2011

Gua de Auditora

Fase 1: Administracin del Proyecto

www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno

31/05/2011

Tabla de contenido
Introduccin ....................................................................................................................................... 3 Responsabilidad de los lderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma .............................. 4 Requisitos ticos relevantes .............................................................................................................. 6 Aceptacin de retencin de las relaciones profesionales con los clientes ........................................ 9 Recursos humanos ......................................................................................................................... 12 Ejecucin de los compromisos ........................................................................................................ 15 Monitoreo ........................................................................................................................................ 23

INTRODUCCIN

Teniendo en cuenta los nuevos requerimientos del Proyecto Claridad, el equipo Auditool, ha incluido una nueva fase dentro de la metodologa de auditora. La Fase 1: Administracin del Proyecto, incluye temas relevantes a ser tenidos en cuenta por los auditores dentro del proceso de auditora. Ahora la metodologa de auditora de auditool est dividida en cinco fases: Fase 1: Administracin del proyecto Fase 2: Planeacin de la auditora Fase 3: Evaluacin de los procesos clave Fase 4: Diseo y Ejecucin de Procedimientos Sustantivos Fase 5: Finalizacin de la auditora y emisin de informes

Esta primera fase tiene como fundamento la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC), y se complementa con: NIA 200, Objetivos generales del auditor independiente y conduccin de una auditora de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora. NIA 210, Acuerdo de los trminos de los trabajos de Auditora NIA 230, Documentacin de la Auditora

El trabajo de auditora de estados financieros hace necesario que los auditores establezcan polticas y procedimientos que les permitan realizar trabajo de alta calidad. De acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC) vigente a partir del 15 de diciembre de 2009 se ha definido el siguiente objetivo: La firma debe establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione una seguridad razonable que: 1) La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos legales y regulatorios aplicables; y 2) Los informes emitidos por la firma o los socios del trabajo son apropiados en las circunstancias

La NICC define 6 elementos fundamentales dentro del Control de Calidad de las firmas de auditora, ellos son: 1) Responsabilidad de los lderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma 2) Requisitos ticos relevantes 3) Aceptacin de retencin de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos especficos 4) Recursos humanos 5) Desempeo del trabajo 6) Monitoreo

1) Responsabilidad de los lderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma

Hoy da, ms que nunca, el deber de las firmas es demostrar y vivir bajo un comportamiento tico, lo cual sin duda contribuir a crear y fortalecer las relaciones de negocio con sus clientes, incrementando la confianza de los distintos usuarios de los servicios de asesora, as como de la informacin financiera. En una firma, como en una familia, los miembros ms jvenes aprenden en buena medida del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los lderes de la firma son los principales responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estndares de calidad establecidos. Para tal efecto, los lderes deben asegurarse que existan polticas y procedimientos diseados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial al realizar un trabajo. Para tal efecto, los lderes deben asegurarse que existan polticas y procedimientos diseados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial al realizar un trabajo. La actuacin de socio responsable del trabajo y los mensajes de otros miembros del equipo enfatizan: a. La importancia de la calidad de la auditora al: i. ii. iii. iv. Desarrollar un trabajo que cumpla las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales. Cumplir las polticas y procedimientos de control de calidad de la Firma aplicables. Emitir informes de auditora apropiados a las circunstancias. Tener la capacidad de someter a consideracin los asuntos que impliquen diferencias de opinin, sin miedo a represalias.

b. El hecho de que la calidad es esencial en el desempeo del trabajo de auditora. En este sentido, es necesario que los mensajes y las acciones de los lderes de la firma demuestren que la calidad est al mismo nivel que los objetivos econmicos, que ninguno de los dos est por encima del otro. Aqu es necesario preguntarse: Qu dicen los estatutos sociales de la firma respecto a la calidad? Existe y se documenta la evaluacin de calidad de los socios y gerentes de la firma? Se puede demostrar compromiso con la calidad cuando en la estructura de la firma no aparece un responsable de la misma? Se toma en cuenta, en las promociones y compensaciones de los colaboradores y socios, los trabajos que no reunieron los requisitos de calidad establecidos? Slo se compensa mejor a los que obtienen los mejores resultados econmicos? El cumplimiento con los programas de aprendizaje es tomado en cuenta cuando se evala el desempeo y se otorgan promociones y compensaciones?

