TEORÍA BÁSICA PARA LA MATERIA DE PRESUPUESTOS

GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

(PLANEACIÓN DE LAS UTILIDADES)

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS DEL PRESENTE CAPITULO

SI LOS ESTANDARES DE COSTOS QUE CONOCEN SON FACTIBLES DE

REALIZARSE ACTUALMENTE, LOS MISMOS PUEDEN SERVIR DE BASE A LA
ESTRUCTURA PRINCIPAL DE LA PLANEACION GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL
NEGOCIO.

EL PRESENTE MATERIAL TENDRA POR OBJETO DEFENDER EL USO DE LOS

PRESUPUESTOS INTEGRALES (PRESUPUESTOS MAESTROS) COMO INSTRUMENTO DE
PLANEACIÓN. ASÍ MISMO SE CONSIDERARAN LAS RELACIONES RECIPROCAS QUE
EXISTEN ENTRE LOS ESTÁNDARES Y LOS PRESUPUESTOS. FINALMENTE
EXAMINAREMOS LOS ASPECTOS COORDINADORES Y ADMINISTRATIVOS DEL
PRESUPUESTO, POR ULTIMO HAREMOS RESALTAR EL USO DEL PRESUPUESTO
COMO INSTRUMENTO DE CONTROL.

DEFINICION DE ESTANDARES: SON LOS RESULTADOS QUE SE DESEAN ALCANZAR

EN UN DETERMINADO RUBRO (VENTAS, GASTOS, COSTOS) CON BASE EN LOS
RESULTADOS HISTÓRICOS OBTENIDOS POR LA EMPRESA (INTERNOS) Y DE OTRAS
EMPRESAS (EXTERNOS), LOS CUALES SIRVEN DE REFERENCIA PARA EL FUTURO.

ETIMOLOGIA Y CONCEPTO DEL PRESUPUESTO GENERAL

LA PALABRA  PRESUPUESTO SE COMPONE DE DOS RAICES LATINAS:

PRE = QUE SIGNIFICA ANTES DE O DELANTE DE; Y

SUPONER = HACER, HECHO.

POR LO TANTO, PRESUPUESTO SIGNIFICA “ANTES DE LO HECHO”

DEBIDO A QUE EL PRESUPUESTO PRESENTE HOY EN DIA ES UN INSTRUMENTO

IMPORTANTE PARA LAS EMPRESAS, EL VOCABLO PRESUPUESTAR SE  POPULARIZO,
PERO A PESAR DE ELLO  LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DE LA LENGUA, DURANTE
MUCHOS AÑOS NO LO ACEPTO Y MANTUVO EL CRITERIO DE QUE DEBIA USARSE EL
VERBO PRESUPONER, PARA INDICAR LO REFERENTE A LA FORMACION DE UN
PRESUPUESTO, SIN EMBARGO, LA DECIMA NOVENA EDICION DEL DICCIONARIO
ACADÉMICO, APARECE INCLUIDO EL VERBO PRESUPUESTAR, POR LO QUE ESTA
BIEN DICHO.

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EN TERMINOS GENERALES, LA PALABRA PRESUPUESTO ADOPTADA POR LA
ECONOMIA INDUSTRIAL, ES:

“LA TECNICA DE PLANEACION Y PREDETERMINACION DE CIFRAS SOBRE BASES

ESTADISTICAS Y APRECIACIONES DE HECHOS Y FENOMENOS ALEATORIOS.”

REFIRIÉNDOSE AL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE LA ADMINISTRACIÓN SE

LE PUEDE CONCEPTUAR COMO:

“LA ESTIMACION PROGRAMADA, EN FORMA SISTEMATICA, DE LAS

CONDICIONES DE OPERACION Y DE LOS RESULTADOS A OBTENER POR UN
ORGANISMO, EN UN PERIODO DETERMINADO.”

EN SUMA, EL PRESUPUESTO ES “UN CONJUNTO DE PRONOSTICOS REFERENTES A

UN PERIODO PRECISADO”

ORIGENES Y EVOLUCION DEL PRESUPUESTO.

PUEDE DECIRSE QUE SIEMPRE HA EXISTIDO EN LA MENTE DE LA

HUMANIDAD LA IDEA DE PRESUPUESTAR, LO DEMUESTRA EL HECHO DE QUE LOS
EGIPCIOS HACÍAN ESTIMACIONES PARA PRONOSTICAR LOS RESULTADOS DE LAS
COSECHAS DE TRIGO, CON OBJETIVO DE PREVENIR LOS AÑOS DE ESCASEZ, Y QUE
LOS ROMANOS ESTIMABAN LAS POSIBILIDADES DE PAGO DE LOS PUEBLOS
CONQUISTADOS, PARA EXIGIRLES EL PAGO DEL TRIBUTO CORRESPONDIENTE. SIN
EMBARGO, NO FUE SINO HASTA FINES DEL SIGLO XVLLL CUANDO EL
PRESUPUESTO COMENZÓ A UTILIZARSE COMO AYUDA EN LA ADMINISTRACIÓN 
PUBLICA, AL SOMETER EL MINISTRO DE FINANZAS DE INGLATERRA A LA
CONSIDERACIÓN DEL PARLAMENTO, SUS PLANES DE GASTOS PARA EL PERIODO 
FISCAL INMEDIATO SIGUIENTE, INCLUYENDO UN RESUMEN DE GASTOS DEL AÑO
ANTERIOR, Y UN PROGRAMA DE IMPUESTOS Y RECOMENDACIONES PARA SU
APLICACIÓN.

I.- DEFINICION DE PRESUPUESTO.

LA OBTENCIÓN A LA LARGA DE LOS MÁXIMOS BENEFICIOS POSIBLES

CONSTITUYE LA META PRINCIPAL DE LA ADMINISTRACIÓN. A MENUDO SURGEN
EN PRIMER TERMINO OTROS OBJETIVOS, COMO SON EL PODERÍO, EL CRECIMIENTO
Y EL SERVICIO SOCIAL, PERO LAS UTILIDADES QUE SE ESPERA LOGRAR EN EL
FUTURO SON ESENCIALES PARA LA SUPERVIVENCIA, EL PRESUPUESTO AYUDA A
TRAZAR EL CURSO QUE SE ESPERA HABRÁN DE SEGUIR LAS UTILIDADES. EL
PRESUPUESTO ES UN PLAN DE ACCIÓN CUANTITATIVO Y UN AUXILIAR DE LA
COORDINACIÓN Y EL CONTROL. LOS PRESUPUESTOS, BÁSICAMENTE NO SON
SINO ESTADOS FINANCIEROS ANTICIPADOS (PRO-FORMA), EXTENSIONES
FORMALES DE LOS PLANES ADMINISTRATIVOS. CONSTITUYEN OBJETIVOS QUE
ABARCAN TODAS LAS FASES DE LAS OPERACIONES (VENTAS, PRODUCCIÓN,
DISTRIBUCIÓN Y FINANCIAMIENTO).

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OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO.

LOS OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO SON DE PREVISIÓN, PLANEACIÓN,

ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN O INTEGRACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL, ES
DECIR COMPRENDEN O ESTÁN EN TODAS LAS ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO, Y NO COMO TODOS LOS AUTORES SOBRE LA MATERIA, SOLO
LOS ENMARCAN EN LA PLANEACIÓN Y EN EL CONTROL, POCOS AGREGAN LA
DIRECCION. POR LO QUE, COMO A CONTINUACIÓN SE APRECIA, EN LA INICIAL
ESTRUCTURA MENCIONADA, PRIMERO SE CITA UN CONCEPTO GENERAL DE LA
ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, PARA ENSEGUIDA INDICAR EL U
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO EN ESA ETAPA:

PREVISION.
CONCEPTO. DISPONER DE LO CONVENIENTE PARA ATENDERÉ A TIEMPO LAS
NECESIDADES PRESUMIBLES.

OBJETIVO DEL PRESUPUESTO: TENER ANTICIPADAMENTE TODO LO

NECESARIO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO.

DE PLANEACIÓN.

CONCEPTO: CAMINO A SEGUIR CON UNIFICACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE

ACTIVIDADES, POR MEDIO DE LAS CUALES SE ESTABLECEN LOS OBJETIVOS  DE LA
EMPRESA Y ORGANIZACIÓN  NECESARIA PARA ALCANZARLOS.
EL PRESUPUESTO EN SI, ES UN PLAN ESENCIALMENTE  NUMÉRICO QUE SE
ANTICIPA A LAS OPERACIONES QUE SE PRETENDEN LLEVAR A CABO, PERO DESDE
LUEGO QUE LA OBTENCIÓN DE RESULTADOS RAZONABLEMENTE CORRECTOS,
DEPENDERÁ DE LA  INFORMACIÓN ESTADÍSTICA QUE SE POSEA EN LE MOMENTO
DE EFECTUAR LA ESTIMACIÓN, YA QUE ADEMÁS DE LOS DATOS HISTÓRICOS, ES
NECESARIO ENTERARSE DE TODO AQUELLO QUE SE PROCURA REALIZAR Y QUE
AFECTE DE ALGÚN MODO LO QUE SE PLANEA, PARA QUE CON BASE EN LAS
EXPERIENCIAS ANTERIORES, PUEDAN PROYECTARSE LOS POSIBLES RESULTADOS
A FUTURO. ENTRE LOS MODOS MAS USUALES PARA CONSEGUIRLO, ESTA EL DE
LAS TENDENCIAS Y EL DE LAS CORRELACIONES.
OBJETIVO DEL PRESUPUESTO: PLANIFICACIÓN UNIFICADA Y SISTEMATIZADA DE
LAS POSIBLES ACCIONES, EN CONCORDANCIA CON OBJETIVOS.

DE ORGANIZACION

CONCEPTO: ESTRUCTURACIÓN TÉCNICA, DE LAS RELACIONES QUE DEBEN

EXISTIR ENTRE LAS FUNCIONES, NIVELES Y ACTIVIDADES DE LOS ELEMENTOS
MATERIALES Y HUMANOS DE LA ENTIDAD, CON EL FIN DE LOGRAR SU MÁXIMA 
EFICIENCIA DENTRO DE LOS PLANES Y OBJETIVOS SEÑALADOS.
HABIENDO ESTABLECIDO LOS OBJETIVOS GENERALES DE LA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN, PODRÁN PRECISARSE LOS DEPARTAMENTALES, QUE INDICARAN 
LAS CARACTERÍSTICAS DE LAS UNIDADES, TALES COMO VENTAS, PRODUCCIÓN,
COMPRAS ETC. DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES ESPECIFICAS. EL
AGRUPAMIENTO DE ACTIVIDADES EQUIVALE A ESTABLECER EN LA ENTIDAD
DIVISIONES Y DEPARTAMENTOS, MISMOS QUE DAN LUGAR A ELABORAR TANTOS

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PRESUPUESTOS COMO DEPARTAMENTOS FUNCIONALES EXISTAN.
LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS PARTICULARES PARA CADA
DEPARTAMENTO, PERMITEN APRECIAR SI CADA UNO DE ELLOS REALIZA
FUNCIONES ESTABLECIDAS, UTILIZANDO EN ESTE CASO AL PRESUPUESTO COMO
ELEMENTO PARA MODIFICAR  LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD EN CASO
NECESARIO.
MEDIANTE EL EMPLEO DE LOS PRESUPUESTOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN, A
TRAVÉS DE LA COORDINACIÓN O DIRECCIÓN QUE SE TENGA DE LOS MISMOS, ES
COMO SE LOGRA EL COMPLETO ENGRANAJE DE SUS FUNCIONES TOTALES, POR LA
INTERDEPENDENCIA DEPARTAMENTAL QUE DEBE EXISTIR.
OBJETIVO DE PRESUPUESTO: ADECUADA PRECISA Y FUNCIONAL ESTRUCTURA DE
LA ENTIDAD.

