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Entre las grandes innovaciones que existen, hay tecnologías que pueden apoyarte
en el aprovechamiento de los datos que genere tu negocio y en la automatización
de tareas complejas, con el fin de aumentar la productividad de todas tus áreas y
trabajadores, así como buscar mejores oportunidades de ventas. Nos referimos,
pues, a los sistemas de información. A continuación, te brindaremos toda la
información que necesitas para empezar a adoptar el que más le convenga a tu
empresa.
Los sistemas de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una
única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias,
dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos
de sistemas que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a
tu negocio.
Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados
para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema
computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen
funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones
cotidianas de un negocio.
Componentes del sistema de información de procesamiento de
transacciones:
Hardware
Software
Bases de datos
Telecomunicaciones
Personal
Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación,
edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la
producción de documentos)
Ejemplo de sistema de procesamiento de
transacciones: Despegar
Imagen de Despegar
Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un
usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de
otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le
«arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.
Imagen de Odoo
Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar
su forma de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con
un enfoque centrado en el cliente.
Imagen de Quickbooks
Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden
colaborar desde diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas
que les permiten dar seguimiento a procesos y proyectos. La información se
encuentra en un solo sitio, estando siempre disponible, y se realizan diferentes
interacciones: con documentos, con gráficas, videoconferencias, mensajes, lo que
da oportunidad a modelos de trabajo remotos y asincrónicos con un mejor flujo de
actividades.
Imagen de Riskturn
Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución
que interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es
sencilla, y construye pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones
que dan un panorama de probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar
decisiones más inteligentes sobre el futuro financiero de la organización.
Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan
a los tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante.
Además, permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las
expectativas para determinar el plan de acción más conveniente.
Cuando ya sabes quién es el proveedor adecuado para ti, lo mejor es que para
ese tiempo ya tengas establecidos los procesos de trabajo de tu empresa. Es
decir, cuáles son los objetivos a los que quieres llegar con el nuevo sistema y
cómo funciona específicamente tu compañía diariamente. De esta forma, el
experto podrá hacer una implementación a la medida.
Para esta definición requieres destacar cuáles son los tiempos que manejas en tu
empresa. Por ejemplo: cuánto tardas en realizar un pedido de inventario, cuál es el
tiempo que tu área de ventas tarda en cerrar un trato, cuáles son los tiempos que
ocupa tu área de producción, etc. De la misma forma, determina los recursos y el
personal que es necesario para llevar a cabo estas tareas y cumplirlas
correctamente.
Haz seguimientos regulares para verificar si los cambios que están surgiendo se
alinean a las necesidades previamente establecidas por tu empresa. De igual
forma, mantén un acercamiento con tus colaboradores para saber si siguen
teniendo dudas o problemas para adaptarse al nuevo sistema.
Como lo mencionamos en un punto anterior, es importante que tu proveedor siga
teniendo contacto contigo, aun después de haber puesto en funcionamiento el
sistema con éxito. Con su apoyo podrás resolver muchas dudas tanto tuyas como
de tus empleados, y así lograrás una transición y adopción menos complejas.
Ejemplos de aplicaciones de los sistemas de información
1. Turner
La compañía de entretenimiento, deportes y noticias global apostó por hacer la
implementación de un sistema de información ERP para integrar sus aplicaciones
y estandarizar sus procesos operativos en Chile, Colombia y México. Para eso
tuvieron que realizar una migración de procesos operativos al nuevo sistema
contratado, pero sin afectar a sus usuarios de negocio.
A través de una migración de nube a nube (de un sistema a otro) y gracias a una
eficiente planificación y ensayo, se logró con gran éxito. Además, mediante esta
nueva implementación mitigaron los errores con los que contaban y optimizaron
sus tiempos de migración en menos de 48 horas.
Con su nuevo sistema ERP, Turner obtuvo una reducción del 20 % en sus tiempos
de ejecución en procesos internos, como facturación, cierres, reportes contables y
operación general.
2. Sofistica
Sofistica es una compañía mexicana de logística de terceros. Realiza 1900
entregas cada semana a 4000 clientes en siete diferentes países a través de 6000
camiones. Sin embargo, a medida que la empresa fue expandiéndose tenía que
mantenerse al día en sus operaciones. Por lo tanto, los gerentes de logística
debían hacer cambios en múltiples sistemas y solo podían valerse de las llamadas
telefónicas y correos electrónicos para la toma de decisiones urgentes.
Por ello, la compañía buscó aumentar su automatización para que los trabajadores
pudieran dedicar menos tiempo a tareas de menor valor y pudieran concentrar sus
esfuerzos en mejorar el rendimiento de las entregas y el servicio al cliente.
También necesitaban un sistema que los ayudara capturar y analizar datos
operativos para mejorar sus estrategias de negocio.