Los mensajes y acciones que fomentan la cultura de calidad son aqullos donde se reconocen y recompensan los trabajos efectuados con calidad. Los mensajes se envan mediante las sesiones de aprendizaje, en juntas, plticas formales e informales, etc. Estos mensajes quedan evidenciados en los materiales de los cursos de aprendizaje, en las evaluaciones que se llevan a cabo para cada uno de los miembros de la firma, en la memoranda que resume las conclusiones de las juntas, etc. Adems, es necesario que se asigne a algn miembro de la firma al desarrollo, documentacin y soporte de las polticas y procedimientos de control de calidad. Los lderes de la firma deben asegurarse que las polticas y procedimientos de calidad se comunican y estn accesibles a todos los miembros de la firma. Adems, es necesario que se asigne a algn miembro de la firma al desarrollo, documentacin y soporte de las polticas y procedimientos de control de calidad. Los lderes de la firma deben asegurarse que las polticas y procedimientos de calidad se comunican y estn accesibles a todos los miembros de la firma. A continuacin se presenta una breve descripcin de los componentes del sistema de control de calidad y las polticas que se deben establecer: Requisitos profesionales. Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad y conducta profesional. Competencia y habilidad. El personal debe tener estndares tcnicos y competencia profesional requeridos para cumplir sus responsabilidades. Asignacin El trabajo debe ser asignado a personal que tenga cierto grado de entrenamiento tcnico y eficiencia requeridos para las circunstancias. Delegacin. Deber haber direccin, supervisin y revisin del trabajo a todos los niveles para proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad adecuadas. Consultas. Cada vez que sea necesario, se consultar dentro o fuera de la firma, con aquellos que tengan la experiencia y conocimientos apropiados. Aceptacin y retencin de clientes. Debe realizarse una evaluacin de los clientes prospecto y una revisin sobre una base de datos contina de los clientes existentes y se considerar la capacidad e independencia de la firma para dar el servicio al cliente en forma apropiada y la integridad de la administracin del cliente.

2) Requisitos ticos relevantes

De acuerdo con la NICC 1, la firma deber establecer polticas y procedimientos diseados para proporcionarle una seguridad razonable de que la misma y su personal cumplen con requisitos ticos relevantes. Las NIIC se enfoca en tres aspectos de especial atencin para la realizacin de trabajos de auditora 1) Independencia 2) Conflictos de Intereses 3) Confidencialidad

Independencia La independencia es la capacidad que tiene un auditor de realizar su trabajo con integridad y objetividad. El auditor debe ser y parecer independiente durante la ejecucin de su trabajo. La firma debe establecer polticas y procedimientos diseados para asegurar que el personal que ejecuta el trabajo es totalmente independiente. De acuerdo con la NICC. Por lo menos una vez al ao, la firma debe obtener confirmaciones por escrito del cumplimiento de sus polticas y procedimientos sobre independencia por parte de todo el personal que, conforme a los requisitos de tica relevantes, deba ser independiente. Este tipo de confirmaciones normalmente se debe realizar por cada proyecto y la responsabilidad de su cumplimiento estar en cabeza del socio a cargo del trabajo Para desarrollar un trabajo efectivo el Auditor debe gozar de total independencia. No son buenas prcticas: Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones comerciales con clientes, accionistas, o el personal de los clientes. Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algn tipo de inters financiero en el cliente auditado. Ejemplo: Acciones. Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor Tener familiares empleados en el cliente que puedan tener influencia significativa sobre los estados financieros que vamos a auditar (Ej. Contador) Establecer o mantener algn tipo de relacin personal con algn funcionario del cliente que pueda tener influencia significativa sobre los estados financieros (Ej. Tesorero) Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos dentro de su cliente

Prestar otro tipo de servicios que estn relacionados con los estados financieros (Ser juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditora interna, servicios actuariales, valuaciones, diseo e implementacin de sistemas, reclutamiento de profesionales, entre otros. etc.

Asumir responsabilidades gerenciales en el cliente Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nmina Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la administracin de la compaa

Haber sido empleado del cliente en los ltimos dos aos Entre otras.

En los casos en donde se identifique algn tipo de conflicto la firma podr pedir a los miembros del equipo del compromiso (incluyendo al socio del compromiso) que tomen las medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un nivel aceptable mediante la aplicacin de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden incluir las siguientes: Dejar de ser miembro del equipo del proyecto; Descontinuar o modificar los tipos de trabajo o servicios especficos que se realicen en un compromiso; Vender una inversin financiera de la que sean propietarios; Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios con clientes; Presentar el trabajo a otros socios y personal profesional para revisin adicional; y Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias.

Rotacin de Personal en Compromisos de Auditora de Entidades Listadas Cuando el cliente de auditora sea una entidad listada (1) y el socio del compromiso o el revisor de control de calidad del compromiso trabaje con el cliente durante un perodo previamente definido, normalmente no ms de siete aos, no podr participar en el compromiso hasta que pase otro perodo que, por lo general, es de dos aos. Sin embargo, en ciertas circunstancias puede haber un cierto grado de flexibilidad, como cuando la permanencia del individuo en el compromiso de auditora sea de especial importancia. Las circunstancias bajo las cuales no se recomendara o exigira la rotacin, deben ser poderosas. En todo caso, cuando no se cambia al individuo despus de dicho perodo previamente definido, deben aplicarse salvaguardas equivalentes para reducir cualquier amenaza a un nivel aceptable. Dichas salvaguardas pueden incluir la revisin del trabajo por un contador externo a la firma o alguien de la firma que no est asociado con el equipo del compromiso, o bien, la asesora necesaria.