DE COORDINACION O INTEGRACION.

CONCEPTO: DESARROLLO Y MANTENIMIENTO ARMONIOSO DE LAS ACTIVIDADES

DE LA ENTIDAD, CON EL FIN DE EVITAR SITUACIONES  DE DESEQUILIBRIO  ENTRE
LAS DIFERENTES SECCIONES QUE INTEGRAN SU ORGANIZACIÓN.
LA INFLUENCIA COORDINADORA DE LOS PRESUPUESTOS  CONSTITUYE  UNA
AYUDA MUY VALIOSA PARA LOGRAR ESTE  EQUILIBRIO, YA QUE PARA LA
ELABORACIÓN  DEL  PRESUPUESTO DE UN DEPARTAMENTO ES NECESARIO
BASARSE O AUXILIARSE EN LOS OTROS, DE TAL MANERA QUE SE VA CREANDO
UNA CADENA DE DEPENDENCIA  ENTRE ELLOS , ENGRANANDO  ASÍ TODAS LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA.
OBJETIVO DEL PRESUPUESTO.: COMPAGINACIÓN ESTRECHA Y COORDINADA DE
TODAS Y CADA UNA DE LAS SECCIONES PARA QUE CUMPLAN CON LOS OBJETIVOS
DE LA ENTIDAD.

DE DIRECCION.

CONCEPTO.-FUNCIÓN EJECUTIVA PARA GUIAR O CONDUCIR E INSPECCIONAR O

SUPERVISAR A LOS SUBORDINADOS  DE ACUERDO A LO PLANEADO.
EL PRESUPUESTO ES UNA HERRAMIENTA DE ENORME UTILIDAD PARA LA TOMA DE
DECISIONES, ADMINISTRACIÓN  POR EXCEPCIONES, POLÍTICAS A SEGUIR, VISIÓN
DE CONJUNTO, ETC, DE DECIR DA LUGAR EL PRESUPUESTO A UNA BUENA
DIRECCIÓN.
OBJETIVO DEL PRESUPUESTO: AYUDA ENORME EN LAS POLÍTICAS A SEGUIR ,
TOMAS DE DECISIONES Y VISIÓN DE CONJUNTO, ASÍ COMO AUXILIO CORRECTO  Y
CON BUENAS BASES PARA CONDUCIR Y GUIAR A LOS SUBORDINADOS.

DE CONTROL.

CONCEPTO: ES LA ACCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE APRECIA SI LOS PLANES Y

OBJETIVOS SE ESTÁN CUMPLIENDO.

LA ACCIÓN CONTROLADORA DEL PRESUPUESTO SE ESTABLECE  AL HACER LA

COMPARACIÓN  ENTRE ESTE Y LOS RESULTADOS OBTENIDOS , LO CUAL CONDUCE
A LA DETERMINACIÓN DE LAS VARIACIONES O DESVIACIONES OCURRIDAS; SI
BIEN, LA SIMPLE DETERMINACIÓN DE LAS DIFERENCIAS NO ES UNA SOLUCIÓN,
SERÁ NECESARIO ANALIZARLAS CON OBJETO DE TOMAR LAS MEDIDAS

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CONVENIENTES PARA CORREGIR LAS DEFICIENCIAS EXISTENTES..
OBJETIVO DEL PRESUPUESTO: COMPARACIÓN A TIEMPO ENTRE LO
PRESUPUESTADO Y LOS RESULTADOS HABIDOS, DANDO LUGAR A DIFERENCIAS
ANALIZABLES Y ESTUDIABLES, PARA HACER SUPERACIONES Y CORRECCIONES.

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO.

HABLAR DEL ÉXITO DE UN PRESUPUESTO NO QUIERE DECIR NECESARIAMENTE

QUE LOS RESULTADOS HAYAN SIDO IDÉNTICOS A LOS PRONOSTICADOS, SERIA
SUFICIENTE EL HABER OBTENIDO UNA MEJORÍA EN EL GRADO DE EFICIENCIA Y
SEGURIDAD CON QUE SE CONDUJO LA ENTIDAD. SIN EMBARGO, PARA QUE UN
PRESUPUESTO CUMPLA EN FORMA ADECUADA CON LAS FUNCIONES QUE DE EL SE
ESPERAN, ES INDISPENSABLE BASARLO EN DETERMINADAS CONDICIONES QUE
OBLIGATORIAMENTE DEBEN OBSERVARSE EN SU ESTRUCTURACIÓN COMO SON:

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA.

LOS PRESUPUESTOS VAN SIEMPRE LIGADOS AL TIPO DE EMPRESA, A SUS

OBJETIVOS, A SU ORGANIZACIÓN Y A SUS NECESIDADES, SU CONTENIDO Y FORMA
VARÍAN DE UNA ENTIDAD A OTRA, PRINCIPALMENTE  EN EL  GRADO DE ANÁLISIS
REQUERIDO, POR LO CUAL ES INDISPENSABLE  EL CONOCIMIENTO AMPLIO DE LA
EMPRESA, OBJETIVOS Y NECESIDADES EN QUE SE HAYAN  APLICAR.
LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO SE BASA EN EL PRINCIPIO DE QUE TODAS LAS
TRANSACCIONES DE LA ENTIDAD ESTÁN ÍNTIMAMENTE RELACIONADAS ENTRE SI,
DE SUERTE QUE SI UNA DETERMINA PARTE DEL PLAN PUDIERA SER TOMADA
COMO PUNTO DE PARTIDA, EL RESTO DEL MISMO PODRÍA SER ESTABLECIDO CON
UN GRADO RAZONABLE DE SEGURIDAD Y CERTEZA, PERMITIENDO A LA GERENCIA
TOMAR DECISIONES ADECUADAS.

EXPOSICION DEL PLAN O POLITICA.

EL CONOCIMIENTO DEL CRITERIO DE LOS DIRECTIVOS DE LA COMPAÑÍA, EN

CUANTO AL OBJETIVO QUE SE BUSCA CON LA IMPLANTACIÓN  DEL PRESUPUESTO,
DEBERÁ  EXPONER EN FORMA CLARA Y CONCRETA  POR MEDIO DE MANUALES E
INSTRUCTIVOS, CUYO PROPÓSITO SERÁ, ADEMÁS DE LO ANTERIOR, UNIFORMAR
EL TRABAJO Y COORDINAR LAS FUNCIONES DE LAS PERSONAS ENCARGADAS DE
LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO, DEFINIDO LAS
RESPONSABILIDADES Y LOS LIMITES  DE AUTORIDAD EN CADA UNO DE ELLOS, ASÍ 
COMO EVITAR OPINIONES PARTICULARES O DIVERSAS.
EN DICHOS MANUALES SE INCLUIRÁ TAMBIÉN INFORMACIÓN SOBRE LOS
PRESUPUESTOS QUE FORMAN EL SISTEMA APROBADO, EL PERIODO QUE
ABARCARA EL PRESUPUESTO; EL DISEÑO DE LAS FORMAS ESPECIFICAS QUE
HAYAN DE USARSE , CON INSTRUCCIONES SOBRE SU MANEJO Y CONTENIDO, Y
TODA LA INFORMACIÓN QUE SE JUZGUE CONVENIENTE INCLUIR PARA LLENAR
LAS NECESIDADES ESPECIFICAS DE LA EMPRESA QUE SE TRATE.

COORDINACION PARA LA EJECUCION DEL PLAN O POLITICA.

DEBE EXISTIR UN DIRECTOR DEL PRESUPUESTO QUE ACTUARA COMO

COORDINADOR DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIÓN DEL PLAN. LA SINCRONIZACIÓN  DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES SE 

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HARÁ ELABORANDO UN CALENDARIO, EN EL QUE SE PRECISEN LAS FECHAS  EN
QUE CADA DEPARTAMENTO DEBERÁ TENER  DISPONIBLE LA INFORMACIÓN
NECESARIA, PARA QUE LAS DEMÁS SECCIONES PUEDAN DESARROLLAR SUS
ESTIMACIONES.
DE ESTA MANERA SERÁ NECESARIO TAMBIÉN  QUE TODA LA INFORMACIÓN
OBTENIDA Y LAS ESTIMACIONES REALIZADAS SEAN ENVIADAS  AL DIRECTOR DEL
PRESUPUESTO, CENTRALIZÁNDOSE  EN EL… LA PROGRAMACIÓN  DE
ACTIVIDADES, ASÍ LAS FECHAS DEL CALENDARIO ESTARÁN REFERIDAS AL
MOMENTO EN QUE ESTE RECIBA O ENVIE ALGO.
LA RESPONSABILIDAD DE LA PREPARACIÓN DE EL PRESUPUESTO RECAE SOBRE EL
MISMO, PERO LOS FUNCIONARIOS DE LOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS TENDRÁN
LA OBLIGACIÓN  DE PROPORCIONARLE LOS INFORMES  Y ESTUDIOS NECESARIOS
PARA SU ELABORACIÓN  DE AHÍ LA NECESIDAD DE DETERMINAR EL CAMPO  DE
ACCIÓN  DE CADA UNO, SU AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y JERARQUÍA.

FIJACION DEL PERIODO PRESUPUESTAL.

OTRO DE LOS REQUISITOS QUE DEBERÁN TOMARSE EN CUENTA PARA LA

INTEGRACIÓN DEL CONTROL PRESUPUESTAL, ES LA FIJACIÓN DEL LAPSO QUE
COMPRENDEN LAS ESTIMACIONES. LA DETERMINACIÓN DE ESTE PERIODO OPERA
EN FUNCIÓN DE DIVERSOS FACTORES TALES COMO: ESTABILIDAD O
INESTABILIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA, EL PERIODO DEL PROCESO
PRODUCTIVO, LAS TENDENCIAS DEL MERCADO, VENTAS DE TEMPORADA, ETC.
OTROS FACTORES QUE INFLUYEN EN LA FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL
SON LAS CARACTERÍSTICAS PROPIAS DEL RENGLÓN, POR EJEMPLO:
LAS INVERSIONES A MAS DE UN AÑO Y LOS FINANCIAMIENTOS, PUEDEN
ESTIMARSE PARA LAPSOS MAYORES QUE LAS PARTIDAS DE OPERACIÓN.

