Tarea 5.

1 Investigación documental
1. ¿Qué son las formas o formularios?

Es un documento utilizado para la recolección de datos de manera

estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella plantilla que
contiene espacios vacíos, los cuales están destinados para ser rellenados por
algún individuo con un propósito específico.

2. ¿Cómo se clasifican las formas, según su uso y según su

presentación?

De acuerdo a su presentación pueden ser:

 Simples
 Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por
una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como
los depósitos a una cuenta de ahorró, requieren de una sola hoja y queda
evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas con
membrete de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con
base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o
archivo especial. Dentro de esta región, podemos distinguir los siguientes tipos:

 De bloques
 Talonarios
 Juego listo o snap out
 Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

 Para originar una acción

 Para registrar una acción
 Para informar resultados

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso
o procedimiento de algún grupo de tareas común cierto objetivo. Por ejemplo,
la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la
emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados aguardar

información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su
llenado correcto es importante les del principio, dado que cualquier información
omitida puede ser requerida después.

Ejemplos típicos de este tipo de formularios, lo representan las hojas de vida

del personal o las planillas de solicitud de empleo. Los formularios para
informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras de
análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de este
tipo de formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las
instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité de
crédito acerca de los resultados del análisis de la situación financiera, o de
resultados del solicitante del crédito.

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

 Manuales
 Semi mecanizados
 Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección. Los
formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a
través de un elemento máquina como un computador o una máquina de
escribir.

Los Formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por
una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

3. Usos de las formas.

La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de

datos sin tener que recurrir a Access, un formulario es una ventana de
programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el
para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de
las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para
que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta, un formulario es un
programa independiente a Access para poder guardar información.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas

Ventajas:

 Ahorro de tiempo
 Alcance masivo
 Mejora la efectividad y la precisión de los datos
 Informes en tiempo real

Desventajas:

 Contribución al daño ambiental

 Coste de impresión y material
 Riesgo de pérdida
 Riesgo de mal llenado

5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar

una forma y su definición e importancia

Identificación: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, título del

formulario, fecha, código.

Instrucciones: Indica como se debe llenar el formulario, su distribución (al

final).

Cuerpo: Incluye toda la información necesaria para que el formulario una vez
completado cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar
organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario
ha sido diseñado.
Conclusión: Está conformada por todos los datos que validen el contenido del
formulario, tales como firmas y sellos.

Objetivo: Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos
medios para alcanzar un fin.

Objetivos específicos: Facilitar el flujo de información y el procesamiento de

datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar
información y, por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las

transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios,
además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso

de elaboración de la forma.

Para diseñar formularios útiles debemos tener en cuenta los siguientes

cuatro lineamientos de diseño de formularios:

1. Que los formularios sean fáciles de llenar.

2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron.

3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión.

4. Que sean atractivos.

7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso

de elaboración de la pantalla.

Los cuatro lineamientos para el diseño de pantallas son importantes, pero no

exhaustivos. incluyen lo siguiente:

1. Mantener la pantalla simple.

2. Mantener la presentación de la pantalla consistente.

3. Facilitar el movimiento del usuario entre las pantallas y páginas de

visualización.

4. Crear una pantalla atractiva y agradable.

 8. Consideraciones de implementación y uso de las formas

La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación, mantenimiento

y control de las formas pertenece al nivel de control medio dentro de la
estructura organizacional y puede ser designado con varios nombres, dentro
de los que se encuentran:

a. Administrador de formas

b. Especialista en formas

c. Controlador de formas

d. Gerente de formas

e. Gerente de sistemas

Presentación: De acuerdo a la presentación se pueden encontrar

formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, auto
copiante químico, físico o carbonizado, y cuaderno.

Uso de los formularios: Se utilizan para garantizar la uniformidad de

información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.

9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso

de las formas.

Las tareas básicas para controlar formularios incluyen asegurar que cada
formulario en uso cumpla con su propósito específico para ayudar a los
trabajadores a realizar sus tareas y que el propósito especificado sea integral
para el funcionamiento de la organización, de manera que se evite la
duplicación de la información re- copilada y de los formularios
correspondientes; diseñar formularios efectivos, decidir sobre cómo
reproducirlos en la forma más económica posible y establecer procedimientos
que los pongan a disposición de los empleados (cuando sea necesario) al
menor costo posible. A menudo, para esto se requiere que los formularios estén
disponibles en Web para poder imprimirlos. Hay que incluir en cada formulario
un número único y una fecha de revisión mes/año), independientemente de que
se llene y envíe en forma manual o electrónica. Esto ayuda a que los usuarios
sean organizados y eficientes.

El control de las formas se da por las siguientes vías:

a) Uso de copias, las cuales deberán ser distribuidas de acuerdo a los

interventores en los procesos.
b) Uso de la comprobación de datos a través de la revisión de terceros no
involucrados al proceso de la captura de datos.

10. Incluir un modelo de forma indicando las partes