Rotacin de personal en compromisos de auditora de entidades no listadas Tratndose de entidades no listadas, si se considera que la rotacin es necesaria, el socio o miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia identificar el reemplazo, especificando el perodo durante el cual no participar el individuo en la auditora de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes. Conflictos de Intereses Los conflictos de intereses son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor, tiende a estar indebidamente influenciado por un inters secundario, de tipo generalmente econmico o personal. En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses. Por ejemplo, cuando un socio o un miembro del personal profesional representa a dos clientes, uno como parte compradora y otro como parte vendedora en la misma transaccin, o si est ayudando a un cliente a contratar a una persona para un puesto de direccin y el socio o miembro del personal profesional sabe que el cnyuge de un miembro de la firma est solicitando el puesto. Los conflictos de intereses pueden surgir a nivel de la firma o de los socios o el personal profesional. En los casos en donde se identifiquen conflictos de intereses la firma o sus miembros debern tomar las acciones sealadas cuando se presentan amenazas de independencia. Confidencialidad Todos los socios y personal profesional deben proteger y mantener la confidencialidad de la informacin del cliente que deba mantenerse confidencial y protegida conforme a las leyes en vigor y lo dispuesto por las autoridades reglamentarias, la Seccin 140 del Cdigo de la IFAC, las polticas de la firma y las instrucciones especficas del cliente o convenios con el mismo. La informacin del cliente que se obtenga durante un compromiso debe usarse o revelarse nicamente en relacin con el fin para el que se obtuvo. La firma puede cumplir estas obligaciones de las siguientes formas. Nombrar a una persona como responsable de la definicin, implementacin y seguimiento al cumplimiento de las polticas de confidencialidad. Por lo menos una vez al ao, la firma debe obtener una declaracin de confidencialidad por parte de todo el personal de la firma y se recomienda que esta documentacin se conserve en los archivos de personal. Comunicar las polticas de confidencialidad a todo el personal de la firma mediante los diferentes medio. Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y recuperar informacin tanto en forma electrnica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.
Entidad listada - Cualquier entidad cuyos valores, acciones, o ttulos de deuda, se cotizan o estn listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocien conforme a los reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente.

(1)

3) Aceptacin de retencin de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos especficos
De acuerdo con la NICC 1, la firma debe establecer polticas y procedimientos para la aceptacin y continuidad de relaciones con clientes y compromisos especficos, diseados para dar a la firma seguridad razonable de que slo asumir o continuar las relaciones y compromisos en los que la firma: (a) Sea competente para llevar a cabo el compromiso y tenga la capacidad, incluyendo tiempo y recursos, para hacerlo; (b) Pueda cumplir los requisitos de tica relevantes; y (c) Haya considerado la integridad del cliente y no tenga informacin que la lleve a concluir que el cliente carece de integridad. Dichas polticas y procedimientos deben satisfacer de forma razonable que no existe ninguna de las siguientes situaciones: Condenas y sanciones reglamentarias, Sospecha de actos ilcitos o fraude, Investigaciones en curso, Membrecas de la administracin en organizaciones profesionales de dudosa reputacin, Publicidad negativa y Asociacin cercana con personas o compaas cuya tica es cuestionable.

Propuestas a Nuevos Clientes Antes de aceptar un cliente debemos evaluar los riesgos a los que estaremos expuestos como auditores. Son buenas prcticas: a) Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarnos con empresas y/o personas con vnculos con el narcotrfico: La Lista Clinton (oficialmente: Specially Designated Nationals and Blocked Persons o SDN list) es como se le conoce a una "lista negra" de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotrfico). http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/ b) Comunicarnos con el auditor o contador anterior para indagar acerca de: Honorarios no pagados; Diferencias de opinin o desacuerdos; Integridad de la administracin y del consejo;

 c) d)

Razones para el cambio; y Exigencias poco razonables o falta de cooperacin Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente;

Obtener y revisar los estados financieros por los dos ltimos aos Obtener y revisar los requerimientos de las entidades de vigilancia y control de los ltimos dos aos

e)

Conocer la opinin y las cartas de recomendaciones del anterior auditor, por lo menos, los ltimos 2 aos

f) g) h)

Conocer las demandas en contra de la compaa Obtener referencias comerciales y consultar centrales de riesgos Asegurarnos que existe total independencia y ausencia de conflictos de intereses por parte de la firma y del que realizar el trabajo de Auditora

i) j)

La firma tambin puede llevar a cabo investigacin de antecedentes, mediante la informacin en lnea que pueda consultarse con facilidad. Entre otras.

Revisada la informacin la firma debe determinar los riesgos a los que puede estar expuesta dentro de la prestacin del servicio y determinar si es apropiado aceptar el compromiso con el cliente nuevo o un cliente existente. Se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades del trabajo a realizar en el cliente y con base en este presupuesto se definen los honorarios Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta en la que describe por lo menos, el objetivo y alcance, la metodologa utilizada, entregables, honorarios y las hojas de vida los integrantes del equipo de trabajo. Una vez que se haya decidido aceptar un cliente nuevo, se elaborar una carta de contratacin que el cliente nuevo debe firmar.