NORMALMENTE SE HACEN COINCIDIR LOS PERIODOS DE LAS ESTIMACIONES CON

LOS DE LOS RESULTADOS, PARA PODER EFECTUAR CON MAYOR FACILIDAD LAS
COMPARACIONES ENTRE LOS MISMOS Y HACER LAS CORRECCIONES  NECESARIAS.

SE PODRÍA CONCLUIR , ACONSEJANDO NO ESTABLECER  EL PERIODO  DEL

PRESUPUESTO LARGO EN FORMA RIGUROSA , YA QUE ESTE SUELE VARIAR
CONSTANTEMENTE SEGÚN SEA LA ESTABILIDAD O INESTABILIDAD  DE LAS
OPERACIONES QUE SE REALICEN, LA PRACTICA MAS ACEPTABLE PODRÍA SER LA
DE ESTIMAR LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA EN PERIODOS DE UN AÑO,
DIVIDIENDO ESTE  EN TRIMESTRES, QUE A SU VEZ SE SUBDIVIDAN EN MESES ,
POSTERIORMENTE SE IRÍAN ELABORANDO ESTIMACIONES FUTURAS POR LOS
MISMOS LAPSOS, TOMANDO COMO BASE LAS EXPERIENCIAS ADQUIRIDAS, CON EL
OBJETO  DE LOGRAR EL ESTABLECIMIENTO DE UN PRESUPUESTO CONTINUO.

DIRECCION Y VIGILANCIA.

UNA VEZ APROBADO EL PLAN, CADA UNO DE LOS DEPARTAMENTOS RECIBIRÁ LA

DELEGACIÓN DE ELABORAR LOS PRESUPUESTOS QUE CORRESPONDAN, CON LAS
INSTRUCCIONES O RECOMENDACIONES QUE AYUDARAN A LOS JEFES A PONER EN
PRACTICA DICHOS PLANES. EL SIGUIENTE PASO SERÁ HACER UN ESTUDIO
MINUCIOSO DE LAS DIFERENCIAS QUE SURJAN DE LA COMPARACIÓN DE LOS
DATOS REALES CON LOS PREDETERMINADOS, REVISAR PERIÓDICAMENTE LAS

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ESTIMACIONES Y DE SER NECESARIO, MODIFICARLAS EN FUNCIÓN CON LA
ENTIDAD A LA QUE PERTENECEN ETC
.
SEGÚN PUEDE APRECIARSE UN BUEN SISTEMA DE PRESUPUESTOS REQUIERE DE UN
TRABAJO CONTINUO Y MINUCIOSO, ESTUDIO DE LAS CIRCUNSTANCIAS QUE
PUDIERAN MODIFICARLO, QUE LA PERSONA QUE HAYA DE ENCARGARSE DE EL
POSEA CONOCIMIENTOS Y TIEMPO NECESARIOS PARA VIGILAR TANTO SU
CUMPLIMIENTO COMO LOS POSIBLES CAMBIOS, SOLO ASÍ PODRÁ EL PRESUPUESTO
SER UN VERDADERO INSTRUMENTO DE CONTROL PARA AL ADMINISTRACIÓN.

APOYO DIRECTIVO.

LA VOLUNTAD EN LA IMPLANTACIÓN DE EL PRESUPUESTO POR PARTE DE LOS

DIRECTIVOS Y SU RESPALDO ES INDISPENSABLE PARA SU BUENA REALIZACIÓN Y
DESARROLLO LO CUAL DA AL PRESUPUESTO UN USO NO SOLAMENTE
INFORMATIVO, SINO QUE LOS CONVIERTE EN UN PLAN DE ACCIÓN OPERATIVA, Y
DE PATRÓN DE MEDIDA CON LO EJECUTADO.

RESUMIENDO, SE PUEDE DECIR QUE EL PRESUPUESTO DEBE TENER CUANDO

MENOS, LOS SIGUIENTES PUNTOS PRIMORDIALES:
1.- CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD, PUES ES LA BASE PARA HACER EL
PRESUPUESTO CON ADECUACIÓN.
2.- UNA PLANIFICACIÓN GENERAL PREVIA, QUE INTEGRA LA DETERMINACIÓN DE
POLÍTICAS Y OBJETIVOS  FUTUROS GENERALES, A GRAN NIVEL.
3.- LA FORMACIÓN DE PROGRAMAS DETALLADOS O ANALÍTICOS QUE CONVIERTAN
LOS OBJETIVOS GENERALES, EN PLANES DE OPERACIÓN.
4.- LA CUANTIFICACIÓN, EN TÉRMINOS MONETARIOS EN MONETARIOS EN
UNIDADES DE VALOR RECONOCIDO DE LOS PLANES OPERATIVOS.
5.- EL CONTROL, O SEA LA REALIZACIÓN DE QUE LOS PLANES PRESUPUESTADOS SE
CUMPLAN O SE SUPEREN, PERO NO EN TODO CASO CON UN ANÁLISIS DE LAS
VARIACIONES O DESVIACIONES, CONOCIMIENTO DE LAS CAUSAS, Y SUS POSIBLES
RECTIFICACIONES O AJUSTES DE TIEMPO.

I.- CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO.

1.- DE FORMULACION

A) ADAPTACION A LA EMPRESA.

LA FORMULACIÓN DE UN PRESUPUESTO DEBE IR EN FUNCIÓN DIRECTA CON LAS

CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA, DEBIENDO  ADAPTARSE  A LAS FINALIDADES
DE ELLA MISMA EN TODOS Y CADA UNO DE SUS ASPECTOS, ESTO ES, LA ADOPCIÓN
DE UN SISTEMA  DE CONTROL PRESUPUESTARIO NO PUEDE HACERSE SIGUIENDO
UN PATRÓN DETERMINADO, APLICABLE A TODO TIPO DE EMPRESAS, ADEMÁS, EL 
PRESUPUESTO, NO SOLO ES SIMPLE ESTIMACIÓN, SU IMPLANTACIÓN REQUIERE
DEL ESTUDIO MINUCIOSO, SOBRE BASES CIENTÍFICAS (EN CIERTOS CASOS) DE LAS
OPERACIONES PASADAS DE LA COMPAÑÍA EN QUE SE DESEA IMPLANTAR, DEL
CONOCIMIENTO DE OTRAS EMPRESAS SIMILARES A ELLA, Y DEL PRONOSTICO DE
LAS OPERACIONES FUTURAS

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PLANEACION, COORDINACION Y CONTROL DE FUNCIONES. 
 
TODOS LOS ACTOS EN LA VIDA, AUN LOS MAS SENCILLOS, ANTES DE REALIZARSE
HAN ESTADO BASADOS EN UN PLAN, LOS PLANES NO SE REALIZAN EN EL
MOMENTO EN QUE SE PRESENTA UNA SITUACIÓN FAVORABLE O DESFAVORABLE,
NO, DEBEN TENER UNA PROYECCIÓN FUTURA Y SER ENCAMINADOS HACIA UN
OBJETIVO CLARAMENTE DEFINIDO, PARA LOGRARLO ES IMPRESCINDIBLE
COORDINAR Y CONTROLAR TODAS LAS FUNCIONES QUE CONDUCEN A ALCANZAR
DICHO OBJETIVO.

ENTRE LOS ASPECTOS RECOMENDABLES RESPECTO A ESTE PÁRRAFO, PARA EL

MEJOR FUNCIONAMIENTO DEL PRESUPUESTO ESTÁN:  
  
SECCIONAR EN TANTAS PARTES EL PRESUPUESTO, COMO RESPONSABLES EN
LA FUNCIÓN QUE HAYA EN LA ENTIDAD, CON AUTORIDAD PRECISA E
INDIVIDUAL DE LOS INTERESADOS EN EL CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE EL
PRESUPUESTO, DE TAL FORMA, QUE CADA ÁREA DE RESPONSABILIDAD
DEBA SER CONTROLADA POR UN PRESUPUESTO ESPECIFICO.

LOS PRESUPUESTADOS DEBEN OPERAR DENTRO DE UN MECANISMO

CONTABLE, PARA QUE SEAN FÁCILMENTE COMPROBABLES, CON EL FIN DE
COMPARARLOS CON LO OPERADO, DETERMINAR, ANALIZAR LAS
VARIACIONES O DESVIACIONES, Y CORREGIRLAS EN SU CASO.   

NO DEJAR OPORTUNIDAD A MALAS INTERPRETACIONES O DISCUSIONES.  

 
ELABORAR LOS PRESUPUESTOS EN CONDICIONES DE PODER SER
ALCANZABLES.

2.- DE PRESENTACION

DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONOMICAS.

LOS PRESUPUESTADOS SI SE UTILIZAN COMO HERRAMIENTA DE LA

ADMINISTRACIÓN (PUBLICA O PRIVADA) TIENEN COMO REQUISITO DE
PRESENTACIÓN INDISPENSABLE EL IR DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES
Y ECONÓMICAS (PERIODO, MERCADO, OFERTA Y DEMANDA, CICLO ECONÓMICO,
ETC.) Y DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURACIÓN CONTABLE.                          

3.- DE APLICACIÓN

 ELASTICIDAD Y CRITERIO.

LAS CONSTANTES FLUCTUACIONES DEL MERCADO Y LA FUERTE PRESIÓN A QUE

ACTUALMENTE SE VEN SOMETIDAS LAS EMPRESAS, DEBIDO A LA COMPETENCIA,
OBLIGAN A LOS DIRIGENTES A EFECTUAR CONSIDERABLES CAMBIOS EN SUS
PLANES, EN PLAZOS RELATIVAMENTE BREVES, DE AHÍ QUE SEA PRECISO QUE LOS
PRESUPUESTOS SEAN APLICADOS CON ELASTICIDAD Y CRITERIO, DEBIENDO ESTOS

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ACEPTAR CAMBIOS EN EL MISMO SENTIDO EN QUE VARÍEN LAS VENTAS, LA
PRODUCCIÓN, LAS NECESIDADES EL CICLO ECONÓMICO ETC.     
II.- RELACIONES HUMANAS.

