unidades valorativas: 4 Duración del Módulo: 10 días

Objetivos Específicos:
• Describir cuál es la importancia de los formatos para el desarrollo de las
políticas y procedimientos.
• Explicar las dos formas para instruir el llenado de formatos: explicación
directa y explicación al reverso.
• Enumerar los diferentes métodos para la implementación del manual.
• Identificar manuales en la web.

Competencias a alcanzar:
1. Elaborar formatos como material complementario para los procedimientos,
logrando identificar para cada una situación específica, cuál es el mejor
método para la implementación del manual.
2. Podrá tener la capacidad para analizar la ventaja de implementar manuales
en la web para los integrantes de una organización.

II. Contenido
INTRODUCCIÓN
Los formatos o formas son todos aquellos documentos que las organizaciones
utilizan de manera periódica para registrar información. Su uso es de vital
importancia ya que son un instrumento complementario para el desarrollo de los
procedimientos y políticas.
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En este módulo estudiaremos los requisitos que son necesarios cumplir para
desarrollar los formatos. También estudiaremos dos formas para elaborar el
instructivo de llenado, que pueden ser a través de una explicación directa o a
través de la explicación al reverso.

Por último, analizaremos los pasos y los diferentes métodos que se deben dar
para la implementación del manual.

FORMATOS O FORMAS

La mayor parte del trabajo que se realiza en una


oficina consiste en trasladar de una u otra forma datos
e información. “Su importancia afecta al trabajo
administrativo en un porcentaje que varía de 65% a
80%”. (Continolo, 1978 citado en Rodríguez)
(Rodriguez Valencia, 2002).

Aunque no todos lo reconozcan, la forma impresa se convierte en una pieza


fundamental para la construcción de todos los sistemas de información. Es el
medio que transporta los datos a través de las diferentes etapas del
procesamiento de información de una organización.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros


uniformes. El formato o la forma impresa proporcionan esta uniformidad y
contribuye a que la operación se realice de una manera eficiente.
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Las formas son documentos en los que se puede recoger información de


una manera sistemática y coordinada. La creación de los formatos estará en
función directa de las necesidades que presenten cada uno de los
procedimientos. Los formatos deben tener un diseño uniforme y deberán
contener las aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación de los
datos obtenidos.

DEFINICIÓN DE FORMA

“Cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para


uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos” (Barrios, 1969
citado por Rodríguez) (Rodriguez Valencia, 2002).

“Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco
para asentar información variable” (Meyers, sf. citado por Rodríguez, 2002)
(Rodriguez Valencia, 2002).

La elaboración de las formas requiere de un cuidadoso análisis, esto si


tomamos en cuenta que a medida que la empresa va creciendo, ira demandado
una mayor variedad y una mayor cantidad de formas. Dicho de otra manera,
entre más grande sea una organización, mayor será el número de empleados
que harán uso de las formas.

El costo de producción de una forma puede ser de dos clases:


a) El costo relacionado con la creación de la forma (diseño, impresión, etc.).
b) El costo relacionado con el tratamiento del documento impreso (elaboración,
colocación en el manual, etc.).
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Por lo anterior, podemos llegar a las dos conclusiones siguientes:


• La eficiencia de las formas empleadas depende en gran parte de la eficacia
de los procedimientos que las utilizan. He aquí la razón por la cual los
formatos deben estar en función de los procedimientos y no a la inversa. Los
formatos son una herramienta de los procedimientos.
• El costo de las formas utilizadas depende en gran medida del costo del
trabajo administrativo.

ANÁLISIS DE LAS FORMAS


Normalmente los inicios de organizaciones de tipo familiar, están marcados por
una desorganización administrativa. Las formas impresas constituyen un indicio
de que las organizaciones están preocupadas por alcanzar la madurez, lo cual les
permitirá definir un método uniforme para registrar información.

La aprobación y aplicación de una forma debe estar bajo la responsabilidad


de una persona asignada para tal fin, que tenga la suficiente experiencia y
conocimiento como para poder determinar si es necesario o no una nueva
propuesta de formato para llevar a cabo un procedimiento.