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Clientes recurrentes Tratndose de compromisos recurrentes, se requerir revisar la continuidad del cliente y documentarla para considerar y determinar si es apropiado seguir prestndole servicios al cliente, con base en el compromiso anterior. Este proceso de revisin tambin debe tomar en cuenta los requisitos de rotacin. Es importante que antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente nos aseguremos que el cliente acept los trminos de nuestra propuesta, mediante una carta que firma el representante legal de nuestro cliente en donde indica que est de acuerdo con los trminos de dicha propuesta. Renuncia a la Relacin con un Cliente La firma debe definir el proceso a seguir cuando haya determinado que es necesario retirarse de un compromiso. Este proceso por lo general incluye: Consideracin de los requisitos profesionales, reglamentarios y legales, as como informes obligatorios que deban elaborarse como resultado de la decisin; Reunin con la administracin del cliente y las personas encargadas del gobierno de la entidad para discutir los hechos y circunstancias que provocaron el retiro; y Documentacin de los asuntos importantes que provocaron el retiro, incluyendo los resultados de consultas, las conclusiones a las que se lleg y la base de las mismas.

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4. Recursos Humanos
De acuerdo con la NICC 1, la firma debe establecer polticas y procedimientos diseados para darle seguridad razonable de que cuenta con el suficiente personal necesario, con la competencia, capacidades y compromiso con los principios de tica, para: (a) Llevar a cabo los compromisos conforme a las normas profesionales y los requisitos reglamentarios y legales; y (b) Permitir a la firma o a los socios de los compromisos la emisin de informes apropiados a las circunstancias.

En adicin a los clientes el principal activo de una firma de contadores pblicos es su personal. Por lo anterior, es necesario que el sistema de control de calidad de una firma incluya polticas y procedimientos mediante los cuales los siguientes asuntos relacionados con el personal estn contemplados (las preguntas debern ser respondidas mediante la inclusin de polticas y procedimientos): Reclutamiento. Dentro de la definicin del proceso de reclutamiento en la organizacin, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Definir un responsable del reclutamiento dentro de la organizacin b) Procedimientos para su ejecucin, que incluya: Los encargados de realizar las entrevistas Tipos de exmenes de seleccin de acuerdo con el cargo Tipos de entrevista de acuerdo con el cargo Encargado de preparar y aplicar los exmenes de seleccin Encargado de aprobar la seleccin

Evaluaciones de desempeo Las evaluaciones de desempeo buscan crear un ambiente de mejora continua en las organizaciones. Su objeto es el de determinar oportunidades de mejora en los individuos que realizan trabajos en la firma de auditora. Normalmente las evaluaciones de desempeo se realizan de forma anual, sin embargo, se recomienda realizar un seguimiento en la mitad del periodo con el fin de conocer su avance y tomar accin en los casos en donde se observe algn tipo de situacin que indique que no se va a cumplir con el objetivo. La evaluacin de desempeo debe establecer un vnculo entre las capacidades, competencia, desarrollo, promocin y compensacin. Es decir, buscar premiar a aquellos desempeos excepcionales, ejemplo, mediante bonos, incremento salarial, asensos, etc. y crear planes de accin para aquellos desempeos que estn por debajo de lo esperado. Dentro del proceso de evaluacin de desempeo se deben definir objetivos para los individuos que estn alineados con los objetivos de la firma.

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Generalmente la evaluacin de desempeo es realizada de la siguiente forma: 1) Los asistentes son evaluados por el Senior y la evaluacin es aprobada por el gerente y/o socio 2) Los Senior son evaluados por el Gerente y la evaluacin es aprobada por el Socio 3) El Gerente es evaluado por el socio y la evaluacin es aprobada por la junta de socios 4) El Socio es evaluado por otro socio asignado.

Cul es la mejor forma de evaluar el desempeo del personal y lograr impactar la organizacin? Cul es el mejor enfoque? La respuesta est en la gestin integral de desempeo. Esta busca integrar los objetivos y prioridades estratgicas de la firma con la gestin individual del personal, a travs de sus competencias. Los gerentes de recursos humanos son los llamados a integrarse con el resto de los ejecutivos para entender la estrategia y modificar el modelo de evaluacin, de forma que se alinee con la estrategia, prioridades y competencias empresariales. El primer paso es que la firma tenga bien definido su norte, que tenga claras sus prioridades. Sobre esto la firma debe identificar las competencias empresariales requeridas para lograr sus objetivos. Lo segundo es determinar la brecha existente entre las competencias empresariales y las competencias de los colaboradores, iniciando por el nivel de alta direccin y de ah al resto del capital humano de la organizacin. Este anlisis determinar el modelo de evaluacin de desempeo, haciendo que la empresa defina y oriente uno que integre estos dos importantes componentes: la empresa en s y las personas que la conforman. Dentro del proceso de la evaluacin del desempeo en la organizacin, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Responsable del desarrollo y mantenimiento del modelo de evaluacin Periodicidad se deben efectuar las evaluaciones Encargados de la evaluacin de desempeo Definicin de un rango de calificacin Acciones a tomar de acuerdo con el rango de calificacin

Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promocin y compensacin Para la mejora de las capacidades, competencia, desarrollo profesional, promocin y compensacin, es necesario que la firma tenga en cuenta los siguientes aspectos El equipo de trabajo que ejecuta el proyecto es entrenado permanentemente en temas de auditora, impuestos, temas legales, etc. Definir procedimientos para desarrollar las aptitudes de los miembros de la firma Definicin de planes formales de aprendizaje que indiquen requerimientos mnimos por ao Determinacin de la programacin de formacin y si esta se desarrollar interna o externamente

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Definicin de programas de autoestudio (Cursos virtuales, lectura de manuales de procedimientos, etc.) Charlas con los miembros del equipo en donde se compartan experiencias Acciones a tomar cuando alguien no cumple con los programas de aprendizaje Modelos mnimos de competencia por nivel de experiencia Definicin de polticas para las promociones Definicin de un modelo para planear el desarrollo del personal que contemple habilidades diferentes a las tcnicas. Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promocin y compensacin, todo esto, debe estar amarrado con la evaluacin de desempeo.

Necesidades de personal Dentro del proceso de identificacin de necesidades de personal, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Se ha definido un plan que contemple las necesidades de personal durante el ao de acuerdo con los objetivos de la firma Se han definido planes formales de sucesin

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5. Ejecucin de los compromisos

De acuerdo con la NICC 1, la firma debe establecer polticas y procedimientos diseados para darle seguridad razonable de que los compromisos se ejecutan conforme a normas profesionales y requisitos reglamentarios y legales y que la firma o el socio del compromiso emite informes adecuados a las circunstancias. Tales polticas y procedimientos deben incluir: (a) Asuntos relevantes para promover una calidad uniforme en la ejecucin de los compromisos; (b) Responsabilidades de supervisin; y (c) Responsabilidades de revisin. El quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusin de polticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad. A continuacin se presentan algunos puntos importantes a la hora de ejecutar los compromisos: a) Definir un presupuesto de horas

Con el fin de ser eficientes en nuestro trabajo debemos definir un presupuesto de horas que sea rentable para el auditor sin dejar lado la calidad de nuestro trabajo. El presupuesto de horas normalmente lo elaboramos antes de realizar la negociacin con nuestro cliente y es la base para nuestros honorarios de acuerdo con una tarifa hora por cada una de las categoras que participarn en la auditora. b) Asegurarnos que el cliente acept nuestra propuesta

De acuerdo con la NIA 210, Acuerdo de los Trminos de los Trabajos de auditora, se ha definido el siguiente objetivo: 1. El objetivo del auditor es aceptar o continuar un trabajo de auditora solo cuando se ha acordado la base sobre la cual se va a desempear, al: a) Establecer si estn presentes las precondiciones para una auditoria; y b) Confirmar que hay un comn entendimiento entre el auditor y la administracin y, cuando sea apropiado, los encargados del gobierno corporativo de los trminos del trabajo de auditora.

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Precondiciones para una auditoria Para establecer si estn presentes las precondiciones para una auditoria, el auditor deber: a) Determinar si es aceptable el marco de referencia de informacin financiera que se va a aplicar a la preparacin de los estados financieros; y b) Obtener el acuerdo de la administracin de que reconoce y entiende su responsabilidad: i. ii. iii. Sobre la preparacin de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia de informacin financiera. Sobre el control interno. De proporcionar el auditor: a) Acceso a toda la informacin de la que tenga conocimiento la administracin que es relevante para la preparacin de los estados financieros, como registros, documentacin y otro asuntos; Informacin adicional que el auditor pueda solicitar a la administracin para el fin de la auditoria; y Acceso sin restriccin a personas de dentro de la entidad que quienes el auditor determine que es necesario obtener evidencia de auditora.

b) c)

Es importante que antes de iniciar nuestro trabajo nos aseguremos que el cliente acept los trminos de nuestra propuesta, mediante una carta que firma el representante legal de nuestro cliente en donde indica que est de acuerdo con los trminos de dicha propuesta. c) Reporte de tiempo

Durante el desarrollo de la auditora debemos llevar un control de las horas incurridas en cada proyecto por cada unos de los participantes en la auditora con el fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto. La administracin de las horas del equipo que participar en el contrato estar a cargo del gerente del proyecto. d) Definir un cronograma de visitas durante el ao para compartirlo con nuestro cliente

Con base en la metodologa que vamos a aplicar definimos el cronograma de trabajo. El cronograma debe estar alineado con el presupuesto de horas para nuestro cliente y las tareas generalmente deben quedar distribuidas entre el 1 de abril y el 31 de marzo.

