Guion Sobre las Responsabilidad del auditor

Juan David Ceballos Agudelo, Berta Lina Osorio Taborda, Adrián de Jesús Villada Valle,
Ytan salgado Palacios.

Programa Administración en Salud Ocupacional, Unidad Ciencias Empresariales,

Corporación Universitaria Minuto de Dios
NRC 65 - 1810: Auditoría y Control
Interno Carlos Alberto Martínez Jaramillo
05 de septiembre, 2022

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 Contenido

Introducción………………………………………………………………… 3

Objetivos…………………………………………………………………......4

Objetivo General…………………………………………………………......4

Objetivo Específico………………………………………………………......4

Pasos de una auditoría……………………………………………………......5

Diseño de la auditoría………………………………………………………...6

Título de la representación…………………………………………………...7

Descripción de la empresa y entorno…………………………………………7

Identificación de roles y personajes…………………………………………10

Guión sobre las responsabilidades del auditor………………………………12

Riesgos detectados...........................................................................................16

Materiales y recursos........................................................................................17

Conclusiones…………………………………………………………………21

Referencias…………………………………………………………………...22

2
 Introducción

Esta actividad se realiza para presentar y desarrollar un proceso de una auditoría

y control interno en la empresa de transporte Cointra S.A.S, donde evidenciamos

hipotéticamente el buen actuar del auditor y una mala práctica de su ejercicio como

profesional. Con el desarrollo de este guion fortalecer las competencias de gestión del

conocimiento y aprendizaje continuo como futuros auditores.

En el presente documento los autores realizan un guión con el principal objetivo de

realizar un video en el que se podrá observar la importancia y las responsabilidades que tienen

el auditor en la ejecución de una auditoría y el control interno en una empresa seleccionada.

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 Objetivos

Objetivo General

Analizar la función y responsabilidades de un auditor en una empresa, frente a la

NORMA ISO 19011-2012.

Objetivos Específicos

● Redactar un guión como propuesta del desarrollo del rol del auditor en la ejecución de la

una auditoría interna con base a la empresa abordada.

● Constatar el buen comportamiento del auditor y presentar el mal actuar del auditor en el

desarrollo de la auditoría.

● Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los

requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de

gestión.

● Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión.

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 Pasos de una auditoría

Diseño de la auditoría: Abarca las actividades y áreas a abordar, la frecuencia, cómo

se desarrollará la auditoría y las responsabilidades.

Implementación de la auditoría: Cada auditoría individual debe basarse en objetivos,

alcance y criterios de auditoría que se encuentren perfectamente definidos. Estos deben ser

coherentes con los objetivos globales del programa de auditoría.

Mejoramiento de la auditoría: Se establecerán fechas para actividades con el fin de

dar mejora continua a los procesos de la organización.

Evaluación de la auditoría: El auditor inicia su diagnóstico en donde evidenciará el

porcentaje de cumplimiento de la organización según la normatividad vigente.

Valoración de la auditoría: Se entrega el porcentaje de cumplimiento.

Auditoría de la auditoría: En este punto se auditan sólo las actividades que

designaron con fechas límites de cumplimiento.

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Supervisión de la auditoría: Se hace seguimiento a la auditoría de la auditoría.
Diseño de la auditoría

Actividades desarrolladas

Se inicia la auditoría interna de acuerdo con el plan establecido con el fin de verificar el

cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión en control y Seguridad BASC.

La metodología o actividades realizadas en durante la auditoría fue la siguiente:

● Reunión de apertura

● Entrevista con los líderes de proceso.

● Revisión de requisitos legales y reglamentarios

● Revisión de información documentada que soporta el cumplimiento de los requisitos del

Sistema de Gestión.

● Trazabilidad de la información a través de muestras documentales seleccionadas

aleatoriamente - Ver lista de chequeo anexa.

● Revisión de videos y registros fotográficos con relación a los controles de acceso.

● Verificación de la implementación de protocolos de bioseguridad.

● Reunión cierre donde se exponen los resultados de la auditoría.