Un programa riguroso para determinar las formas a emplear puede:


• Mejorar la eficiencia del procedimiento de información.
• Simplificar la capacitación del empleado.
• Efectuar el control adecuado por la administración.
• Proporcionar el medio adecuado para registrar y llevar datos.

Álvarez (Alvarez Torres, 1996) en su “Manual para elaborar manuales de


políticas y procedimientos”, presenta la siguiente lista de requisitos a tomar en
cuenta para diseñar o rediseñar los formatos:

1. Definir claramente el o los objetivos del formato.


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2. Asignar una codificación a cada documento con el objeto de que pueda ser
identificado fácilmente. Se recomienda que este código al igual que el de las
políticas y procedimientos sea alfanumérico, con ello se pueden asignar letras
que identifiquen al área que lo maneja.

3. Asegurarse que se incluirá toda aquella información que es requerida por


todas las áreas que harán uso del formato.

4. Debe incluirse únicamente información útil, comprensible y necesaria


utilizando un lenguaje sencillo.

5. Editar los formatos en material y tamaños estándar y de fácil obtención. Esto


permitirá que su reproducción sea más fácil.

6. Determinar cuál es la cantidad de copias que se requiere para cada formato.


Esto evitara el tener que archivar copias que realmente no se utilicen.

7. Cuando existan dos o más formatos que sean muy similares, convendría
evaluar la posibilidad de elaborar solamente uno. Esto permitirá reducir costos y
evitará confusiones con documentos muy similares.

8. Todos aquellos documentos en los que es importante el control y el tiempo, se


recomienda que sean foliados. Entre estos formatos podemos tener, cheques,
ordenes de compras, ordenes de producción, facturas, etc.

9. Cuando un formato ha sido declarado obsoleto, este debe ser dejado fuera de
circulación para evitar confusión con los nuevos formatos.

10. Definir el tiempo en que la organización debe guardar los formatos llenos.
Esto dependerá de controles legales (en nuestro país es por cinco años), de
controles fiscales o de decisiones de los ejecutivos de la organización.
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Figura 7.1 Ejemplo de código asignado a una forma

Universidad Tecnológica de Honduras Escribir el nombre del


Solvencia Examen Final alumno a quien se le
extiende la solvencia
1
Nombre: _________________________________________
2
Código: __________________________________________ Corresponde al número de
cuenta del alumno

Asignatura: _______________________________________ 3
Indicar la asignatura en la
4 cual se le aplicará el examen
Fecha: _________________ ADMINISTRACION

Código: TES-SEF-001 5
Firma y sello de la persona que
Anotar la fecha en la que se extiende la solvencia
hará el examen

En la figura 7.1 podemos observar el ejemplo de un formato sencillo para una


solvencia de examen final. La técnica seleccionada para el instructivo es la de
explicación directa.

El lugar para la ubicación del código puede ser determinado donde la


organización lo considere
dere más conveniente, lo importante es que no falte en el
documento para que este pueda ser fácilmente identificado.
identificado. El código puede ser
numérico o alfanumérico. En el ejemplo de la figura 7.1 el código utilizado es el
alfanumérico el cual aparece en la parte inferior izquierda.

Cuando utilizamos un código alfanumérico, esto nos permite incluir letras que
identifiquen el área que administra el documento, el nombre del documento, y el
número
ro correlativo del mismo. En el ejemplo podemos observarlo
observarlo y que las letras
TES,, identifican el nombre del área que maneja el documento (Tesorería),
seguidamente tenemos las letras SEF
SEF (Solvencia de Examen Final) que identifican
el nombre del documento y finalmente el número
mero correlativo, en este caso, 001.
De este modo el código de este documento es: TES-SEF-001
TES
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ELABORACIÓN DE LOS INSTRUCTIVOS DE LLENADO

Todo formato debe contar con su propio instructivo de llenado. Para que su
elaboración sea lo suficientemente fácil, se podrá optar por cualquiera de las
siguientes técnicas:
A) Instructivo con explicación directa.
B) Instructivo con explicación al reverso del formato.