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e)

Tener claros nuestros objetivos

De acuerdo con la NIA 200 se definen los objetivos del auditor al conducir una auditora de estados financieros, los objetivos son: 1. Al conducir una auditora de estados financieros, los objetivos generales del auditor son: a) Obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros, como un todo estn libres de representacin errnea de importancia relativa, ya sea por fraude o error, de esa manera se permite al auditor expresar una opinin sobre si los estados financieros estn elaborados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia de informacin financiera aplicable; y

b) Dictaminar sobre los estados financieros, y comunicar segn requieren la NIA, de acuerdo con los resultados del auditor. 2. En todos los casos, cuando no pueda obtenerse seguridad razonable, y una opinin con salvedades en el dictamen del auditor sea insuficiente en las circunstancias para fines de informacin a los presuntos usuarios de los estados financieros las NIA Requieren que el auditor se abstenga de opinin, se retire (o renuncie) del trabajo, cuando sea posible el retiro bajo la ley o regulacin aplicable. f) Tener definida y documentada la metodologa que vamos a aplicar Una metodologa de auditora fundamentada en normas internacionales, normalmente est compuesta por los siguientes pasos: a) Planeacin de la auditora En la planeacin de la auditora, todos nuestros esfuerzos deben ir encaminados a: Detectar riesgos significativos del negocio y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones). Determinar las transacciones significativas que se registran en los estados financieros (rutinarias y no rutinarias) Detectar riesgos de fraude y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones)

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b) Entendimiento de los procesos En este paso entendemos como la informacin contable es procesada en cada uno los principales ciclos (Ventas, Compras, Nmina, etc), identificamos los riesgos que amenazan la razonabilidad de la informacin contable y los controles que mitigan los riesgos. Finalmente, evaluamos el diseo y la efectividad de estos controles. Adicionalmente, identificamos los controles con los cuales la compaa mitiga los riesgos de negocio y de fraude (identificados en la planeacin) para evaluar el diseo y la efectividad de estos controles. c) Pruebas sustantivas Normalmente las pruebas sustantivas la aplicamos en dos fases, la primera en un precierre que lo mejor es que sea en una fecha cercana al cierre (septiembre, octubre o noviembre) y el cierre a 31 de diciembre. El alcance de los procedimientos sustantivos est definido por el resultado de las pruebas a los controles. A mayor confianza menor ser su alcance. d) Finalizacin de la auditora Con base en los resultados obtenidos en los puntos a, b y c, el auditor elabora su opinin. g) Definir manuales de procedimientos de la metodologa, modelos de papeles de trabajo

y entrenamiento La firma debe contar con manuales de procedimientos en donde se encuentre documentada la metodologa de auditora y modelos de papeles de trabajo que faciliten su implementacin. Adicionalmente, la firma debe definir jornadas de capacitacin relacionadas con la metodologa de trabajo que est implementada. h) Todo el trabajo de auditora debe ser adecuadamente documentado y soportado con evidencia valida y suficiente

NIA 230 Documentacin de la Auditora De acuerdo con la NIA 230 se ha definido el siguiente objetivo. El objetivo del auditor es preparar la documentacin que proporciones: a) Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor; y b) Evidencia de que la auditora se planeo y realiz de acuerdo con las NIA y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables

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La NIA 230 define la forma, contenido y extensin de la documentacin de la auditoria La forma, contenido y extensin de la documentacin de la auditoria depende de factores como: El tamao y la complejidad de la entidad La naturaleza de los procedimientos de auditora por realizar Los riesgos identificados de representacin errnea de importancia relativa La importancia de la evidencia obtenida de la auditoria La naturaleza y extensin de la excepciones identificadas La necesidad de documentar una conclusin o la base para una conclusin no fcilmente determinable con la documentacin del trabajo realizado o la evidencia obtenida de la auditoria. La metodologa y herramientas de auditora empleadas

Igualmente la NIA 230, aclara que la documentacin de auditora puede registrarse en papel o en medios electrnicos o de otro tipo. Beneficios de una buena documentacin: La mayora de las auditorias actuales no realizan un proceso formal de documentacin de su trabajo. Es importante resaltar que este es un factor crtico de xito en la proteccin y generacin de valor en nuestros clientes. Algunos beneficios: Acumulacin de conocimiento del cliente Fcil transicin en caso de realizar algn cambio en el equipo de trabajo Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento continuo. Ahorro de tiempo en la ejecucin de de la auditora del ao siguiente Permite la supervisin y revisin continua del trabajo Permite realizacin de auditoras de calidad por parte de miembros internos o externos. Permite al auditor mantener un enfoque disciplinado del trabajo

Buenas prcticas en la elaboracin de papeles trabajo del auditor Cada papel de trabajo debe contener como mnimo, objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones. La documentacin debe responder a los objetivos planteados La documentacin debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles

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La documentacin debe ser completa, concreta, fcil de entender y no redundante. En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). "los papeles de trabajo deben hablar" Los papeles de trabajo en cada fase de auditora son finalizados y revisados de forma oportuna Es recomendable la existencia de polticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes La documentacin debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se complet cada trabajo. Todos los temas deben quedar totalmente cerrados El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes. En la documentacin no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares. Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditora, recomendaciones, temas crticos, etc.) La evidencia de revisin de impuestos, certificaciones, y otros requerimientos es archivada y est disponible en caso de que surjan reclamaciones La documentacin del auditor debe quedar almacenada en medios electrnicos o papel. Deben existir polticas de archivo y retencin de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido

i)