EL PRESUPUESTO SE MIRA CON FRECUENCIA DESDE UN PUNTO DE VISTA

PURAMENTE MECANISTA. EL PRESUPUESTO NO ES SINO UN INSTRUMENTO, EN
MANOS DE LOS ADMINISTRADORES. LOS FACTORES HUMANOS EN EL
PRESUPUESTO SON MÁS IMPORTANTES QUE LAS TÉCNICAS CONTABLES. EL ÉXITO
DE UN SISTEMA PRESUPUESTAL DEPENDE DE SU ACEPTACIÓN POR LOS MIEMBROS
DE LA EMPRESA QUE RESULTEN AFECTADOS POR ÉL, TEÓRICAMENTE, LA ACTITUD
DE DICHOS INDIVIDUOS ES DE APROBACIÓN, DE COOPERACIÓN Y DE PLENO
CONOCIMIENTO DE SU RESPONSABILIDAD EN LOS COSTOS.

LOS PRESUPUESTOS COLOCAN A LOS MIEMBROS DE LA ADMINISTRACIÓN

EN SITUACIÓN DE MUCHA PRESIÓN. LA RESISTENCIA Y LA AUTODEFENSA SON LAS
REACCIONES NATURALES A LA CRITICA Y EL CONTROL. LA TAREA DE EDUCAR Y
CONVENCER A LA GENTE ADQUIERE AQUÍ EXTRAORDINARIA IMPORTANCIA,
DEMASIADOS JEFES DE DEPARTAMENTO PIENSAN QUE LOS PRESUPUESTOS
REPRESENTAN UN TIPO NEGATIVO DE PRESIÓN ADMINISTRATIVA, QUE PERSIGUEN
ESCATIMAR HASTA EL ULTIMO CENTAVO, PARA ELLOS, LA PALABRA
PRESUPUESTO ES CASI SINÓNIMO DE HUELGA O REDUCCIÓN DE SALARIOS.
TEÓRICAMENTE, EL PERSONAL DE LA COMPAÑÍA DEBE COMPRENDER Y ACEPTAR
EL PAPEL QUE JUEGAN LOS PRESUPUESTOS COMO VEHÍCULOS POSITIVOS PARA
LOGRAR EL MEJORAMIENTO DE LA COMPAÑÍA, DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LOS
PROPIOS INDIVIDUOS. EL PRESUPUESTO NO ES UN INFAMEN MEDIO DE EXPRIMIR
HASTA LA ULTIMA GOTA DE SUDOR DE LOS EMPLEADOS, ADECUADAMENTE
UTILIZADO, SIMPLEMENTE CONSTITUYE UN INSTRUMENTO SISTEMÁTICO PARA
ESTABLECER ESTÁNDARES DE OPERACIÓN, CREAR MOTIVACIONES, MEDIR LOS
RESULTADOS Y AYUDAR A LA ADMINISTRACIÓN EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS.
LA TÉCNICA DEL PRESUPUESTO ESTA EN SU LIBRE EMOTIVIDAD. SU
ADMINISTRADOR, SIN EMBARGO, FRECUENTEMENTE SE VE RODEADA DE
DIFICULTADES.

LA IMPORTANCIA DE ESTOS ASPECTOS HUMANOS EN LA PRESUPUESTACIÓN

DIFICILMENTE PUEDE EXAGERARSE.
SIN UN GRUPO ADMINISTRATIVO EN TODOS LOS NIVELES DE RESPONSABILIDAD,
DEBIDAMENTE EDUCADO Y QUE MUESTRE ESPÍRITU DE COOPERACIÓN, LOS
PRESUPUESTOS MERMAN LOS FONDOS DE LA NEGOCIACIÓN Y CONSTITUYEN MAS
BIEN UN OBSTÁCULO QUE UNA AYUDA PARA EL DESARROLLO EFICIENTE DE LAS
OPERACIONES. UN PROGRAMA PRESUPUESTAL, POR SI SOLO, NO REPRESENTA LA
SOLUCIÓN AL PROBLEMA DEL ESCASO TALENTO DE LOS ADMINISTRADORES DE LA
ORGANIZACIÓN O DEL DEFICIENTE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN.

III.- PLANEACION.

“PLANEAR POR ADELANTADO” SUENA A PALABRAS REDUNDANTES A LOS

GERENTES DE NEGOCIOS Y A LOS PROPIOS INDIVIDUOS. SIN EMBARGO, CON
DEMASIADA FRECUENCIA LOS PROBLEMAS COTIDIANOS INTERFIEREN CON DICHA
PLANEACIÓN, LAS OPERACIONES SON ARRASTRADAS POR UNA CORRIENTE SIN
RUMBO HASTA QUE LA REALIDAD DEL TIEMPO ATRAPA A LAS EMPRESAS O A LOS
INDIVIDUOS EN SITUACIONES PELIGROSAS QUE DEBIERON HABERSE PREVISTO Y

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EVITADO. LOS PRESUPUESTOS REÚNEN LOS RESULTADOS PREVISTOS Y EXPRESAN
LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN. SIN TALES OBJETIVOS LAS OPERACIONES
CARECEN DE DIRECCIÓN, LOS PROBLEMAS NO SON PREVISTOS, LOS RESULTADOS
CARECEN DE SIGNIFICADO Y LAS DERIVACIONES QUE PUEDEN SERVIR DE BASE
PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LAS POLÍTICAS FUTURAS SON EMPEQUEÑECIDAS
POR LA PRESIÓN DE LAS POLÍTICAS PRESENTES. EL PAPEL EN LA PLANEACIÓN DE
TODOS LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS DEBE ACENTUARSE Y RECONOCÉRSELE
MAYOR IMPORTANCIA MEDIANTE UN SISTEMA PRESUPUESTAL. LOS GERENTES SE
VERÁN OBLIGADOS A MIRAR HACIA EL FUTURO Y A ESTAR PREPARADOS PARA
ENFRENTARSE A LAS CONDICIONES CAMBIANTES.

IV.- VASTA APLICABILIDAD DE LOS PRESUPUESTOS.

LOS SISTEMAS PRESUPUESTALES SON MÁS COMUNES EN LAS GRANDES

COMPAÑÍAS, EN LAS QUE SE APLICAN TÉCNICAS MÁS RÍGIDAS Y COMPLICADAS
QUE AUXILIAN A LA ADMINISTRACIÓN, SIN EMBARGO, NO DEBE MENOSPRECIARSE
LA UTILIDAD QUE, PARA LOS NEGOCIOS PEQUEÑOS, TIENEN LOS PRESUPUESTOS.
MUCHO DE LOS CIERRES (Y CREACIONES INJUSTIFICADAS) DE PEQUEÑOS
NEGOCIOS PODRÍAN HABERSE EVITADOS MEDIANTE UN OPORTUNO ESFUERZO
PARA CUANTIFICAR LOS SUEÑOS DE TESTARUDOS E INSENSATOS EMPRESARIOS
QUE NUNCA SE ENFRENTARON A LA REALIDAD DE SU AVENTURA EN TÉRMINOS DE
PESOS Y CENTAVOS.

POR EJEMPLO, UN PEQUEÑO NEGOCIO SE METIÓ AL APARENTEMENTE

LUCRATIVO MERCADO DE EQUIPO PARA ESCUELAS, CON LA ESPERANZA DE
OBTENER UN ÉXITO ROTUNDO. SIN EMBARGO, EL ERROR DE NO HABER
CUANTIFICADO LOS LARGOS PERIODOS DE LA COBRANZA, DE NO HABER PREVISTO
EL POTENCIAL EFECTIVO DE VENTAS Y DE NO HABER CONTROLADO LOS COSTOS
DESDE UN PRINCIPIO LLEVO AL NEGOCIO AL DESASTRE EN MENOS DE UN AÑO.

LOS PRESUPUESTOS PARA LOS PEQUEÑOS NEGOCIOS NO NECESITAN SER

TAN COMPLEJOS COMO SE DESCRIBEN EN LOS TEXTOS DE LA MATERIA, PERO
PARA TODA EMPRESA, CUALQUIERA QUE SEA SU TAMAÑO, RESULTA ÚTIL ALGUNA
FORMA DE PRESUPUESTO. DE HECHO MUCHAS NEGOCIACIONES TIENEN
PRESUPUESTOS IMPLÍCITOS AUN SIN DARSE CUENTA DE SU EXISTENCIA, PUES
TODO HOMBRE DE NEGOCIOS CONSIDERA EL FUTURO AL TOMAR SUS DECISIONES.

V.- LOS PRESUPUESTOS Y LAS PERSPECTIVAS.

A PESAR DE LA COMPLEJIDAD TECNOLÓGICA DE LA ÉPOCA Y EL PROGRESO

EN LA COMPUTACIÓN, SON LOS INDIVIDUOS QUIENES CONTINÚAN DIRIGIENDO
LOS NEGOCIOS, DESDE EL PRESIDENTE DE LA COMPAÑÍA HASTA EL EMPLEADO
DEL MÁS PEQUEÑO DEPARTAMENTO. A LOS EMPLEADOS NO LES AGRADA
TRABAJAR A CIEGAS, IGNORANDO REALMENTE LO QUE SUS SUPERIORES PLANEAN
PARA EL FUTURO, NI TAMPOCO VER QUE TALES PLANES SE MODIFICAN DE
ACUERDO CON EL ESTADO DE ANIMO Y LA SALUD DEL SUPERIOR. EL
PRESUPUESTO AYUDA A RESOLVER ESTA DIFICULTAD AL PERMITIR QUE LOS
EMPLEADOS SEPAN LO QUE DE ELLOS SE ESPERA. LOS PRESUPUESTOS OBTIENEN

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LA CONSIDERACIÓN DE LOS EJECUTIVOS DE TODOS LOS NIVELES DE JERARQUÍA
DE LA COMPAÑÍA. AL ACENTUAR LA NECESIDAD Y EL VALOR DE LA PLANEACIÓN,
LOS PRESUPUESTOS AMPLÍAN LOS HORIZONTES DEL EJECUTIVO.
VI.- POLÍTICAS.

LAS POLÍTICAS SON PLANES REALMENTE GENERALES Y PERMANENTES QUE

SE MODIFICAN AL CAMBIAR LAS CONDICIONES. POR EJEMPLO, SE AGREGAN
NUEVOS PRODUCTOS, SE RENUEVAN LAS ORGANIZACIONES Y SE CAMBIAN LOS
MÉTODOS DE PRODUCCIÓN. LOS PRESUPUESTOS TIENEN UN EFECTO DEFINIDO EN
LA FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS GENERALES DE TODA EMPRESA Y AYUDAN
ASÍ A LA APLICACIÓN DE TALES POLÍTICAS. ESTOS CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS
CON FRECUENCIA SE VEN AFECTADOS, BIEN DIRECTAMENTE POR LA
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL O INDIRECTAMENTE POR LA MENTALIDAD QUE SE
CREA EN LOS ADMINISTRADORES POR SU CONTINUO TRATO CON LOS
PRESUPUESTOS.

VII.- CICLO DEL PRESUPUESTO.