● Implementación de la auditoría

● Mejoramiento de la auditoría

● Evaluación de la auditoría

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 Proceso de auditoria empresa COINTRA – Transporte de carga

Descripción de la empresa y entorno

Qué Hacemos

Generamos valor para nuestros socios y clientes a través de la prestación de servicios

de transporte, distribución y otros procesos logísticos que cumplan con los más altos

estándares de operación y garanticen el abastecimiento oportuno y confiable de materias

primas y productos terminados, asegurando la sostenibilidad, privilegiando la seguridad y

promoviendo el desarrollo de las personas.

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Nuestros Servicios

Para COINTRA su tranquilidad y la seguridad de su carga es lo más importante, por

eso hemos desarrollado un servicio de logística que le ofrece resolver sus necesidades de

transporte de mercancías a nivel nacional, con un alto grado de calidad, cumplimiento,

seguridad y puntualidad, generando confiabilidad porque su mercancía estará en el lugar y

hora que lo requiere. Ponemos a su disposición un equipo humano altamente calificado y con

amplia experiencia en el sector transporte para atender sus inquietudes y expectativas.

● Transporte de materia prima

● Transporte de abono

● Transporte de carbón

● Transporte de productos alimentarios

● Transporte de carga suelta

● Transporte de producto terminado transporte de contenedores

● Flota dedicada a proyectos

Nuestro Objetivo

Ser el principal operador logístico de nuestros accionistas y clientes estratégicos, ser la

compañía de transporte más reconocida por:

• La idoneidad de su talento

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 • La calidad de sus servicios

• La confiabilidad de sus procesos

• Su cultura de seguridad

Nuestras Ventajas

● En materia de seguridad, contamos con un departamento de Torre de Control encargado

de hacer el seguimiento permanente a los vehículos para garantizar la seguridad de la

carga de nuestros clientes y generar información en tiempo real.

● Tenemos una póliza de transporte de mercancías con cobertura.

● Distribución nacional de carga a granel.

● Contamos con una amplia base de datos de propietarios de vehículos fidelizados tipo

tracto mula, sencillo y turbo para cumplir con los requerimientos del mercado.

● Construimos relaciones perdurables con nuestros aliados estratégicos, fundamentadas en

el respeto y buen trato

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 Identificación de roles y personajes

Gerente: Será el señor Juan David Ceballos Agudelo, el cual es profesional en

Administración de empresas y de Gerencia estratégica, o cuenta con una excelente experiencia,

debido a que lleva 6 meses con el rol como gerente.

Líder SST: Será la señora Bertha Lina Osorio Taborda, la cual lleva trabajando en la

empresa 3 meses y es también administradora en SST, hace poco terminó su periodo de prueba

y por cuestiones de necesidad urgente de tener una persona que se encargue de esa área

decidieron vincularla en la empresa, aunque no demostró tener la mejor actitud y aptitud para

el puesto. Es la responsable de diseñar, implementar, coordinar, y ejecutar las actividades del

sistema de gestión de SST.

Auxiliar de SST: El señor Adrián de Jesús Villada Valle, tecnólogo en Seguridad y

Salud en el Trabajo; auxiliar de SST, es una persona con competencias personales académicas

y laborales que da respuesta a lineamientos nacionales, a la legislación vigente y al mercado

laboral con una experiencia de 2 años en el cargo, garantizando el buen funcionamiento,

mantenimiento y el mejoramiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo,

por la experiencia que lleva en el cargo en la empresa es un aliado con el líder de SST.

Auditor: El señor Ytan Salgado Palacios, un administrador en SST, que cuenta con

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05 años de experiencia en una empresa de SST llamada D’Glass en la cual ha realizado varios

sistemas de gestión a empresas como Colombina, Nestlé, Soya, Finca, entre otras. También

cuenta con 3 años de experiencia realizando procesos de auditoría. El rol que esta persona va a

desempeñar en la empresa será el de evaluar la eficacia de la empresa en el área de SST,

teniendo en cuenta su buena ética profesional y la responsabilidad con sus clientes. Coordinara

la ejecución de un programa de auditoria y de presentar el informe para la debida revisión por

parte de la dirección.