Definir los equipos de trabajo que participarn en el proyecto

Se recomienda que el equipo de trabajo asignado al proyecto sea multidiciplinario y con experiencia en la industria del cliente. (Recomendamos que participe por lo menos un especialista en impuestos y uno en sistemas). Es recomendable que el equipo de trabajo sea asignado por todo el ao y evitar, en lo posible, su rotacin

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j)

Consultas

Dentro de los procedimientos de la firma se debe tener en cuenta: Las consultas relacionadas con temas crticos y/o complejos se deben escalar siguiendo el conductor regular Se deben definir los pasos a seguir para efectuar consultas internas o a especialistas externos y la forma de documentarlas Procedimientos a seguir cuando existen diferencias de opinin y la forma de documentarlas

k)

Imagen del auditor ante los clientes

En nuestros trabajos de Auditora es importante manejar los temas tcnicos, sin embargo, igual de importante es la imagen que proyectemos en nuestros clientes. Proyectar una buena imagen nos permitir mantener buenas relaciones con nuestro cliente y la posibilidad de conseguir nuevos negocios. Una buena imagen es la combinacin tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectar como profesionales integrales. Nosotros somos la imagen de nuestro negocio. "Hay tres cosas en esta vida que nunca vuelven atrs, la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad perdida". Una mala impresin es una oportunidad perdida. Por lo anterior, es importante tener en cuenta los siguientes consejos desde el inicio de la relacin con nuestro cliente: Saludar mirando a los ojos y con una sonrisa sincera Pedir siembre el Favor y dar las Gracias No debemos ser arrogantes, petulantes. La sabidura no se impone, simplemente se manifiesta y los dems la perciben Saber escuchar y mirar a los ojos a nuestro interlocutor Ser puntuales, la puntualidad demuestra respeto hacia a las dems personas. Ser amables, educados y agradables Hacer que nuestro cliente se sienta importante de forma sincera Programar las visitas a nuestro cliente con anticipacin y elaborar y enviar un requerimiento de informacin con ms de una semana de anticipacin Preparar las reuniones con el cliente definiendo objetivos y una agenda. Antes de iniciar la reunin apague el celular. Respetar las opiniones del cliente y si estamos equivocados debemos aceptarlo. La humildad es de sabios Llamar a las personas del cliente por su nombre

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No mentir, recordemos que damos fe pblica, una mentira por pequea que sea puede hacer que nuestro cliente pierda la confianza en nosotros Evitar las quejas continuas de nuestro trabajo y de nuestra vida en general Evitar el uso de palabras vulgares y gestos exagerados Buena ortografa y buena redaccin, en las cartas y correos que enviemos a nuestros clientes debemos ser cuidadosos con la ortografa y la redaccin, eso dice mucho de un profesional. Te recomendamos utilizar el corrector ortogrfico de Word y leer mucho, eso enriquece nuestro vocabulario y nos ayuda con nuestra redaccin Leer y responder los correos de forma oportuna Devolver las llamadas que no podamos responder Cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente de forma oportuna, en caso que no pueda cumplir debe informarle al cliente con anticipacin Responder siempre a una invitacin que se nos haga, ya sea confirmando nuestra asistencia o excusando nuestra ausencia Vestir de forma elegante y prestando atencin a la higiene personal El uso de accesorios elegantes (celular, bolgrafo, porttil, maletn, agenda, etc.) proyectan una buena imagen Mantenernos actualizados en temas tcnicos, leer y estudiar mucho, esa es la materia prima de nuestro producto Mantenernos actualizados en temas de cultura general Demostrar rectitud y honestidad, de nuestro trabajo dependen las decisiones que tomen terceras personas (Bancos, Inversionistas, Proveedores, Clientes, etc.) Evite crear relaciones afectivas con los funcionarios de la compaa (noviazgos, amistades etc.), esto puede ser mal visto por los directivos de nuestro cliente Debemos cuidar nuestro cuerpo hacer ejercicio, comer saludablemente e ir al mdico Aprender otros idiomas, la globalizacin trae nuevas oportunidades Mantener una actitud positiva, leer y escuchar libros y grabaciones alegres, rodearnos de personas positivas, pensar y actuar en positivo.

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6. Monitoreo
De acuerdo con la NICC 1, La firma debe establecer un proceso de vigilancia diseado para darle seguridad razonable de que las polticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son relevantes, adecuados y estn operando de manera efectiva. Este proceso debe estar enfocado a la revisin de los trabajos finalizados con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las polticas de calidad implementadas por la firma. Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas o grandes, la revisin puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la firma. Este proceso debe: a) Considerar y evaluar continuamente el sistema de control de calidad de la firma, incluyendo, de manera cclica, la inspeccin de, por lo menos, un compromiso terminado de cada socio del compromiso; b) Determinar qu socio(s), u otras personas que cuenten con la experiencia y autoridad suficientes y adecuadas en la firma, tendr(n) la responsabilidad del proceso de vigilancia; y c) Determinar que quienes lleven a cabo la revisin de control de calidad del compromiso no participen en la inspeccin del mismo.