A) Instructivo con explicación directa


Esta técnica consiste en incluir una copia del formato, la cual se pega en el
centro de una hoja y en los extremos fuera del formato, se explican los datos
que se deben anotar en cada espacio vacío. Para identificar con facilidad las
instrucciones que se dan
an a cada concepto, se traza una línea desde el espacio
que deberá ser llenado con su correspondiente instrucción. Ver figura 7.2a.

Figura 7.2a Ejemplo de instructivo con explicación directa


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Figura 7.2b Ejemplo de instructivo con explicación directa, ya lleno

B) Instructivo con explicación al reverso del formato

Existen formatos que desde que fueron diseñados o reimpresos se determinó


incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones
que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario
elaborar otro tipo de instructivo.
Figura 7.3a. Ejemplo de instructivo con explicación al reverso del
formato (Vista frontal del documento)
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Figura 7.3b. Instrucciones de llenado al reverso del formato

(Vista al reverso del documento)

INSTRUCCIONES DE LLENADO PARA LOS USUARIOS

1. Nombre de la carrera. El catedrático debe indicar a que carrera corresponde el examen.

2. Periodo. Colocar el periodo en que se aplicara el examen, este puede ser


en letras o en números romanos.

3. Indicar periodo o demás Marcar con una “X” a qué tipo de examen corresponde.
opciones a que corresponde
el examen.

4. Valor del examen. Se anota el valor total que el catedrático asigna al examen.

5. La fecha del examen. Anotar la fecha en que se aplicara el examen.

La firma autorizada corresponde al director de la carrera, si este


6. Firma autorizada. no se encuentre disponible, podrá ser autorizado por cualquier
director de carrera.

7. Nota obtenida. Se coloca la nota obtenida en el examen.

8. Asignatura. Escribir el nombre completo y código de la asignatura a que


corresponde el examen.

9. Catedrático. Citar el nombre completo del catedrático que imparte la clase.

10. Campus. Identificar el campus en el cual se practica el examen.

11. Modalidad. Anotar la modalidad en que se aplicará el examen.

12. Sección. Identificar qué número de sección tiene la asignatura.

13. Hora. Señalar la hora en que se imparte la asignatura.

14. Nombre del alumno. Cada alumno deberá colocar su nombre completo

15. Cuenta. Cada alumno anota su número de cuenta.


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PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN

Una vez que hemos finalizado la elaboración del manual


de políticas y procedimientos, lo que corresponde ahora
es presentarlo a la autoridad competente para su
debida aprobación. Previo a ello el coordinador del
proyecto debe convocar a una última reunión a su
equipo de trabajo para revisar la documentación. En
caso de que hubiera alguna falla, es el momento para
resolverla.

A los niveles directivos


De acuerdo con Fincowsky (Franklin Fincowsky, 2009), es recomendable que la
presentación a los niveles directivos consiste en un documento síntesis derivado
del informe para que pueda ser analizado y deje tiempo suficiente para ofrecer
explicaciones.

Esta presentación debe ser apoyada de equipo de computo, laminas o


audiovisuales y deben destacarse los puntos más importantes del proceso de
toma de decisiones para la elaboración del manual.

Ese documento síntesis debe contener los siguientes apartados:

• Introducción: consiste en hacer una breve descripción de las causas que


originaron la elaboración del manual, los mecanismos utilizados, el personal
involucrado, así como el propósito y explicación general de su contenido.

• Análisis de la estructura organizacional: explicar los procesos de


cambios de mayor relevancia que ha afrontado la organización, mismos que
influyeron en la preparación del manual.

• Diagnostico de la situación actual: es necesario identificar de manera


precisa, cuáles fueron las causas y/o problemas que originaron el proyecto.
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• Propuestas de mejoramiento: indicar las propuestas para superar los


problemas identificados; así mismo señalar cuáles son las ventajas y
desventajas, como también los resultados que se esperan obtener con la
implementación del manual.