Desarrollo de la Auditoría

Juan David Ceballos Agudelo: Gerente de COINTRA S.A.S

Berta Lina Osorio Taborda: Líder en SST. Adrián de

Jesús Villada Valle: Auxiliar de SST

Ytan Salgado Palacios: Auditor.

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 Cronograma

Se iniciará con una reunión de apertura con el personal, a las 08:00 am dará pasó a

tener una conversación privada con el gerente, el cual le expresa las necesidades que está

presentando y el por qué desea realizarla, a las 09:00 am hará un recorrido por la empresa para

conocer bien las actividades que se realizan y su infraestructura, a las 11:00 am se reunirá con

la profesional en talento humano la cual lo pondrá en contexto sobre el área a auditar y a

quienes deben dirigirse para solicitar cualquier información, a la 02:00 pm dará inició a la

auditoría y a las 05:00 pm se estará realizando el cierre de esta.

Dialogo:

Juan David Ceballos Agudelo: ¿Buenos días equipo, ¿cómo están?

Berta Lina Osorio Taborda - Adrián de Jesús Villada Valle: Jefe buenos días como

le va, bien gracias.

Juan David Ceballos Agudelo: Les cuento, hoy tenemos una visita muy importante en

la empresa y es la de un auditor, quien va a revisar todo lo relacionado con el

Sistema de Gestión

Berta Lina Osorio Taborda: uy jefe complejo porque hace rato no solicitamos la

realización de inspección y mantenimiento a algunos vehículos.

Adrián de Jesús Villada Valle: Jefe la verdad hemos tenido complicaciones con ello,

además recuerda que debíamos realizar las coordinaciones para llevar al taller uno de los

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automotores, teniendo en cuenta que el conductor argumento presentar fallas en el sistema de

frenado.

Juan David Ceballos Agudelo: claro entiendo todo eso, sin embargo, esperemos

como podemos arreglar esas novedades que ustedes me indican con el auditor, por el momento

pasemos a la sala de juntas.

Minutos después…

Ytan Salgado Palacios: Buenos días como están, mucho gusto me presento mi nombre

es Ytan Salgado Palacios vengo en representación de la secretaria de Tránsito y Transporte

Departamental, con el fin de realizarles una auditoria a la parte administrativa de su empresa e

inspección del parque automotor.

Juan David… Mucho gusto don Ytan, mi nombre es Juan David Gerente de

COINTRA S.A.S y estos son los funcionarios responsables de SST.

Berta Lina… Como esta, buenos días mucho gusto, mi nombre es Lina Osorio líder

SST

Adrián… mucho gusto mi nombre es Adrian Villada auxiliar SST, bueno señor

Ytan y ¿cuál es el objetivo de la auditoria?

Desarrollo de la temática

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El buen actuar del auditor

Ytan… Bueno, el objetivo es verificar que la empresa cumpla con todos los parámetros

establecidos por el Ministerio de Transporte y que estén implementando un adecuado Sistema

de Gestión de Calidad al igual que el Plan Estratégico de Seguridad Vial

- PESV

Ytan… sin más preámbulos empecemos, por favor me indican como implementan el

Sistema de Gestión en Control y Seguridad – BASC.

Berta Lina… bueno en relación con ello, hace unos meses se logró la implementación

de una serie de elementos que, ampliados de manera efectiva y segura, son capaces de

minimizar las amenazas identificadas en los procesos de su organización y en la cadena de

suministro.

Adrián… además nos permitió identificar las amenazas latentes que podrían causar

daños a la empresa, es decir la accidentalidad vial, para ello solicitamos al taller que tiene

contratación con la empresa, realizar manteamiento al parque automotor.

Bueno muy bien, es importante que apliquen dicho sistema, teniendo en cuenta que

permite analizar, identificar cuáles son los riesgos más latentes que afectan la integridad de

bienes y personas.

Ytan Salgado… Por favor me muestran su Plan Estratégico de Seguridad Vial –PESV.