PARA TENER ÉXITO EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO SE REQUIERE ALGO

MAS QUE UN PLAN ASTUTO. LOS PLANES DEBEN TRANSFORMARSE EN UNA
ACCIÓN EFICAZ A TRAVÉS DE LA COORDINACIÓN Y EL CONTROL, DE AHÍ, QUE EL
PRESUPUESTO TENGA ÉL MERITO DE SER LA EXPRESIÓN DE LAS POLÍTICAS
ADMINISTRATIVAS. LOS SISTEMAS PRESUPUESTALES TIENEN SU PROPIO CICLO,
QUE INCLUYE LA PLANEACIÓN, COORDINACIÓN Y EL CONTROL.

EL CICLO PRESUPUESTAL COMPRENDE:

 PLANEACIÓN DE LA OPERACIONES DEL NEGOCIO COMO UNA SOLA UNIDAD, ASÍ
COMO POR LAS PARTES EN QUE PUEDE SECCIONARSE. TODO EL EQUIPO
ADMINISTRATIVOS DA SU CONFORMIDAD SOBRE LOS RESULTADOS
ESPERADOS.
 CREACIÓN DE UN MARCO DE REFERENCIA, ESTO ES, UNA GUÍA DE OPERACIÓN
CONTRA LA QUE PUEDAN COMPARARSE LOS RESULTADOS OBTENIDOS.
 CREACIÓN DE UN MOTIVO QUE INDUZCA A INVESTIGAR LAS DESVIACIONES
CON RESPECTO A LOS PLANES. A LA INVESTIGACIÓN SIGUE LA ACCIÓN
CORRECTIVA.
 PLANEACIÓN NUEVAMENTE, CONSIDERANDO LOS CAMBIOS HABIDOS EN LAS
CONDICIONES.

VIII.- TIPOS DE PRESUPUESTOS.

A.- POR EL TIEMPO QUE ABARCAN.

LOS PRESUPUESTOS PUEDEN ABARCAR UN PERIODO DE UN AÑO, O MENOS.

TRATÁNDOSE DE PRESUPUESTOS DE CAPITAL, EN RELACIÓN CON LOS CAMBIOS EN
LA PLANTA Y EN LOS PRODUCTOS, HASTA DIEZ AÑOS, O MÁS.
ES CADA VEZ MAYOR EL NUMERO DE EMPRESAS QUE EMPLEAN LOS
PRESUPUESTOS COMO INSTRUMENTO ESENCIAL PARA LA PLANEACIÓN A LARGO

11
PLAZO, EL PERIODO USUAL QUE ABARCAN LA PLANEACIÓN Y EL PRESUPUESTO
PARA CONTROL, ES DE UN AÑO.

EL PRESUPUESTO ANUAL A MENUDO SE DIVIDE EN MESES PARA EL PRIMER

TRIMESTRE, Y POR TRIMESTRES PARA EL RESTO DEL AÑO. DE HECHO, SE EMPLEAN
PRESUPUESTOS CONTINUOS EN LOS CASOS EN QUE, AGREGANDO UN MES FUTURO
Y ELIMINANDO EL MES QUE ACABA DE TERMINAR, SE TIENE SIEMPRE DISPONIBLE
UN PRONOSTICO PARA DOCE MESES. SON CONVENIENTES LOS PRESUPUESTOS
CONTINUOS PORQUE CONSTANTEMENTE OBLIGAN A LA ADMINISTRACIÓN A
CONSIDERAR CONCRETAMENTE LOS PRÓXIMOS DOCE MESES,
INDEPENDIENTEMENTE DE QUE EL MES CORRIENTE SEA MAYO U OCTUBRE.

LA ELECCIÓN DE LOS PERIODOS PRESUPUESTALES DEPENDE

PRINCIPALMENTE DE LOS OBJETIVOS, USOS Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS DEL
PRESUPUESTO. ALGUNOS GERENTES SOSTIENEN QUE LOS PRESUPUESTOS NO
SERIAN DE UTILIDAD PARA SU COMPAÑÍA EN VIRTUD DE QUE SU NEGOCIO ESTA
LLENO DE CONSTANTES INCERTIDUMBRES, PERO ESOS MISMOS GERENTES,
CUANDO SE LES EXIGEN DETALLES, GENERALMENTE ADMITEN QUE ESTÁN
PLANEANDO SIN CESAR Y QUE POR LO MENOS, ALGUNA FORMA DE PLANEACIÓN
PRESUPUESTAL LES SERIA PROVECHOSA.

B.- POR SU ÁREA DE ACCIÓN.

BÁSICAMENTE LOS PRESUPUESTOS SON ESTADOS FINANCIEROS

PREDETERMINADOS, A VECES SE LES LLAMA ESTADOS PRO FORMA. HAN
SURGIDO VARIOS TÉRMINOS DESCRIPTIVOS DE LOS PRESUPUESTOS. LAS
DIFICULTADES DE TERMINOLOGÍA NO SON INSUPERABLES, PERO SE DEBE
RECORDAR QUE LOS TÉRMINOS VARIAN DE UN NEGOCIO A OTRO.
LA SIGUIENTE ES UNA CLASIFICACIÓN SIMPLIFICADA DE LOS PRESUPUESTOS. EN
LA PRACTICA, SON NECESARIOS MUCHAS CEDULAS PRESUPUESTALES
AUXILIARES.

12
PRESUPUESTO MAESTRO
(PRESUPUESTO INTEGRAL)

P. FINANCIERO
P. DE OPERACION

BALANCE GENERAL P.
EDO. DE ORIGEN Y APLICACION DE FONDOS
ESTADO DE RESULTADOS P.

P. DE GASTOS
P. DE COSTOS
P. DE VENTAS
P. DE CAJA

P. DE MATERIALES
P. MANO DE OBRA
P. DE COMPRAS
P. DE ENTRADAS DE CAJA
POR VENTAS
POR PRETAMOS
POR APORTACIONES
P. SALIDAS DE CAJA
POR COMPRAS
POR GASTOS
POR INVERSION

13
C.- INFORMES PRESUPUESTALES ESPECIALES.

COMPARACIONES DE LOS PRESUPUESTOS DE PLANEACIÓN CON LOS

RESULTADOS OBTENIDOS DE INFORMES PARA NECESIDADES ESPECÍFICAS DE LA
ADMINISTRACIÓN, POR EJEMPLO, LAS PROYECCIONES DEL PUNTO DE EQUILIBRIO.
PRESUPUESTO A LARGO PLAZO, FRECUENTEMENTE LLAMADO PRESUPUESTOS DE
CAPITAL O PRESUPUESTOS DE INSTALACIONES, PRESUPUESTO FLEXIBLE DE
GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.

IX.- EL PRONOSTICO DE VENTAS (TAREA DIFÍCIL).

A.- FACTORES QUE INTERVIENEN EN EL PRONOSTICO DE VENTAS.

LA REALIZACIÓN DE LOS COSTOS ESTÁ NECESARIAMENTE LIGADA A LA

ACTIVIDAD DE PRODUCCIÓN, DICHA ACTIVIDAD, A SU VEZ DEPENDE DE LAS
VENTAS ESTIMADAS. LA ESTIMACIÓN DE LAS VENTAS CONSTITUYE LA BASE PARA
LA CUANTIFICACIÓN DE LA PLANEACIÓN COMPLETA DEL NEGOCIO.

EL PRINCIPAL FUNCIONARIO DE VENTAS TIENE LA RESPONSABILIDAD

DIRECTA DE PREPARAR SU PRESUPUESTO DE VENTAS. LA TAREA DE PREPARACIÓN
LE OBLIGA A CRISTALIZAR SUS PLANES, DEBE TENER UNA VISIÓN REALISTA; LAS
CIFRAS DE SU PRONOSTICO HAN DE BASARSE EN VENTAS RAZONABLEMENTE
ALCANZABLES.
EL PRONOSTICO DE VENTAS SE LLEVA A CABO DESPUÉS DE HABER CONSIDERADO
LOS SIGUIENTES FACTORES:
 EL “VOLUMEN DE VENTAS PASADO”
 LAS “CONDICIONES ECONÓMICAS GENERALES Y DE LA INDUSTRIA”
 LAS “RELACIONES DE VENTAS A LOS ÍNDICES ECONÓMICOS” COMO SON EL
INGRESO BRUTO NACIONAL, EL EMPLEO, LOS PRECIOS Y LA PRODUCCIÓN
INDUSTRIAL, LA INFLACIÓN, EL TIPO DE CAMBIO (DÓLAR), LAS TASAS DE
INTERÉS (CETES), ETC.
 EL “BENEFICIO RELATIVO QUE DEJAN LOS PRODUCTOS”
 LOS “ESTUDIOS DE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS”
 LAS “POLÍTICAS DE PRECIOS”
 LA “PUBLICIDAD Y OTRAS PROMOCIONES”
 LA “CALIDAD DEL CUERPO DE VENDEDORES”
 “LA COMPETENCIA”

14
 LAS “VARIACIONES ESTACIONALES”
 LA “CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN”
 LAS “TENDENCIAS A LARGO PLAZO DE LAS VENTAS DE LOS DISTINTOS
PRODUCTOS”

B.- PROCEDIMIENTO DE LOS PRONÓSTICOS.

UNA AYUDA EFECTIVA PARA LOGRAR LA MAYOR PRECISIÓN POSIBLE EN LOS

PRONÓSTICOS ES LA DE LLEGAR AL MISMO OBJETIVO A TRAVÉS DE DISTINTOS
MÉTODOS, SIRVIENDO CADA UNO DE LOS PRONÓSTICOS COMO COMPROBACIÓN DE
LAS DEMÁS, LOS TRES MÉTODOS QUE A CONTINUACIÓN SE DESCRIBEN
GENERALMENTE SE COMBINAN EN ALGUNA FORMA QUE RESULTE CONVENIENTE
PARA UNA DETERMINADA COMPAÑÍA.

 PROCEDIMIENTO BASADO EN EL PERSONAL DE VENTAS, COMO EN TODOS

LOS PRESUPUESTOS, LOS RESPONSABLES DE SU CUMPLIMIENTO DEBEN
TENER UNA INTERVENCIÓN ACTIVA EN LA PREPARACIÓN DEL
PRESUPUESTO QUE AHORA NOS OCUPA. DE SER POSIBLE, LOS DATOS DEL
PRESUPUESTO DEBEN FLUIR DE LOS VENDEDORES INDIVIDUALES O DE LOS
GERENTES DE VENTAS REGIONALES HACIA EL PRINCIPAL FUNCIONARIO DE
VENTAS. UN VALIOSO BENEFICIO QUE SE LOGRA EN EL PROCESO
PRESUPUESTAL ES EL SOSTENIMIENTO DE PLATICAS Y DISCUSIONES QUE
GENERALMENTE CONDUCEN A LA INTRODUCCIÓN DE AJUSTES Y QUE
ADEMÁS TIENEN EL EFECTO SALUDABLE DE AMPLIAR EL JUICIO DE LOS
PARTICIPANTES.