• Estrategia de implementación: indicar cuáles serán los pasos sucesivos


que deberán darse para la implementación del manual, señalando de que
manera afectaran a cada una de las áreas, departamentos, mecanismos y
personal involucrado en los procedimientos.

• Seguimiento, control y evaluación: no solo basta con implementar en


excelente manual de políticas y procedimientos, además de ello, es
igualmente importante determinar cuáles serán los criterios de evaluación
para efectuar el respectivo control para que el manual cumpla su propósito.
(Franklin Fincowsky, 2009)

Al órgano de gobierno
Una vez que el manual ha sido revisado y autorizado por la gerencial general,
este debe ser presentado a la junta directiva o su equivalente para la aprobación
definitiva.

A otros niveles jerárquicos


Ahora corresponde hacer la presentación a las áreas o niveles departamentales y
para ello debe hacerse de una forma muy accesible de tal modo que tengan la
oportunidad de hacer todas las preguntas que sean necesarias para despejar
cualquier duda que pudiera existir al respecto.
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REPRODUCCIÓN DEL MANUAL

¿Cuántas copias deberían haber del manual? Si el manual que se ha elaborado


abarca todas las áreas de la empresa, entonces debería haber una copia por
cada departamento. Si el manual solo corresponde a un departamento, pues
solamente ese departamento tendría copia del manual.

Una vez que el manual ha sido aprobado y revisado por todas las personas o
instancias correspondientes, el coordinador del proyecto debe reunirse con el
encargado de finanzas para aprobar la reproducción, distribución e
implementación del manual.

Según Fincowsky (Franklin Fincowsky, 2009), el coordinador debe suministrar


los parámetros para la reproducción del manual, algunas de las cuales se
presentan a continuación:

• Utilizar formatos intercambiables, con objeto de facilitar su revisión y


actualización.
• Que los formatos sean de 28 x 21 cm (tamaño carta).
• Que las graficas o cuadros que por su necesidad sobrepasen el tamaño carta
se doblen hasta lograr esta dimensión.
• Imprimir en una sola cara de las hojas.
• Procurar que los apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden separados
por divisiones, las cuales presentaran impreso su nombre.
• Utilizar carpetas con poste o perforados, engargolados o de presión.
• Que todo el documento quede integrado por caratula, portada, índice o
contenido, introducción y cuerpo.
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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL

Este es el momento más importante de todo lo realizado


hasta ahora. Es el punto de partida para comenzar la
trasformación de la organización, para hacerla más
productiva, mejorar la coordinación entre los diferentes
departamentos, mejorar las relaciones con los clientes y
proveedores.

Métodos de implementación
Al seleccionar el o los métodos para implementar el manual administrativo, se
deben considerar los siguientes aspectos:
• Tipo de manual
• Cobertura
• Naturaleza jurídica y tamaño de la organización
• Recursos asignados
• Personal de apoyo
• Cultura organizacional
• Entorno

Una vez consideradas las variables anteriores, podemos elegir el método más
apropiado o conveniente para la implementación del manual, de entre los cuales
tenemos:

Método instantáneo. Este es el más utilizado, ya que por lo general la decisión


de elaborar manuales proviene en la mayoría de los casos de la alta gerencia.
Por lo tanto, su implementación prácticamente es obligatoria. También se utiliza
en aquellos casos en los cuales no se involucra a un gran número de áreas o
departamentos.

Método del proyecto piloto. Este método se utiliza cuando se desea evaluar
la eficacia del manual y su aplicación solo corresponde a una parte de la
organización.
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La ventaja de este método es que permite realizar cuantos cambios sean


necesarios en un área reducida para determinar la efectividad de los mismos.

La desventaja de este método es que no siempre lo que es bueno para uno


es bueno para todos. Además, de que las pruebas pilotos por lo general reciben
mayor atención y recursos por su tamaño reducido, lo que no siempre se puede
disponer para toda la organización.