Juan David… Lina y Adrian, por favor le indican al Dr. Como es la distribución del

parque automotor.

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 Berta Lina… En estos momentos estamos en proceso de actualización, teniendo en

cuenta que llegaron dos automotores nuevos a la empresa y debemos hacerles algunos ajustes

al PESV.

Ytan… No hay ningún problema, pero por favor quiero ver todo el PESV.

Adrián... si claro aquí esta.

Ytan… Bueno, la verdad encuentro complejo el PESV, tiene muchas falencias

Ytan… Pasemos por favor a verificar el Sistema de Gestión de Calidad

Berta Lina… si claro, un momento voy a buscarlo.

Minutos después…

Berta Lina… Doctor Ytan, aquí la carpeta con el SGC

Ytan… Al revisar el sistema se evidencian falencias en cuanto a la normatividad

desactualizada, no evidencio quien es el responsable del PESV en la empresa, cuantos

conductores, cuantos automotores, entre otros.

Ytan… dentro del cronograma de mi visita debo inspeccionar la zona de parqueaderos

e inspeccionar un automotor.

Juan David… si claro, acompáñenos por favor a la zona de parqueaderos.

Ytan… Bueno, revisando la demarcación de los parqueaderos, inspección de vehículos

(kit de carreteras), desgaste de correas de motor, llantas son muy tangibles, en vista de estos

hallazgos, debo dejarles las NO CONFORMIDADES e informar a la

Secretaria de Tránsito y Transporte.

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 Mala práctica.

Juan David… Dr. Ytan, pasemos un momento por favor a mi oficina, para que

dialoguemos sobre los hallazgos en la empresa.

Ytan… claro no hay problema.

Juan David… Dr. Esta empresa es uno de los sustentos que tengo en estos momentos,

los trabajadores que tengo dependen de ella, venga solucionemos esos hallazgos, usted sabe

que todo tiene solución y hay muchas maneras de hacerlo, existen 15 millones de razones para

solucionar.

Competencias del buen auditor.

Ser firme. Es muy importante, ya que durante la auditoria no debe negociar con el

auditado sobre la inclusión o eliminación de una determinada no conformidad en el informe

final, ya que de esta forma se desvirtúa la eficiencia que puede tener la auditoría. Aunque se

lleve a cabo de forma responsable y ética, algunas decisiones pueden no ser admitidas por las

personas de la organización.

Todo esto puede generar desacuerdos y confrontaciones que no deben llevar a cabo la

negociación para la aceptación del informe.

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 Riesgos detectados

Durante la auditoría interna se identificaron los siguientes riesgos, los cuales están

directamente relacionados con las no conformidades identificadas, se debe establecer los

respectivos controles.

1. Incumplimiento de requisitos del Plan Estratégico de Seguridad Vial – PESV.

2. Incumplimiento procesos de Inspección de vehículos de acuerdo con los criterios de

seguridad, lo que podría aumentar la probabilidad que se materialicen otros riesgos.

3. Inadecuado control de documentos y registros que soportan el sistema de Gestión.

4. Indicadores de Gestión desactualizados, lo que puede afectar la toma de decisiones

oportuna.

Materiales y recursos

Auditor: Para ejecutar las actividades previamente definidas de manera puntual y

eficaz el equipo auditor debe tener a su disposición una serie de recursos financieros, humanos

y técnicos que permitan reunir la información necesaria para alcanzar los objetivos y su campo

de aplicación, la utilización de dichos recursos debe soportarse con evidencia (como facturas o

fotografías) para evitar un gasto innecesario y poder promediar los medios necesarios para una

futura auditoria con un alcance similar.

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 Recurso humano: Auditor

Transporte: el auditor debe dirigirse desde la oficina de la SECRETARIA DE TRANSITO

Y TRANSPORTE hasta las instalaciones de la empresa de transporte y logística COINTRA,

para ello se hará uso de su vehículo personal donde se cubrirán los gastos de gasolina, el valor

asignado para tal fin es de $40.000.

