Universidad Popular Autónoma de Veracruz

Alumna:
Jany Vanessa Reyes Sosa

Maestra:
Margarita Ramírez Guillen

Asignatura:
Técnicas de organización

Licenciatura:
Administración de Empresas

Grupo:
601

Unidad II
Manejo de formas y formatos en las organizaciones
 2.1. Concepto, objeto y requerimiento de y para sus usos, fuentes de
información.
Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a
través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contienen
información fija escrita y espacio para información variable. En el momento que
una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de
información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse
de un instructivo
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información
organizacional más sencillo claro y funcional, toda vez que permiten ordenar,
sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro tipo de recurso en términos
escritos. Además, normativamente cumplen con la finalidad de constituirse en
documento fuente para efectos legales y/o de consulta.
La existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a
sus necesidades específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:
Internos
 El instrumento jurídico que las crea
 La determinación de objetivos y programas
 Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones
 La traducción en procedimientos y por ende en operaciones de las
actividades
 La definición de estrategias
 El proceso de tomas de decisiones
Externos
 Por cambios en las condiciones del entorno
 Por decisiones tendientes a la globalización
 Por pactos o convenios nacionales o internacionales
 En atención a demandas de clientes usuarios o proveedores
Fuentes de información
Por lo general las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas.
Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:
 Preparadas paras su uso interno.
 Diseñadas para la presentación de resultados.
 Producto de un consultor externo.
 De uso comercial común.
 Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de
acciones.
  Requeridos por una instancia externa para su uso exclusivo.
 Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional.
2.2. Diseño de las formas y formatos
Diseño
Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que
contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número
de copias, usuario(s) y resultados esperados
ELEMENTOS FUNCIONALES
 Identificación
 Logotipo de la organización
 Titulo
 Fecha
 Numero de hoja
En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y numero
de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se
trate
 Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza
 Clave de la forma
 Secuencia de datos
 Cuerpo (datos personales)
 Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis
en cada espacio a llenar.
Condiciones de su llenado
Manual
Requiere espacios adecuados para lograr que la información que quede
suficientemente clara y evite errores de interpretación
En maquina
El espaciado debe estar en relación directa y adecuada a la escritura de una
máquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo.
En impresoras de equipo de cómputo
Este tipo de reproducción no debe de representar problemas ya que las formas
deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso
contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco
CLASES DE FORMAS
De línea
Es una forma sencilla cuyo sentido se limita a datos fijos que van seguidos por
líneas para vaciar datos variables
De columnas
Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que
se anotan (variables) inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan los
datos fijos en la parte superior de la siguiente forma:
De casillas
Es una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se coloca la
información, como se muestra a la derecha
Combinado
Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de
identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar
cualquier otra presentación, para su llenado, según sus necesidades.
Visualización Para que una forma facilite su comprensión y utilización es necesario
que cubra los siguientes requisitos:
Unidad Debe existir unidad de trazo para que una forma mantenga una imagen
homogénea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan una
forma de unidad, son el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor
facilidad, por otra parte par que los formatos tengan validez legal es necesario que
cuenten ellos con la información necesaria pero sobre todo que siempre se
ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos.
División modular
El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de
la forma, por lo que debe ponerse especial atención en la conservación de su
tamaño y colocación, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar os
espacios en forma más racional
Claridad
Una distribución correcta y accesible facilita la comprensión para el llenado y
utilización de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una
distribución de columnas y de la misma forma los espacios definidos para cada
campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redacción
Agrupamiento y jerarquización La distribución de datos en una forma debe
efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la
naturaleza general o especifica de los datos.
Saturación
La delineación de una forma debe prever solo la integración de los datos
requeridos para su complementación, lo cual evita que se recargue en exceso.
Movimiento La distribución lógica en forma facilita su llenado por medio del
movimiento en espiral, lo cual imprime una dinámica, ágil a su contenido, esto
implica diseñar formatos que den forma muy dinámica permitan el llenado continuo
de la información, nunca desorientando la dirección de la escritura.
Ritmo La distribución de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita
a un lector o usuario percibir secuencia
Imagen residual La estructura de una forma debe ser tan versátil que permita
agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la
memoria del usuario determinado tipo de mensajes y/o información
2.3. Alternativas para la elaboración de formas
2.4. Utilización
UTILIZACIÓN  Uso normal Las formas constituyente un elemento integrante de
la dinámica administrativa de cualquier institución. Su uso se vuelve tan
generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automático, por lo
que una modificación a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de
autorización múltiple o de estudios exhaustivos  Cambios Cuando se presentan
modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se
hace necesario implantar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico
para ajustar las formas  Implantación Una vez que se han aprobado y ejecutado
los cambios en las formas, es necesario precisar el método mas adecuado 
Método instantáneo Aprobación para utilizar las nuevas formas en la institución a
partir de una fecha determinada  Prueba piloto Consiste en realizar un ensayo
con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su
uso en toda la organización  En paralelo Representa la utilización simultánea por
un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las
nuevas  Por aproximaciones sucesivas Corresponde al uso de solo algunas de
las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este pasó,
se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual continúa hasta
finalizar el cambio propuesto  Combinación de métodos Alternativa consistente
en emplear más de un método para implantar o cambiar una forma o parte de su
contenido
2.5. Responsabilidad de quien las maneja y controla.
RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL  Operativamente Cada una de
las áreas de la institución que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario
y que está familiarizada con su contenido y uso
 En forma especializada Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las
formas; entre otras, están las siguientes:  Nivel directivo Personas que por su
jerarquía aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las
formas  Utilidades de apoyo técnico Áreas responsables del manejo de
papelería, que cumplen la función de controlar, reimprimir y almacenar formas,
vigilan su reposición conforme a las especificaciones técnicas y materiales de las
áreas usuarias y resguardan archivos en tránsito y definitivos  Cuestionario para
el análisis de formas Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la
relación de componentes de una forma a través de la cual es posible analizar y
evaluar su funcionalidad  Catálogo de formas Compendio de todas y cada una
de las formas que se utilizan en una organización, relacionados por unidad
administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa específico al
que apoya.  Unidades de almacenamiento Dispositivos electromagnéticos en los
que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ejemplo:
disco óptico. Este tipo de recurso cumple no solo con la función de control, sino de
back up, lo que permite la recuperación de datos en forma precisa y oportuna.