Método de implementación en paralelo. Este método tal como su nombre lo


dice, toma en cuenta la operación simultánea, por un período determinado de
tiempo, es decir, se continúa trabajando tal como se ha hecho hasta ahora, al
mismo tiempo que se está implementado el nuevo manual. Este método permite
que resulte más fácil efectuar los cambios sin crear tantos conflictos, ya que las
nuevas condiciones entran en funcionamiento antes de que se suspendan las
anteriores.

Conviene emplear este método solo en aquellos casos en que el nuevo


manual pueda generar conflictos tanto al personal de la organización, como a los
clientes y proveedores.

Método de implementación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este


método es utilizado cuando son muy notables los cambios en las operaciones de
la organización. Se seleccionan partes de la organización para introducir los
cambios sin causar grandes alteraciones y luego se da el paso siguiente cuando
ya se ha consolidado el anterior.

Combinación de métodos. Según la necesidad de la organización, es posible


realizar la implementación del manual utilizando una combinación de los métodos
anteriores.
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CÓMO DAR A CONOCER EL MANUAL

Es necesario elaborar un programa que contenga las diferentes actividades que


se llevaran a cabo para la difusión del manual. Dentro de esas actividades se
pueden celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión, etc.

También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización para buscar el


apoyo de todo el personal, quienes realmente son lo que deben poner en
práctica el manual. A través de estas reuniones se les comunican los objetivos
propuestos y los beneficios que se esperan obtener.

Al mismo tiempo se pueden emprender campañas de difusión por medio de


revistas, boletines, folletos y cualquier otro medio promocional que refuerce la
aceptación del manual, así como los cambios que ello implica.

Por último, el manual también puede ser divulgado por medios electrónicos
subiéndolos a la red de cómputo, esto permite una mayor agilización del manejo
de la información y a la retroalimentación. (Franklin Fincowsky, 2009)

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

La utilidad de los manuales administrativos solo será posible si se mantienen


actualizados, por lo que es necesario hacer revisiones periódicas.

He aquí algunas recomendaciones importantes:


• Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento, además de los
cambios operativos en la organización.
• Establecer un calendario para actualizar el manual. Por lo general se
establece que esta revisión debe hacerse una vez al año, en algunas
ocasiones hasta dos veces por año.
• Designar un responsable para la revisión del manual. Este deberá reunirse
según lo programado, con los responsables de velar por el cumplimiento de
cada política, mismo que ha sido señalado en cada una de ellas como
Responsable de la Revisión.
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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Como toda actividad que se lleva a cabo en una


organización, es necesario establecer los criterios para
hacer la evaluación y determinar si existen o no
desviaciones de los objetivos establecidos y de esta manera
proporcionar la información necesaria a quienes deben
tomar decisiones correctivas.

Una vez que se han establecido los criterios para hacer la evaluación y/o
implementación del manual, es necesario efectuar el seguimiento de las acciones
por medio de
e los responsables de cada unidad o departamento y para ello deben
contar con el apoyo de la comisión responsable de la revisión del manual.

Esta tarea considerará los criterios siguientes:


• Establecer la forma para mantener un control adecuado del cumplimiento
cumplimi de
las recomendaciones. Estas recomendaciones pueden ser dadas por
cualquier usuario de las políticas y procedimientos.

• Proporcionar el apoyo necesario a las unidades, departamentos o personas


que así lo requieran.

• Determinar la conveniencia o no de especialistas. Esto se vuelve necesario en


aquellas organizaciones que no cuentan con personal especializado en la
elaboración de manuales.

• Evaluar los resultados alcanzados. Una práctica muy útil en este aspecto es
premiar de manera oportuna y publica a aquellos departamentos que han
obtenido los mejores resultados.

En caso que se presente una situación que amerite realizar un cambio


drástico en la organización, los niveles de la alta gerencia deberán establecer los
mecanismos para actualizar el manual.
manua (Franklin Fincowsky, 2009)
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MANUALES EN EL INTERNET

Tal como ya lo hemos mencionado, uno de los medios que pueden utilizarse para
la difusión de los manuales administrativos a un muy bajo costo son los medios
electrónicos y más específicamente la intranet1 o el internet2.