Alimentación: al tratarse de una reunión que puede durar más de 8 horas la empresa

entregará al auditor $25.000 para almuerzo y refrigerio

Papelería: El auditor y el auditado deben constatar este procedimiento de manera escrita

mediante actas y documentos que deben firmarse a través de toda la auditoria, estos

documentos serán impresos uno o dos días antes de la fecha pactada. Número de hojas

impresas 50.

Equipos de cómputo: además del computador de mesa e impresora utilizados por el

auditor para el diseño e impresión de los documentos, esté, dispondrá de un portátil para

edición o creación de nuevos documentos si la ocasión lo requiere y para el envío de los

informes después de terminada la auditoria.

Auditado: La empresa COINTRA debe tener a disposición del auditor los recursos e

información necesaria para llevar a cabo la auditoria con fluidez y dentro del horario definido,

para ello se preparará de manera anticipada lo siguiente:

Recurso humano: gerente, líder de SST, auxiliar SST, el auditor tendrá la potestad de

entrevistar a cualquier trabajador aleatoriamente sin alterar su operatividad.

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 Documentación: Diseño e implementación del SG-SST en todas sus etapas, diseño e

implementación del PESV en todas sus etapas.

Recurso locativo: acceso a todas las instalaciones donde se llevan a cabo actividades

relacionadas con el PESV, salón o auditorio para las reuniones previas y posteriores a la

auditoria.

Equipos de cómputo: escritorio, impresora, internet, cámaras (solo si la ocasión lo

requiere).

AUDITOR
Recurso humano Auditor
Alimentación $25.000
Recurso financiero
Transporte $40.000
Papelería 50 hojas tamaño carta
Equipos de computo Portátil

AUDI
TADO
● Gerente
● Lider SST
Recurso humano ● Auxiliar SST
● Colaboradores
● SG-SST
Documentación ● PESV
Instalaciones involucradas en El PESV
Recurso locativo
● Internet
● Escritorio
Equipos de computo
● Impresora
● Cámaras

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 Conclusiones

Los programas de auditorías son un conjunto de procedimientos que nos ayudan a

recaudar una serie de información dentro un alcance y bajo unas directrices previamente

definidas, su aplicación nos permite hallar las falencias e inconformidades que alteran el

funcionamiento normal de la empresa al exponer de manera puntual sus orígenes o

desencadenantes, de esta manera, podemos diseñar medidas de control y de seguimiento que

eviten que la ocurrencia se repita, dando paso a una mejora continua.

Su implementación nos arroja información relevante para la optimización y

aprovechamiento de los recursos de la empresa al evitar reprocesos y gastos innecesarios en su

operatividad, buscando también, dar cumplimiento a la normatividad nacional e internacional o

una acreditación de alta calidad de acuerdo a su campo de aplicación.

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 Referencias

Block. (s. f). Cointra transporte de carga.https://www.cointra.com.co/nosotros/

Libro guía: Mantilla, A. (2013). Auditoría del control interno (3ª ed.). Bogotá, D. C.: Ecoe.

https://elibro-net.ezproxy.uniminuto.edu/es/ereader/uniminuto/114316?page=1

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011-2012: Directrices para la Auditoría de los

Sistemas de Gestión de la Calidad. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación -

Icontec.http://sigug.uniguajira.edu.co:8080/sigug/pdf/ISO%2019011%202012.pdf

Ramírez, M. (s/f). Academia. https://www.isotools.org/2019/03/06/iso-19011-comorealizar-la-

implementacion-de-un-programa-de-auditoria/

Tascon, J. C. (2020). https://www.studocu.com/en-us/document/corporacion-

universitariaminuto-de-dios/auditoria-y-control-interno/actividad-4-final-guion-sobre-

laresponsabilidad-del-auditor/18102673

Vila, M. Á., Escuder, R. y Romero, R. (2007). Auditorías internas de la calidad.

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://anyflip.com/xivtx/jhlo/b

asic&ved=2ahUKEwje_qqHqvz5AhWimYQIHSPKBUQFnoECAwQAQ&usg=AOvVaw0bC

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