LOS VOLÚMENES DE VENTAS PASADOS GENERALMENTE SON EL

TRAMPOLÍN PARA LAS ESTIMACIONES DE LAS VENTAS FUTURAS. LOS
EJECUTIVOS DE VENTAS EXAMINAN EL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE
LAS VENTAS Y LO RELACIONAN CON OTROS DATOS HISTÓRICOS, TALES
COMO, LOS ÍNDICES ECONÓMICOS, LA PUBLICIDAD, LAS POLÍTICAS DE
PRECIOS Y LAS CONDICIONES DE LA COMPETENCIA; SE UNE LA
INFORMACIÓN QUE SE TIENE SOBRE LA OPERACIÓN CORRIENTE, SE TOMA
EN CUENTA LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN Y SE DERIVAN ENTONCES LAS
PERSPECTIVAS PARA LOS MESES FUTUROS (AÑOS SI SE TRATA DE
PRESUPUESTOS DE VENTAS A LARGO PLAZO).

UNA DE LAS DIFICULTADES CON QUE COMÚNMENTE SE TROPIEZA AL

PRESUPUESTAR LAS VENTAS, ES LA AVERSIÓN GENERAL QUE LOS
EJECUTIVOS DE VENTAS SIENTEN POR LOS NÚMEROS. DEBE HACERSE
COMPRENDER A LOS VENDEDORES LA UTILIDAD DEL PRESUPUESTO. LOS
MEJORES EJECUTIVOS DE VENTAS PUEDEN NO ENCONTRAR
PARTICULARMENTE AGRADABLE EL TRABAJAR CON NÚMEROS, PERO SI
COMPRENDEN QUE NO PUEDEN TOMARSE DECISIONES PRUDENTES CUANDO
NO SE CUENTA CON DATOS CONCRETOS.

15
 LA INVESTIGACIÓN DEL MERCADO ES UN INSTRUMENTO DEL EJECUTIVO DE
VENTAS QUE LE AYUDA A EVITAR LAS ACCIONES PRECIPITADAS Y LAS
CONJETURAS. ESTUDIOS HECHOS SOBRE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPAÑAS
PARA PROMOCIÓN DE VENTAS REVELARON QUE MÁS DEL 75% DE LAS QUE
FRACASARON SE HABÍAN BASADO EN PLANEACIONES FORMULADAS AL
AZAR.

 MÉTODOS ESTADÍSTICOS, NINGÚN NEGOCIO DESCANSA EXCLUSIVAMENTE

EN ESTE MÉTODO. EL ANÁLISIS DE LAS TENDENCIAS DE LA PROYECCIÓN DE
LOS CICLOS Y DE LAS CORRELACIONES CIERTAMENTE EN UNA ÚTIL
TÉCNICA COMPLEMENTARIA. LAS RELACIONES ENTRE LAS VENTAS Y LOS
ÍNDICES ECONÓMICOS AYUDAN A LOGRAR PRONÓSTICOS DE VENTAS MAS
SEGUROS, ESPECIALMENTE SI LAS FLUCTUACIONES EN DETERMINADOS
ÍNDICES ECONÓMICOS PRECEDEN A LAS FLUCTUACIONES EN LAS VENTAS
DE LA COMPAÑÍA.

RESULTA PELIGROSO, SIN EMBARGO, CONCEDER DEMASIADA

IMPORTANCIA A LAS PRUEBAS ESTADÍSTICAS, PUES LAS VARIACIONES
OCASIONALES PUEDEN DERRUMBAR CUALQUIER PROGRAMA,
NUEVAMENTE NO EXISTE SUSTITUTO PARA EL AGUDO JUICIO EJECUTIVO

 JUICIO EJECUTIVO DE GRUPO. TODOS LOS ALTOS FUNCIONARIOS,

INCLUYENDO LOS DE PRODUCCIÓN, COMPRAS, FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN, PUEDEN VALERSE DE SU EXPERIENCIA Y
CONOCIMIENTO PARA PROYECTAR LAS VENTAS CON BASE EN LA OPINIÓN
DEL GRUPO. EN ESTE MÉTODO ABREVIADO SE PRESCINDE DE LAS
COMPLICADAS ACUMULACIONES ESTADÍSTICAS, SIN EMBARGO, DA LUGAR
A QUE LA RESPONSABILIDAD EN LAS ESTIMACIONES DE VENTAS SEA
CONFUSA Y SE DILUYA ENTRE LOS MIEMBROS DEL GRUPO Y AL MISMO
TIEMPO, SE IGNORE LA NECESIDAD DEL MÉTODO CIENTÍFICO Y SEVERO QUE
SE REQUIERE EN ESTA IMPORTANTE TAREA.

X.- DISTINCIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y ESTÁNDARES.

LA LITERATURA Y LA PRACTICA TIENDEN A SER CONFUSAS AL TRATAR DE

DISTINGUIR LOS ESTÁNDARES DE LOS PRESUPUESTOS, LA DIFICULTAD ESTRIBA EN
QUE LOS PRESUPUESTOS PUEDEN UTILIZARSE PARA PLANEACIÓN O PARA
CONTROL, O PARA AMBOS. CUANDO LOS ESTÁNDARES NO SIEMPRE
REPRESENTAN UNA META FACTIBLE DE REALIZACIÓN EFICIENTE, A CAUSA DE
LA POLÍTICA DE LA GERENCIA O PORQUE LOS ESTÁNDARES ESTÉN
DESACTUALIZADOS, LA SUMA PRESUPUESTADA PUEDE DIFERIR DEL IMPORTE DEL
ESTÁNDAR.
LA CONCILIACIÓN ENTRE AMBOS GENERALMENTE SE MUESTRA
INCORPORANDO EN EL PRESUPUESTO TOTAL DEL NEGOCIO LAS VARIACIONES
PRESUPUESTADAS.

16
 HISTÓRICAMENTE, LOS COSTOS ESTÁNDAR COMO LOS CONOCEMOS AHORA
Y LOS PRESUPUESTOS MERCANTILES SE DESARROLLARON CASI AL MISMO
TIEMPO, PERO LOS PRIMEROS AÑOS DICHO DESARROLLO FUE EN GRAN PARTE
POR CAMINOS DIFERENTES. LOS COSTOS ESTÁNDAR SE DESARROLLARON EN
LA FABRICA, EN TANTO QUE EL PRESUPUESTO PRIMERAMENTE SE APLICO AL
ASPECTO FINANCIERO DEL NEGOCIO.
MAS TARDE SE LLEGO A COMPRENDER QUE AMBOS ERAN SIMPLES
APLICACIONES DE LA MISMA FILOSOFÍA ADMINISTRATIVA Y QUE
CONSTITUÍAN PARTES COMPLEMENTARIAS DE UN PROGRAMA INTEGRAL DEL
CONTROL DE COSTOS.

EN RESUMEN, SI LOS ESTÁNDARES SON METAS RAZONABLEMENTE

ALCANZABLES QUE COINCIDEN CON LAS PREVISIONES, LAS CIFRAS
PRESUPUESTADAS Y LAS DE LOS ESTÁNDARES NO DIFERIRÁN. NO OBSTANTE, SI
LOS ESTÁNDARES SON METAS QUE SE SUPONE HAN DE SERVIR DE INCENTIVOS
PARA UNA MEJOR OPERACIÓN QUE LA GENERALMENTE ESPERADA, LA
OPERACIÓN DESEADA (ESTÁNDARES) Y LA OPERACIÓN ESPERADA (PRESUPUESTO
DE PLANEACIÓN, SI DIFERIRÁN. ESTA DIFERENCIA GENERALMENTE SE SALVA
INCLUYENDO EN EL PRESUPUESTO MAESTRO DE PLANEACIÓN LAS VARIACIONES
PREVISTAS, SI BIEN LOS RESULTADOS DEPARTAMENTALES INDIVIDUALES SE
JUZGARAN CON BASE EN LOS ESTÁNDARES, ASÍ PUES, LOS ESTÁNDARES DE USO
DE MATERIALES Y DE MANO DE OBRA, QUE BIEN PUEDEN LLAMARSE
ESTÁNDARES REALIZABLES ACTUALMENTE, PUEDEN SER LO BASTANTE
ESTRECHOS DE MODO QUE PROBABLEMENTE SOLO OCURRAN VARIACIONES
DESFAVORABLES EN CASOS UN TANTO RAROS. ESTAS VARIACIONES QUIZÁS SEAN
LIGERAS O DE CIERTA IMPORTANCIA, EN TODO CASO, LA ADMINISTRACIÓN DEBE
TOMAR EN CUENTA LAS VARIACIONES PREVISTAS, TANTO EN EL PRESUPUESTO DE
PLANEACIÓN COMO EN CUALQUIER POSTERIOR ANÁLISIS DE VARIACIONES. DE LO
CONTRARIO, EL PRESUPUESTO CONDUCIRÁ A DIFICULTADES DEBIDO A QUE
POSIBLEMENTE LA UTILIDAD QUE SE PROYECTA ESTARÁ ABULTADA, LAS SALIDAS
DE LA CAJA ESTARÁN SUBESTIMADAS, ETC. ESTAS TÉCNICAS AUXILIARES SON
NECESARIAS SI EL PRESUPUESTO INTEGRAL HA DE SERVIR COMO PLAN
FINANCIERO REALISTA.

XI.- PRESUPUESTOS Y ESTÁNDARES DE VENTAS.

EL CONTROL DE VENTAS DEPENDE DEL ESFUERZO Y LA DIRECCIÓN. LA

FUNCIÓN DE VENTAS, AL IGUAL QUE LAS DEMÁS FUNCIONES DEL NEGOCIO,
NECESITA DE ELEMENTOS DE CONTROL. LA DIFICULTAD ESTRIBA EN LA
PRESENCIA DE MUCHOS FACTORES ÍNTIMAMENTE RELACIONADOS, CUYA
COMPROBACIÓN Y EFECTO SOBRE LAS VENTAS SON DIFÍCILES DE AISLAR Y
MEDIR.