Pintos (Pintos Trias, 2009) presenta una lista de manuales electrónicos,


varios de los cuales podemos ver en la figura 8.1.

Figura 8.1 Ejemplos de Manuales Administrativos en Internet

Nombre/Referencia Pagina

Manual de Procesos y http://www.fodesep.gov.co/nue


Procedimientos- FODESEP, vo/admin/imagenesWeb/4937M
Colombia. ANUAL_PROCESOS_P ROCEDIMIE
NTOS.pdf

Manual de Procedimiento http://www.plancaif.org.uy/doc


administrativo Financiero, umentos/ManualProcedimientos.
INAU, Uruguay, Agosto 2008. pdf

Manual de Procedimientos para http://cambiodelta.com/manual

1
Intranet: es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología internet, para compartir dentro de
una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.
2
Internet: es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la
familia de protocolos TCP/IP y que son de alcance mundial.
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la prevención del lav ado de es_ES.htm


activos. Cambio Delt a, Uruguay.

Inst ituto Nacional de la www.sgp.gov.ar


Administración P ública
Dirección Nacional de Estudios
y Documentación Dirección de
Document ación e Información
Manual de procedimientos para
el control y seguimiento de las
activ idades de la dirección de
documentación e información.
Buenos Aires, Argent ina1997.

Reglamento para la apert ura, www.usfx.edu.bo/


manejo y cont rol de fondos
fijos de caja chica, Universidad
San Francisco Xavier, Bolivia.

Manual de Procedimientos. http://www.pinardelfaro.com/w


Pinar del Faro, Uruguay. eb/reglamentos/Manual%20de%
20procedimient o.pdf

Políticas y lineamientos http://transparencia.ajusco.upn


generales para la .mx/docs/17otros/politicasy -
administración de almacenes y lineamientos-eneralespara-la-
el anejo de bienes muebles, administracion-dealmacenes-y -
Univ ersidad P edagógica el-manejo-debienes-
Nacional, 2004, México. muebles.pdf

Manual de Procedimientos de www.cormacarena.gov.co


Almacén- Corporación
Cormacarena, Colombia.

Manual de Procedimientos de http://www.capufe.gob.mx:81/n


almacenes e Inventarios, ormat eca/Normas/61_Man_pro_
CAPUFE, México. de_Alm_e_Inv/001IdiceAlmacen
.pdf
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Bibliografía
• Vivas Folofo, V. A. (2011). Guía para elaborar manuales de politicas y
procedimientos administrativos. San Pedro Sula: Universidad Tecnológica de
Honduras.

• Alvarez Torres, M. G. (1996). Manual para Elaborar Manuales de Políticas y


Procedimientos. Mexico, D. F.: Panorama.

• Pintos Trias, G. (mayo de 2009). Los manuales administrativos de hoy. .


Recuperado el 24 de abril de 2011, de Facultad de Ciencias Economicas y de
Administracion. : http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catoym/material/2009-
05-Los%20Manuales%20Administrativos%20Hoy.pdf

• Rodríguez Valencia, J. (2002). Cómo elaborar y usar los manuales


administrativos (3ª.ed.). Mexico, D.F.: Thomson Learning.

Referencias Web
• Secretaria de la Controlaria General. (2004). Guía para la elaboración de
manuales de procedimientos. Recuperado el 20 de abril de 2011, de
http://www.cgeson.gob.mx/downloads/GU%C3%8DA%20M.%20PROCED.%
202004%20.pdf

• Serebrenik, R. (2011). Cambios en la familia que pueden impactar el


negocio. Proyecto de empresas familiares. Recuperado el 27 de abril de
2011,
http://www.negociosdefamilia.org/index.php?option=com_content&view=arti
cle&id=132:cambios-en-la-familia-que-pueden-impactar-el-
negocio&catid=31:articles&Itemid=59

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