Las polticas y los procedimientos, que debe incluir el sistema de control de calidad, referente al ltimo elemento, estn relacionadas con lo siguiente: Nombrar a un responsable del monitoreo del sistema de control de calidad Definir procedimientos para obtener una evaluacin respecto al cumplimiento con las normas profesionales y el cumplimiento con las leyes y reglamentos que afectan nuestra actuacin. Evaluar peridicamente el diseo e implementacin del sistema de control de calidad Reportar el resultado de la revisin del sistema de control de calidad a todos los miembros de la firma. Lo anterior, con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado. Se deben definir los responsables de preparar los planes de accin para subsanar las debilidades identificadas Definir quin y con qu periodicidad se debe dar seguimiento a los planes de accin diseados para subsanar debilidades Definir, cules son las consecuencias de incumplimiento con los planes de accin Definir, cul es el alcance que se le dar a la revisin en trminos de trabajos, socios y gerentes revisados Definir, cules son los criterios para la seleccin de revisores Definir, cules son los criterios para la seleccin de los trabajos que sern revisados Definir, cmo se deben documentar las revisiones Definir, guas o procedimientos para que los resultados del monitoreo del sistema de control de calidad formen parte de los procesos de evaluacin, desarrollo profesional y compensacin del personal

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Definir, cules son los procedimientos a seguir cundo existen quejas de terceros o del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que afectan nuestra actuacin profesional.

Procedimientos del Revisor de Control de Calidad en trabajos de Auditoras de Estados Financieros El revisor de control de calidad para una auditora de estados financieros debe analizar lo siguiente: El informe de auditora y los estados financieros sobre los que la firma est reportando. La documentacin seleccionada respecto del compromiso, relativa a juicios importantes efectuados por el equipo del compromiso y las conclusiones alcanzadas. Esta documentacin debe incluir: El memorndum de planeacin de la auditora. El memorndum resumen de la auditora. En caso necesario, otra documentacin como la carta de contratacin o las instrucciones de la firma que refiri el trabajo y una seleccin de papeles de trabajo.

Asegurarse de que la revisin de control de calidad se efectu antes de la fecha del informe. Evaluar si hay asuntos no resueltos que le hagan creer que los juicios importantes efectuados y las conclusiones alcanzadas por el equipo del compromiso no fueron apropiados. Discutir con el socio del compromiso los asuntos importantes que surgieron durante la auditora o en la revisin de control de calidad. Evaluar las conclusiones alcanzadas al preparar el informe y considerar si el informe propuesto es apropiado. Otros asuntos que pueden tener significancia al evaluar la importancia de los juicios efectuados por el equipo del compromiso y que deben ser considerados en la revisin de control de calidad incluyen: Los riesgos importantes identificados durante el compromiso y la respuesta que se le dio a esos riesgos. Los juicios efectuados, particularmente con respecto a la importancia relativa y a los riesgos importantes. La importancia y conclusin respecto a los errores corregidos y no corregidos identificados durante la auditora. Los asuntos que deben ser comunicados a la administracin de la entidad auditada y a aquellos a cargo del gobierno de la misma y, cuando sea aplicable, a otras partes como pueden ser las autoridades reguladoras.

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Con el propsito de resolver en forma oportuna y a satisfaccin del revisor de control de calidad cualquier asunto que surja durante la revisin de control de calidad, es necesario que la misma se lleve a cabo durante las diferentes etapas en las que se realiza el trabajo sujeto a revisin. Debido a que pueden surgir diferencias de opinin entre el equipo del compromiso y el revisor de control de calidad sobre asuntos identificados, al ejecutar el compromiso o la revisin de control de calidad, es necesario que el sistema de control de calidad contemple las polticas que deben seguirse para llegar a una conclusin cuando surjan esas diferencias de opinin.

Documentacin
Los siguientes documentos ayudan en la implementacin de esta primera fase. Para bajar los documentos, en la siguiente ruta: Inicio / Auditora Externa / Papeles de Trabajo

Referencia

Descripcin

AA

Cuestionario para la aceptacin de clientes

AB

Hoja en excel para el clculo de los honorarios del auditor y seguimiento a la rentabilidad del contrato

AC

Modelo de propuesta de auditora

AD

Declaracin de independencia

AE

Declaracin de confidencialidad

AF

Modelo de reporte de tiempo

AG

Asignacin de personal a los compromisos

AH

Procedimientos para consultas

AI

Cuestionario para la revisin del control de calidad

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AJ

Cuestionario para la revisin del proceso de vigilancia del sistema de control de calidad

AK

Cuestionario del inspector de Control de Calidad

AL

Oportunidades de mejoramiento

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