LA DISTINCIÓN ENTRE PRESUPUESTOS DE VENTAS Y ESTÁNDARES DE

VENTAS (LLAMADOS A VECES CUOTAS) PROPORCIONA OTRO EJEMPLO DE CÓMO
LOS CONCEPTOS DE PRESUPUESTO Y ESTÁNDAR PUEDEN COINCIDIR EN ALGUNAS
EMPRESAS, PERO DIFERIR EN OTRAS. EN LOS CASOS EN QUE LOS RESULTADOS
PREVISTOS (PRESUPUESTOS) Y LOS RESULTADOS DESEADOS (ESTÁNDARES) SEAN
LOS MISMOS, LOS PRESUPUESTOS DE VENTAS Y LOS ESTÁNDARES DE VENTAS
CONCORDARAN ENTRE SI. SIN EMBARGO, FRECUENTEMENTE LOS ESTÁNDARES DE
VENTAS (CUOTAS) SE PLANEAN COMO OBJETIVOS DE MOTIVACIÓN, QUE PUEDEN

17
SER ALCANZADOS POR VIRTUD DE UNA OPERACIÓN SUPERIOR Y QUE PUEDAN
DIFERIR MARCADAMENTE DE LOS PRESUPUESTOS DE VENTAS PARA FINES DE
PLANEACIÓN FINANCIERA. LOS ESTÁNDARES DE VENTAS SE RELACIONAN CON
LOS ESFUERZOS Y RESULTADOS Y CONSTITUYEN LA BASE PARA RECOMPENSAR O
CASTIGAR AL PERSONAL. EL ESFUERZO SE MIDE DE MUY VARIADAS MANERAS:
VISITAS POR PERIODOS, PIEZAS DE CORRESPONDENCIA DIRECTA ENVIADAS A LOS
CLIENTES, ETC.

LOS RESULTADOS SE EVALÚAN TAMBIÉN DE MUY VARIADAS FORMAS:

IMPORTE DEL VOLUMEN DE VENTAS LOGRADO, NUMERO DE RESPUESTAS
RECIBIDAS, ETC.
LOS EJECUTIVOS DE VENTAS UTILIZAN INFORMES DE REALIZACIÓN PARA
HACER COMPARACIONES DE LOS RESULTADOS REALES CONTRA LOS ESTÁNDARES
O LOS PRESUPUESTOS AMBOS, SE INVESTIGA CUALQUIER INDICIO DE PRONOSTICO
U OPERACIÓN DEFECTUOSA; VALE LA PENA, ADEMÁS, ANALIZAR LAS
VARIACIONES AUNQUE LOS RESULTADOS SE DEBAN A FACTORES OCASIONALES,
ESTACIONALES O CÍCLICOS. ELLO PUEDE AYUDAR, POR EJEMPLO, A CONCENTRAR
LA ATENCIÓN SOBRE UN VENDEDOR QUE MANTIENE LAS VENTAS A UN NIVEL
RELATIVAMENTE ELEVADO Y DESCUBRIR LAS TÉCNICAS SINGULARES QUE SON LA
CAUSA DE SU ÉXITO.

XII.- COORDINACIÓN Y PRESUPOSICIÓN.

LA COORDINACIÓN IMPLICA LA SINCRONIZACIÓN Y EQUILIBRIO DE TODOS

LOS FACTORES PRODUCTIVOS, ASÍ COMO DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS Y
FUNCIONES DEL NEGOCIO CON EL FIN DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS CONJUNTOS,
ESTO ES, QUE LOS INTERESES DE LOS GERENTES INDIVIDUALES SE SUBORDINEN
AL BENEFICIO DEL NEGOCIO COMO UNA SOLA UNIDAD.
EL CONCEPTO DE COORDINACIÓN IMPLICA, POR EJEMPLO, QUE LOS
FUNCIONARIOS DE COMPRAS INTEGREN SUS PLANES CON LA NECESIDAD DE
PRODUCCIÓN Y QUE LOS FUNCIONARIOS DE PRODUCCIÓN UTILICEN EL
PRESUPUESTO DE VENTAS COMO LA BASE PARA PLANEAR LA DEMANDA DE MANO
DE OBRA Y LA UTILIZACIÓN DE LA MAQUINARIA.
EN LA PRACTICA, SIN EMBARGO, EL CONCEPTO DE COORDINACIÓN A MENUDO ES
CAMBIADO.

NO ES RARO ENCONTRAR SITUACIONES EN LAS QUE LOS EJECUTIVOS DE

VENTAS CONSIDERAN EL PRONOSTICO DE VENTAS COMO EL PRESUPUESTO EN SI,
PERO TIENEN POCA O NINGUNA IDEA SOBRE LA FORMA EN QUE ESTE PRONOSTICO
SE EMPLEA REALMENTE COMO BASE PARA TODOS LOS PLANES DE LA COMPAÑÍA,
EN TALES CIRCUNSTANCIAS, LA GENTE DE PRODUCCIÓN DEBE USAR
PRESUPUESTOS ÚNICAMENTE COMO LIMITACIONES PARA LOS GASTOS. LA
OPERACIÓN DE LAS OPERACIONES FABRILES PUEDE, POR LO TANTO, LLEVARSE A
CABO SIN TOMAR EN CUENTA EL PLAN MAESTRO DERIVADO DEL PRONOSTICO.
LOS RESULTADOS DE LA COMPAÑÍA LOGRADOS EN TALES CONDICIONES PUEDEN
DIFERIR SENSIBLEMENTE DE LOS QUE FUERON PROYECTADOS, Y NO OBSTANTE,
CADA JEFE DE DEPARTAMENTO PUEDE SENTIRSE SATISFECHO DE QUE HA
CUMPLIDO SUS OBLIGACIONES PRESUPUESTALES.

LOS PRESUPUESTOS AYUDAN A LA ADMINISTRACIÓN DE LA SIGUIENTE

MANERA A COORDINAR LAS OPERACIONES:

18
  LA EXISTENCIA DE UN PLAN BIEN TRAZADO ES EL PASO MÁS IMPORTANTE
PARA LOGRAR LA COORDINACIÓN. LOS EJECUTIVOS SE VEN OBLIGADOS A
PENSAR EN LAS RELACIONES DE LAS OPERACIONES INDIVIDUALES, EN LAS
DEMÁS OPERACIONES Y EN LA PROPIA COMPAÑÍA COMO UNA SOLA UNIDAD
 LOS PRESUPUESTOS AYUDAN A FRENAR LOS ESFUERZOS AMBICIOSOS DE
LOS EJECUTIVOS, ASÍ MISMO, LOS PRESUPUESTOS AMPLÍAN EL CRITERIO DE
LOS INDIVIDUOS, ELIMINANDO LOS PREJUICIOS INCONSCIENTES QUE
EXISTEN ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE INGENIERÍA, VENTAS Y
PRODUCCIÓN
 LOS PRESUPUESTOS AYUDAN A DESCUBRIR LAS PARTES DÉBILES DE LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN. LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS REVELA LOS PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN, DEL
DESLINDE DE RESPONSABILIDAD Y DE RELACIONES DE TRABAJO.
XIII.- RESUMEN.

EL PRESUPUESTO INTEGRAL ES LA EXPRESIÓN DEL PLAN MAESTRO DE

OPERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN, EL RESUMEN FORMALIZADO DE LOS
OBJETIVOS DE LA COMPAÑÍA Y DE LOS MEDIOS CON QUE CUENTA PARA
LOGRARLOS. EL PROCESO PRESUPUESTAL OBLIGA A TODOS LOS NIVELES DE LA
ADMINISTRACIÓN A MIRAR HACIA EL FUTURO Y A ESTAR PREPARADOS PARA
HACER FRENTE A LAS CONDICIONES CAMBIANTES.

LOS FACTORES HUMANOS EN EL PRESUPUESTO SON MÁS IMPORTANTES

QUE LAS COMPLEJIDADES TÉCNICAS. LA TAREA DE EDUCAR Y CONVENCER A LA
GENTE ES ESENCIAL EN ESTE CAMPO. DE LOS CONTRARIO, PUEDE HABER
RESISTENCIA POR PARTE DE LOS EMPLEADOS Y FRUSTRARSE LA EFECTIVIDAD DE
LOS PRESUPUESTOS COMO INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN Y CONTROL.
LA BASE DEL PRESUPUESTO ES EL PRONOSTICO DE VENTAS. LOS INVENTARIOS,
LA PRODUCCIÓN Y LOS COSTOS GENERALMENTE MARCHAN AL RITMO DE LA
ACTIVIDAD DE VENTAS.

LOS PRESUPUESTOS REFLEJAN LOS RESULTADOS PREVISTOS, LOS

ESTÁNDARES REFLEJAN LOS RESULTADOS DESEADOS. LA OPERACIÓN
PRESUPUESTADA Y LA OPERACIÓN ESTÁNDAR DIFERIRÁN SOLAMENTE EN EL
GRADO EN QUE DIFIEREN LAS PREVISIONES Y LOS ESTÁNDARES. EL ÁREA DE
VENTAS CONSTITUYE EL EJEMPLO MÁS COMÚN.

CUANDO LOS ESTÁNDARES SE MODIFICAN REGULARMENTE Y SON

FACTIBLES DE LOGRARSE EN EL PRESENTE, DE MODO QUE SE ESPERA QUE LAS
VARIACIONES SEAN INSIGNIFICANTES, LOS RESULTADOS PRESUPUESTADOS Y LOS
RESULTADOS ESTÁNDAR SERÁN LOS MISMOS.

XIV.- INSTALACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO.

A.- ORGANIZACIÓN EFICAZ.

DOS DE LOS REQUISITOS ESENCIALES DEL PRESUPUESTO SON: UNA

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Y PERSONAL BIEN INFORMADO. EL
PRESUPUESTO EFICAZ EN REALIDAD TRABAJA DE ABAJO HACIA ARRIBA, NO AL

19
CONTRARIO, ESTO ES, EL EMPLEADO Y DEMÁS JEFES DE DEPARTAMENTO DEBEN
ESTAR CONVENCIDOS DE LA UTILIDAD DE LOS PRESUPUESTOS. EL EMPLEADO
DEBE CONSIDERAR A SU PRESUPUESTO COMO LA EXPRESIÓN DE UN PLAN
ALCANZABLE Y REALISTA. CONSECUENTEMENTE, DEBE TENER VOZ FIRME EN SU
PREPARACIÓN.

LA IMPOSICIÓN DE PRESUPUESTOS EN UNA COMPAÑÍA MAL ORGANIZADA,

Y EN LA QUE IMPEREN DISCORDIAS Y RESENTIMIENTOS, OBSTACULIZARA A LA
ADMINISTRACIÓN EN LUGAR DE AYUDARLA. LOS PRESUPUESTOS NO SON CURAS
PARA LOS MALES FUNDAMENTALES QUE PADECE LA ADMINISTRACIÓN. AUNQUE
LOS PRESUPUESTOS PUEDEN MEJORAR ALGO LA EFICIENCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN, NO SON SUSTITUTOS DE ESTA.

B.- EL PRESUPUESTO Y EL SISTEMA DE CONTABILIDAD.

EL SISTEMA DE CONTABILIDAD Y EL SISTEMA PRESUPUESTAL DEBEN ESTAR

SINCRONIZADOS CON LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN. AUNQUE LOS
PRESUPUESTOS PUEDEN UTILIZARSE PARA PLANEACIÓN SIN ESTAR INTEGRADOS
EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD, RARA VEZ PUEDEN EMPLEARSE PARA UN
CONTROL COMPLETO SI NO EXISTE INTEGRACIÓN. LAS EMPRESAS PROGRESISTAS
VINCULAN EL PRESUPUESTO CON UN SISTEMA DE CONTABILIDAD EN EL QUE SE
ACUMULA INFORMACIÓN HOMOGÉNEA DESDE LOS MÁS BAJOS NIVELES DE
RESPONSABILIDAD HASTA LOS MAS ELEVADOS.

C.- DIRECTOR DEL PRESUPUESTO.

SI BIEN LOS ADMINISTRADORES DE AUTORIDAD LINEAL TIENEN LA

RESPONSABILIDAD FINAL EN LA PREPARACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
INDIVIDUALES, EXISTE TAMBIÉN LA EVIDENTE NECESIDAD DE UN AUXILIO
TÉCNICO, DESPOJADO DE PREJUICIOS Y DE UNA RESPONSABILIDAD CABAL EN EL
PROGRAMA PRESUPUESTAL. ESTA NECESIDAD GENERALMENTE SE SATISFACE
ASIGNANDO A UN DIRECTOR DEL PRESUPUESTO LA RESPONSABILIDAD DE
ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PRELIMINARES, DISEÑAR FORMAS, LLEVAR A
CABO UNA LABOR EFICAZ DE EDUCACIÓN Y CONVENCIMIENTO DEL PERSONAL,
RECABAR Y COORDINAR LOS DATOS, VERIFICAR LA INFORMACIÓN Y COMUNICAR
OS RESULTADOS. EL DIRECTOR DEL PRESUPUESTO GENERALMENTE ES EL PROPIO
CONTRALOR O ALGUIEN RESPONSABLE ANTE EL.
ACTÚA COMO CONSULTOR EXPERTO, O SEA, LA PERSONA A QUIEN ACUDEN
LOS ADMINISTRADORES DE AUTORIDAD LINEAL EN BUSCA DE AYUDA TÉCNICA.
PUEDE CONSTITUIRSE ASIMISMO EN UN VALIOSO FUNCIONARIO DE
COMUNICACIONES ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE LÍNEA Y LOS
DEPARTAMENTOS DE CONSULTARÍA.
EL COMPETENTE DIRECTOR DEL PRESUPUESTO NORMALMENTE MANTIENE
CORDIALES RELACIONES CON LOS ADMINISTRADORES DE AUTORIDAD LINEAL.
PARTICULARMENTE EVITA APODERARSE DE LA AUTORIDAD LINEAL, TRAMPA EN
LA QUE PUEDEN CAER FÁCILMENTE DEBIDO A SU POSICIÓN COMO EXPERTO DE LA
COMPAÑÍA EN CUESTIONES PRESUPUESTALES.

20
D.- COMITÉ DEL PRESUPUESTO.
EL COMITÉ DEL PRESUPUESTO ACTÚA COMO CUERPO CONSULTATIVO ANTE
EL FUNCIONARIO DEL PRESUPUESTO. SUS MIEMBROS GENERALMENTE INCLUYEN
AL DIRECTOR DEL PRESUPUESTO Y A LOS ALTOS EJECUTIVOS DE AUTORIDAD
LINEAL. SIN EMBARGO, EN LOS NEGOCIOS MUY GRANDES A MENUDO SE EXCLUYE
DEL COMITÉ DEL PRESUPUESTO A LOS EJECUTIVOS DE AUTORIDAD LINEAL, CON
EXCEPCIÓN DEL PRESIDENTE. LOS MIEMBROS DEL COMITÉ SE LIMITAN AL
DIRECTOR DEL PRESUPUESTO, EL TESORERO, EL ECONOMISTA. ASÍ MISMO, SE
FORMAN COMITÉS ESPECIALES, POR EJEMPLO, EL COMITÉ DEL PRESUPUESTO DE
VENTAS Y DEL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN.
EL COMITÉ DEL PRESUPUESTO SE PREOCUPA POR EL DESARROLLO Y
ESTUDIO DE LOS PLANES DE OPERACIÓN Y DEL FINANCIAMIENTO A LARGO
PLAZO, SUMINISTRANDO CONSEJO, CONCILIANDO PUNTOS DE VISTA DIVERGENTES
Y COORDINANDO LAS ACTIVIDADES PRESUPUESTALES. LA SIMPLE EXISTENCIA
DEL COMITÉ IMPRIME UN AIRE DE FORMALIDAD Y PRESTIGIO AL PROGRAMA
PRESUPUESTAL.
EL COMITÉ DEL PRESUPUESTO GENERALMENTE DESEMPEÑA SOLO UN
PAPEL DE ASESORÍA; NO OBSTANTE, SUS CONSEJOS POR LA COMÚN TIENE
MARCADA INFLUENCIA EN LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO. INICIALMENTE,
EL COMITÉ UNIRÁ, REVISARA Y TRANSMITIRÁ LA INFORMACIÓN CONCERNIENTE
A LAS CONDICIONES ECONÓMICAS E HIPÓTESIS BÁSICAS RELATIVAS AL PERIODO
PRESUPUESTAL QUE SE APROXIMA, REVISARÍA LOS PRESUPUESTOS INDIVIDUALES
Y HARÍA LAS RECOMENDACIONES PERTINENTES, ANALIZARÍA LOS INFORMES
PERIÓDICOS EN QUE SE HICIERA LA COMPARACIÓN DE LAS OPERACIONES REALES
CON EL PRESUPUESTO.
COMO RESULTADO DE ESTA REVISIÓN, SOMETERÍA A LA GERENCIA UNA
SERIE DE RECOMENDACIONES COMO BASE PARA TOMA DE DECISIONES.

E.- MANUAL DEL PRESUPUESTO.

GENERALMENTE RESULTA CONVENIENTE CONSIGNAR POR ESCRITO LAS
POLÍTICAS, LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Y LAS DESIGNACIONES DE
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. EL MANUAL DEL PRESUPUESTO ES UN JUEGO
DE INSTRUCCIONES ESCRITAS Y DATOS PERTINENTES QUE SIRVE COMO CÓDIGO Y

21
LIBRO DE REFERENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA PRESUPUESTAL.
INDICA QUE DEBE HACERSE, COMO HACERLO, CUANDO HACERLO Y QUE FORMA
IMPRESA DEBE UTILIZARSE. EL ESFUERZO Y EL TIEMPO QUE SE NECESITAN PARA
LA PREPARACIÓN DEL MANUAL QUEDAN MAS QUE JUSTIFICADOS POR SU
PROLONGADA UTILIDAD, POR SU TENDENCIA A CRISTALIZAR TODOS LOS
ASPECTOS DEL PROGRAMA PRESUPUESTAL Y POR SU DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCEDIÉNDOOS QUE DE OTRA MANERA SOLO SE LLEVAN EN LAS MENTES DE LOS
INDIVIDUOS, QUIENES, POR OTRA PARTE, TAL VEZ NO SIEMPRE TENDRÁN EL
MISMO TRABAJO.

F.- LA VIGILANCIA ES IMPORTANTE.

LA INVESTIGACIÓN DE LAS DESVIACIONES DEL PRESUPUESTO ES
RESPONSABILIDAD DEL GERENTE DE AUTORIDAD LINEAL. EL CONTRALOR PUEDE
SUMINISTRAR BASTANTE AYUDA, PERO LA PREPARACIÓN MISMA DE LOS
PRESUPUESTOS DE LOS DEPARTAMENTOS INDIVIDUALES Y LAS DECISIONES SOBRE
LAS DESVIACIONES DEBEN SER RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE
AUTORIDAD LINEAL.
LOS SISTEMAS PRESUPUESTALES INEFICACES ESTÁN CONDENADOS A
FRACASAR EN SU DESARROLLO Y A NO EMPLEAR LOS PRESUPUESTOS A SU
MÁXIMO POTENCIAL, ES DECIR, LOS PRESUPUESTOS A MENUDO SE UTILIZAN
ÚNICAMENTE COMO INSTRUMENTO DE PLANEACIÓN. LAS GRANDES VENTAJAS DE
LOS PRESUPUESTOS CONSISTEN PRECISAMENTE EN LA OPORTUNA INVESTIGACIÓN
DE LAS DESVIACIONES Y EN LA CONSIGUIENTE ACCIÓN CORRECTIVA. ANTE TODO,
NO DEBEN PREPARARSE LOS PRESUPUESTOS SI NO HAN DE SER PUESTOS EN
PRACTICA, ENTERRADOS EN LOS ARCHIVOS O ERRÓNEAMENTE INTERPRETADOS.
SON MAYORES LOS ABUSOS QUE SE COMETEN EN ESTE CAMPO DEL CONTROL
ADMINISTRATIVO QUE LOS BUENOS USOS QUE SE HACEN DEL PRESUPUESTO.
NUEVAMENTE ENCONTRAMOS AQUÍ LA PENOSA NECESIDAD DE EDUCACIÓN DEL
PERSONAL DE LA COMPAÑÍA.

G.- PAPEL DE LA GERENCIA GENERAL.

EL ESPÍRITU DE COOPERACIÓN HACIA EL CONTROL PRESUPUESTAL Y LA
CONCIENCIA DEL COSTO DEBEN HACERSE PENETRAR A TODOS LOS NIVELES DE LA
ADMINISTRACIÓN. SI LA GERENCIA GENERAL ADOPTA UNA ACTITUD PESIMISTA,
SON SEGURIDAD ESTA FLUIRÁ HACIA ABAJO, EN PERJUICIO DE LA COMPAÑÍA. LA
GERENCIA GENERAL DEBE ENTENDER EL PRESUPUESTO Y APOYARLO
ENTUSIASTAMENTE.
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS NO DEBE SER RÍGIDA. LOS
CAMBIOS OPERADOS EN LAS CONDICIONES EXIGEN CAMBIOS EN LOS PLANES.
DEBE RESPETARSE EL PRESUPUESTO, PERO NO CON TAL GRADO DE
INFLEXIBILIDAD QUE IMPIDA AL GERENTE TOMAR DECISIONES PRUDENTES. UN
JEFE DE DEPARTAMENTO PREPARA Y ACEPTA SU PROPIO PRESUPUESTO; SE
COMPROMETE A EJECUTAR LOS PLANES DISEÑADOS. PERO SI LAS COSAS SE

22
DESARROLLAN EN FORMA TAL QUE SE SIRVE MEJORAR A LOS INTERESES DE LA
COMPAÑÍA, SI POR EJEMPLO, SE LLEVAN A CABO ALGUNAS REPARACIONES
ESPECIALES O SE EMPRENDE ALGUNA CAMPAÑA ESPECIAL DE PUBLICIDAD, EL
GERENTE AFECTADO DEBE SENTIRSE EN LIBERTAD PARA ORDENAR LA
APROBACIÓN DE TALES DESEMBOLSOS.

23